綜合信息系統(tǒng)在地質(zhì)勘查項目管理中的應(yīng)用

郭慶勇 王 頌 李建群

(1.中國礦業(yè)大學 (北京)管理學院，北京市海淀區(qū)，100083；2.神華地質(zhì)勘查有限責任公司，北京市東城區(qū)，100011)

1 地勘項目管理的特點和需求

與通常的建筑類和IT類項目管理相比，地質(zhì)類項目既有唯一性、綜合性和創(chuàng)造性等共同點，又有周期短、分布零散、施工條件艱苦和目標易變更等行業(yè)特點，因此在項目管理中存在記錄數(shù)據(jù)多、信息量大、不易表述、溝通不及時和監(jiān)控不到位等諸多困難，往往需要企業(yè)占用大量的人力、物力和財力。隨著計算機技術(shù)、軟件技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，以及在各個行業(yè)的廣泛和深入的應(yīng)用，地勘行業(yè)對信息化應(yīng)用成果的需求和期待越來越迫切。

單純理解地勘類項目管理方法并不難，但要把這些技術(shù)、方法和工具有效地應(yīng)用到實際工作中去卻很不容易。掌握項目管理軟件這類科學管理的工具，正是將項目管理方法應(yīng)用到實際工作最有效的途徑，但開發(fā)這類系統(tǒng)不僅需要做深入的理論聯(lián)系實際的研究工作，而且需要和企業(yè)自身的生產(chǎn)流程及管理制度結(jié)合起來。

地勘項目管理的重點工作在于控制項目進度、質(zhì)量、資料管理以及 “三邊”工作變更所帶來的一系列決策變化。而難點在于傳統(tǒng)各自為政的系統(tǒng)存在不同的信息隸屬于不同的部門和崗位、各部門之間沒有充分考慮數(shù)據(jù)共享以及相同的數(shù)據(jù)重復(fù)錄入造成相同的數(shù)據(jù)在不同的系統(tǒng)中反映不一致等一系列問題。同時，各信息的反饋通常不能量化，只是簡單記錄一些數(shù)據(jù)、方便查詢和匯總以及輸出固定報表，僅僅提高了信息加工和獲取的效率，溝通效率依然很低，并未從根本上改善企業(yè)管理流程，也沒有輔助企業(yè)進行管理決策。

綜合項目管理信息系統(tǒng)在近20年間經(jīng)歷了從無到有的發(fā)展過程，目前一些大型的施工企業(yè)已經(jīng)具備了專有的項目管理信息系統(tǒng)，并用于生產(chǎn)實踐。但是，由于缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃和統(tǒng)一的信息標準，致使設(shè)計、生產(chǎn)和經(jīng)營管理信息不能快捷流通，信息不能共享，形成了 “信息孤島”，遠沒有發(fā)揮信息化投資的效益，與先進企業(yè)項目管理水平的差距很大。

2 綜合項目管理信息系統(tǒng)設(shè)計

2.1 系統(tǒng)主要功能架構(gòu)

地勘項目具體類型不同，對項目管理的要求和具體實施流程不盡相同，決策層關(guān)注的重點是項目的匯總數(shù)據(jù)和決策信息，管理層關(guān)注的重點是實際的過程控制和執(zhí)行效率。因此，系統(tǒng)設(shè)計以項目管理為主線，分為表現(xiàn)層、決策層、管理層和操作層4個層次，對進度、成本、安全、招投標、合同、變更、設(shè)備、資料以及項目部資源等核心業(yè)務(wù)板塊進行全過程監(jiān)督管理，并進行統(tǒng)計匯總。綜合項目管理信息系統(tǒng)功能架構(gòu)圖如圖1所示。

