對提高承編單位收集資料質(zhì)量的探索

趙庚新

[摘 要]承編單位所提供的本單位的相關(guān)資料，是決定志書質(zhì)量高低的基本要素，是對志書編纂的必備環(huán)節(jié)。也可以這樣說，它是志書編纂的生命線。但是，要做好資料的收集和整理，也不是件易事，要付出很多，要研究它。編輯部應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)地制訂出承編單位所提供資料的質(zhì)量要求的標(biāo)準(zhǔn)，便于資料采編人員收集資料時參照標(biāo)準(zhǔn)收集到符合要求的資料。并對資料成長編資料的方法進(jìn)行了探討。本文是在使用中感受到它的意義，感受它的價值，感受它的來之不易。從而去探索怎樣去得到理想的它。

[關(guān)鍵詞]承編單位；資料；作用；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；提高

我市的二輪修志工作從2009年開始，已經(jīng)進(jìn)入了第三個年頭了，許多承編單位都提供了本單位的相關(guān)資料。市志編輯部也已開始著手整理這些資料。筆者有幸參加了這項(xiàng)工作，在整理資料中，遇到了一些問題，自己進(jìn)行了認(rèn)真的思考，帶著這些問題，和同行進(jìn)行探討，同時也學(xué)習(xí)了《中國地方志》雜志中許多專家學(xué)者的相關(guān)論著，并經(jīng)過長時間的探索。認(rèn)為有必要將這些公布于眾。經(jīng)整理，現(xiàn)提出，愿與大家共同討論。

一、承編單位提供資料的地位和作用

承編單位所提供的本單位的相關(guān)資料，質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到志書的質(zhì)量，它是志書質(zhì)量高低的基本要素，因?yàn)樗侵緯Y料的最主要來源。志書的編輯當(dāng)然可以直接到基層，收集到第一手資料，而且編輯自己采集的資料，由于采集的目標(biāo)明確對所需要的資料的要求把握得比較好，所以它的可用率就相對高一些。但是，這不是編輯的主要任務(wù)，只有到后階段在編輯中缺少某方面的資料，而承編單位又因種種原因不能提供的情況下，才由編輯去做資料的采集工作。所以，資料的收集工作主要還是由承編單位完成。

資料是志書編纂工作中的必備環(huán)節(jié)，它起著十分重要的作用。就好象做飯，“巧婦難為無米之炊”沒有米，哪能做成飯。資料就好比米，志書好比飯。志書在編纂的整個過程，自始至終需以資料為前提，圍繞資料工作的這個中心而展開。志書的編纂工作是如此地依賴資料，可見，資料工作在志書編纂中的地位是如此之重要。

當(dāng)然，這里這兩者之間（資料和編輯）還是存在著一定的辨證關(guān)系，兩者之間關(guān)系緊密，又有區(qū)別。米與飯是有本質(zhì)的區(qū)別的，米需要經(jīng)過復(fù)雜的物理變化和化學(xué)變化才成為飯，如果米沒有經(jīng)過加水燒，就不可能成為飯。同樣，資料不經(jīng)過整理編輯就不可能成志書。

二、承編單位提供的資料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的研討

因?yàn)槌芯巻挝惶峁┑馁Y料，對志書編輯太重要了，它直接影響到志書的質(zhì)量和水平。因此，我們有必要對承編單位提供資料給出一個質(zhì)量評價標(biāo)準(zhǔn)。一則有了這樣的標(biāo)準(zhǔn)，能夠便于承編單位收集資料時對照標(biāo)準(zhǔn)，收集所需要的資料，可以少走彎路，提高資料采集的速度和資料的有效性。使所收集的資料符合編輯們在資料長編中對資料的需要，在整理中少走彎路，便于編輯工作。所以各篇的編輯，必須針對本相關(guān)內(nèi)容拿出承編單位長編資料具體的標(biāo)準(zhǔn)。讓承編單位有的放矢地以此為目標(biāo)，做好資料采編工作。

