人事檔案的開(kāi)發(fā)與利用小議

樂(lè)景芳

[摘 要]本文作者從一名基層人事檔案管理員的角度，結(jié)合實(shí)際工作體會(huì)，對(duì)我國(guó)人事檔案的管理現(xiàn)狀及其存在問(wèn)題做了闡述，從客觀的角度提出人事檔案開(kāi)發(fā)利用的策略，希望能與讀者產(chǎn)生共鳴，呼吁社會(huì)對(duì)人事檔案的重視，共同為人事檔案的開(kāi)發(fā)利用出謀獻(xiàn)策，使人事檔案的重要作用能得以充分發(fā)揮。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；管理現(xiàn)狀；開(kāi)發(fā)利用；探討

在單位從事人事檔案工作多年，前一段時(shí)間因?yàn)榭h里開(kāi)展全面的干部人事檔案整理工作，在收集報(bào)送的過(guò)程中，筆者對(duì)人事檔案管理工作有了更深入的了解。尤其是今年來(lái)準(zhǔn)備實(shí)行的社會(huì)養(yǎng)老保障機(jī)制的一項(xiàng)新舉措——未參保高齡職工老年生活保障金發(fā)放工作，更是在全縣掀起了一股查找人事檔案的熱潮，使筆者更加深刻地感受到我國(guó)人事檔案工作存在的欠缺和不足。

一、人事檔案的特點(diǎn)及其重要性

人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，并經(jīng)組織審查或認(rèn)可的記錄個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等情況的文件材料的組合體，起著憑證、依據(jù)和參考的作用。是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，提供個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載個(gè)人人生軌跡的重要材料。

1.人事檔案的特點(diǎn)。人事檔案除具有一般檔案的特征外，還具有全面性、現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、流動(dòng)性、機(jī)密性等特質(zhì)。全面性它是個(gè)人信息的儲(chǔ)存庫(kù)，概括地反映個(gè)人全貌?，F(xiàn)實(shí)性具有直接為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)的特性是它區(qū)別于其他檔案的重要標(biāo)志。真實(shí)性是人事檔案現(xiàn)實(shí)性的基礎(chǔ)和前提。動(dòng)態(tài)性它的內(nèi)容不是一成不變的，而是隨著個(gè)人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。流動(dòng)性人事檔案的管理應(yīng)與人事管理相統(tǒng)一，必須堅(jiān)持“檔隨人走”。機(jī)密性人事檔案的內(nèi)容涉及個(gè)人隱私，有的從側(cè)面反映了一些重大歷史事件，屬于黨和國(guó)家的機(jī)密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會(huì)無(wú)條件地提供服務(wù)。

2.人事檔案的重要性。人事檔案是社會(huì)公共信息非常重要的一個(gè)組成部分，從人力資源開(kāi)發(fā)、管理的角度來(lái)看，它是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，可以為個(gè)人求職、單位求才提供大量豐富、動(dòng)態(tài)、真實(shí)有效的原始資料和數(shù)據(jù)。不論從社會(huì)發(fā)展需求、個(gè)人發(fā)展需要來(lái)說(shuō)，人事檔案的重要作用都是不可小視的，是知人善任、選賢舉能的重要工具，是人力資源管理與開(kāi)發(fā)、使用的重要依據(jù)。尤其是當(dāng)今社會(huì)人才的流動(dòng)性很大，給人才的管理帶來(lái)了很多不確定因素，人事檔案的作用就更加突顯。需要有專門(mén)的檔案管理部門(mén)，現(xiàn)代化的管理手段，高效的管理模式，以滿足人才管理的需要。另外，隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，也使信用制度的重要性日益突顯，個(gè)人征信材料也需要管理個(gè)人檔案部門(mén)出具權(quán)威證明。

二、人事檔案管理現(xiàn)狀

人事檔案制度自20世紀(jì)50年代產(chǎn)生以來(lái)，作為一項(xiàng)常規(guī)性的公共管理工具，在中國(guó)的信用建設(shè)、干部管理、國(guó)家安全、福利分配等方面起到了積極的作用。但隨著改革開(kāi)放的進(jìn)程加快和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的縱深推進(jìn)，傳統(tǒng)人事檔案制度的各種弊端也顯露無(wú)遺。“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人檔脫節(jié)”、“檔案克隆”等現(xiàn)象日益增多，由于“人事體制結(jié)構(gòu)”所形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、“身份阻隔”等負(fù)功能愈加顯現(xiàn)，在一些人的心目中人事檔案甚至已經(jīng)淪為“雞肋”——食之無(wú)味卻棄之可惜。

