淺談醫(yī)院臨床教學(xué)檔案管理

林芳+何婉文+朱原

[摘 要]臨床教學(xué)檔案是臨床教學(xué)管理和教學(xué)活動中形成的以文字、圖表、聲像、實物等為載體的極具保存價值的教學(xué)文件材料。然而作為醫(yī)院寶貴財富的教學(xué)檔案，其管理仍然存在諸多問題。

[關(guān)鍵詞]教學(xué)醫(yī)院；教學(xué)檔案；管理

臨床教學(xué)檔案作為各個臨床教研室教學(xué)內(nèi)容、方法和經(jīng)驗的真實記錄，是進行教學(xué)研究、教學(xué)改革、教學(xué)經(jīng)驗交流與課程建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，是醫(yī)院進行教學(xué)評估的前提與依據(jù)，是衡量醫(yī)院教學(xué)質(zhì)量與管理水平的重要標(biāo)志[1]。因此，教學(xué)檔案的收集、歸檔和管理是每一個臨床教學(xué)醫(yī)院必須做好的工作。然而，由于醫(yī)院重視不足、規(guī)章制度不健全以及院校缺乏溝通等因素[2]的普遍影響，教學(xué)檔案管理成為醫(yī)院教學(xué)工作的難題。

1.教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

1.1教學(xué)檔案作為教學(xué)文件材料，內(nèi)容繁多，不利于非專職人員管理

教學(xué)檔案作為教學(xué)文件材料，其包含內(nèi)容過于繁瑣，不僅包括有關(guān)臨床教學(xué)的條例、法規(guī)和指導(dǎo)性文件，教學(xué)實習(xí)大綱、任課安排、帶教培訓(xùn)講義、使用教材目錄、科室輪轉(zhuǎn)安排、實習(xí)計劃、考試成績統(tǒng)計、試卷分析報告、教學(xué)檢查材料，還包括帶教教師遴選工作的文件、護士繼續(xù)教育名冊、學(xué)分登記表、帶教教師業(yè)務(wù)檔案等[3]。對于非專職培訓(xùn)管理人員，難以歸檔整理。

1.2教學(xué)檔案作為重要憑證，醫(yī)院對其管理仍不夠重視

臨床教學(xué)檔案是整個教學(xué)過程的真實寫照，是教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量的真實反映，是醫(yī)院教學(xué)職能的有形體現(xiàn)，其為教學(xué)經(jīng)驗的總結(jié)及教學(xué)改革起到了重要的憑證作用。然而臨床醫(yī)生在承擔(dān)教學(xué)任務(wù)的同時還肩負(fù)著繁重的醫(yī)療、科研任務(wù)，往往重醫(yī)療記載，輕教學(xué)記載。對教學(xué)檔案工作重視不夠，認(rèn)為只要完成教學(xué)任務(wù)即可，忽視檔案的正規(guī)化管理，教學(xué)檔案長期以來無專人管理，導(dǎo)致許多重要的教學(xué)資料沒有保存下來，檔案材料不齊全、不完整，影響了教學(xué)檔案的系統(tǒng)性。醫(yī)院作為醫(yī)療機構(gòu)，院領(lǐng)導(dǎo)始終把如何提高醫(yī)療水平和醫(yī)療質(zhì)量、改善服務(wù)態(tài)度和就醫(yī)條件作為醫(yī)院管理工作的重點和核心，對教學(xué)檔案管理認(rèn)識不足，未引起足夠的重視[4]。

1.3教學(xué)檔案管理作為重要參考材料，缺乏完整的規(guī)章制度

臨床教學(xué)檔案記載了醫(yī)院教學(xué)活動的情況、成果、經(jīng)驗和教訓(xùn)。從教學(xué)評估、教學(xué)手段和方法到教學(xué)研究及改革等各方面的信息，可以作為提高教學(xué)質(zhì)量和管理水平的科學(xué)依據(jù)和參考材料。而作為重要參考資料的教學(xué)檔案管理仍缺少完整的規(guī)章制度，沒有嚴(yán)格合理的考核辦法和檢查措施做保障，缺少統(tǒng)一的、科學(xué)的工作標(biāo)準(zhǔn)，造成了檔案收集效率不高，檔案不齊全。

1.4教學(xué)檔案建設(shè)作為高校醫(yī)學(xué)院校的建設(shè)重點，缺乏資源共享

高等醫(yī)學(xué)院校作為教學(xué)的花園，對教學(xué)檔案建設(shè)具有統(tǒng)一的要求，對教學(xué)檔案管理具有較高的水平，對教學(xué)檔案的靈活利用具有較深刻的見解。然而，醫(yī)學(xué)院校與醫(yī)院缺乏資源共享，導(dǎo)致醫(yī)院教學(xué)檔案管理水平相對滯后。此外，醫(yī)院各教學(xué)部門仍存在重視教學(xué)過程而忽略教學(xué)文件材料積累的現(xiàn)象，導(dǎo)致寶貴的教學(xué)資源白白喪失，使得教學(xué)水平的提高缺少模板信息[5]。

2.對臨床教學(xué)檔案管理的建議

2.1注重檔案意識培訓(xùn)，為教學(xué)檔案管理打好基礎(chǔ)