標(biāo)準(zhǔn)的制訂，可以由編輯部提出方案，再交承編單位討論，上下反復(fù)進(jìn)行幾次，成熟后由編輯部確定。這樣做有幾個好處，一是在標(biāo)準(zhǔn)的反復(fù)討論中，承編單位的資料采編人員和編輯人員都經(jīng)歷了一個標(biāo)準(zhǔn)學(xué)習(xí)的過程，熟悉過程，有利于今后的資料收集中準(zhǔn)確地掌握標(biāo)準(zhǔn)，及早走上正規(guī)道路。二是這個過程也是相應(yīng)的志書內(nèi)容大致確定的一個過程，使編輯們也能做到心中有數(shù)，使今后的編輯階段工作開展得順利些。三是由于有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，資料的收集就規(guī)范了，與將要編輯的長編資料靠得比較近了，有利于長編資料的編輯，降低了編輯部的勞動強(qiáng)度，同時也提高了進(jìn)度，保證了志書的質(zhì)量。

這里當(dāng)然要化費(fèi)很多的人力物力，也會推遲資料收集的時間，表面上影響了進(jìn)度，但“磨刀不誤砍柴工”，我們大可不必為此擔(dān)心。只會加快進(jìn)度，不會拉后腿。

標(biāo)準(zhǔn)如何定？該確定哪些內(nèi)容？這兩個問題，值得探討：

（一）完整性

對資料的要求，內(nèi)容上必須要有幾個要素：事情發(fā)生的起因、時間、地點(diǎn)、主要人物、發(fā)生過程，社會影響。使記述的事情完整，而且盡可能地具體些，應(yīng)該說，承編單位所提供的資料越詳細(xì)越好，因?yàn)槌芯巻挝坏馁Y料是志書編輯內(nèi)容的主要來源，為了全面地反映當(dāng)?shù)氐那闆r，所以在收集資料時，必須注意它的全面性。不缺項(xiàng)，不漏主要內(nèi)容。全面地、系統(tǒng)地反映當(dāng)?shù)氐娜?。編輯部在編輯過程中根據(jù)志書的長度時，再作刪減。所以承編單位提供的資料應(yīng)具有完整性。

案例1 體育局在所提供的資料中，有兩處記述了釣魚協(xié)會的成立過程，但只記述時間，沒有組織單位。編輯就誤認(rèn)為重復(fù)記述，去電話問了，因?yàn)閮商幱浭龅臅r間不一致，征求正確的時間。結(jié)果是成立過兩個釣魚協(xié)會，一個是體委組織的，另一個是老年體協(xié)組織的。因?yàn)闆]有記述清楚而造成誤會。

案例2 在科技局提供的資料中，發(fā)現(xiàn)材料中只有科協(xié)的第一屆，第二屆，第六屆代表大會的內(nèi)容，三、四、五屆材料缺少，缺少資料的完整性。編輯通知科技局補(bǔ)充科協(xié)三、四、五屆代表大會的材料。使之完整。

（二）獨(dú)立性

每一條資料必須保持相對獨(dú)立。為了清楚地記述每一件事情，承編單位在提供資料中每一件資料除了完整之外，必須是相對獨(dú)立的。例如同一時間發(fā)生了兩件以上的事情，在記述中，應(yīng)分別在每一件事情前面加上發(fā)生的時間，便于在編輯時，根據(jù)編輯需要分散記述時，沒有帶上時間，而造成誤記。

（三）真實(shí)性

對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，每一條資料，都要求有根有據(jù)。要標(biāo)明資料來源，注明依據(jù)（包括文件、契據(jù)、發(fā)票、檔案館原始憑證號）。這樣做的主要目的是以后作為備查之用，作為事件的真實(shí)性的依據(jù)。所記述的內(nèi)容必須是真實(shí)的，不應(yīng)把那些道聽途說的事件記上，做到事必有據(jù)，以保證志書的真實(shí)性。對不確切的事件，且比較重要的，也必須經(jīng)過調(diào)查考證，取得真實(shí)性的證據(jù)后，方能列入。