1.管理手段落后，質(zhì)量不高。一是內(nèi)容上，立卷不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不高。存在材料內(nèi)容填寫(xiě)前后不一、用紙規(guī)格不一、歸類不準(zhǔn)確、材料短缺等問(wèn)題；缺少反映個(gè)人工作能力、技術(shù)特長(zhǎng)等方面的內(nèi)容；有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，如一些鑒定、考核和評(píng)價(jià)材料大多是套話，給人“千篇一律”的感覺(jué)，不能準(zhǔn)確反映每個(gè)人的真實(shí)情況。二是使用上，技術(shù)手段滯后，運(yùn)行效率較低。存在發(fā)展不平衡問(wèn)題，相當(dāng)一部分地方，尤其是縣級(jí)地，仍主要靠手工操作，效率低，與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)；有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒(méi)有充分挖掘和發(fā)揮，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒(méi)有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用。三是現(xiàn)實(shí)中，管理比較混亂，虛假現(xiàn)象盛行。由于沒(méi)有專門(mén)的人事檔案統(tǒng)一管理部門(mén)，給人事檔案收集的全面性帶來(lái)很大的阻礙。加上由于個(gè)人信用體系的缺位，也給虛假現(xiàn)象制造了“溫床”。

2.作用無(wú)法發(fā)揮，利用率低。由于歷史原因，傳統(tǒng)人事檔案主要收集的是個(gè)人的政治歷史材料、家庭出身及社會(huì)關(guān)系等材料，工作中常常只是被用來(lái)了解人員的基本情況，知人善用、選賢舉能的作用并未發(fā)揮出來(lái)。且利用方式單一，使用率低，只有需要者找上門(mén)來(lái)才提供利用，被動(dòng)服務(wù)情況比較普遍。在實(shí)際工作中，人事檔案也常常是“說(shuō)起來(lái)重要，排起來(lái)次要，用起來(lái)需要，忙起來(lái)忘掉”。

3.人事檔案機(jī)密性與知情權(quán)有待協(xié)調(diào)。人事檔案具有機(jī)密性，它屬于黨和國(guó)家的機(jī)密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會(huì)無(wú)條件地提供服務(wù)。這一特點(diǎn)使得檔案在開(kāi)發(fā)利用上也受到很大的限制，個(gè)人對(duì)自己人事檔案的知情權(quán)幾乎為零，這在一定程度上存在公開(kāi)、公平、公正的欠缺。筆者始終認(rèn)為一個(gè)人應(yīng)該對(duì)記錄自己個(gè)人信息的儲(chǔ)存庫(kù)的人事檔案有相應(yīng)的知情權(quán)和申訴權(quán)。尤其是人事檔案在形成過(guò)程中不可避免的也會(huì)受到一些人為因素的影響，這使得一些有關(guān)個(gè)人鑒定等方面的材料有可能發(fā)生偏頗，作為當(dāng)事人，完全有理由要求相應(yīng)的知情權(quán)的權(quán)利。這就要求我們應(yīng)有效協(xié)調(diào)這一矛盾，使得人事檔案一方面得以科學(xué)合理利用，一方面又不破壞其具有法律效用的嚴(yán)肅性。

三、人事檔案的開(kāi)發(fā)與利用探討

隨著社會(huì)的發(fā)展，要促進(jìn)人才的合理流動(dòng)，必須改變傳統(tǒng)人事檔案制度，探索建立科學(xué)的社會(huì)化的人才檔案公共管理服務(wù)系統(tǒng)。

（一）應(yīng)健全管理機(jī)構(gòu)，規(guī)范行業(yè)的發(fā)展

要從解決好民生問(wèn)題的高度，以“以人為本”和“以民為本”來(lái)進(jìn)行人事檔案管理制度的合理改革，使人事檔案成為一個(gè)透明、適度開(kāi)放的個(gè)人社會(huì)公信平臺(tái)，充分保障人事檔案當(dāng)事人的合法權(quán)利。建議實(shí)行分類管理。國(guó)家公務(wù)員的檔案由組織人事部門(mén)按管理權(quán)限建立并管理；其余人員的檔案，則打破身份、學(xué)歷、職稱、行業(yè)、地域等各種限制，由政府人事部門(mén)所屬人才交流機(jī)構(gòu)建立并統(tǒng)一管理?；蛘呖梢钥紤]設(shè)置一個(gè)專門(mén)的管理機(jī)構(gòu)，它既具有一定的行政職能，能夠向有關(guān)部門(mén)，包括學(xué)校、社區(qū)、單位等收集材料，能有權(quán)以有償?shù)姆绞较蛳嚓P(guān)部門(mén)進(jìn)行購(gòu)買(mǎi)；又是一個(gè)能夠?qū)ν忾_(kāi)放的服務(wù)機(jī)構(gòu)，具有法律賦予的特權(quán)，是做為個(gè)人信息驗(yàn)證的權(quán)力機(jī)構(gòu)和提供系統(tǒng)的人才資源信息服務(wù)的權(quán)威部門(mén)，有權(quán)向社會(huì)，包括銀行、用人單位等提供相應(yīng)有償?shù)淖稍兎?wù)，以通過(guò)這樣的一個(gè)形式促進(jìn)良性循環(huán)。同時(shí)，為促進(jìn)人事檔案發(fā)展的規(guī)范化、法制化，人事檔案管理機(jī)構(gòu)還應(yīng)實(shí)行許可證并年檢制度，有規(guī)范的硬件、軟件標(biāo)準(zhǔn)，并加強(qiáng)執(zhí)法檢查；檔案管理人員也要進(jìn)行培訓(xùn)并實(shí)行資格證制度，定期考試更新知識(shí)；有統(tǒng)一的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

