陳昊
摘 要:基于ISO 9001的公共圖書(shū)館質(zhì)量管理體系的構(gòu)建實(shí)質(zhì)是建立質(zhì)量管理體系, 以讀者滿(mǎn)意度為服務(wù)的焦點(diǎn)。而圖書(shū)館后勤管理工作在圖書(shū)館日常運(yùn)作中無(wú)時(shí)不有、無(wú)處不在,后勤管理工作的質(zhì)量直接影響到圖書(shū)館的服務(wù)效果。本文首先介紹ISO 9001質(zhì)量管理體系與公共圖書(shū)館后勤管理體系的概念、模式,然后分析ISO 9001質(zhì)量管理體系在公共圖書(shū)館后勤管理體系中的構(gòu)建以及應(yīng)用,從而提出基于ISO 9001質(zhì)量管理體系的公共圖書(shū)館后勤管理體系的構(gòu)建途徑。
關(guān)鍵詞:公共圖書(shū)館;ISO 9001;后勤管理
0 引言
公共圖書(shū)館是由政府投資興辦的面向普通大眾的純公益性事業(yè),是政府履行公共服務(wù)職能的文化機(jī)構(gòu)、學(xué)習(xí)機(jī)構(gòu)、讀書(shū)機(jī)構(gòu)以及信息機(jī)構(gòu)。讀者通過(guò)公共圖書(shū)館尋求知識(shí),從而實(shí)現(xiàn)自我學(xué)習(xí)、終身學(xué)習(xí)。公共圖書(shū)館事業(yè)的發(fā)展,是衡量一個(gè)國(guó)家、一個(gè)地區(qū)經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展水平高低的標(biāo)志。由于公共圖書(shū)館所提供的社會(huì)公共服務(wù),常常具有非競(jìng)爭(zhēng)性和非排他性的屬性,因而長(zhǎng)期以來(lái)公共圖書(shū)館的服務(wù)成效、管理成本及其相互之間的影響關(guān)系,往往難以進(jìn)行科學(xué)地衡量和計(jì)算,從而造成過(guò)度投入。經(jīng)統(tǒng)計(jì),我國(guó)已有2000多個(gè)政府部門(mén)通過(guò)了ISO 9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證,公共圖書(shū)館作為純公益性事業(yè)單位,亟需實(shí)現(xiàn)程序化、規(guī)范化的管理。因此,研究ISO 9001質(zhì)量管理體系下的公共圖書(shū)館后勤管理體系具有十分深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義。
1 ISO 9001質(zhì)量管理在公共圖書(shū)館后勤管理中的概述
公共圖書(shū)館實(shí)施ISO 9001質(zhì)量管理體系的目的是控制運(yùn)行成本、提高服務(wù)質(zhì)量和增強(qiáng)圖書(shū)館的社會(huì)影響力。ISO 9001質(zhì)量管理體系的核心理念在于"以顧客為中心",雖然公共圖書(shū)館屬于公共物品,存在非排他性和非競(jìng)爭(zhēng)性等特點(diǎn),但是隨著社會(huì)的進(jìn)步和管理方法的科學(xué)化,需要公共圖書(shū)館改變運(yùn)行方式和提高了管理水平。后勤管理是公共圖書(shū)館運(yùn)行的根基,ISO 9001質(zhì)量管理體系的引入,不僅為公共圖書(shū)館提供了良好的管理工具和操作技巧,還提升了公共圖書(shū)館的后勤管理能力。這些將幫助公共圖書(shū)館提高服務(wù)質(zhì)量,促進(jìn)公共圖書(shū)館事業(yè)的不斷發(fā)展。ISO 9001質(zhì)量管理體系在公共圖書(shū)館中使用的優(yōu)點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
