企業(yè)市場(chǎng)化用工人事檔案管理探析

□李春志 董 霞 吳靜靜 張 磊

一、基本情況

中國(guó)石油天然氣管道第二工程公司（以下簡(jiǎn)稱二公司）對(duì)市場(chǎng)化用工的人事檔案管理起步較早，伴隨著企業(yè)開始市場(chǎng)化用工而開始并循序漸進(jìn)的逐步完善。國(guó)家先后于1995年和2008年頒布了《勞動(dòng)法》和《勞動(dòng)合同法》等兩部法律文件，對(duì)企業(yè)市場(chǎng)化用工的相關(guān)政策已經(jīng)比較健全。二公司現(xiàn)有市場(chǎng)化用工1450人，企業(yè)從市場(chǎng)

化用工一出現(xiàn)就保留了資料開始建立人事檔案的工作，目前市場(chǎng)化用工員工遍及公司各單位、各個(gè)項(xiàng)目工地。

目前，市場(chǎng)化用工已是二公司施工生產(chǎn)一線的主力軍，一線機(jī)組市場(chǎng)化用工人數(shù)達(dá)到70%～80%，在工程施工中發(fā)揮著重要的骨干作用。一直以來，二公司對(duì)市場(chǎng)化用工十分重視，與之相關(guān)的人事管理、薪酬管理、勞動(dòng)關(guān)系管理等各種管理制度逐步建立健全，企業(yè)始終加強(qiáng)對(duì)他們的管理及工作研究。二公司不僅為市場(chǎng)化用工辦理了“五險(xiǎn)”，而且還建立了企業(yè)年金、補(bǔ)充醫(yī)療保險(xiǎn)和住房公積金，各項(xiàng)保險(xiǎn)手續(xù)齊全完善，養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)經(jīng)地方社保機(jī)構(gòu)頒發(fā)，養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)記錄與勞動(dòng)部門個(gè)人養(yǎng)老保險(xiǎn)賬戶一致。市場(chǎng)化用工人員都是自參加工作之日起就建立養(yǎng)老保險(xiǎn)的，最早建立的時(shí)間是1990年8月。二公司積極籌劃，在企業(yè)內(nèi)部全民職工養(yǎng)老保險(xiǎn)由石油行業(yè)統(tǒng)籌改為省級(jí)統(tǒng)籌時(shí)，也以轉(zhuǎn)移接續(xù)方式通過管道局社保中心和徐州市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)解決了早期參加工作的市場(chǎng)化用工人員的養(yǎng)老保險(xiǎn)問題，不留空檔。

二公司非常重視市場(chǎng)化用工的人事檔案建立健全工作，經(jīng)常組織相關(guān)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行專題研討，研究市場(chǎng)化用工人事檔案的充實(shí)方案和完善標(biāo)準(zhǔn)，千方百計(jì)做到內(nèi)容充實(shí)記錄、準(zhǔn)確管理規(guī)范。為了保證人事檔案中資料充足，公司在設(shè)計(jì)工資待遇政策時(shí)就預(yù)先考慮到了實(shí)行工資等級(jí)和滿一定年限經(jīng)鑒定達(dá)到一定技能水平后填表入檔晉升工資的制度。二公司極早開展了對(duì)市場(chǎng)化用工開展技能鑒定的工作，在人事檔案也專門充實(shí)了這方面的內(nèi)容。企業(yè)特別注意想方設(shè)法完善市場(chǎng)化用工人員的錄用手續(xù)，經(jīng)與當(dāng)?shù)卣畡趧?dòng)部門溝通協(xié)調(diào)，為1863名市場(chǎng)化用工補(bǔ)辦了錄用相關(guān)手續(xù)。

為使市場(chǎng)化用工人員的工作經(jīng)歷能夠記錄完整，二公司根據(jù)勞動(dòng)合同數(shù)據(jù)庫、員工基本信息數(shù)據(jù)庫及保險(xiǎn)信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行梳理，反復(fù)核查追溯歷史，確認(rèn)每個(gè)人參加工作的準(zhǔn)確時(shí)間，在此基礎(chǔ)上補(bǔ)辦了《徐州市合同制職工錄用登記表》。從而使每個(gè)市場(chǎng)化用工人員的檔案資料做到了分類準(zhǔn)確、項(xiàng)目齊全、資料無缺。

二公司對(duì)于市場(chǎng)化用工的管理及人事檔案管理始終非常重視，本著對(duì)企業(yè)負(fù)責(zé)、對(duì)個(gè)人負(fù)責(zé)、對(duì)當(dāng)事人負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)的精神，努力做好這項(xiàng)工作。

二、特點(diǎn)與難點(diǎn)