（二）應(yīng)提升管理水平，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，是人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，是我國(guó)整個(gè)社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個(gè)具體組成部分，也是適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。首先，材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進(jìn)檔材料的質(zhì)量，應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，并從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精煉，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。其次，進(jìn)一步提高檔案管理的信息化水平。建議采取英文字母的順序號(hào)進(jìn)行編排代替姓氏檢索查閱方法，便于記憶，還可提高速度。同時(shí)，利用現(xiàn)代技術(shù)將實(shí)物資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。

（三）應(yīng)適應(yīng)社會(huì)需求，探索新的服務(wù)模式。

最近，有些地方的人才市場(chǎng)上開(kāi)始逐漸推出一種“人才業(yè)績(jī)檔案”，內(nèi)容包括學(xué)歷、職業(yè)及個(gè)人信譽(yù)檔案，其中學(xué)歷檔案包括應(yīng)屆畢業(yè)生的在校表現(xiàn)及社會(huì)實(shí)踐誠(chéng)信調(diào)查、在大學(xué)期間的學(xué)習(xí)狀況、參加社團(tuán)活動(dòng)情況、任何職務(wù)、社會(huì)實(shí)踐情況及獎(jiǎng)懲情況等。個(gè)人在人才市場(chǎng)建立業(yè)績(jī)檔案后，人才市場(chǎng)將為其免費(fèi)終身保管。無(wú)論今后在任何地點(diǎn)和單位工作，均可以根據(jù)自己的需要及時(shí)、準(zhǔn)確地添加人才業(yè)績(jī)檔案信息資料。具有獨(dú)立法人資格的各類企事業(yè)單位，也可委托人才市場(chǎng)為其員工建立人才業(yè)績(jī)檔案，以全面反映和動(dòng)態(tài)記錄人才業(yè)績(jī)和技能，并做出正確評(píng)價(jià)。用人單位聘用員工時(shí)，可以向人才市場(chǎng)提請(qǐng)對(duì)應(yīng)聘人才進(jìn)行個(gè)人誠(chéng)信認(rèn)證和提交“個(gè)人業(yè)績(jī)誠(chéng)信報(bào)告”。誠(chéng)信報(bào)告使用國(guó)內(nèi)最為先進(jìn)的印鈔專用防偽技術(shù)，而且用紙具有拒感光性，根本不能拍照，甚至復(fù)印出來(lái)的只是一張白紙，想要偽造，目前幾乎不可能，缺乏誠(chéng)信的“人才”也因此無(wú)所遁形。

這一探索模式很值得借鑒，它不僅改變了以往的人事檔案資料的收集模式和內(nèi)容，在很大程度上彌補(bǔ)傳統(tǒng)人事檔案在人才業(yè)績(jī)信息上的不足，而且在功能上也有了極大的變化，使檔案管理由封閉走向開(kāi)放，為促進(jìn)人才合理流動(dòng)配置，加強(qiáng)員工管理發(fā)揮了很大作用。但是，完善的服務(wù)模式除能提供個(gè)體服務(wù)外，還應(yīng)能提供完善的信息系統(tǒng)服務(wù)。它應(yīng)該具備信息化時(shí)代的特質(zhì)，建立覆蓋全地區(qū)、全省，仍至全國(guó)的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，才有可能提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。如何將這些新的改進(jìn)技術(shù)與傳統(tǒng)管理方式完美結(jié)合，以形成完善的服務(wù)模式，值得進(jìn)一步深入研究和探討。

人事檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的工程，只有與時(shí)俱進(jìn)，注重檔案的服務(wù)性，才能提高檔案的利用價(jià)值，人事檔案管理制度的改革、信用業(yè)績(jī)檔案的建立必將使人事檔案煥發(fā)新的生機(jī)與活力，必將使社會(huì)生活中的諸多問(wèn)題迎刃而解，必將為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

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