學(xué)校檔案保管的物質(zhì)條件及要求

劉忠春

[摘 要]開展學(xué)校檔案的保管工作，必須有一定的物質(zhì)條件作保證，檔案保管工作基本的物質(zhì)條件主要有檔案庫房、檔案裝具和檔案的包裝材料。

[關(guān)鍵詞]學(xué)校檔案保管；物質(zhì)條件；要求

學(xué)校檔案保管的物質(zhì)條件是指符合要求的檔案庫房建筑和一定的設(shè)備，這是保護檔案的二個基本條件。

一、學(xué)校檔案庫房的管理

檔案庫房是保護檔案的最基本的物質(zhì)條件，庫房管理是檔案保管工作的主要內(nèi)容，只有做好經(jīng)常性的庫房管理工作，才能為整個檔案工作的進行創(chuàng)造必要的條件。

（一）檔案庫房的建設(shè)標準

檔案庫房是保護檔案最基本的物質(zhì)條件，庫房建筑的好壞將直接影響到檔案的保護條件和庫房管理措施的效果。庫房建筑是檔案管理中長期起作用的因素，因為庫房改動比較困難，而且會造成很大浪費。因此，只有搞好檔案庫房建設(shè)和庫房管理，才能有效地保護好檔案。

學(xué)校檔案庫房的建設(shè)，同全國其他行業(yè)檔案庫房建筑一樣應(yīng)遵循“適用”、“經(jīng)濟”、“美觀”的原則。檔案庫房是一種特殊性建筑，有別于民用建筑和辦公用房。它是保存檔案的主要場所，檔案的長期有效性和其價值的原始性，對庫房建筑提出了比較嚴格的要求。防熱、防潮、防光、防塵等均有比較具體的要求。因此，新建庫房要按照《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》進行設(shè)計。

所謂“適用”就是新建庫房要符合維護檔案的安全，延長檔案的壽命，便于檔案的管理等要求。最大限度地排除和減少各種不利因素對檔案的破壞作用。

所謂“經(jīng)濟”，就是要講究經(jīng)濟效益，注意使用價值，精心設(shè)計，精心施工，力求節(jié)省開支，在基本適用的前提下，兼顧學(xué)校的經(jīng)濟能力和技術(shù)發(fā)展水平，不要不切實際的追求高標準。只能在力所能及的情況下盡量好一些。

所謂“美觀”，就是外觀造型要新穎、別致，體現(xiàn)民族風(fēng)格和學(xué)校的總體規(guī)劃，協(xié)調(diào)一致，有利于校園的美化。但是必須以適用和經(jīng)濟前提，否則，庫房外表再美也不能取得好的效果。

選址時要注意：（1）遠離存放易燃、易爆等危險品存放地點，不設(shè)在有污染，有污染氣體發(fā)源地的下風(fēng)方向，要避開高壓輸電線路；（2）地勢較高、場地干燥，排水暢通，空氣流通，環(huán)境安全；（3）館區(qū)與生活區(qū)等建筑應(yīng)分別布置，避免相互干擾；（4）館區(qū)內(nèi)道路應(yīng)便于檔案搬運，并符合消防要求；（5）總平面布置應(yīng)有適當綠化用地。

不設(shè)檔案館的高等學(xué)校和中小學(xué)，新建檔案庫房都有一定困難，可將普通的建筑改造為檔案庫房。但須注意以下幾點：一是改善環(huán)境，調(diào)整出入路線；二是改造地面，防止潮濕；三是整修房頂，防止漏雨；四是檢查電線，防止火災(zāi)；五是修理門窗，嚴密入口；六是分清主次，合理安排，將重要的珍貴的檔案存放在條件較好的房間。

