關(guān)于人事檔案管理信息化建設(shè)的思考

姜麗娟

[摘 要]人事檔案管理信息化是我國可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的要求也是人事檔案信息化是適應(yīng)新形勢發(fā)展要求。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化是歷史發(fā)展趨勢。同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化是確保檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展和自身發(fā)展的需要。信息化管理是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化是解決自身存在問題，提升管理和利用水平的根本途徑。管理者思想的創(chuàng)新是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化的關(guān)鍵?，F(xiàn)代化檔案管理人才是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化的保證。工作人員意識的創(chuàng)新是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化的前提。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；持續(xù)發(fā)展；途徑

一、人事檔案管理信息化是我國可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的要求

1.人事檔案信息化是適應(yīng)新形勢發(fā)展要求

飛速發(fā)展的社會信息化決定了必須加速人事檔案管理信息化的進(jìn)度?，F(xiàn)代信息社會日新月異，人們對各種時(shí)效性強(qiáng)、具有高價(jià)值的檔案信息需求量越來越大，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式正經(jīng)受著巨大的沖擊和挑戰(zhàn)。面對這種沖擊和挑戰(zhàn)，人事檔案管理只有順應(yīng)時(shí)勢，加快檔案信息化建設(shè)，盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，進(jìn)而使人事檔案管理工作適應(yīng)新形勢發(fā)展的要求。首先，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化是解決自身存在問題，提升管理水平的根本途徑。近年來，人事檔案管理信息化方面雖然做了一些工作，但總體來看，現(xiàn)代化程度仍不高，有些單位還比較落后，人事檔案管理和利用水平較低。解決這些問題的唯一辦法，就是不斷更新管理意識，改革管理方法，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，從手工勞動(dòng)中解脫出來，提高工作效率。其次，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化是確保檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展和自身發(fā)展的需要。人事檔案事業(yè)需要發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批的建設(shè)人才，而只有詳實(shí)全面地掌握人事檔案材料，才能合理使用人才，充分發(fā)揮人才的作用，確保實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化就顯得十分迫切和必要。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化不僅有利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批人才為檔案事業(yè)發(fā)展服務(wù)，而且將會使人事檔案信息資源得到更加充分的開發(fā)利用，同時(shí)可以延長檔案壽命。

2.實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化是歷史發(fā)展趨勢

首先，人事檔案信息化有利于保護(hù)珍貴的檔案原件。將人事的各類檔案進(jìn)行信息化手段處理后，可以有效地保護(hù)檔案原件，避免檔案原件被過多地直接使用、借閱等造成原件的損壞；可以有效地降低和避免重要資料丟失的風(fēng)險(xiǎn)。在檔案建設(shè)和發(fā)展過程中，將重要、珍貴資料進(jìn)行信息化處理，應(yīng)用計(jì)算機(jī)對原件進(jìn)行電子掃描，之后以電子文件的形式進(jìn)行收藏、管理和使用，就可以有效地保護(hù)檔案原件。其次，人事檔案信息化使文件的歸檔方式得到改善。在工作中，檔案部門要對各類人事工作過程進(jìn)行及時(shí)的著錄。在紙質(zhì)文件時(shí)代，采用手工操作的方式，檔案人員要花相當(dāng)多的時(shí)間和精力埋頭于整理檔案和登記目錄。而將檔案進(jìn)行信息化處理后，可以使檔案人員從繁瑣的手工勞動(dòng)中解脫出來，利用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行工作，大大改善了工作條件，有效地提高了工作效率。第三，人事檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享。檔案資源整合重在體現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)性、有效性和共享性，其最終目的是進(jìn)一步擴(kuò)大檔案資源的使用范圍，這是檔案事業(yè)順應(yīng)社會信息化潮流的趨勢所在。電子文件比檔案原件更易于導(dǎo)航，可增強(qiáng)對原始檔案的應(yīng)用程度和應(yīng)用范圍，進(jìn)一步提高了檔案原件的利用率，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

3.實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化是確保檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展和自身發(fā)展的需要

檔案事業(yè)需要發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批的建設(shè)人才，而人事工作是做人的工作，只有詳實(shí)全面地掌握人事檔案材料，才能合理使用人才，充分發(fā)揮人才的作用，才能確保實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。為能迅速、準(zhǔn)確、全面系統(tǒng)地提供人事檔案材料。提高人事檔案管理工作的效率和科學(xué)水平，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化就顯得十分迫切和必要。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化。不僅有利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批人才。為檔案事業(yè)發(fā)展服務(wù)，而且將會大大提高自身的工作效率。使人事檔案信息資源得到更加充分的開發(fā)利用，同時(shí)可以延長檔案壽命。人事檔案管理人員可以從繁瑣的手工勞動(dòng)中解放出來。以充分的精力學(xué)習(xí)研究新的科學(xué)技術(shù)。

