醫(yī)療設(shè)備管理信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)

周 強(qiáng)，顧 超

0 引言

隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，醫(yī)療設(shè)備的種類日趨繁多、結(jié)構(gòu)日益復(fù)雜、價(jià)格越發(fā)昂貴，這種現(xiàn)狀使得醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的管理形勢日益嚴(yán)峻。傳統(tǒng)的各類紙質(zhì)記錄不但消耗大量財(cái)務(wù)成本和人力成本，而且極易造成缺失，使寶貴的維修經(jīng)驗(yàn)不能永久保存和共享，在出現(xiàn)醫(yī)療糾紛時(shí)，也難以查證問題的根源。這樣的記錄方式也不利于對(duì)設(shè)備的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，且不能將統(tǒng)計(jì)信息及時(shí)地反饋給決策者[1]。為解決上述問題，很多醫(yī)院和科室都建立了簡單的電子文檔記錄系統(tǒng)。然而隨著記錄數(shù)目的增加，這種系統(tǒng)同樣存在著資料難以查找的缺陷。且由于電子文檔是靜態(tài)的儀器記錄，無法動(dòng)態(tài)地監(jiān)測儀器的保養(yǎng)信息、維修狀態(tài)及使用科室，這樣會(huì)造成儀器修理和統(tǒng)一調(diào)度的不便。另外，這種系統(tǒng)無法對(duì)儀器的成本和收益的綜合情況進(jìn)行核算。最終，醫(yī)院之間和醫(yī)院內(nèi)各科室之間的醫(yī)療設(shè)備記錄欠缺統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，也不利于總體醫(yī)療資源的整合調(diào)配[2]。綜上所述，研發(fā)符合醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理需求的動(dòng)態(tài)信息系統(tǒng)，建設(shè)與醫(yī)院臨床實(shí)際相適應(yīng)的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)設(shè)備整個(gè)生命周期的動(dòng)態(tài)信息化管理，提高對(duì)醫(yī)療設(shè)備使用信息的收集、統(tǒng)計(jì)、分析和利用能力，及時(shí)反饋給醫(yī)院決策者，并最終達(dá)到推動(dòng)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理進(jìn)步的就成了醫(yī)療設(shè)備管理新形勢下的客觀需求[3]。在這種情況下，很多醫(yī)院都在開發(fā)適合自身臨床需求的醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)，并取得了長足的進(jìn)展。

上海交通大學(xué)附屬醫(yī)院的張紅蕾等[2]基于醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理的現(xiàn)狀，提出了醫(yī)療設(shè)備信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備全方位、全過程、可管理、智能化、無紙化、標(biāo)準(zhǔn)化、高效率、高安全的特點(diǎn)。張超群[4]等分析了已有的設(shè)備管理軟件，并指出HIS在設(shè)備管理上僅具備基本的賬目與出入庫功能，而市面已有的商業(yè)軟件則貪大求全，并不適合醫(yī)院的實(shí)際需求，這就需要醫(yī)學(xué)工程人員、臨床醫(yī)師和IT研發(fā)人員間的緊密合作。也有學(xué)者指出，設(shè)備管理信息要標(biāo)準(zhǔn)化、區(qū)域化，為將來建立統(tǒng)一的衛(wèi)生設(shè)備管理體系打下基礎(chǔ)[5]。

本文基于醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理的現(xiàn)狀，設(shè)計(jì)了基于Microsoft Access的信息化管理系統(tǒng)。該醫(yī)療設(shè)備管理信息化系統(tǒng)提供了無紙化、實(shí)時(shí)的設(shè)備信息，減少了維修人員和設(shè)備采購人員的工作量，量化了對(duì)其工作的考評(píng)情況；同時(shí)，由于該系統(tǒng)考慮了醫(yī)院的閑置設(shè)備和借出設(shè)備信息的整理，使臨床醫(yī)師能夠更好地利用醫(yī)院的現(xiàn)有設(shè)備，提高了醫(yī)院設(shè)備的利用率，增加了醫(yī)院的收益。