首先,ISO 9001質(zhì)量管理體系是一套全面的管理體系,具有科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)和系統(tǒng)的特點(diǎn),可以對(duì)公共圖書(shū)館的事物、人員進(jìn)行系統(tǒng)的管理,把程序的建立、運(yùn)行、檢查、監(jiān)督、記錄、問(wèn)題的預(yù)防和糾正、信息反饋以及系統(tǒng)完善等活動(dòng)綜合于一體的管理模式。也就是,ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)可以提高公共圖書(shū)館的后勤管理能力。
其次,ISO 9001質(zhì)量管理體系可以幫助公共圖書(shū)館營(yíng)造良好的文化氛圍,創(chuàng)造公共圖書(shū)館的品牌。ISO 9001質(zhì)量管理體系不僅能為公共圖書(shū)館后勤提供有效系統(tǒng)的管理,還從公共圖書(shū)館服務(wù)過(guò)程中對(duì)服務(wù)內(nèi)容和質(zhì)量進(jìn)行改進(jìn)。極大的培養(yǎng)了后勤工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和質(zhì)量意識(shí),并將這種精神和意識(shí)融入到公共圖書(shū)館的文化氛圍中,創(chuàng)造公共圖書(shū)館的品牌。讓讀者放心滿(mǎn)意的享受公共圖書(shū)館的服務(wù),提高了讀者對(duì)于公共圖書(shū)館的滿(mǎn)意度和忠誠(chéng)度,樹(shù)立了公共圖書(shū)館優(yōu)良的形象,從而提高了公共圖書(shū)館的社會(huì)影響力和社會(huì)地位。[1]
2 ISO 9001質(zhì)量管理在公共圖書(shū)館后勤管理中的構(gòu)建
ISO 9001的質(zhì)量管理需要遵循著名質(zhì)量管理學(xué)家戴明的PDCA管理模式,由于質(zhì)量管理體系主要包括四個(gè)模塊,分別是管理職責(zé)管理、資源管理、產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)以及測(cè)量分析和改進(jìn)。根據(jù)上述的四個(gè)模塊,質(zhì)量管理體系通過(guò)包括四個(gè)階段,第一個(gè)階段是計(jì)劃管理階段(PLAN),此階段是根據(jù)質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo),規(guī)劃質(zhì)量管理的方案;第二階段是實(shí)施階段(DO),此階段是進(jìn)行質(zhì)量管理的階段;第三階段是驗(yàn)證階段(CHECK),也就是針對(duì)質(zhì)量計(jì)劃的方針和質(zhì)量目標(biāo)對(duì)質(zhì)量進(jìn)行檢查和審核;第四階段是改進(jìn)階段(ACTION),此階段的主要任務(wù)是處理質(zhì)量檢查中出現(xiàn)的問(wèn)題和提出提高質(zhì)量水平的改進(jìn)方案。
公共圖書(shū)館后勤管理與質(zhì)量管理的過(guò)程基本相同,后勤部門(mén)也需要對(duì)管理過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)的記錄。質(zhì)量管理體系與后勤管理體系都強(qiáng)調(diào)控制管理過(guò)程,通過(guò)優(yōu)化各項(xiàng)管理活動(dòng)從而獲得期望的管理結(jié)果。公共圖書(shū)館后勤管理要參照ISO 9001的質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn),建立一系列相互作用的質(zhì)量預(yù)測(cè)、質(zhì)量檢查以及質(zhì)量?jī)?yōu)化的標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)定每一個(gè)過(guò)程的輸入輸出要素,使得各個(gè)過(guò)程結(jié)合成一個(gè)有機(jī)系統(tǒng),而不是孤立的管理活動(dòng),從而構(gòu)成了公共圖書(shū)館后勤管理體系。[2]具體的質(zhì)量管理體系與公共圖書(shū)館后勤管理體系流程對(duì)比如圖1所示。