4.實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化是解決自身存在問題，提升管理和利用水平的根本途徑

近年來，我國在實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化方面雖然做了一些工作，取得了一定成效，但總體來看，現(xiàn)代化程度并不高，有些單位還比較落后，主要是管理意識，設(shè)備和技術(shù)方法比較落后，基本處于經(jīng)驗(yàn)管理和手工操作狀況，人事檔案管理和利用水平較低。解決上述問題的唯一辦法，就是不斷更新管理意識，改革管理方法，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，從手工勞動(dòng)中解脫出來，提高工作效率，完全實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，從根本上提高人事檔案的管理利用水平。

二、信息化管理是人事檔案可持續(xù)發(fā)展的必經(jīng)途徑

人事檔案管理現(xiàn)代化、信息化，其核心是管理手段的現(xiàn)代化和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化，管理手段的現(xiàn)代化和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化主要是采用計(jì)算機(jī)及其配套設(shè)備，縮微機(jī)及其相關(guān)設(shè)備，保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化，主要是檔案存儲環(huán)境控制檔案存儲載體更新改造的科學(xué)化。要加快人事檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設(shè)，主要做好幾方面的工作。

1.管理者思想的創(chuàng)新是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化的關(guān)鍵

電子計(jì)算機(jī)能否成功地應(yīng)用在人事檔案信息管理中關(guān)鍵在院領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門主管的積極參與，尤其是領(lǐng)導(dǎo)思想認(rèn)識的提高。一個(gè)部門如果沒有一名知識型的領(lǐng)導(dǎo)主管業(yè)務(wù)工作，檔案管理現(xiàn)代化、信息化就是一句空話。尤其是人事檔案管理工作上，指定專門的主管領(lǐng)導(dǎo)，重點(diǎn)抓現(xiàn)代化人事檔案管理。檔案主管部門要在提高各級領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化管理水平方面多搞一些培訓(xùn)工作，改變現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)群眾的知識結(jié)構(gòu)。以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。努力把人事檔案信息化建設(shè)作為檔案系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)代化和服務(wù)工作現(xiàn)代化的一個(gè)重要內(nèi)容，逐步構(gòu)建起檔案信息平臺，提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。

2.現(xiàn)代化檔案管理人才是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化的保證

從目前我國檔案工作人員來看，大部分檔案工作人員都是一兼多職，對檔案管理知識比較淺薄，這對人事檔案管理現(xiàn)代化、信息化工作的開展十分不利，要改變這種狀況，簡捷的辦法就是改變隊(duì)伍素質(zhì)結(jié)構(gòu)，適應(yīng)新的工作需要，對有發(fā)展前途的年輕同志，加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在短期內(nèi)完成全員上崗培訓(xùn)。要制定信息化建設(shè)的中期規(guī)劃和短期目標(biāo)，爭取政府和上級部門的支持，加大投入，吸引、培養(yǎng)人事檔案管理專業(yè)型人才，做好人才儲備工作，打好檔案管理工作基礎(chǔ)，使人事檔案的管理水平邁上一個(gè)新臺階，為社會創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

3.工作人員意識的創(chuàng)新是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化的前提

主要是提高檔案管理者素質(zhì)：實(shí)現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理，需加大宣傳力度，調(diào)動(dòng)各級干部和各有關(guān)工作人員積極支持和參與，尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識。一個(gè)現(xiàn)代化國家人事檔案管理系統(tǒng)，又必須具備有現(xiàn)代化管理水平的檔案管理者。否則現(xiàn)代化檔案管理無法實(shí)現(xiàn)。人事檔案工作者在現(xiàn)代化檔案管理工作中，不僅要具備自己檔案管理專業(yè)知識的培養(yǎng)，還要懂得現(xiàn)代化科學(xué)管理檔案的實(shí)質(zhì)內(nèi)涵和特點(diǎn)。人事檔案現(xiàn)代化管理，不是各門類檔案簡單集中保管，而是一項(xiàng)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的高標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)工程，是檔案工作人員面臨的新的課題。檔案管理現(xiàn)代化的形勢，迫使檔案工作人員發(fā)奮工作刻苦學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)、新知識、新技術(shù)，全面掌握科學(xué)管理檔案的綜合技能。