二公司市場(chǎng)化用工人數(shù)占在職全員總?cè)藬?shù)的50%以上，與合同化用工人員相比，市場(chǎng)化用工人員具有流動(dòng)性大、來源復(fù)雜、經(jīng)歷復(fù)雜、文化水平參差不齊等特點(diǎn)。這些特點(diǎn)決定了市場(chǎng)化用工人事檔案管理存在一些難度。

1.流動(dòng)性大

由于管道施工比較艱苦，再加上社會(huì)市場(chǎng)其他就業(yè)環(huán)境變化的誘惑，使二公司市場(chǎng)化員工人員的進(jìn)出相對(duì)比較頻繁，這給建檔立卷帶來了一些困難。當(dāng)2000年一批職工有償解除合同以后，適逢管道建設(shè)高峰到來，為及時(shí)補(bǔ)充一線生產(chǎn)技能人員的用工需求，企業(yè)多次招錄各個(gè)工種的技能人員。有關(guān)部門需要根據(jù)人員錄用情況進(jìn)行檔案管理相關(guān)工作，一方面為新增人員及時(shí)建檔，另一方面當(dāng)有市場(chǎng)化用工人員辭職時(shí)又必須及時(shí)將相關(guān)檔案寄出。頻繁的人員流動(dòng)，增加了檔案管理的難度。

2.經(jīng)歷復(fù)雜

二公司錄用的技能人員多數(shù)來自各大專院校的應(yīng)屆畢業(yè)生，但早期為及時(shí)補(bǔ)充缺員在勞動(dòng)力市場(chǎng)招收考核錄用了一部分來自其他單位離職的技能人員，以及部分公司的子女及徐州市周邊的部分社會(huì)青年。這些人員被錄用之后，檔案部門需要根據(jù)每個(gè)人的具體情況追索其原始檔案材料，如大中專畢業(yè)生的學(xué)籍材料、離職人員原單位所建檔案材料以及其他人員的最高學(xué)歷學(xué)籍檔案材料等。在索要檔案材料過程中，有時(shí)會(huì)面臨一些的困難，有的學(xué)籍材料由于某種原因沒能及時(shí)轉(zhuǎn)出的，學(xué)校可能將其轉(zhuǎn)入戶口所在地的人才市場(chǎng)了，有的則轉(zhuǎn)入到了社區(qū)辦事處；有的離職人員原單位對(duì)檔案材料重視不夠，造成檔案材料缺失；有的人的原單位沒有專職檔案管理人員，追索檔案材料需要向這些單位持續(xù)跟蹤多次催要，甚至有時(shí)需派專人去索取，給完善檔案材料帶來較大的難度。

3.文化水平參差不齊

在檔案管理過程中，所有的歸檔資料都要求必須內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確、字跡清晰工整、不允許涂改。在市場(chǎng)化用工之中，大中專畢業(yè)生基本上能按要求填寫，但一些學(xué)歷低的人員存在著書寫不規(guī)范，理解能力偏差，致使檔案材料出現(xiàn)不合要求的問題，直接影響著檔案的質(zhì)量。

三、具體做法

1.建庫立卷

市場(chǎng)化用工人員一經(jīng)錄用，二公司檔案管理部門就及時(shí)為其建立相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫信息，內(nèi)容包括姓名性別、出生年月、工作時(shí)間、文化水平、籍貫等，同時(shí)也為每一個(gè)人確定了檔案編號(hào)，保證一人一卷一號(hào)，確保檔案材料歸檔能夠迅速準(zhǔn)確。為做好市場(chǎng)化工人事檔案管理，二公司專門制定下發(fā)了《關(guān)于職工勞動(dòng)關(guān)系管理業(yè)務(wù)程序事宜的通知》等文件，對(duì)市場(chǎng)化用工人事檔案管理做出了明確規(guī)定。嚴(yán)格規(guī)定市場(chǎng)化用工人事檔案必須執(zhí)行中組部一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，檔案中必須具有市合同制職工錄用登記表、職工履歷表、身體檢查表、簽訂勞動(dòng)合同登記表和工資晉檔、年度考核、獎(jiǎng)懲及入黨入團(tuán)等材料，大中專畢業(yè)的必須有學(xué)籍及畢業(yè)生派譴證，有工作經(jīng)歷的人員必須有與原單位解除終止勞動(dòng)關(guān)系的文件或證明及相應(yīng)的原始檔案材料。企業(yè)規(guī)定必須建立《勞動(dòng)合同檔案》，每人一袋，轉(zhuǎn)移或退出工作崗位后并入人事檔案。

2.內(nèi)容完善

由于市場(chǎng)化用工人員的經(jīng)歷不同，所以檔案材料的內(nèi)容也不同，所有新員工除錄用后要統(tǒng)一按規(guī)定填寫一些材料（如履歷表、招工表等），還應(yīng)該有相應(yīng)的其他專業(yè)材料。檔案管理部門根據(jù)每個(gè)人的具體情況進(jìn)行分門別類，與勞動(dòng)力管理崗位人員溝通，及時(shí)催要相關(guān)檔案材料，完善檔案內(nèi)容。對(duì)索要回來的檔案材料認(rèn)真進(jìn)行檢查、甄別和整理，及時(shí)歸檔，確保檔案材料的完整性。