1 需求分析

醫(yī)院不同崗位的員工對(duì)系統(tǒng)的要求是進(jìn)行需求分析的依據(jù)。設(shè)備采購人員需要針對(duì)臨床實(shí)際需要提出購買申請(qǐng)和購買招標(biāo)，并填寫采購報(bào)表；維修人員需要及時(shí)處理臨床科室提出的維修申請(qǐng)并形成維修報(bào)告；耗材采購人員需了解耗材的庫存情況；臨床科室需要了解醫(yī)療設(shè)備是否閑置可用以及儀器的具體資料，并有可能進(jìn)行科室間儀器借用；決策者需要了解采購者和維修人員的業(yè)績以及設(shè)備的成本、利潤、維修情況和閑置時(shí)間；此外，設(shè)備供應(yīng)商要在設(shè)備采購招標(biāo)中發(fā)送自己公司產(chǎn)品的相關(guān)資料以供醫(yī)院選擇。以上信息均是本系統(tǒng)要處理的對(duì)象。

由上述實(shí)際需求可知，應(yīng)該按照使用者的不同，或者說是權(quán)職的不同來設(shè)計(jì)系統(tǒng)。這樣設(shè)計(jì)出的系統(tǒng)會(huì)將紛繁復(fù)雜的醫(yī)療設(shè)備信息進(jìn)行分類并有的放矢地提供給使用者，不但信息的保密性好，而且可以保證信息的查詢更有效率。這樣就需要系統(tǒng)維護(hù)人員針對(duì)不同使用者設(shè)定不同的使用權(quán)限。此外，為應(yīng)對(duì)緊急情況可能造成的數(shù)據(jù)遺失，需配備相應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備并建立短期和長期存儲(chǔ)制度，以保存醫(yī)療設(shè)備信息。同時(shí)，需配備不間斷電源以防意外斷電。

2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

基于需求分析，設(shè)計(jì)醫(yī)療設(shè)備信息化管理系統(tǒng)，系統(tǒng)組成如圖1所示。

（1）用戶登錄模塊。系統(tǒng)為每個(gè)具有操作權(quán)限的人設(shè)定了唯一的ID和密碼，登入后即開放對(duì)應(yīng)權(quán)限的功能和內(nèi)容。

（2）綜合查詢模塊。該模塊主要實(shí)現(xiàn)設(shè)備的信息查詢工作，主要分為設(shè)備查詢、科室查詢和閑置查詢3個(gè)部分。其中，設(shè)備查詢基于條碼識(shí)別技術(shù)，將設(shè)備的條形碼作為設(shè)備ID。點(diǎn)擊進(jìn)入該模塊，可以查詢到一張簡單的設(shè)備名稱表，可以點(diǎn)擊表上名稱的超鏈接或是在搜索框中輸入設(shè)備名稱以進(jìn)入設(shè)備查詢。設(shè)備信息包括設(shè)備名稱、條形碼、設(shè)備檔案及設(shè)備狀態(tài)。設(shè)備檔案可以超鏈接到設(shè)備字典，顯示設(shè)備的產(chǎn)品名稱、生產(chǎn)廠商、供貨單位、型號(hào)規(guī)格、產(chǎn)品數(shù)量、設(shè)備序列號(hào)、安裝日期、驗(yàn)收日期等購買過程中相關(guān)的產(chǎn)品信息，操作手冊(cè)、維護(hù)保養(yǎng)手冊(cè)、電路圖等相關(guān)技術(shù)資料以及儀器的售后服務(wù)地址和聯(lián)系方式等相關(guān)信息。此外，設(shè)備檔案還包括設(shè)備報(bào)修、維護(hù)的歷史記錄。設(shè)備狀態(tài)則描述了當(dāng)前設(shè)備的使用、借用和維修、報(bào)廢情況，由設(shè)備維護(hù)人員進(jìn)行更新，確保動(dòng)態(tài)信息準(zhǔn)確可靠。科室查詢和閑置查詢則可以查到對(duì)應(yīng)科室和庫房中的設(shè)備。

