高校民生檔案工作實(shí)例分析

[摘 要]高校民生檔案是新時(shí)期學(xué)生、教職工等解決其切實(shí)利益問(wèn)題的重要憑據(jù)。本文實(shí)例分析了高校民生檔案利用群體和利用內(nèi)容，并提出幾點(diǎn)工作經(jīng)驗(yàn)。

[關(guān)鍵詞]高校；民生檔案；實(shí)例；分析

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科技的快速發(fā)展，檔案正逐漸褪去其神秘的面紗，與每個(gè)公眾產(chǎn)生著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系。社會(huì)公眾對(duì)“檔案”的認(rèn)識(shí)不再只是“神秘的檔案袋”里面那些記錄了個(gè)人足跡和歷史的泛黃的紙張。高校檔案中的民生檔案材料，是學(xué)生、教職工（包括與高校有關(guān)聯(lián)人員）解決其切身利益問(wèn)題、提升其生活質(zhì)量的重要保障，也是促進(jìn)社會(huì)和高校和諧、穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎(chǔ)。以下以陜西工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院（簡(jiǎn)稱(chēng)：陜西工院）為例進(jìn)行分析。

1、高校民生檔案利用需求

（1）高校學(xué)生的檔案利用需求

在校學(xué)生：學(xué)生信息核查需查閱學(xué)生入學(xué)錄取新生名冊(cè)；學(xué)生代表學(xué)校參加一些比賽、競(jìng)賽、以及參加更高一級(jí)升學(xué)考試（如：專(zhuān)升本、考研等），亦需到之前就讀高校檔案部門(mén)，復(fù)印其錄取新生名冊(cè)、學(xué)習(xí)成績(jī)等學(xué)籍檔案材料。

畢業(yè)生：學(xué)生畢業(yè)后，畢業(yè)證、學(xué)位證、個(gè)人檔案丟失后要補(bǔ)辦，需回母校查閱在校期間的學(xué)籍檔案材料；部分企業(yè)改制過(guò)程中，部分職工人事檔案中報(bào)到證丟失，無(wú)法辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)；畢業(yè)生出國(guó)留學(xué)或落戶，需查閱在校期間學(xué)籍檔案材料；部分老校友畢與查閱同學(xué)家庭住址，或參加畢業(yè)周年紀(jì)念活動(dòng)，查閱畢業(yè)生合影等；部分畢業(yè)生，其戶籍、身份證件及人事檔案中部分身份信息不一致，影響就業(yè)、社會(huì)福利等，希望能從檔案機(jī)構(gòu)查到其有利檔案信息。

（2）教職工的檔案利用需求

在職教職工：主要利用的是職稱(chēng)聘任文件、各類(lèi)獎(jiǎng)勵(lì)、教科研成果、課程建設(shè)、主編參編教材、著作、財(cái)務(wù)檔案等。

離退休教職工：查閱養(yǎng)老、補(bǔ)貼、醫(yī)療等黨和政府制定的有關(guān)離退休工作政策性文件；養(yǎng)老金發(fā)放情況、各類(lèi)補(bǔ)貼等財(cái)務(wù)類(lèi)檔案。

（3）其他與學(xué)校有關(guān)聯(lián)的用戶需求

近年來(lái)，我國(guó)各級(jí)政府出臺(tái)很多惠民政策。如，對(duì)歷史形成的“五七工”、“家屬工”、企事業(yè)單位聘任的臨時(shí)工、五六十年代精簡(jiǎn)下放人員等，未參加養(yǎng)老保險(xiǎn)的人員辦理參保服務(wù)，發(fā)放臨時(shí)性補(bǔ)貼等。但認(rèn)定這些人員身份時(shí)必須找到證據(jù)材料。近年來(lái)，來(lái)陜西工院檔案部門(mén)查閱復(fù)印工資憑證、文書(shū)檔案等材料，辦理養(yǎng)老、補(bǔ)貼的“五七工”、“家屬工”及臨時(shí)工共計(jì)54人，精簡(jiǎn)下放人員近20人。

由于信息技術(shù)在我國(guó)起步較晚，2001年之前畢業(yè)生學(xué)歷信息并未錄入國(guó)家學(xué)歷信息網(wǎng)，一些企業(yè)、各級(jí)學(xué)歷認(rèn)證中心來(lái)電、來(lái)函檔案部門(mén)核實(shí)學(xué)生學(xué)歷信息。

2、做好高校民生檔案工作的幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)