（四）科學(xué)性

所記述的內(nèi)容必須符合科學(xué)性。對所記述的事件力求規(guī)范，包括體例、文字、內(nèi)容，時間的先后，都要求規(guī)范。特別是過去的事例必須符合科學(xué)性，杜絕那些唯心的、迷信的、違背事物發(fā)展規(guī)律的東西。

（五）取舍性

對記述的內(nèi)容要進(jìn)行適當(dāng)?shù)臍w類，然后要有取舍地選擇重要的內(nèi)容，排除重復(fù)的、一般的內(nèi)容。當(dāng)資料收集工作基本完成后，應(yīng)有目的、有計劃地對所有資料進(jìn)行初步地取舍。確保那些特殊性的，代表性的，時代性的，體現(xiàn)當(dāng)時當(dāng)?shù)靥厣氖录宦┯洝?/p>

案例3 科技局提供的資料中，專利產(chǎn)品，獲獎產(chǎn)品，新產(chǎn)品和獲獎?wù)撐拿Q的名單羅列約占了全部篇幅的五分之一，雖然已用表格形式出現(xiàn)，但還是過多，顯然這樣的比例過高了，要刪掉一部分，而且這些產(chǎn)品的記述也不平衡，有些單位很詳細(xì)，可以說把所有的產(chǎn)品都列出，而有的單位雖然有這種對象，恰沒有列出。因?yàn)槌芯巻挝幌聦俚膯挝毁Y料員在資料積累中偏重方向不同而引起不平衡。因此，承編單位應(yīng)對下屬單位提供的資料進(jìn)行適當(dāng)?shù)娜∩?，可以從?nèi)容篇幅、重點(diǎn)、特色等方面去考慮。對或缺的內(nèi)容還須要適當(dāng)?shù)卦鲅a(bǔ)，做到所提供資料能反映本承編單位全面，徹底，完整的歷史和形狀。

（六）記述性

事件的陳述必須體現(xiàn)記述的特性，志書的最大特點(diǎn)是記述，所以在收集資料的過程中，必須以記述方式積累資料，盡可能的原汁原味，少作評論，不加觀點(diǎn)，不要把記錄者本人的思想色彩滲透到資料里。客觀地反映事物的本來面貌，主要用平鋪直敘方法。

案例4 科技局提供以下資料“至2008年，市政府已公布五屆科技標(biāo)兵，共51人。為促進(jìn)“科教興市”戰(zhàn)略的實(shí)施，健全和完善科技進(jìn)步激勵機(jī)制，表彰在科技進(jìn)步中取得顯著成績的優(yōu)秀人才，鼓勵、調(diào)動科技人員的積極性和創(chuàng)造性，更好地為兩個文明建設(shè)服務(wù)，市委、市政府決定在全市范圍內(nèi)開展東陽市首屆科技標(biāo)兵評選。根據(jù)市委辦《關(guān)于開展東陽市科技工作標(biāo)兵評選工作的通知》所規(guī)定的評選對象、條件和方法，由主管部門推薦，市科技進(jìn)步領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室初審、篩選，經(jīng)市科技進(jìn)步領(lǐng)導(dǎo)小組成員投票，每年評出10人為市科技標(biāo)兵。市政府發(fā)文公布，并頒發(fā)證書及獎金。【東陽年鑒1999年科技135頁】”筆者以為這段材料中與記述性好象不符。

（七）特色性

志書主要是全方位地反映當(dāng)?shù)氐倪^去和現(xiàn)在的民俗、民風(fēng)、民生，記述當(dāng)?shù)氐闹饕匀?，?jīng)濟(jì)，文化，社會的發(fā)生、發(fā)展和漸變的過程。因此，所收集的資料也必須反映當(dāng)?shù)氐倪@些發(fā)生、發(fā)展和漸變的過程特色，要盡可能地把本地最主要的特點(diǎn)從資料中體現(xiàn)出來。