3.制度約束

多年來，二公司都是把市場(chǎng)化用工人事檔案管理工作融入合同化用工檔案管理之中，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一規(guī)范。檔案管理部門認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家有關(guān)檔案方面的政策、法規(guī)，在深刻領(lǐng)會(huì)上級(jí)有關(guān)文件精神的基礎(chǔ)上，建立健全了有關(guān)檔案的收集、保管、保密和查（借）閱等制度，建立了《人事檔案材料歸檔登記簿》、《調(diào)出職工檔案目錄備案》等10多項(xiàng)臺(tái)賬，整理了歷史資料并裝訂立卷（如調(diào)出職工檔案轉(zhuǎn)遞存根、接收職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單等），夯實(shí)了檔案管理基礎(chǔ)工作。

在市場(chǎng)化用工人事檔案管理過程中，他們將重點(diǎn)放在制度的落實(shí)上，嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案工作8項(xiàng)制度。在檔案對(duì)外提供利用時(shí)，如政審?fù)庹{(diào)、聘干、核對(duì)出生年月和參加工作時(shí)間及其他事宜需查閱檔案等，原則上都是由組織部門或人事部門負(fù)責(zé)查檔；在檔案材料移交、接收時(shí)，注重履行登記手續(xù)；黨員的入黨志愿書及有關(guān)材料歸檔都要求做到交接人在對(duì)方登記本上簽字，及時(shí)將材料裝入檔案；除正常的歸檔材料外，對(duì)因歷史原因造成的檔案材料殘缺問題，要盡量追根溯源，查找落實(shí)。為保證檔案材料的真實(shí)準(zhǔn)確，檔案管理部門經(jīng)常查實(shí)核對(duì)檔案中的信息，確保檔案材料能夠真實(shí)反映每一個(gè)員工的實(shí)際情況。比如，當(dāng)發(fā)現(xiàn)有的工資晉檔資料存在前后不銜接、不完整的情況，就及時(shí)與基層單位勞資業(yè)務(wù)人員聯(lián)系，核對(duì)工資卡片，糾正錯(cuò)誤；有的履歷表中員工姓名或出生年月等基本信息出現(xiàn)差錯(cuò)，就及時(shí)找到本人核對(duì)，落實(shí)清楚；對(duì)于書寫不規(guī)范的檔案材料，通過及時(shí)審核發(fā)現(xiàn)后將不合格材料返回基層單位由勞資業(yè)務(wù)人員指導(dǎo)本人重新填寫，直至符合歸檔材料要求。

4.主動(dòng)收集

在檔案材料的收集中，二公司建立了人事檔案收集網(wǎng)絡(luò)，實(shí)施目標(biāo)管理，確保檔案材料該收的不漏。檔案管理部門圍繞達(dá)標(biāo)升級(jí)工作系統(tǒng)學(xué)習(xí)《檔案法》，構(gòu)成以黨委工作部、紀(jì)檢審計(jì)監(jiān)察部、勞動(dòng)人事部、工會(huì)和質(zhì)量安全環(huán)保部為主要責(zé)任部門，以各基層單位負(fù)責(zé)配合，形成了材料收集網(wǎng)絡(luò)，改材料被動(dòng)收集為主動(dòng)收集，與形成材料部門建立了聯(lián)系制度，及時(shí)收集了諸如出國(guó)政審表、入黨團(tuán)材料、工資標(biāo)準(zhǔn)變動(dòng)表、學(xué)歷材料、先進(jìn)事跡材料、年度考核表等應(yīng)存入人事檔案的材料，做到該收不漏、立卷準(zhǔn)確。

5.規(guī)范整理

在市場(chǎng)化用工人事檔案的歸類整理中，二公司嚴(yán)格按照中組部一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)要求的十大類標(biāo)準(zhǔn)逐冊(cè)裝訂，在準(zhǔn)確分類的基礎(chǔ)上，對(duì)一些參差不齊的材料接短剪長(zhǎng)、包邊補(bǔ)損，十大類的每一項(xiàng)內(nèi)容都用微機(jī)打印目錄。對(duì)市場(chǎng)化用工1450卷人事檔案都按國(guó)家一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)立卷，所有封皮、目錄、分類角等都采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，做到立卷合理、分類清楚、目錄清晰、裝訂整齊，保證檔案內(nèi)容與外觀的完美結(jié)合、符合要求。

四、幾點(diǎn)體會(huì)