從ISO 9001質(zhì)量管理體系流程圖與公共圖書(shū)館后勤管理體系流程對(duì)比圖中可以看出,ISO 9001的質(zhì)量管理與公共圖書(shū)館后勤管理流程的步驟基本相同,只存在內(nèi)容上的差異。質(zhì)量管理體系流程與公共圖書(shū)館后勤管理流程都包括四大步驟,分別是準(zhǔn)備籌劃、建立體系、運(yùn)行體系以及檢查改進(jìn)。在質(zhì)量管理體系流程中,準(zhǔn)備籌劃包括各個(gè)職員的任命和代管、制定計(jì)劃以及為質(zhì)量管理提供充足的資源;建立體系包括確定質(zhì)量管理的標(biāo)準(zhǔn)、識(shí)別影響質(zhì)量的因素以及編寫(xiě)質(zhì)量目標(biāo)以及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的文件;運(yùn)行體系包括發(fā)布編寫(xiě)的文件、對(duì)全體職工進(jìn)行培訓(xùn)和教育以及按文件的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行任務(wù);檢查改進(jìn)包括企業(yè)內(nèi)部的內(nèi)部評(píng)審、顧客的信息反饋以及綜合性評(píng)價(jià)審核。在公共圖書(shū)館后勤管理體系流程中,準(zhǔn)備籌劃包括各個(gè)工作人員的任命和代管、對(duì)公共圖書(shū)館后勤投入進(jìn)行預(yù)算,以及為后勤管理活動(dòng)提供資源;建立體系包括確定后勤管理標(biāo)準(zhǔn)、識(shí)別可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)以及建立相關(guān)管理制度;運(yùn)行體系包括發(fā)布管理制度、對(duì)各個(gè)工作人員進(jìn)行相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)和教育,以及記錄實(shí)際的工作情況;檢查改進(jìn)包括公共圖書(shū)館的內(nèi)部評(píng)審、向圖書(shū)館館長(zhǎng)的信息反饋以及綜合性評(píng)審與考核。
3 ISO 9001質(zhì)量管理在公共圖書(shū)館后勤管理中的應(yīng)用
公共圖書(shū)館按照ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)建立后勤管理體系構(gòu)建圖,其總體結(jié)構(gòu)如圖2所示。從公共圖書(shū)館后勤管理體系的總體結(jié)構(gòu)圖中可以看出,ISO 9001質(zhì)量管理體系要求公共圖書(shū)館需要根據(jù)讀者的要求來(lái)改進(jìn)后勤管理,ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)下的后勤管理體系改進(jìn)步驟是從職責(zé)管理到資源管理,然后是服務(wù)的實(shí)現(xiàn),接著對(duì)服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行測(cè)量分析以及擬定改進(jìn)策略,最后在回到職責(zé)管理,然后循環(huán)持續(xù)改進(jìn)的總體結(jié)構(gòu),直到到達(dá)讀者的滿(mǎn)意度。
以圖書(shū)采購(gòu)為例,以前的圖書(shū)采購(gòu),圖書(shū)采購(gòu)人員往往大門(mén)不出,面對(duì)書(shū)商提供的書(shū)目訂單,主觀性、盲目性、隨意性地進(jìn)行書(shū)目選取,即使到現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)也基本上是憑借個(gè)人的感覺(jué)去采購(gòu),從而造成與讀者需求不相適應(yīng)的局面,出現(xiàn)館藏中有相當(dāng)一部分文獻(xiàn)資料沒(méi)有讀者借閱,同時(shí)又有相當(dāng)一部分讀者借不到自己所需要的文獻(xiàn)資料,造成了文獻(xiàn)資料供求不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象。