案例5 在科技局提供的資料中沒有以下資料，初中在校生中招收“農(nóng)函大學(xué)員”。就是與教育部門聯(lián)合，在快畢業(yè)的初中學(xué)生中招收學(xué)員，抽晚上時間專門培訓(xùn)一定課時完成規(guī)定內(nèi)容，發(fā)給結(jié)業(yè)證書。學(xué)生畢業(yè)后可以馬上就業(yè)（象農(nóng)村缺少的電工等專業(yè)）。這是東陽在科技方面很有特色的事情。這種事情就一定要記述清楚，如時間、參加的學(xué)校、學(xué)生數(shù)、效果、后續(xù)影響等。這就是反映本地特色的內(nèi)容。

（八）歷史性

志書所反映的是有史以來所有的人和事。所以不僅是當(dāng)代的事件要記，還要記述當(dāng)?shù)赜杏涊d以來，甚至沒有記載但是有歷史的還要追記。所以在記述中應(yīng)注意它的歷史性，對于許多歷史上的事件，要尊重歷史，更不能用現(xiàn)在的觀點(diǎn)去臆測歷史，也無須評價歷史。

（九）客觀性

客觀地記述，是承編單位收集資料的又一重要方面。不能歪曲事實(shí)，也不能隨意擴(kuò)大，或者添油加醋，隨意潤色。也不能隨意縮小，不能文學(xué)化，文字上要簡潔明了，要“有話則長，無話則短”不拖泥帶水。

（十）階段性

承編單位的資料，還必須注意時間性，因?yàn)橹緯帉懙倪^程，有一個階段性，時間性要求，階段性強(qiáng)，志書的編輯有明確的階段，而且承編單位又多，因此“木桶原理”反映明顯，各單位都按要求在規(guī)定時間內(nèi)完成，就能使志書的編纂工作，順利、按時完成。

根據(jù)以上各個方面確定標(biāo)準(zhǔn)，就能保證資料按時、按質(zhì)、按量，從而保證志書編纂的基礎(chǔ)工作順利進(jìn)行。

三、對整理承編單位提供的資料的過程探索

編輯部在收到承編單位的資稿（電子稿）后，即可著手對資稿的整理。可以按以下步驟進(jìn)行：一查，二補(bǔ)，三分，四定。

一查：編輯首先應(yīng)該認(rèn)真通讀資料。1.對資料中的字詞句，標(biāo)點(diǎn)符號，逐一審查。并糾正其錯別字，使其語句通順、通暢、通俗。標(biāo)點(diǎn)符號的使用是否正確。修改之處采用紅色，以示與原稿的區(qū)別。2.了解資料的大體情況，作到心中有數(shù)，確定和判斷資料的質(zhì)量情況。

二補(bǔ)：對資料中尚未注明的文稿來源，能夠補(bǔ)上的應(yīng)盡可能地補(bǔ)上。編輯可以通過查一輪志書和年鑒，以及專業(yè)志。再如果查不到就應(yīng)該通知承編單位，通過調(diào)查核實(shí)補(bǔ)上。

三分：編輯根據(jù)已擬定的篇目中的章節(jié)為“抽屜”，把資料全部分到各相應(yīng)“抽屜”中，當(dāng)全部分完后，這時，空著的“抽屜”，就說明沒有這部分的相關(guān)內(nèi)容。這樣就能非常明確地顯示出還缺少的內(nèi)容。完成這個過程，可以獲得以下“好處”。1.查出了缺少的內(nèi)容?？梢宰尦芯巻挝槐M快地補(bǔ)上相應(yīng)的內(nèi)容。2.把承編單位的資料象梳頭發(fā)一樣梳了一遍，使承編單位的資料按照編輯部擬定的篇目整理好，為編輯部的資料長編作好準(zhǔn)備。

四定：當(dāng)需要補(bǔ)充的材料補(bǔ)充完成后，編輯必須再仔細(xì)對資料通讀一遍，如仍然發(fā)現(xiàn)有問題的，要再修改，直到?jīng)]有問題為止。編輯部第一次編輯工作就完成定稿任務(wù)。