增強領(lǐng)導(dǎo)的教學(xué)檔案意識，使他們認(rèn)識到教學(xué)檔案是醫(yī)院重要的信息資源，教學(xué)檔案管理工作的好壞是醫(yī)院教學(xué)管理水平和文明程度的體現(xiàn)，是醫(yī)院教學(xué)管理工作的基礎(chǔ)。此外，檔案管理部門應(yīng)積極做好宣傳工作，增強廣大帶教教師的檔案意識，并在其閱檔中提供方便，當(dāng)好他們的參謀，使其在查檔中獲得收益，促使他們關(guān)心、參與檔案管理工作，主動完成檔案資料的移交、歸檔工作。最后，加強檔案利用工作的宣傳，引導(dǎo)醫(yī)院員工正確使用教學(xué)檔案，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的功能，使之更好地為教學(xué)管理服務(wù)。

2.2培養(yǎng)專職教學(xué)檔案管理員，形成三級教學(xué)檔案管理制度

將各科室教學(xué)秘書送至各高等醫(yī)學(xué)院校進行教學(xué)檔案管理學(xué)習(xí)，培養(yǎng)各科教學(xué)秘書對教學(xué)檔案管理意識，加強醫(yī)院與高等醫(yī)學(xué)院校的溝通，學(xué)習(xí)高等院校教學(xué)檔案管理及建設(shè)經(jīng)驗，為形成三級教學(xué)檔案管理制度奠定基礎(chǔ)。三級檔案管理制度是指由各科教學(xué)秘書負(fù)責(zé)按預(yù)先設(shè)定編號（如時間縮寫+科室編號+材料類型+工號）整理匯編該科室每月的各式教學(xué)材料，交于教學(xué)檔案室按科室按年整理，最終上交院級檔案管理部門保管。三級檔案管理制度有利于檔案的規(guī)范化管理，有利于明確責(zé)任分工，有利于檔案謬誤查責(zé)，為后期實現(xiàn)教學(xué)檔案電子化奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。

2.3建立健全規(guī)章制度，充分調(diào)動各級管理員的工作積極性

制訂醫(yī)院教學(xué)檔案歸檔范圍及管理制度、檔案員崗位職責(zé)、醫(yī)院檔案工作實施細(xì)則、檔案管理評分獎懲細(xì)則等制度是做好教學(xué)檔案工作的保障。醫(yī)院檔案室應(yīng)明確各級各類人員的任務(wù)和職責(zé)，把歸檔工作納入教學(xué)計劃、規(guī)劃，納入教學(xué)管理制度，納入各級管理人員崗位責(zé)任，并作為醫(yī)院考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。定期檢查教學(xué)檔案管理工作，主動接受檔案管理業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)，使教學(xué)檔案管理工作更加合理；教學(xué)管理部門應(yīng)積極解決教學(xué)檔案管理的人員、經(jīng)費和設(shè)備等問題，保證教學(xué)檔案建設(shè)和管理的質(zhì)量，使教學(xué)檔案的管理制度化、正規(guī)化。

2.4加快電子檔案普及步伐，為教學(xué)檔案管理提供便利

隨著計算機數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理方法的推進和檔案管理的信息化建設(shè)，不少醫(yī)院已建立電子檔案管理系統(tǒng)對臨床教學(xué)檔案進行管理，在準(zhǔn)確、快速、完整提供教學(xué)檔案服務(wù)的同時，節(jié)約了勞動量和時間[6]。如能加快電子檔案普及步伐，不僅可以使得檔案管理更加規(guī)范，而且可以在節(jié)省時間、人力的基礎(chǔ)上保證教學(xué)檔案管理的便捷性，讓醫(yī)務(wù)人員有更多的時間、精力服務(wù)于病患。

3.討論

臨床教學(xué)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性建設(shè)與管理為教研教改的開展及教學(xué)質(zhì)量的可持續(xù)提高奠定了循證基礎(chǔ)。高水平的教學(xué)檔案建設(shè)是學(xué)校高質(zhì)量教學(xué)管理的必然內(nèi)在要求，是衡量醫(yī)院教學(xué)質(zhì)量、學(xué)術(shù)水平、管理水平的重要尺度。臨床教學(xué)檔案作為教學(xué)文件材料，其意義重大，然而其管理制度仍不夠完善。加強醫(yī)院教學(xué)檔案管理建設(shè)，對臨床醫(yī)院意義重大。

參考文獻(xiàn)：

[1]熊衛(wèi)云，李燕.加強教學(xué)檔案管理為醫(yī)院臨床教學(xué)管理服務(wù)[J].蘭臺世界，2011（S1）：93-94.

[2]栗蘊.附屬醫(yī)院臨床教學(xué)檔案管理探討[J].衛(wèi)生軟科學(xué)，2011（05）：307-309.

[3]方淳.淺談新時期做好醫(yī)院臨床教學(xué)檔案的規(guī)范化管理工作[J].衛(wèi)生職業(yè)教育，2011（10）：46-47.

[4]杜鴻，梁萍.做好附屬醫(yī)院教學(xué)檔案管理工作的思考[J].醫(yī)院管理論壇，2010（06）：42-44.

[5]栗蘊，方旭，李慈.附屬醫(yī)院臨床教學(xué)檔案管理體系的建立與實踐[J].云南醫(yī)藥，2012（04）：396-397.

[6]李慈，栗蘊.浩瀚-機關(guān)檔案管理系統(tǒng)在附屬醫(yī)院臨床教學(xué)檔案管理中的實踐與探討[J].云南醫(yī)藥，2013（03）：258-260.

作者簡介：林芳，廣東省汕頭市，佛山市第五人民醫(yī)院，助理館員，研究方向：檔案管理；何婉文，籍貫：廣東省佛山市，佛山市第五人民醫(yī)院，科員，研究方向：科研教學(xué)；朱原，江西省贛州市，佛山市第五人民醫(yī)院，科員，研究方向：科研教學(xué)。