圖1 綜合項目管理信息系統(tǒng)功能架構(gòu)圖

2.2 進度控制

進度控制是項目管理的重中之重，任何項目工期的拖延都對成本控制起到關(guān)鍵作用。進度監(jiān)控的難點在于日常檢查能否高效和真實地反映出實際進度。本系統(tǒng)允許用戶確定一個基準計劃，并就實際進程及成本與基準計劃里的相應(yīng)部分進行比較，以定量描述代替常用的定性描述。根據(jù)WBS的工作原理及行業(yè)特點，將整個項目分為野外工作和室內(nèi)工作兩個階段，將野外驗收作為整個項目的里程碑時間，并根據(jù)工程性質(zhì)進一步細化分解野外工程為各分項工程，最終將合同金額按分項工程量進行分解，轉(zhuǎn)化為純數(shù)字的形象進度產(chǎn)值作為變量進行進度監(jiān)控。

2.3 圖表生成

地質(zhì)類項目合同額存在金額小、施工地點零散以及日常提取數(shù)據(jù)量大和相對抽象的問題，因此清晰和及時的圖表顯示對于管理人員尤為重要。本系統(tǒng)可以根據(jù)制定的基準計劃和從項目部實時提取的進度數(shù)據(jù)進行對比，生成日、月、年度、指定時間區(qū)間的各進度計劃及實際進度圖。同時可以提供多維度的各種資源數(shù)據(jù)及標準報表，直觀形象地反應(yīng)生產(chǎn)進度情況，為企業(yè)組織和宏觀決策提供依據(jù)。

2.4 轉(zhuǎn)入／轉(zhuǎn)出資料

本系統(tǒng)支持各種報表轉(zhuǎn)成Excel、Word和PDF等格式輸出，在偏遠或不適宜上網(wǎng)的地區(qū)線下填寫表格，再導(dǎo)入到系統(tǒng)中。在項目文檔資料管理中，還可以上傳項目過程資料、圖片和壓縮文檔等，便于過程記錄。對于區(qū)域施工布置圖，可以上傳并進行動態(tài)監(jiān)控。

2.5 模塊管理

地質(zhì)項目管理設(shè)計為一條整體管理流程鏈，各關(guān)鍵環(huán)節(jié)按照企業(yè)各管理部門的職責劃分為進度、安全、人力、成本、物資等若干板塊，各板塊有不同的操作用戶和權(quán)限，實現(xiàn)基本信息共享、分片管控和流程無縫銜接，避免傳統(tǒng)觀念中過分強調(diào)各部門單純的職能管理，真正做到精細管理和專業(yè)化管理。

3 適用性研究

3.1 信息共享提高工作效率

經(jīng)統(tǒng)計測算，原本僅僅由進度板塊的調(diào)度系統(tǒng)每年生成的數(shù)據(jù)約為4.5萬個，且全部由手動核對，各管理部門之間為了數(shù)據(jù)溝通需經(jīng)常統(tǒng)計各種口徑報表。本系統(tǒng)克服各施工區(qū)域作業(yè)點多面廣和監(jiān)控關(guān)鍵點零散的困難，提供實時的和形象的施工信息，幫助各級管理者對項目進行實時控制、進度預(yù)測以及風險決策分析，真正實現(xiàn)工程項目管理的業(yè)務(wù)自動化。

3.2 關(guān)鍵點控制要素協(xié)同管控

生產(chǎn)經(jīng)營活動圍繞項目綜合管理展開，由項目綜合管理派生出生產(chǎn)作業(yè)計劃和材料需求計劃，分別驅(qū)動項目施工管理和物資采購管理，本質(zhì)安全體系建設(shè)落實伴隨施工管理的全過程，通過本質(zhì)安全生產(chǎn)管理系統(tǒng)的建設(shè)實施，強化施工過程管理。因此，安全培訓、進度計劃、預(yù)算控制、項目部建設(shè)以及合同管理等成為關(guān)鍵控制要素，野外竣工驗收成為地質(zhì)勘探項目的里程碑事件。此外，由于地質(zhì)“三邊”工作迫使項目分項目標變更常有發(fā)生，各階段性成果資料、項目甲乙雙方往來函件、內(nèi)部班組記錄以及最終形成的圖文成果報告構(gòu)成的內(nèi)部資料管理尤為重要，也是衡量項目完成質(zhì)量的重要依據(jù)。系統(tǒng)中所有項目匹配的文檔都可以以上傳的方式錄入文檔庫，較大的文檔不方便上傳還可以指定保管位置及保管人信息?？砂丛驴己宋臋n上傳數(shù)量及質(zhì)量，也可按項目或類別查詢所需資料。

