實現(xiàn)人事檔案信息管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡化

奚亞娟

[摘 要]隨著紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理，真正告別了以往只能到閱檔室翻閱紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)方式，為干部管理、教育培訓、黨員發(fā)展、工資改革、職稱評審、提供準確的依據(jù)，提高了工作質(zhì)量和效率，減輕了檔案人員的工作量，保護了檔案原件。

[關鍵詞]人事檔案；信息管理；數(shù)字化；網(wǎng)絡化

人事檔案是指記述和反映職工個人經(jīng)歷、德能勤績、工作表現(xiàn)，及其他各種形式的歷史記錄。它歷史地、全面地記載著職工的綜合信息，是各級組織考察、了解和正確選拔、使用人才的重要依據(jù)。隨著我國人事制度的不斷深入，人事檔案作為個人和社會實踐的載體，利用率不斷提高，但是，目前大多數(shù)單位人事仍以手工方式管理為主，這種方式已不適應當今數(shù)字化時代的需要，人事檔案數(shù)字化建設宜迫在眉睫。

一、人事檔案化建設的必要性

首先，人事檔案數(shù)字化是適應數(shù)字化建設的客觀需要，數(shù)字化是以網(wǎng)絡為基礎，利用先進的信息化手段和工具——計算機技術、網(wǎng)絡技術、通訊技術，有關的所有信息資源進行全面數(shù)字化；并用科學規(guī)范的管理對這些信息資源緊張整合和集成，以構成統(tǒng)一的用戶管理、統(tǒng)一的資源管理和統(tǒng)一的權限控制；最終實現(xiàn)全面的信息化。從而達到提高管理水平和效率的目的。高質(zhì)量的數(shù)字化干部人事檔案建設，可以為科學的管理提供有力的支撐。其次，對于組織人事部門整合人才資源、改進工作方式、提高工作水平有著重要意義。是實現(xiàn)了手工檢索到電腦檢索的轉(zhuǎn)變，提高了工作效率。閱檔人員登錄局域網(wǎng)，點擊電子檔案目錄就可以準確找到所要查閱的檔案材料，省去了逐卷逐頁查找的時間。同時實現(xiàn)了從翻閱紙質(zhì)檔案的查閱電子檔案的轉(zhuǎn)變，有利于紙質(zhì)檔案的保護，電子檔案建立后，減少了紙質(zhì)檔案翻閱次數(shù)，延長了使用壽命。最后，國外人事檔案的數(shù)字化給我的借鑒?，F(xiàn)在很多國家實現(xiàn)了人事檔案的現(xiàn)代化、數(shù)字化管理。

二、建立人事檔案科學管理業(yè)務系統(tǒng)

1.建立人事檔案工作管理系統(tǒng)。我們可根據(jù)所管理檔案的情況、采用科學的分類與編號方法，建立人事檔案管理信息庫，實現(xiàn)編號、查找和批閱的計算機管理，并相應的查詢通知單等，以減少檔案工作人員的手工操作。

2.建立工資管理系統(tǒng)。工資變動涉及的面廣，調(diào)資時依據(jù)的條件較多，如：任職文件、立功受獎、享受待遇文件資格證、正常升檔表格等，我們可以編寫通用工資管理系統(tǒng)，實現(xiàn)工資管理自動化，調(diào)資時只要我們輸入待定的條件，便可迅速地查詢出符合調(diào)資條件的人員，并逐個地計算出每個人的工資，并且自動作一些數(shù)字處理，如工齡工資隨年份自動正常升檔，效益補貼等自動增加等。

3.建立組織工作管理系統(tǒng)。利用此系統(tǒng)可掌握本系統(tǒng)、本單位內(nèi)黨員和黨組的整體情況，包括黨員的教育培訓，黨組織的建設、機構設置等，黨費管理方面可打印出統(tǒng)計報表、黨費清單和黨費收繳單等。

4.建立人才交流信息系統(tǒng)。建立本系統(tǒng)、本單位人才信息庫，用以掌握本系統(tǒng)、本單位內(nèi)各類人才的供給需求情況，及時按要求向外提供人才和從外部引證所需人才等。

5.建立人員考察報告綜合系統(tǒng)。一名員工的表現(xiàn)如何，主要是從他的德、能、勤、績、廉等方面加以考察，并劃分為若干個具體內(nèi)容，并將具體內(nèi)容分解成秘度不同的各種類型，針對具休內(nèi)容的各個方面標以代碼，只要提供準確的代碼，計算機便可自動生成符合條件的資料，供干部人事部門的參考。

6.建立為領導提供計劃性檔案信息。人事檔案工作人員要有超前意識，提供檔案信息要站在領導的角度和高度來觀察問題、分析問題，根據(jù)領導工作實際、現(xiàn)有人才資源信息，拿出相應的措施，有計劃、有步驟地挖掘人才，使人才得到充分的利用。

7.建立工作文檔管理系統(tǒng)。在日常人事工作中可以根據(jù)一定的分類標準，建立一個文件管理系統(tǒng)，包括文稿的產(chǎn)生時間、主要內(nèi)容、保管期限等、需要時能快速地按要求提供不同時期、不同內(nèi)容的文件資料。

三、建立人事檔案網(wǎng)絡的對策

人力資源信息是一個國家、地區(qū)、行業(yè)經(jīng)濟高速發(fā)展的必要前提，是社會進步的必要條件。針對我國人事檔案網(wǎng)絡滯后，計算機管理人事檔案不成熟，缺乏一支既熟悉人事檔案工作又精通計算機業(yè)務的專業(yè)隊伍，人事檔案部門網(wǎng)絡意識淡漠的現(xiàn)狀，應采取如下對策：

1.立足國情，從實際出發(fā)。作為信息社會的主要工具，計算機必須普及到每一個人事部門，更廣泛具體地使用于人事信息管理與利用工作，取代大量重復性的手工操作?，F(xiàn)代人力資源信息網(wǎng)絡的建設需要大量投資，人事檔案信息高速公路“在我國還不具備開通的條件”。網(wǎng)絡建設要從實際出發(fā)，因地制宜，循序漸進，做到逐步擴大，逐步完善。

2.搞好建設，抓基礎工作。人事檔案整理、檔號編制的規(guī)范化、人事檔案數(shù)據(jù)庫的建立，都是建網(wǎng)的條件。準備工作做得充分、細致、精湛，信息網(wǎng)的建設才能搞好。

3.必須實現(xiàn)人事檔案標準化。在標準化方面要有各種嚴格的技術標準，要求做到各種數(shù)據(jù)庫的設計一致或兼容，同時要求人事檔案整理的標準化、著錄的標準化、分類的標準化和檔號編制的規(guī)范化。

4.搞好數(shù)據(jù)庫的建設，實現(xiàn)網(wǎng)絡化。數(shù)據(jù)在人事檔案業(yè)務建設中是一項最費時、費工的工作。數(shù)據(jù)庫的建立從一開始就要標準化。目前必須依照檔案著錄表、檔案分類法、檔案標引等標準來做。

5.加強隊伍建設?，F(xiàn)代人力資源信息網(wǎng)的建設需要有高素質(zhì)、懂技術的人才來做，除檔案學、計算機知識外，最起碼應該懂得一些信息利用知識和信息經(jīng)濟學知識.不然的話，就會因為從業(yè)人員的素質(zhì)不高而影響人事檔案資源的有效利用。

隨著計算機技術的不斷進步，計算機在人事信息管理中的應用也將不斷發(fā)展、提高，它將越來越多地代替人工在人事信息管理中的工作，形成良好的發(fā)展趨勢。

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