四、當(dāng)前承編單位提供的資料普遍存在的問題

（一）資料質(zhì)量的好與壞，關(guān)鍵是收集資料的人。而人是靠單位領(lǐng)導(dǎo)重視后調(diào)劑出來的。當(dāng)前各承編單位的領(lǐng)導(dǎo)對志書的編纂工作重視程度，差距比較大，許多單位領(lǐng)導(dǎo)都比較重視，相關(guān)人員及時到位，也出臺了一些相應(yīng)措施，使資料的收集和整理工作，順利開展起來，并也已取得很好的效果。但部分承編單位，由于領(lǐng)導(dǎo)重視不夠和一些具體原因，資料的收集和整理工作遲遲沒有開展，有的雖然已經(jīng)行動起來，但斷斷續(xù)續(xù)，至今也拿不出象樣的資料來。從“木桶效應(yīng)”的觀點(diǎn)講，是拖了整個志書編寫的后腿。另外，有些單位，認(rèn)為交了資料就萬事大吉了，認(rèn)為資料收集整理工作結(jié)束了，臨時抽調(diào)的相關(guān)人員也回原單位了。編輯部再找人，補(bǔ)充資料也找不到人了。

（二）由于承編單位的資料收集整理人員的臨時性，人員流動性比較大，所以雖然已經(jīng)培訓(xùn)了，但原來經(jīng)過培訓(xùn)的人員又走了，新來的又沒經(jīng)歷培訓(xùn)在工作。因此，人員水平參差不齊，也嚴(yán)重影響了資料的質(zhì)量。

（三）當(dāng)前資料存在的薄弱環(huán)節(jié)主要是：1.中華人民共和國成立之前的資料嚴(yán)重不足，僅僅靠首輪志書中的資料，新補(bǔ)充的很少，許多事情沒有達(dá)到“有史以來”的程度。重要的是連近代的資料也很少；2.中華人民共和國成立之后的資料存在缺漏較多情況，因此資料的系統(tǒng)性差，“缺胳膊少腿”的現(xiàn)象普遍存在；3.對資料缺少提煉加工，研究資料的完整性差；4.大量的資料來自年鑒和首輪志書，而通過調(diào)查研究得來的第一手資料少；5.一般性資料多，典型資料少而具有特色性資料更少；6.反映靜態(tài)資料多，而反映動態(tài)資料少；7.反映組織和領(lǐng)導(dǎo)的事多，反映平民百姓的人和事少；8.反映成績的資料多，而反映存在問題資料少，反映當(dāng)前存在問題的極少；9.記事的多，而記人的少；10.記微觀的多，而記宏觀的少。

五、如何提高承編單位資料的質(zhì)量

（一）編寫人員的態(tài)度和水平是第一位的。承編單位在選擇編寫人員時，除了考慮人員的語文水平外，還有重要的一個因素就是工作態(tài)度是很重要的。要選擇具有對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度的人員，還應(yīng)具備謙虛勤學(xué)的態(tài)度。我們接觸過的許多單位的相關(guān)人員很勤奮，很虛心，經(jīng)常跑編輯部咨詢。一般初接觸這項(xiàng)工作的人，都得需要了解這項(xiàng)工作的主要技術(shù)要領(lǐng)，并且熟悉本行業(yè)情況，才能少走彎路。對本項(xiàng)工作要注重研究，只有不斷探索其實(shí)質(zhì)，鉆研本單位的基本狀況、歷史發(fā)端、起伏變化、重大轉(zhuǎn)折、作用影響、特點(diǎn)地位等方面的資料特點(diǎn)，才能寫出符合本單位實(shí)際的好資料。編寫人員必須通過鑒別思考，形成對要記述事物的科學(xué)認(rèn)識和正確判斷，然后按照編輯部提供的篇目規(guī)定的要求，形成初步資料稿。

