醫(yī)院檔案工作的問題與思考

王英杰

我院近年來發(fā)展迅猛，醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀與飛速發(fā)展的現(xiàn)代化醫(yī)院管理沒有達到同步，有許多問題需要探討。

醫(yī)院檔案是醫(yī)療、管理等各項活動中具有保存價值的文件、圖表、音像等不同載體的材料，它是記載醫(yī)院從小到大、從弱到強發(fā)展軌跡的寶貴歷史資料，是醫(yī)院的無形資產(chǎn)，是醫(yī)院今后再發(fā)展不可或缺的重要組成部分，但從目前看，檔案缺乏科學(xué)化系統(tǒng)化管理。

按照國家和省關(guān)于科技事業(yè)單位檔案管理升級規(guī)定，科技事業(yè)單位檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，有專門的機構(gòu)，配置專門的管理人員，專門的檔案館（室）負責(zé)全院各門類和不同載體的檔案，有專門的院長負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)全院的檔案工作。但有些病歷檔案、文書檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、基建檔案、聲像檔案等各種類檔案分別歸所在科室保管，這些部門所管理的檔案互不相干，各自為政，使檔案管理未形成集中統(tǒng)一管理體系，缺乏專門管理機構(gòu)，造成人力、物力資源的浪費，很不利于檔案事業(yè)的發(fā)展，給管理和利用造成很多不便，科學(xué)化規(guī)范化管理水平很難提高。

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案人員的安排上沒有從工作出發(fā)，在人員安排上具有很大的隨意性，認為有個人管理不缺崗就可以，真正檔案專業(yè)的人員幾乎沒有，即使是安排了人員也很少有專業(yè)培訓(xùn)，缺乏檔案專業(yè)知識和技能，這樣的人員素質(zhì)就不可能產(chǎn)生高水平的檔案管理。

由于領(lǐng)導(dǎo)在管理中只重視管理行為的實現(xiàn)，而忽視管理過程的記載，意識不到檔案管理工作是系統(tǒng)工程，每個人或每個部門產(chǎn)生的具有重要價值材料，匯集后就是整個醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的“素描畫”，缺少某一部分都將直接或間接影響畫作的質(zhì)量，它將是不可彌補的缺憾。許多醫(yī)院只個別門類的檔案設(shè)置專用庫房外，其它檔案都有科室管理，管理人員既不專業(yè)又不專一，有的一身兼多職，所形成的現(xiàn)行文件材料都存放在科室，這給檔案的收集利用帶來諸多的不便，也使一些資料散失、遺漏等。

醫(yī)院檔案工作往往只是注重檔案的一般管理，對檔案載體中的信息量和可用度分析掌握不足，對檔案的潛效益和遲效性估計不夠，因此在檔案管理的收集、整理、編目、排列、統(tǒng)計、鑒定、編研、提供利用這一系統(tǒng)性工程缺乏科學(xué)規(guī)范的統(tǒng)籌管理，使有些管理環(huán)節(jié)脫節(jié)，使檔案信息資源得不到高層次的開發(fā)利用，嚴重影響了潛在科技信息轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力，為醫(yī)院發(fā)展為社會服務(wù)。

醫(yī)院檔案工作存在檔案的歸檔率、完整率低，缺乏系統(tǒng)性和完整性，很難反映醫(yī)院發(fā)展的全過程，更難以滿足和適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的需要。隨著社會和醫(yī)院的快速發(fā)展，檔案部門作為一個隨之發(fā)展的有機體，它的室藏內(nèi)容也要隨之不斷豐富充實，管理體制管理內(nèi)容管理形式也將不斷發(fā)生變化，這樣才能適應(yīng)社會發(fā)展的需要。當(dāng)然檔案的完整性并不是片面追求案卷的數(shù)量，而是要做到數(shù)量與質(zhì)量的統(tǒng)一，才能使檔案在醫(yī)院工作中發(fā)揮重大作用，切實為醫(yī)院中心工作服務(wù)。之所以完整率低下，就是沒有按照有關(guān)檔案的歸檔范圍，立卷類目及檔案保管期限表去收集整理檔案。

一些規(guī)模、功能相近的大中型醫(yī)院普遍的做法都是檔案隸屬行政辦公室管轄，單獨成立與其它處室平行的獨立機構(gòu)可能性很小。那么要想解決此問題我認為根據(jù)醫(yī)院的實際情況，可以設(shè)立以檔案管理委員會為領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，綜合檔案室兼有管理與業(yè)務(wù)職能、各檔案形成部門設(shè)兼職檔案員的三級管理網(wǎng)絡(luò)。該網(wǎng)絡(luò)既有利于檔案形成部門與檔案管理部門之間的協(xié)調(diào)配合，又有利于各層人員積極性，創(chuàng)造性的發(fā)揮，更有利于檔案的完整收集和開發(fā)利用。可行之有效的搞好專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使各室人員產(chǎn)生制約和競爭機制，并將檔案工作質(zhì)量高低納入目標進行考核。

醫(yī)院應(yīng)實行現(xiàn)代辦公自動化先進手段，嚴格執(zhí)行公文處理有關(guān)規(guī)定，提高文書處理的效率和質(zhì)量，保證文件材料正常運轉(zhuǎn)，以確保歸檔的準確性，提高檔案查準率和查全率。

醫(yī)院應(yīng)建立檔案信息中心，加快醫(yī)院檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。一是構(gòu)建醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)。在醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)上，注重通用性，兼顧專用性，預(yù)留二次開發(fā)空間。二是構(gòu)建辦公自動化系統(tǒng)。通過此系統(tǒng)連接檔案部門與其他部門的業(yè)務(wù)，利用互聯(lián)網(wǎng)，獲得與檔案相關(guān)的全方位信息。建立醫(yī)院檔案信息管理局域網(wǎng)絡(luò)，醫(yī)院檔案部門和其他部門之間的信息共享，為提供及時、全方位的檔案信息奠定基礎(chǔ)。實現(xiàn)與社會公眾網(wǎng)或其他單位局域網(wǎng)絡(luò)的連接，檔案的真正價值在于利用，檔案信息化的實現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供前所未有的條件。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的要求有以下幾個方面：一是制定和實施檔案工作標準和規(guī)范；二是檔案數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)安全管理，做到存儲安全、利用安全；三是要及時維護檔案信息網(wǎng)絡(luò)；四是注重通用性、兼用性以方便信息的交流，預(yù)留二次開發(fā)的空間，增大系統(tǒng)的擴展性；五是有整合檔案數(shù)據(jù)庫和單位內(nèi)部各部門日常工作數(shù)據(jù)。

檔案管理是社會科學(xué)的一門學(xué)科，因此必須有較完善的管理制度使檔案工作有章可循，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。醫(yī)院檔案管理要依照《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，一要建立文件收集、歸檔制度，制定出各類文件收繳范圍、時間，保證醫(yī)院原始文件資料的完整不遺失；二是制定檔案的登記、著錄、編目和統(tǒng)計制度，保證檔案向檔案館順利移交；三是建立檔案的借閱、保密制度，使檔案安全保密，做好提供利用工作，滿足利用者的需要。