而如今引入ISO 9001質(zhì)量管理體系,以讀者為中心,由"以書(shū)為本"轉(zhuǎn)變?yōu)?以人為本", 開(kāi)辟讀者推薦采購(gòu)方式,即讀者通過(guò)電話預(yù)約,讀者論壇里的新書(shū)推薦欄目等途徑提出要求,后勤采購(gòu)部門(mén)的專(zhuān)業(yè)人員根據(jù)讀者要求,分析出每本書(shū)的采購(gòu)復(fù)本量,來(lái)進(jìn)行采購(gòu),從而促進(jìn)圖書(shū)館后勤采購(gòu)的持續(xù)改進(jìn)。
在公共圖書(shū)館后勤管理的持續(xù)改進(jìn)過(guò)程中,不僅可以提升讀者對(duì)于圖書(shū)館的滿(mǎn)意度,還可以為圖書(shū)館創(chuàng)造價(jià)值增值。對(duì)于圖書(shū)館后勤服務(wù)的信息反饋流程主要是通過(guò)讀者的反饋信息,對(duì)ISO 9001體系標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和優(yōu)化,將讀者的信息流通給公共圖書(shū)館的工作人員,工作人員應(yīng)當(dāng)竭盡全力解決讀者提出的問(wèn)題,最終達(dá)到讀者滿(mǎn)意的狀態(tài)。
ISO 9001質(zhì)量管理在公共圖書(shū)館后勤管理中的應(yīng)用具有非常重要的意義。首先,ISO 9001體系有利于科學(xué)分配公共圖書(shū)館資金,保障最佳的資源配置,進(jìn)而促進(jìn)公共圖書(shū)館后勤管理。其次,ISO9001質(zhì)量管理體系可以控制公共圖書(shū)館的內(nèi)部開(kāi)支,維持資源的最優(yōu)配置。還有,ISO9001體系可以按照資產(chǎn)的用途進(jìn)行區(qū)別管理,不僅可以降低公共圖書(shū)館的后勤開(kāi)支,還可以提高后勤服務(wù)質(zhì)量。此外,ISO 9001質(zhì)量管理體系還為公共圖書(shū)館的后勤管理制定績(jī)效目標(biāo),將工作人員的個(gè)人利益與公共圖書(shū)館的集體利益機(jī)密相連,進(jìn)而有效的提高公共圖書(shū)館的后勤管理效率??傊?,ISO 9001質(zhì)量管理體系對(duì)公共圖書(shū)館的管理水平的提高有著不容忽視的推動(dòng)作用。
4 結(jié)束語(yǔ)
公共圖書(shū)館作為國(guó)家重要的公共文化機(jī)構(gòu),后勤管理的好壞直接影響了公共圖書(shū)館的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。為了提高公共圖書(shū)館的后勤管理水平,采用ISO9001質(zhì)量管理體系來(lái)構(gòu)建公共圖書(shū)館的后勤管理體系是一個(gè)既有效又科學(xué)的方法。ISO9001質(zhì)量管理體系不僅可以解決公共圖書(shū)館的后勤管理問(wèn)題,還為公共圖書(shū)館提升了服務(wù)水平和樹(shù)立良好的社會(huì)形象?;贗SO9001質(zhì)量管理體系下的公共圖書(shū)館后勤管理體系需要在不斷的實(shí)踐中進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化,這樣才能形成公共圖書(shū)館最佳的后勤保障體系,從而促進(jìn)公共圖書(shū)館的不斷發(fā)展。
參考文獻(xiàn):
[1]謝林. 關(guān)于公共圖書(shū)館后勤管理的可經(jīng)營(yíng)性探討[J]. 圖書(shū)館學(xué)刊,2009,(7):42-44.
[2]朱玉恕. 淺談ISO9001 質(zhì)量管理體系在高校圖書(shū)館中的運(yùn)用[J]. 農(nóng)業(yè)圖書(shū)情報(bào)學(xué)刊,2011,(2):197-199.
