探討信息化手段在檔案管理中的重要性

姜鈺

一、前言

近年來我國的信息化水平飛速發(fā)展，人們的生活工作習(xí)慣也隨之改變，因此檔案管理由傳統(tǒng)方式向信息化轉(zhuǎn)變也成了我國檔案事業(yè)的一個必然選擇。本文結(jié)合現(xiàn)如今檔案管理的實(shí)際特點(diǎn)，探討了運(yùn)用信息化手段管理檔案的優(yōu)勢和重要性。

二、檔案管理信息化標(biāo)志社會進(jìn)步

檔案管理對于國家社會來說是必不可少的，檔案管理深入到了社會的各個方面，包括醫(yī)療、學(xué)校、企業(yè)等都需要進(jìn)行大量的檔案管理。將信息化的檔案管理手段引入到各行各業(yè)，就可以使檔案管理工作更加高效安全。如設(shè)計院的PDM系統(tǒng)、制造業(yè)用到的OA等系統(tǒng)都會產(chǎn)生許多電子文件，這些文件的管理就無法使用原始的檔案管理方式，就必須將信息手段引入到檔案管理中，才能進(jìn)行更加有效的管理。檔案管理是一件非常繁瑣復(fù)雜的工作，過去使用傳統(tǒng)方式進(jìn)行管理時，大多數(shù)都是檔案管理員純手工操作，一系列檔案中，只要有一點(diǎn)需要更改的地方，就會引發(fā)連鎖反應(yīng)，管理員的工作量非常大。將信息化手段引入到檔案管理中，工作人員的工作量大大減少，只需要進(jìn)行少數(shù)的指令輸入即可完成，極大地提高了工作效率。比如學(xué)校的檔案管理工作，一般的學(xué)校都需要在年底對一年的檔案進(jìn)行整理歸納，由于檔案管理人員并不一定只進(jìn)行檔案管理，必然會感受到非常大的工作壓力。將信息化手段引入到學(xué)校檔案管理中，工作人員只需要利用相應(yīng)的檔案管理軟件，就可以很簡單地對檔案進(jìn)行高效管理。檔案管理人員還可以利用信息的檢索功能，隨時了解情況，遇到?jīng)]有按照要求進(jìn)行歸檔的材料，就應(yīng)當(dāng)及時發(fā)出信息，進(jìn)一步規(guī)范和監(jiān)督檔案管理工作。

三、檔案管理信息化帶來方便快捷

將檔案管理信息化，比起傳統(tǒng)的檔案管理方法，還能夠使檢索更加迅速、查找更加方便、可靠性也更加高。傳統(tǒng)的檔案管理過程中，需要工作人員手動進(jìn)行保管歸納，整個過程還需要盡可能避免外界環(huán)境對紙質(zhì)檔案的影響，工作人員要定時對檔案進(jìn)行檢閱，費(fèi)事又費(fèi)力。而運(yùn)用信息技術(shù)，用電子檔案代替紙質(zhì)檔案，省時又省力。在查詢時只需要輸入關(guān)鍵詞，所需要查詢的資料就會一目了然地出現(xiàn)在屏幕上，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，查詢方式會更加智能化。電子檔案可以保存100年以上，這超長的保存年限遠(yuǎn)遠(yuǎn)長于紙質(zhì)檔案。在醫(yī)院的檔案管理中，如果需要使用任何檔案信息，就可以在第一時間，運(yùn)用信息技術(shù)方便快捷地調(diào)出各科室的詳細(xì)資料，效率非常高。而且作為醫(yī)院的檔案管理，每年都有大批的住院病人，每年都會增加大量的病例需要進(jìn)行保管，而根據(jù)相關(guān)規(guī)定，病人的病例需要保存30年以上，這么大數(shù)量的病例保存勢必有非常大的難度。而這些問題在引入了信息化手段后，都可以迎刃而解。被授權(quán)的使用者也可以從各個地方訪問醫(yī)院的網(wǎng)站，根據(jù)自己的需要進(jìn)行資料查詢。再如對于學(xué)校檔案管理來說，需要不定期地接受上級領(lǐng)導(dǎo)的檢查評估，學(xué)校就要求準(zhǔn)備好一定時間范圍內(nèi)的詳細(xì)教學(xué)檔案，這需要很大的工作量。如果是傳統(tǒng)的檔案管理，只能人工來一點(diǎn)點(diǎn)進(jìn)行查找。而運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)后，只需要輸入要求查詢的字段，所有相關(guān)文件資料都會出現(xiàn)，很大程度地提高了信息檢索效率，推進(jìn)了校園辦公自動化。