（3）經(jīng)濟(jì)管理模塊。該模塊主要包含設(shè)備購買和費(fèi)用報(bào)表2個(gè)部分。

（4）維修管理模塊。該模塊主要針對(duì)設(shè)備科的設(shè)備維護(hù)人員，由設(shè)備使用者提出設(shè)備維護(hù)申請(qǐng)。申請(qǐng)分為普通申請(qǐng)和緊急申請(qǐng)，并附有設(shè)備使用者發(fā)來的設(shè)備狀態(tài)描述，便于維護(hù)人員優(yōu)先處理重要設(shè)備的報(bào)修。維護(hù)人員也能在第一時(shí)間了解待維修設(shè)備的錯(cuò)誤代碼或故障問題。在設(shè)備故障排除后，維護(hù)人員需在維修處理模塊中填寫維修報(bào)告，所填寫的維修報(bào)告將存儲(chǔ)在該儀器的設(shè)備字典中，可被查詢和打印。耗材預(yù)警則是對(duì)醫(yī)療耗材設(shè)定存量的預(yù)警值，由耗材使用者進(jìn)行定時(shí)更新，當(dāng)耗材存量達(dá)到預(yù)警值以下時(shí)即進(jìn)行報(bào)警，提示進(jìn)行新一輪的耗材購置。

（5）借用管理模塊。該模塊由借用預(yù)約、借用登記和歸還登記組成。借用預(yù)約是指準(zhǔn)備在特定日期內(nèi)借用設(shè)備的科室提出借用申請(qǐng)的過程。若是有2個(gè)或以上的科室預(yù)約同一臺(tái)機(jī)器，則由醫(yī)院決策層進(jìn)行統(tǒng)籌調(diào)配。

（6）輔助決策模塊。該模塊為決策層開放權(quán)限，主要是將醫(yī)療設(shè)備的整體情況進(jìn)行整合和分析，為決策者進(jìn)行與醫(yī)療設(shè)備相關(guān)的決策提供參考和幫助。其中，從人員查詢模塊可查到儀器維護(hù)人員的維護(hù)記錄，便于績效考核。成本核算可以將設(shè)備的購買成本、維護(hù)成本和使用成本、收費(fèi)情況進(jìn)行統(tǒng)一核算，從而為醫(yī)院決策者再次購買設(shè)備提供參考。在輸入設(shè)備ID后，即可查詢到該設(shè)備的成本及收益情況。維修頻率和使用頻率是將儀器的維修頻率、使用和閑置情況及借用情況進(jìn)行整理，從而為醫(yī)院設(shè)備的再次采買以及儀器保養(yǎng)提供依據(jù)。

（7）系統(tǒng)維護(hù)模塊。醫(yī)療設(shè)備管理信息化系統(tǒng)內(nèi)的信息需要?jiǎng)討B(tài)更新，以求實(shí)時(shí)地反映設(shè)備的狀態(tài)。在該模塊中，設(shè)備字典主要由設(shè)備科進(jìn)行更新和維護(hù)，即基于條形碼技術(shù)，將儀器從購買到報(bào)廢整個(gè)周期的相關(guān)資料和運(yùn)營、維修報(bào)告存入設(shè)備字典中。用戶信息由醫(yī)院決策層負(fù)責(zé)維護(hù)和更新，主要實(shí)現(xiàn)創(chuàng)建用戶、修改用戶資料、改變用戶權(quán)限和刪除過期用戶等功能。

3 軟件設(shè)計(jì)

為實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)設(shè)計(jì)中的諸多功能，本文基于Ac cess2003設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和管理。Access是Microsoft Office中的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理軟件，其中文版的特點(diǎn)是全漢化的窗口界面，具備一系列的工具用來收集、檢索、顯示和打印數(shù)據(jù)，具有功能強(qiáng)大、操作直觀方便、易學(xué)易掌握的優(yōu)點(diǎn)。

3.1 表的設(shè)計(jì)

表是Access中存放數(shù)據(jù)的最基本單位，同時(shí)也是查詢、窗體等對(duì)象的數(shù)據(jù)來源[6]。依據(jù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)，可將管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫涉及到的表劃分為以下2類：

（1）用戶權(quán)限管理：用戶組表、系統(tǒng)用戶表、系統(tǒng)窗體表、組權(quán)限表。

（2）設(shè)備信息管理：設(shè)備信息表、設(shè)備綜合成本核算表、設(shè)備購買申請(qǐng)表、設(shè)備采購招標(biāo)表、設(shè)備維修記錄表、設(shè)備借還管理表、設(shè)備使用頻率表及設(shè)備字典。

