南京審計(jì)學(xué)院：管理信息系統(tǒng)獨(dú)具匠心

丁國(guó)勇+秦新國(guó)

校教務(wù)管理信息系統(tǒng)是教務(wù)管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的產(chǎn)物，是有關(guān)教務(wù)信息發(fā)布、管理等多個(gè)軟硬件系統(tǒng)的綜合。上世紀(jì)90年代至今，從最初的利用單機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件進(jìn)行教務(wù)管理到現(xiàn)在完全基于互聯(lián)網(wǎng)的、科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化的教務(wù)信息平臺(tái)，高校教務(wù)管理信息化建設(shè)的發(fā)展有了質(zhì)的變化。南京審計(jì)學(xué)院從2003年開(kāi)始，在教學(xué)管理組織創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、流程創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，不斷探索如何有效地運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段來(lái)優(yōu)化教務(wù)管理，逐步構(gòu)建了“以教學(xué)過(guò)程動(dòng)態(tài)管理為主線(xiàn)，以服務(wù)教師、服務(wù)學(xué)生為兩翼”的獨(dú)具特色的教務(wù)管理信息

系統(tǒng)。

以人為本是核心

學(xué)校教務(wù)管理信息系統(tǒng)的主要原則可以用20個(gè)字來(lái)概括，就是“管理科學(xué)、流程清晰、權(quán)責(zé)明確、數(shù)據(jù)共享、信息安全”。主要有三點(diǎn)創(chuàng)新。第一，實(shí)現(xiàn)了教學(xué)過(guò)程的動(dòng)態(tài)管理。運(yùn)用信息化手段將教學(xué)管理的每個(gè)流程納入到教務(wù)管理信息系統(tǒng)中并即時(shí)監(jiān)控，比如，任課教師在開(kāi)學(xué)初需要提交授課進(jìn)度表，包括課程簡(jiǎn)介、考核方式、成績(jī)比例、授課進(jìn)度、參考書(shū)目等關(guān)鍵信息，供學(xué)生隨時(shí)查看；在期中需填寫(xiě)期中檢查自查表，對(duì)授課進(jìn)度快慢、作業(yè)布置情況等進(jìn)行自我檢查；還需填寫(xiě)聽(tīng)課記錄表，對(duì)觀(guān)摩教學(xué)、同行聽(tīng)課等情況進(jìn)行記錄。期末提交成績(jī)后，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行成績(jī)定量分析，教師需填寫(xiě)成績(jī)定性分析，還需要對(duì)所任教的教學(xué)班級(jí)進(jìn)行評(píng)價(jià)。通過(guò)對(duì)教學(xué)過(guò)程中教師所填寫(xiě)的各種信息進(jìn)行收集整理，可以有效地把握教學(xué)狀態(tài)。

第二，擁有靈活的選課模式。選課是教務(wù)管理信息系統(tǒng)的核心。選課模塊的優(yōu)劣不僅在于硬件和軟件，更為關(guān)鍵地是選課模式的設(shè)計(jì)。經(jīng)過(guò)多年的探索，我校的教務(wù)管理信息系統(tǒng)對(duì)“先到先得”、“志愿優(yōu)先”、“投點(diǎn)制”等多種選課模式均進(jìn)行了試驗(yàn)，總結(jié)出了基于學(xué)業(yè)信用分的“志愿篩選”選課模式。學(xué)生按照個(gè)人意愿填報(bào)擬選擇課程，由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行課程資源分配。對(duì)于所填報(bào)人數(shù)小于或等于可選課人數(shù)的課程，所有填報(bào)該門(mén)課程的同學(xué)均取得學(xué)習(xí)資格；對(duì)于所填報(bào)人數(shù)大于可選課人數(shù)的課程，由選課系統(tǒng)按照“學(xué)業(yè)信用分”降序排列（“學(xué)業(yè)信用分” 相同的隨機(jī)排列）后篩選出取得學(xué)習(xí)資格的學(xué)生名單。每位學(xué)生的 “學(xué)業(yè)信用分”初始值為100，退選課程、曠考、違紀(jì)、受到學(xué)業(yè)警告以及有不誠(chéng)信行為等均會(huì)扣減學(xué)業(yè)信用分。通過(guò)這種選課模式，把選課命中率與學(xué)生日常管理相結(jié)合，既有效地解決了選課系統(tǒng)的峰時(shí)壓力，又有利于學(xué)生學(xué)風(fēng)建設(shè)和誠(chéng)信品德培養(yǎng)。