通過多年的檔案管理工作，筆者認(rèn)為要做好市場(chǎng)化用工人事檔案管理工作需要注意以下幾點(diǎn)。

1.領(lǐng)導(dǎo)重視

企業(yè)上下都要強(qiáng)化檔案意識(shí)。市場(chǎng)化用工人事檔案管理工作單靠檔案人員或某個(gè)部門是無法做好的，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵和保證。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要有檔案意識(shí)，協(xié)調(diào)好各方面關(guān)系，督促檢查指導(dǎo)，使每個(gè)部門直至每個(gè)工作人員都來關(guān)心和支持人事檔案管理工作。在日常管理、完善工作中，必須在大家的共同努力之下，才有可能使人事檔案系統(tǒng)建立、完善、規(guī)范并運(yùn)轉(zhuǎn)起來。不論是信息的更新還是材料的收集，都必須有全局觀念，各部門之間要聯(lián)起手來，互相支持、配合，從整體利益出發(fā)，為人事檔案管理工作共同出力，信息資源大家共同分享。

2.要有超前意識(shí)

要扎實(shí)做好各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。二公司勞動(dòng)人事部在每年的勞資業(yè)務(wù)會(huì)上都要進(jìn)行全員檔案知識(shí)培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案觀念，使之真正做到思想上重視、認(rèn)識(shí)上到位、措施上得力，把檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作來抓，在人力、物力、財(cái)力上給予積極支持和關(guān)注，才使得各類用工人事檔案管理水平得以整體推進(jìn)。

3.檔案管理人員要勤奮敬業(yè)

檔案管理人員要有責(zé)任感和使命感。人事檔案工作不是轟轟烈烈的事業(yè)，需要的是默默無聞的奉獻(xiàn)精神，要克服畏難情緒，工作中做到“六勤”（即眼勤、耳勤、嘴勤、手勤、腿勤、腦勤）。所謂眼勤，即多看，多觀察周圍的事物，做生活的有心人；耳勤，即多聽，善于發(fā)現(xiàn)線索；嘴勤，即多問，打破沙鍋問到底；手勤，即筆勤，多記，多寫；腿勤，即多跑，要多與各部門聯(lián)系，及時(shí)收集應(yīng)歸檔材料；腦勤，即開動(dòng)腦子思考和分析問題，竭盡所能做好人事信息和人事檔案工作。

4.大處著眼，細(xì)處入手

要注重平時(shí)檔案材料的收集、積累。人事檔案工作是一項(xiàng)金字塔式的工程，平時(shí)工作是塔基，達(dá)標(biāo)升級(jí)工作是塔頂，沒有廣泛的長(zhǎng)期積累，就不可能管理規(guī)范。二公司借助于升級(jí)達(dá)標(biāo)工作的有力契機(jī)，全面推動(dòng)做好市場(chǎng)化用工人事檔案管理。對(duì)此，企業(yè)開展了一系列的工作，一是抓早、抓實(shí)，保證收集工作的順利進(jìn)行。每年年初業(yè)務(wù)會(huì)上，部室領(lǐng)導(dǎo)就對(duì)檔案資料的收集工作提前進(jìn)行部署，并落實(shí)到各單位勞資業(yè)務(wù)人員和各部門的兼職檔案人員。在平時(shí)工作中，項(xiàng)目勞動(dòng)從事部領(lǐng)導(dǎo)和人事檔案員對(duì)所收集資料的情況進(jìn)行督促、檢查，形成了目標(biāo)同向、工作同步的運(yùn)行機(jī)制，從制度、組織和人員等方面保證了收集工作的順利進(jìn)行。二是在日常工作中注重歸檔資料的審核審查。每份歸檔資料由業(yè)務(wù)人員交上來時(shí)都實(shí)行三級(jí)審查制度，基層業(yè)務(wù)人員實(shí)施一級(jí)審核，勞動(dòng)人事部各崗位人員實(shí)施二級(jí)審核，檔案管理人員實(shí)施三級(jí)審核。對(duì)每一份歸檔資料級(jí)級(jí)審核、層層把關(guān)，杜絕不合格的歸檔資料產(chǎn)生。三是做好歸檔資料收集跟蹤工作。檔案工作無小事，收集歸檔資料看似一件普通的日常工作，但卻是一個(gè)關(guān)系歸檔資料收集質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。在每一項(xiàng)歸檔資料的收集過程中，一定要跟嚴(yán)跟緊，做到張張不落、收齊收全。

5.人事檔案管理人員要不斷提高自我素質(zhì)

人事檔案在管理中會(huì)遇到的這樣或那樣的問題，作為檔案管理人員要積極探索，要主動(dòng)研究檔案工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，深入開展調(diào)研活動(dòng)，對(duì)一時(shí)解決不了的問題，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)部門反饋或聽取意見，積極進(jìn)行整改，對(duì)好的經(jīng)驗(yàn)作法要及時(shí)加以推廣。