其中，系統(tǒng)窗體表存儲(chǔ)了管理系統(tǒng)的所有窗體，按用戶的使用權(quán)限開放不同頁面[7]；系統(tǒng)用戶表則和設(shè)備維修記錄表建立主表、子表的關(guān)系；設(shè)定管理員組為最高權(quán)限組，負(fù)責(zé)維護(hù)用戶信息、修改用戶權(quán)限等。設(shè)定設(shè)備字典為設(shè)備基本信息表的子表，其中多含有OLE字段和超鏈接字段、鏈接圖片和PDF等相關(guān)資料。當(dāng)設(shè)備已被獲準(zhǔn)購買并驗(yàn)收后，設(shè)備購買申請(qǐng)表和設(shè)備采購招標(biāo)表上的信息將被導(dǎo)入設(shè)備基本信息表中，從而自動(dòng)生成已采購設(shè)備的基本信息。各表間的詳細(xì)關(guān)系如圖2所示。

圖2 數(shù)據(jù)庫各表間關(guān)系圖

系統(tǒng)以設(shè)備信息為搜索總覽，以設(shè)備字典表作為數(shù)據(jù)庫的核心，通過購買申請(qǐng)和采購招標(biāo)的達(dá)成來自動(dòng)導(dǎo)入新的醫(yī)療設(shè)備數(shù)據(jù)，用設(shè)備維修記錄和系統(tǒng)用戶表中權(quán)限為設(shè)備維修人員的用戶資料建立相關(guān)關(guān)系。通過建立主數(shù)據(jù)表和子數(shù)據(jù)表的相關(guān)關(guān)系，減少了重復(fù)輸入數(shù)據(jù)的工作量，提高了使用數(shù)據(jù)庫的效率。醫(yī)療設(shè)備字典、維修記錄和借用記錄的字段名和屬性見表1。

表1 各表字段名及屬性

3.2 窗體設(shè)計(jì)

窗體是用戶與數(shù)據(jù)庫之間的接口，是Access數(shù)據(jù)庫和用戶進(jìn)行交互的主要工具[6]。首先創(chuàng)建主窗體，并利用數(shù)據(jù)庫中的各個(gè)表生成子窗體，并添加控制按鈕、標(biāo)簽、文本框、選項(xiàng)卡等控件，如圖3所示。系統(tǒng)的各個(gè)窗體和系統(tǒng)窗體表中相對(duì)應(yīng)，依據(jù)不同權(quán)限可以查看相應(yīng)的內(nèi)容。利用組合框?qū)崿F(xiàn)常用信息的下拉選擇，減少了輸入數(shù)據(jù)的工作量。同時(shí)，設(shè)計(jì)了維修記錄表、借還登記表、購買申請(qǐng)表等常用表格，提高了日常工作的效率。

圖3 系統(tǒng)主窗體圖（部分）

3.3 開發(fā)環(huán)境

系統(tǒng)采用Microsoft Windows Server2003中文平臺(tái)，使用能與之無縫連接的IIS作為平臺(tái)上的服務(wù)器。由于基于B/S體系結(jié)構(gòu)，與傳統(tǒng)的基于C/S模式的信息系統(tǒng)相比，管理人員可以組合不同的客戶端和服務(wù)器產(chǎn)品，而不是依賴于一個(gè)供應(yīng)商，升級(jí)時(shí)不用升級(jí)整個(gè)系統(tǒng)，且具備兼容性和跨平臺(tái)的特點(diǎn)[8]。

3.4 部分模塊功能與程序設(shè)計(jì)

3.4.1 用戶登錄模塊部分程序代碼

本模塊允許合法用戶進(jìn)行登錄。在進(jìn)入本系統(tǒng)時(shí)需輸入密碼，如3次輸入錯(cuò)誤，則系統(tǒng)自動(dòng)退出。部分程序代碼如下：

If StringEnDeCodecn（DLookup("[密碼]","管理員","[賬號(hào)]"=&"'"&Me.賬號(hào)&""'",(123456)=密碼Then cuserZH=Me.賬號(hào)

3.4.2 設(shè)備采購模塊、借用管理模塊、綜合查詢模塊部分程序代碼

在設(shè)備管理中，由于設(shè)備采購時(shí)就要?jiǎng)?chuàng)立相關(guān)設(shè)備信息，并進(jìn)行入庫、分配、借用等相關(guān)操作，故將設(shè)備采購模塊、借用管理模塊和綜合查詢模塊同時(shí)說明。部分程序代碼如下：

rs.Open"設(shè)備 ID",cn,ad Open Keyset,adLock Optimistic,ad Cmd Table

DoWhile dnsl＜=Me.文本 6

dnbh=DMax("編號(hào)","設(shè)備ID","所屬科室='"&Me.科室 &"'"）

dnxh=DMax("序號(hào)","設(shè)備 ID"，"")