以圖書(shū)采購(gòu)為例,以前的圖書(shū)采購(gòu),圖書(shū)采購(gòu)人員往往大門(mén)不出,面對(duì)書(shū)商提供的書(shū)目訂單,主觀性、盲目性、隨意性地進(jìn)行書(shū)目選取,即使到現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)也基本上是憑借個(gè)人的感覺(jué)去采購(gòu),從而造成與讀者需求不相適應(yīng)的局面,出現(xiàn)館藏中有相當(dāng)一部分文獻(xiàn)資料沒(méi)有讀者借閱,同時(shí)又有相當(dāng)一部分讀者借不到自己所需要的文獻(xiàn)資料,造成了文獻(xiàn)資料供求不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象。而如今引入ISO 9001質(zhì)量管理體系,以讀者為中心,由"以書(shū)為本"轉(zhuǎn)變?yōu)?以人為本", 開(kāi)辟讀者推薦采購(gòu)方式,即讀者通過(guò)電話預(yù)約,讀者論壇里的新書(shū)推薦欄目等途徑提出要求,后勤采購(gòu)部門(mén)的專(zhuān)業(yè)人員根據(jù)讀者要求,分析出每本書(shū)的采購(gòu)復(fù)本量,來(lái)進(jìn)行采購(gòu),從而促進(jìn)圖書(shū)館后勤采購(gòu)的持續(xù)改進(jìn)。
在公共圖書(shū)館后勤管理的持續(xù)改進(jìn)過(guò)程中,不僅可以提升讀者對(duì)于圖書(shū)館的滿(mǎn)意度,還可以為圖書(shū)館創(chuàng)造價(jià)值增值。對(duì)于圖書(shū)館后勤服務(wù)的信息反饋流程主要是通過(guò)讀者的反饋信息,對(duì)ISO 9001體系標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和優(yōu)化,將讀者的信息流通給公共圖書(shū)館的工作人員,工作人員應(yīng)當(dāng)竭盡全力解決讀者提出的問(wèn)題,最終達(dá)到讀者滿(mǎn)意的狀態(tài)。
ISO 9001質(zhì)量管理在公共圖書(shū)館后勤管理中的應(yīng)用具有非常重要的意義。首先,ISO 9001體系有利于科學(xué)分配公共圖書(shū)館資金,保障最佳的資源配置,進(jìn)而促進(jìn)公共圖書(shū)館后勤管理。其次,ISO9001質(zhì)量管理體系可以控制公共圖書(shū)館的內(nèi)部開(kāi)支,維持資源的最優(yōu)配置。還有,ISO9001體系可以按照資產(chǎn)的用途進(jìn)行區(qū)別管理,不僅可以降低公共圖書(shū)館的后勤開(kāi)支,還可以提高后勤服務(wù)質(zhì)量。此外,ISO 9001質(zhì)量管理體系還為公共圖書(shū)館的后勤管理制定績(jī)效目標(biāo),將工作人員的個(gè)人利益與公共圖書(shū)館的集體利益機(jī)密相連,進(jìn)而有效的提高公共圖書(shū)館的后勤管理效率??傊琁SO 9001質(zhì)量管理體系對(duì)公共圖書(shū)館的管理水平的提高有著不容忽視的推動(dòng)作用。
4 結(jié)束語(yǔ)
公共圖書(shū)館作為國(guó)家重要的公共文化機(jī)構(gòu),后勤管理的好壞直接影響了公共圖書(shū)館的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。為了提高公共圖書(shū)館的后勤管理水平,采用ISO9001質(zhì)量管理體系來(lái)構(gòu)建公共圖書(shū)館的后勤管理體系是一個(gè)既有效又科學(xué)的方法。ISO9001質(zhì)量管理體系不僅可以解決公共圖書(shū)館的后勤管理問(wèn)題,還為公共圖書(shū)館提升了服務(wù)水平和樹(shù)立良好的社會(huì)形象?;贗SO9001質(zhì)量管理體系下的公共圖書(shū)館后勤管理體系需要在不斷的實(shí)踐中進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化,這樣才能形成公共圖書(shū)館最佳的后勤保障體系,從而促進(jìn)公共圖書(shū)館的不斷發(fā)展。
參考文獻(xiàn):
[1]謝林. 關(guān)于公共圖書(shū)館后勤管理的可經(jīng)營(yíng)性探討[J]. 圖書(shū)館學(xué)刊,2009,(7):42-44.
[2]朱玉恕. 淺談ISO9001 質(zhì)量管理體系在高校圖書(shū)館中的運(yùn)用[J]. 農(nóng)業(yè)圖書(shū)情報(bào)學(xué)刊,2011,(2):197-199.