四、檔案管理信息化節(jié)省大量資源

檔案管理從傳統(tǒng)方式變?yōu)樾畔⒒?，還能夠有效地節(jié)省大量資源。將紙質(zhì)檔案變?yōu)閿?shù)字化信息進(jìn)行管理，首先來說，數(shù)字式的電子檔案只需要存儲在計算機(jī)中，比起紙質(zhì)檔案存儲同樣多的信息，能夠節(jié)省大量的存儲空間。如一張3.5英寸的軟盤，有1.44M字節(jié)，理論上說就可以存儲70萬漢字。而同樣是這些漢字的存儲，如果運(yùn)用紙質(zhì)檔案，則需要很大一部分的紙來進(jìn)行存儲。近年來隨著硬盤的發(fā)展，其存儲量更是有了很大的跨越，移動硬盤的出現(xiàn)，使得檔案的存儲更加方便高效。其次，紙質(zhì)檔案還需要管理人員的日常維護(hù)，需要經(jīng)常注意防蟲、防潮等，而運(yùn)用信息化手段進(jìn)行檔案管理，只需要進(jìn)行日常網(wǎng)絡(luò)和軟件的維護(hù)即可，管理成本大大降低。傳統(tǒng)的檔案管理方式因?yàn)楹茈y進(jìn)行備份，即使再細(xì)致的維護(hù)，也無法避免每年的檔案損失，而運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，就可以方便地把所有檔案都進(jìn)行統(tǒng)一備份，防止檔案的丟失或損毀。而且運(yùn)用現(xiàn)代信息手段進(jìn)行存儲，比起傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，記錄形式更加豐富多彩，除了文字、表格、圖片等，還可以記錄動畫、聲音等多媒體影像。

五、檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)資源共享

檔案管理的信息化，還有利于實(shí)現(xiàn)資源的共享，能夠有效地使檔案資料發(fā)揮更大的作用，這也是現(xiàn)代檔案管理所需要的。只有實(shí)現(xiàn)了檔案資源共享，才能更好地體現(xiàn)出檔案的實(shí)際價值。對于企業(yè)來說，檔案資源共享就意味著可以將企業(yè)信息進(jìn)行共享，將企業(yè)的各種信息進(jìn)行整合和運(yùn)用，有助于企業(yè)的管理者對企業(yè)進(jìn)行充分了解并做出相應(yīng)決策，也有助于其他企業(yè)進(jìn)行交流和學(xué)習(xí)，進(jìn)一步提高企業(yè)員工的工作效率。對于學(xué)校檔案管理來說，檔案管理實(shí)現(xiàn)資源共享，可以更好地體現(xiàn)出學(xué)校工作的重要性，便于學(xué)校師生及時進(jìn)行查詢學(xué)習(xí)，有助于學(xué)生和老師科研工作的順利進(jìn)行。學(xué)校還應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)一批專門的信息技術(shù)人才，來進(jìn)行檔案軟件的技術(shù)支持或日常管理，充分發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的重要性。檔案管理信息化從本質(zhì)上說就是將檔案管理智能化了，將信息化手段運(yùn)用到檔案管理中，不僅時間上大大減少，空間距離也大大縮短，提高了檔案的利用效率。

六、結(jié)語

信息化手段的引入是檔案管理工作的一個重大飛躍，將檔案管理從傳統(tǒng)方式變?yōu)樾畔⒒芾?，不僅能夠有效地提高檔案管理工作人員的工作效率，也是社會發(fā)展的必然結(jié)果。這也需要相關(guān)工作人員能夠充分認(rèn)識到這一點(diǎn)，并且積極進(jìn)行配合提高自身素質(zhì)，保證檔案管理信息化工作的順利進(jìn)行。