（二）進出庫制度

檔案庫房是保存檔案的重要場所，因此必須對進出庫房的人員及其進出的方式、時間、要求等進行必要的限制并做出專門的規(guī)定。一般情況下，檔案庫房只允許檔案庫房管理的專門人員進入，非管理人員原則上不允許進入。即使是專門的管理人員進出庫房，也必須有相應(yīng)的限制性規(guī)定。如在庫房內(nèi)不允許從事與庫房管理工作無關(guān)的其他活動，不允許在庫房內(nèi)吸煙、喝水、吃東西等，庫房無人時必須關(guān)燈、關(guān)窗、上鎖等。庫房內(nèi)的溫濕度是直接影響檔案壽命的環(huán)境因素。較為適宜的庫房溫度應(yīng)為14℃～24℃，±2℃；相對濕度應(yīng)為45%～60%，d5%，母片庫適宜的溫度在13℃～15℃，相對濕度為35%～45%。為了科學(xué)庫房溫濕度，應(yīng)配備精確、可靠的溫濕度測量儀器和自動調(diào)控設(shè)備。

（三）十防措施

檔案保管工作常說的“十防”措施，一般是指防火、防光、防水、防塵、防蟲、防高溫、防低溫、防細菌、防霉菌、防有害氣體。這“十防”基本上囊括了對檔案實體可能造成損毀的所有自然的和人為的因素，是庫房管理工作的重要內(nèi)容。

（四）檔案安全檢查

1.定期檢查

定期檢查一般一季度或一個月一次。對檔案定期檢查是檔案保管工作中的重要工作之一。檢查內(nèi)容包括：執(zhí)行法規(guī)情況，庫房安全設(shè)施情況，照明線路情況，有無丟失、損壞、泄密、蟲蛀、鼠咬、污染情況等等。

2.不定期檢查

不定期檢查主要是按檔案保管要求進行不定期的全面檢查或個別項目檢查等。

檔案安全定期檢查和不定期檢查中發(fā)現(xiàn)的各種問題，要及時予以解決。檢查和落實情況要做好記錄。

（五）檔案存放位置索引

檔案館（室）為了便于保管工作人員切實掌握檔案镕（室）檔案的存放情況和迅速地取放檔案，必須編制檔案存放位置索引。檔案存放位置索引，按其作用可分為兩種：

1.全宗存放位置索引。即以全宗及其各類的檔案為單位，指出它們的存放處所。

2.庫房存放全宗索引。即以庫房和檔案架（柜）為單位，指出它們保存的是什么全宗及其組成部分的檔案。

二、檔案設(shè)備裝具的配備與要求

檔案庫房的設(shè)備主要包括檔案裝具、防潮去濕設(shè)備、消防設(shè)備等。這些都是檔案館（室）必需的基本設(shè)備。檔案存放和保管的好壞，壽命長短，利用是否方便，與庫房設(shè)備的配備有著密切的關(guān)系。檔案庫房的設(shè)備、裝具種類很多，各有所長，應(yīng)按庫房特點和檔案價值、規(guī)格的差異，合理遠用，靈活配置。

裝具即有以存放檔案的柜、架、箱等。一般說、封閉式的檔案柜（架）比敞開式的架子更有利于對檔案的保護。柜、架、箱的制成材料最好是金屬物，這樣更有利于防火。為充分利用庫房空間，檔案庫房多考慮使用密集型活動檔案柜，即密集架。一般說，它可以比常規(guī)的固定柜（架）節(jié)省近2/3的庫房面積。若新建庫房，可比使用常規(guī)固定裝具節(jié)省近1/3的建筑費用。但安裝使用密集架對地面的承重能力有較高要求。若在二樓以上的房間內(nèi)安裝，樓板承受能力一般需在每平方米600公斤以上，同時也應(yīng)當考慮整個建筑物的堅固程度及其使用年限等相關(guān)因素。

參考文獻：

[1]岳瑞鳳.人事檔案的檔號編制、歸檔內(nèi)容和包裝材料[J].鄭州紡織工學(xué)院學(xué)報，1999（S1）.

[2]記者張云平.把檔案工作提高到一個新的水平[N].忻州日報，2007年.