第三，在線(xiàn)服務(wù)人性化。信息系統(tǒng)是為人服務(wù)的，教務(wù)管理信息系統(tǒng)就應(yīng)當(dāng)為學(xué)生和老師服務(wù)。我校教務(wù)管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)了許多小模塊，體現(xiàn)了以人為本的服務(wù)理念。比如，隨著高等教育國(guó)際化進(jìn)程的加快，越來(lái)越多的學(xué)生選擇在畢業(yè)之后出國(guó)攻讀碩士學(xué)位，在申請(qǐng)錄取資格時(shí)需要提供中英文成績(jī)單。原來(lái)的模式都是由學(xué)生根據(jù)中文成績(jī)單自己翻譯成英文成績(jī)單，再由相關(guān)教務(wù)人員審核蓋章，不僅周期長(zhǎng)，而且還容易出錯(cuò)。我們?cè)诮虅?wù)管理信息系統(tǒng)中專(zhuān)門(mén)開(kāi)發(fā)了中英文成績(jī)單打印模塊，學(xué)生只需要通過(guò)個(gè)人信息系統(tǒng)預(yù)約打印中文和英文成績(jī)單的份數(shù)， 就可以直接到教務(wù)處領(lǐng)取打印好的成績(jī)單。

再如，學(xué)生緩考申請(qǐng)一般都需要遞交紙質(zhì)表格，我們?cè)诮虅?wù)管理信息系統(tǒng)中增加了緩考自動(dòng)審批功能，對(duì)于因考試時(shí)間沖突以及在境外交流學(xué)習(xí)的，直接申請(qǐng)，教務(wù)管理信息系統(tǒng)會(huì)定期自動(dòng)審批，大大簡(jiǎn)化了學(xué)生的辦事流程。

適合的就是最好的

經(jīng)過(guò)10多年的設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)及不斷更新，學(xué)校的教務(wù)管理信息系統(tǒng)也逐步建設(shè)起來(lái)了，在日常教務(wù)管理工作起了較大的作用。在教務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)的過(guò)程中，曾經(jīng)有過(guò)許多困惑，也經(jīng)歷了不少挫折。

教務(wù)管理信息系統(tǒng)是否功能越多越好？一般認(rèn)為，教務(wù)信息系統(tǒng)的功能要足夠多，要能夠涵蓋所有的教務(wù)管理過(guò)程，要最大程度提高教務(wù)管理工作的效率，所以，在平臺(tái)購(gòu)置時(shí)，功能強(qiáng)大也是高校特別關(guān)注的一個(gè)方面。但總結(jié)這10多年教務(wù)管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)經(jīng)驗(yàn)，筆者們認(rèn)為：教務(wù)管理信息系統(tǒng)的功能并不是越多越好、越強(qiáng)越好，而應(yīng)該擁有以下幾個(gè)核心功能。其一，教學(xué)過(guò)程管理功能，包括：教學(xué)計(jì)劃管理、教學(xué)任務(wù)安排、排課、考試安排。其二，面向?qū)W生的服務(wù)功能：包括學(xué)籍管理（學(xué)籍異動(dòng)）、選課（包括重修、補(bǔ)修）、考試報(bào)名、成績(jī)查詢(xún)。其三，面向教師的服務(wù)功能：主要包括成績(jī)錄入。其他有關(guān)教學(xué)資料、課件上傳等均不應(yīng)該放在教務(wù)管理信息系統(tǒng)中，而應(yīng)在網(wǎng)絡(luò)課程或網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺(tái)中實(shí)現(xiàn)。

教務(wù)管理信息系統(tǒng)是校園信息化平臺(tái)中較為重要的一個(gè)子系統(tǒng)，不可避免地要與其他系統(tǒng)間進(jìn)行數(shù)據(jù)共享和信息交換。比如，新生的基本信息從招生系統(tǒng)采集而來(lái)，學(xué)生的基本學(xué)籍信息也要提供給學(xué)生管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、圖書(shū)館系統(tǒng)、醫(yī)療保健系統(tǒng)等，需要采取措施保障基本信息在各個(gè)系統(tǒng)中的一致性。

現(xiàn)有的做法是在學(xué)籍信息發(fā)生單個(gè)變更時(shí)（如學(xué)生休學(xué)、退學(xué)），采取開(kāi)具學(xué)籍變更通知單送達(dá)各部門(mén)，批量變更時(shí)（如一個(gè)年級(jí)學(xué)生轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)）發(fā)送電子文檔給相關(guān)部門(mén)，定期與其他系統(tǒng)的管理員進(jìn)行學(xué)生基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的核查。這些手段也不能保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的即時(shí)同步，因此，應(yīng)該建立全校統(tǒng)一的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中心，存放各管理系統(tǒng)使用的最基礎(chǔ)的信息如學(xué)生的學(xué)籍信息、教師的基本信息等，教務(wù)管理信息系統(tǒng)負(fù)責(zé)維護(hù)數(shù)據(jù)中心中的信息，其他系統(tǒng)從數(shù)據(jù)中心中讀取并同步到本系統(tǒng)中，這樣確保了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。

教務(wù)管理信息系統(tǒng)還應(yīng)該與上級(jí)部門(mén)的管理系統(tǒng)保持?jǐn)?shù)據(jù)上的一致，比如教育部的中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)。教務(wù)管理信息系統(tǒng)的導(dǎo)出數(shù)據(jù)要能夠直接滿(mǎn)足上級(jí)部門(mén)的數(shù)據(jù)要求，學(xué)生的關(guān)鍵學(xué)籍信息如專(zhuān)業(yè)、班級(jí)、學(xué)院、學(xué)籍狀態(tài)等與上級(jí)部門(mén)一定要保持一致。