（1）高校檔案工作者要樹(shù)立正確的檔案工作理念

檔案工作者要轉(zhuǎn)變“重保管、輕利用”的理念。檔案機(jī)構(gòu)是高校的輔助部門(mén)，而檔案利用服務(wù)和利用效果的滯后性，致使高校檔案工作一直在高校受重視的程度不及教學(xué)、管理等工作，投入也有限，檔案工作開(kāi)展主要靠檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)重視和檔案工作人員自覺(jué)。由于檔案工作的“不被重視“，檔案工作者在開(kāi)展工作時(shí)態(tài)度較為消極，哪些有價(jià)值的檔案沒(méi)有歸，歸檔材料會(huì)不會(huì)有人利用、利用率高低，部分檔案工作者并關(guān)注。案工作的最終目的是提供利用，沒(méi)有利用的檔案工作是沒(méi)有任何意義的。只有轉(zhuǎn)變觀念，從從檔案工作的目的為出發(fā)點(diǎn)，更好的服務(wù)社會(huì)、高校和個(gè)人，才能使公眾認(rèn)可高校檔案工作、支持檔案工作。

檔案工作者要轉(zhuǎn)變“重工作、輕個(gè)人”的理念。高校檔案不但為高校教學(xué)、管理、科研等工作提供服務(wù)，也是學(xué)生、教職工等維護(hù)自身合法權(quán)益的重要原始憑證。近年來(lái)高校民生檔案利用率非常高，這就需要檔案工作者在為學(xué)校提供服務(wù)的同時(shí)，針對(duì)學(xué)生、教職工等服務(wù)對(duì)象的需求主動(dòng)熱情提供服務(wù)，以滿足利用者對(duì)民生檔案的需求。

（2）不斷豐富檔案資源，優(yōu)化民生檔案結(jié)構(gòu)

沒(méi)有豐富的檔案資源，就如“無(wú)米之炊”，無(wú)法滿足利用者的需求。

加強(qiáng)對(duì)兼職檔案人員培訓(xùn)與指導(dǎo)。利用每年的檔案工作會(huì)議、兼職檔案員會(huì)議，以及歸檔時(shí)間，普及《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案法律法規(guī)，同時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)工作中的具體問(wèn)題進(jìn)行指導(dǎo)。

制定詳細(xì)的部門(mén)歸檔范圍。根據(jù)各部門(mén)職責(zé)制定詳細(xì)的歸檔范圍，兼職檔案員才能有據(jù)可依，做好預(yù)立卷工作——在平時(shí)工作中隨時(shí)將本部門(mén)處理完畢的、歸檔范圍內(nèi)的文件材料分類(lèi)、整理、保管，確保民生檔案收集齊全、完整。

征集由于歷史問(wèn)題遺留在各部門(mén)或個(gè)人手中有價(jià)值的民生檔案材料。以陜西工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例：檔案工作人員通過(guò)與各部門(mén)溝通和聯(lián)系，征集了歷年畢業(yè)學(xué)生未帶走的個(gè)人檔案、學(xué)歷證書(shū)、職大學(xué)部分學(xué)籍檔案等。

（3）以需求為導(dǎo)向，創(chuàng)新高校民生檔案服務(wù)工作

對(duì)利用率較高的民生檔案目錄摘錄出來(lái)，制作各類(lèi)檔案專(zhuān)題目錄。以陜西工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例：編制了《歷年錄取新生名冊(cè)匯編》、《歷年學(xué)籍卡、成績(jī)單匯編》、《歷年畢業(yè)生驗(yàn)印名名冊(cè)匯編》；職稱(chēng)文件、表彰、教科研成果、出版著作等方面檔案匯編成冊(cè)；將離退休教職切身利益相關(guān)的政策性文件進(jìn)行整理匯編。

大力宣傳館藏民生檔案內(nèi)容和利用方式。酒香也怕巷子深。通過(guò)各種渠道對(duì)館藏民生檔案內(nèi)容、利用方式進(jìn)行宣傳和介紹。如，在新生入學(xué)教育時(shí)，讓新生參觀高校檔案庫(kù)房，并對(duì)其講解館藏內(nèi)容和查閱方式，在畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)課程中增加個(gè)人檔案、畢業(yè)證丟失補(bǔ)辦手續(xù)等；通過(guò)學(xué)校門(mén)戶網(wǎng)、檔案網(wǎng)、展覽、廣播等方式，公開(kāi)檔案查詢目錄或全文等。

拓寬渠道為利用者提供服務(wù)。對(duì)來(lái)館查閱民生檔案人員提供熱情周到的利用服務(wù)；通過(guò)網(wǎng)站、電話、傳真，或是委托他人等形式提供利用服務(wù)。如，企業(yè)、學(xué)歷認(rèn)證中心一般都是通過(guò)電話、傳真對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行核查；身在外地又急需復(fù)印檔案材料的個(gè)人，可以通過(guò)其其委托他人前來(lái)代查檔案。

民生檔案是高校檔案的重要組成部分，為學(xué)生、教職工和社會(huì)公眾“以合法的方式利用任何可以利用的檔案信息”，是新時(shí)期高校檔案工作的新要求和發(fā)展方向。

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作者簡(jiǎn)介：張娟，1980.12，女，漢族，館員；工作單位為陜西工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院；檔案學(xué)本科，行政管理碩士；2008年、2013年連續(xù)兩次榮獲陜西省教育廳高教系統(tǒng)檔案工作先進(jìn)個(gè)人。