以圖書(shū)采購(gòu)為例,以前的圖書(shū)采購(gòu),圖書(shū)采購(gòu)人員往往大門(mén)不出,面對(duì)書(shū)商提供的書(shū)目訂單,主觀性、盲目性、隨意性地進(jìn)行書(shū)目選取,即使到現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)也基本上是憑借個(gè)人的感覺(jué)去采購(gòu),從而造成與讀者需求不相適應(yīng)的局面,出現(xiàn)館藏中有相當(dāng)一部分文獻(xiàn)資料沒(méi)有讀者借閱,同時(shí)又有相當(dāng)一部分讀者借不到自己所需要的文獻(xiàn)資料,造成了文獻(xiàn)資料供求不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象。而如今引入ISO 9001質(zhì)量管理體系,以讀者為中心,由"以書(shū)為本"轉(zhuǎn)變?yōu)?以人為本", 開(kāi)辟讀者推薦采購(gòu)方式,即讀者通過(guò)電話預(yù)約,讀者論壇里的新書(shū)推薦欄目等途徑提出要求,后勤采購(gòu)部門(mén)的專(zhuān)業(yè)人員根據(jù)讀者要求,分析出每本書(shū)的采購(gòu)復(fù)本量,來(lái)進(jìn)行采購(gòu),從而促進(jìn)圖書(shū)館后勤采購(gòu)的持續(xù)改進(jìn)。
在公共圖書(shū)館后勤管理的持續(xù)改進(jìn)過(guò)程中,不僅可以提升讀者對(duì)于圖書(shū)館的滿(mǎn)意度,還可以為圖書(shū)館創(chuàng)造價(jià)值增值。對(duì)于圖書(shū)館后勤服務(wù)的信息反饋流程主要是通過(guò)讀者的反饋信息,對(duì)ISO 9001體系標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和優(yōu)化,將讀者的信息流通給公共圖書(shū)館的工作人員,工作人員應(yīng)當(dāng)竭盡全力解決讀者提出的問(wèn)題,最終達(dá)到讀者滿(mǎn)意的狀態(tài)。
ISO 9001質(zhì)量管理在公共圖書(shū)館后勤管理中的應(yīng)用具有非常重要的意義。首先,ISO 9001體系有利于科學(xué)分配公共圖書(shū)館資金,保障最佳的資源配置,進(jìn)而促進(jìn)公共圖書(shū)館后勤管理。其次,ISO9001質(zhì)量管理體系可以控制公共圖書(shū)館的內(nèi)部開(kāi)支,維持資源的最優(yōu)配置。還有,ISO9001體系可以按照資產(chǎn)的用途進(jìn)行區(qū)別管理,不僅可以降低公共圖書(shū)館的后勤開(kāi)支,還可以提高后勤服務(wù)質(zhì)量。此外,ISO 9001質(zhì)量管理體系還為公共圖書(shū)館的后勤管理制定績(jī)效目標(biāo),將工作人員的個(gè)人利益與公共圖書(shū)館的集體利益機(jī)密相連,進(jìn)而有效的提高公共圖書(shū)館的后勤管理效率??傊?,ISO 9001質(zhì)量管理體系對(duì)公共圖書(shū)館的管理水平的提高有著不容忽視的推動(dòng)作用。
4 結(jié)束語(yǔ)
公共圖書(shū)館作為國(guó)家重要的公共文化機(jī)構(gòu),后勤管理的好壞直接影響了公共圖書(shū)館的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。為了提高公共圖書(shū)館的后勤管理水平,采用ISO9001質(zhì)量管理體系來(lái)構(gòu)建公共圖書(shū)館的后勤管理體系是一個(gè)既有效又科學(xué)的方法。ISO9001質(zhì)量管理體系不僅可以解決公共圖書(shū)館的后勤管理問(wèn)題,還為公共圖書(shū)館提升了服務(wù)水平和樹(shù)立良好的社會(huì)形象。基于ISO9001質(zhì)量管理體系下的公共圖書(shū)館后勤管理體系需要在不斷的實(shí)踐中進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化,這樣才能形成公共圖書(shū)館最佳的后勤保障體系,從而促進(jìn)公共圖書(shū)館的不斷發(fā)展。
參考文獻(xiàn):
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