（二）編寫人員還得研究本單位，除了現(xiàn)有的現(xiàn)成的資料外，還有哪些內(nèi)容沒有反映出來。這個過程不能光坐在辦公室里，應(yīng)廣泛誅證求本單位廣大干部群眾的意見，要把已形成的稿件公布于眾，使大家明確已經(jīng)記述的有哪些內(nèi)容，哪些還記述不完整，哪些還漏掉未記。使廣大干部群眾心中先有底。然后發(fā)動大家提供資料或線索。特別要動員離退休老干部、老職工和曾經(jīng)在本單位工作過現(xiàn)已調(diào)離本單位的人士，可以用請進(jìn)來，走出去的辦法。進(jìn)行調(diào)查研究。取得第一手寶貴資料。單位應(yīng)鼓勵編寫人員利用請進(jìn)來，走出去的辦法完成采編第一手寶貴資料。并用適當(dāng)?shù)莫剟畲胧┻M(jìn)行激勵。使第一手寶貴資料在整個資料中所占的比例有明顯的提高，從而也提高了本單位的資料質(zhì)量。

（三）對于已經(jīng)取得的資料，還是處于原始狀態(tài)，這樣寫出來的資料還不可以作為承編單位初步的長編資料稿。因?yàn)檫€得對各條資料找到出處，并逐一核實(shí)其正確性（包括時間、地點(diǎn)、出于其它資料的應(yīng)注上書名和頁碼，出版社、出版時間、主編等。盡可能詳細(xì)些）。對于已存在的出處也要仔細(xì)審查，一一核實(shí)。

（四）在按編輯部的提供篇目整理歸類后，發(fā)現(xiàn)仍缺少的那部分資料，還得組織人員著力補(bǔ)上，絕不能掉以輕心。因?yàn)檫@方面很有可能是本單位資料采集的薄弱環(huán)節(jié)，要采集完整的資料肯定存在較大的困難，所以首先要有心理、思想準(zhǔn)備，要動員大家，發(fā)揮集體力量，深入仔細(xì)開展調(diào)查研究，可以用“擴(kuò)大范圍搜索法”。把工夫做到家，就一定能把這最后的堡壘攻克。

（五）對于在整理中被刪除的資料，也不要輕易的象垃圾一樣隨便丟掉，除非是廢品，或者存在嚴(yán)重錯誤的資料，也得慎重處理。也可以整理歸檔，以備日后或者有可用之處。

（六）對于已取得的資料要采取適當(dāng)?shù)谋Ｗo(hù)措施。首先電子稿要用專用的硬盤保存好，其他書面資料也要裝訂成冊，形成檔案，送檔案室永久性保存，特別是那些第一手獲取的原始資料。一定得保存好，必要時應(yīng)送檔案館，妥然處理后永久保存。這是后話，但必須事前說清楚，因?yàn)檫@是以后無法補(bǔ)救的。

承編單位提供的資料，事關(guān)志書編輯質(zhì)量的關(guān)鍵，是關(guān)系到志書出版的成敗的首個戰(zhàn)役。各級領(lǐng)導(dǎo)，志書編輯部務(wù)必重視。千萬不要認(rèn)為這是下面承編單位的事情，特別是編輯部，不能守株待兔，坐賞其成。要加強(qiáng)與承編單位的聯(lián)系工作，特別是走出去與承編單位的編寫人員直接聯(lián)系，共同探討資料的收集整理工作。把承編單位的資料收集工作做到基層單位去。以提高承編單位的資料編寫質(zhì)量，這樣，也可以節(jié)省編輯人員的大量的無效勞動。從而做到既提高質(zhì)量加快編輯進(jìn)度，同時又節(jié)省時間和精力的雙豐收。這是大家的愿望所在吧。

以上為筆者在整理承編單位的資料過程中所收獲到的一些啟發(fā)和感想，對照志書編輯的專家的理論，寫下的拙作。目的是拋磚引玉，引起大家的反思。

參考資料：

（1）資料工作在地方志事業(yè)中的地位和作用《中國地方志》雜志2010年第9期劉秋增

（2）科學(xué)技術(shù)，2011年由衛(wèi)生，體育資料。由科技局，衛(wèi)生局，體育局提供。