3.3 落實管理制度提升管理水平

本系統(tǒng)理順了項目管理全過程的關(guān)鍵控制點及管理鏈條中原本薄弱及缺失的環(huán)節(jié)，工程管理的業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)的標準化和統(tǒng)一格式使各項管理制度有了最終的數(shù)據(jù)控制點和考核基礎(chǔ)?？刂埔c明確提高了管理的規(guī)范化程度和管理水平，使企業(yè)管理由粗放管理變?yōu)榫毣芾?，由定性管理變?yōu)槎抗芾怼?/p>

4 現(xiàn)實意義和推廣前景

實施綜合項目管理信息系統(tǒng)無疑會大大提高企業(yè)在市場中的競爭能力，為公司的持續(xù)發(fā)展帶來巨大的推動力，進一步帶來長遠利益和利潤，但推廣應(yīng)用有以下幾個問題需要注意。

4.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)接受創(chuàng)新管理和科技管理的能力

經(jīng)營者需要意識到信息技術(shù)對管理創(chuàng)新的推動作用，不能過分依賴于經(jīng)驗。由于信息系統(tǒng)屬于研發(fā)領(lǐng)域，在項目管理行業(yè)并不是直接利潤點，甚至短期內(nèi)不能得到明顯回報，因此自上而下的規(guī)劃和前期的投入需要企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的認可。

4.2 職工的教育水平及基本素質(zhì)

系統(tǒng)不僅要投入機器設(shè)備，更要投入人力成本，并且員工的受教育水平、觀念和素質(zhì)直接影響著管理模式的選擇。沒有人來維護和使用系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，員工自然沒有興趣來不斷更新系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)也就無法提供真實準確的信息。信息管理工作落實與否歸根結(jié)底還要看基礎(chǔ)數(shù)據(jù)填報者及項目管理者對該項工作的理解和重視程度。

4.3 基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)狀

地勘項目往往戰(zhàn)線分布相對零散、流動性大，且常常在偏遠、欠發(fā)達、通訊網(wǎng)絡(luò)覆蓋差的地區(qū)，因此基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的采集需要相關(guān)互聯(lián)網(wǎng)專線、衛(wèi)星專線、視頻會議系統(tǒng)等等。

4.4 配套制度的建設(shè)

企業(yè)推行的力度決定著信息系統(tǒng)應(yīng)用的最終價值，此外項目信息最終落實到考核上的標準，這需要企業(yè)自身建立配套的制度文件作為依據(jù)。

綜上所述，信息技術(shù)是提高地勘生產(chǎn)力水平和工作效率的有效途徑，可以將復(fù)雜多變的信息，轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)的可統(tǒng)一度量數(shù)據(jù)，為企業(yè)帶來規(guī)范化、標準化的管理，進而提高地勘企業(yè)的決策能力和管理能力。當然信息系統(tǒng)僅僅是項目管理的一種手段，更多的工作需要在系統(tǒng)背后進行組織和協(xié)調(diào)。

[1]郝文光.ISM法在煤礦基建工程管理業(yè)務(wù)建模中的應(yīng)用[J].中國煤炭，2012(8)

[2]劉勤賢，呂煒，齊煥然.工程地理信息系統(tǒng)在煤炭企業(yè)的應(yīng)用[J].中國煤炭，2011(12)

[3]中國項目管理研究委員會.中國項目管理知識體系與國際項目管理專業(yè)資質(zhì)認證標準[M].北京:機械工業(yè)出版社，2002