在采購?fù)瓿珊螅⒁鈱⒃O(shè)備類型、用途等信息記錄在數(shù)據(jù)庫中，并將設(shè)備的分配狀態(tài)標(biāo)注為未分配。

If Left(DMax("設(shè)備 ID","費(fèi)用表","")，6)=Format(Date,"yyyymmdd")Then

rs.Field(0)=Val(DMax("費(fèi)用編號(hào)","費(fèi)用表",""))+1

Else rs.Fields(0)=Format(Date,"yyyymmdd")&"0001"

If IssNull(DMax("設(shè)備ID","未分配設(shè)備","類型='"&Me.類型 &"'"））Then設(shè)備 ID=類型.Column(0)&"0001"

Else設(shè)備ID=Trim (類型.Column(0))&Format(Str(Val(Right(DMax("設(shè)備 ID","未分配設(shè)備","類型="&Me.類型 &"'"),4））+1,"0000"

在完成采購后，需要進(jìn)行設(shè)備分配和借用。要對(duì)已分配或借用的設(shè)備進(jìn)行標(biāo)記，避免二次分配。

sql="select*from未分配設(shè)備where設(shè)備 ID='"&Me.未分配設(shè)備.Column（0）&"'"

rs.Fields（“是否分配”）=True sql="select*from 已分配設(shè)備where編號(hào)='"&Me.已分配設(shè)備.Column（0）&"'"

3.4.3 維修管理模塊部分程序代碼

按系統(tǒng)設(shè)計(jì)需求編寫維修管理模塊，部分代碼如下：

sql="select*from未開單明細(xì)查詢where接障單號(hào)='"

IfNot IsNull(設(shè)備ID)Then

sql="select*from已分配設(shè)備 where編號(hào)='"&Me.設(shè)備ID&"'"

rs.Fields("累計(jì)維修次數(shù)")=rs.Fields("累計(jì)維修次數(shù)")+1

If維修設(shè)備金額＞0 Then

rs.Fields("累計(jì)維修設(shè)備金額")=rs.Fields("維修設(shè)備金額")+維修設(shè)備金額

End If

4 應(yīng)用效果

該系統(tǒng)在醫(yī)院實(shí)際應(yīng)用以來，取得了較好的效果。各種報(bào)告的自動(dòng)生成降低了使用者的工作強(qiáng)度，提高了工作效率，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)療設(shè)備的無紙化管理。同時(shí)由于各個(gè)儀器均建立了相關(guān)檔案，實(shí)現(xiàn)了從采購到報(bào)廢全程的可控，基本實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)的需求。當(dāng)然，系統(tǒng)使用者反饋回來的信息也表明該系統(tǒng)存在一定的不足，主要有：在輔助決策上只是以文字形式列出相關(guān)信息，可讀性較差；報(bào)修申請(qǐng)后為確保實(shí)時(shí)維修，仍需反復(fù)聯(lián)系設(shè)備維修人員等。這些均需在將來進(jìn)行改進(jìn)。

5 結(jié)語

經(jīng)濟(jì)效益是評(píng)價(jià)管理系統(tǒng)優(yōu)缺點(diǎn)的一個(gè)重要指標(biāo)[9]。該系統(tǒng)所產(chǎn)生的直接效益是提升了醫(yī)療設(shè)備管理的工作效率，降低了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。但由綜合效益產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益也并非一日之功。同時(shí)，由于該系統(tǒng)還有許多需要完善的地方，需要通過和醫(yī)院設(shè)備管理的實(shí)踐相結(jié)合，在實(shí)踐中不斷進(jìn)行系統(tǒng)的優(yōu)化，從而更適應(yīng)實(shí)際的需要。系統(tǒng)的持續(xù)運(yùn)行將可以獲得更多有利于輔助醫(yī)院管理人員進(jìn)行決策的參考數(shù)據(jù)，進(jìn)一步提高醫(yī)院對(duì)設(shè)備的有效管理能力，并更好地利用醫(yī)用耗材，從而達(dá)到人盡其才、物盡其用。同時(shí)，也能大大地提高醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的管理水平，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、正規(guī)化。

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