面向公共服務(wù)的人事檔案管理原則

朱慶

當(dāng)前，人事檔案管理走向社會、為社會公共利益服務(wù)是檔案管理事業(yè)發(fā)展的需要，也是推動社會發(fā)展的需要。筆者認(rèn)為，由于人事檔案區(qū)別于其他類型的檔案，具有十分特殊的屬性，這就要求認(rèn)識檔案管理部門在推進(jìn)人事檔案管理改革、面向社會服務(wù)于社會公共利益時，應(yīng)當(dāng)重點把握好以下原則：

一、動態(tài)管理原則

動態(tài)性是人事檔案管理的本質(zhì)屬性，在人事檔案管理過程中要堅持動態(tài)管理的原則。一方面，人事檔案作為一種人力信息資源，是一種動態(tài)的資源。在整個社會發(fā)展過程中，隨著生產(chǎn)力的發(fā)展，人力信息資源處于一個不斷產(chǎn)生、積累的過程，隨著時間的推移呈現(xiàn)出不斷豐富、不斷增加的趨勢，人事檔案管理也就要不斷地為國家，為社會積累、開發(fā)人力信息資源和提供豐富的人力信息資源利用服務(wù)。另一方面，就人事檔案相對人個體而言，人事檔案信息是具有動態(tài)性的。人事檔案及人事檔案信息隨著個人的出生、成長變化而不斷發(fā)生變化。在個人的出生、成長過程中，隨著人事檔案相對人受教育程度的增加、技能的提升、崗位的升遷等，人事檔案信息內(nèi)容不斷地豐富。因此，人事檔案管理要根據(jù)人事檔案相對人各方面情況的變化，主動、及時地收集反映人事檔案相對人動態(tài)變化信息的材料，系統(tǒng)、準(zhǔn)確地再現(xiàn)人事檔案相對人的真實面貌。

二、系統(tǒng)管理原則

1.從組織體系角度分析。人事檔案管理工作是我國組織、人事工作的一個重要組成部分。作為一種重要資源，人事檔案信息在我國行政決策、社會管理中發(fā)揮著十分重要的作用，為實施我國“人才興國”戰(zhàn)略提供了重要信息基礎(chǔ)保障?！吨腥A人民共和國檔案法》規(guī)定“檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則”，中共中央、國務(wù)院《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)人才工作的決定》明確了“黨管人才”的原則，我國現(xiàn)今普遍適應(yīng)的《干部檔案工作條例》（1991年4月2日中央組織部、國家檔案局發(fā)布）中也規(guī)定：干部檔案由具有干部管理權(quán)限的組織實行統(tǒng)一管理，分級負(fù)責(zé)。人事檔案的管理應(yīng)在黨和政府的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由政府通過制定相關(guān)的法律法規(guī)、政策方針對人事檔案管理重大問題進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和調(diào)控，統(tǒng)一提供人事檔案公共信息利用服務(wù)。對我國人事檔案實行集中統(tǒng)一管理，是人事檔案屬性和建設(shè)中國特色社會主義人事檔案管理體系的重要體現(xiàn)，也是我國人事檔案管理的總原則。

2.從人事檔案管理環(huán)境分析。人事檔案自形成伊始就不是，也不可能是獨立的衛(wèi)士。在社會發(fā)展過程中，人事檔案管理不可避免的會受到許多因素的影響和制約，包括社會因素、法律因素、技術(shù)因素，人的因素，等等，這些都影響著人事檔案管理服務(wù)的內(nèi)涵和人事檔案管理服務(wù)的能力。為什么在封建社會時期人事檔案毫無疑義就是君主控制臣民的工具，而在當(dāng)代社會關(guān)于人事檔案知情權(quán)等問題卻不斷被提出？這與社會因素等的變化、發(fā)展不無聯(lián)系。同時，人事檔案管理本身也包括了對人事檔案實體、人事檔案信息、人事檔案管理設(shè)備、資金、人員的管理，它離不開人事檔案（或人事檔案信息）的形成者、形成事由，及技術(shù)因素等。因此，人事檔案管理過程中應(yīng)注意與其周圍環(huán)境的協(xié)調(diào)。

3.從人事檔案信息內(nèi)容角度分析。針對人事檔案本身而言，全面反映人事檔案相對人特征的信息是系統(tǒng)的，缺少了人事檔案相對人成長過程中某階段信息的人事檔案不能全面反映人事檔案相對人的整體面貌。人事檔案管理是一個龐大的系統(tǒng)工程，在管理人事檔案和改革人事檔案管理的過程中，應(yīng)當(dāng)要注意用系統(tǒng)的觀念對其自身及所處的環(huán)境進(jìn)行全面、系統(tǒng)的分析。人事檔案管理不是單純地累積和保管人事檔案材料，其核心是以原始的人事檔案材料為基礎(chǔ)，對反映人事檔案相對人特征的信息進(jìn)行重新組織、系統(tǒng)加工和優(yōu)化，并提供人事檔案信息利用服務(wù)。

4.從人事檔案來源分析。一方面人事檔案信息依附于特定的載體而存在。人事檔案信息是在人事、組織等社會管理活動中形成的反映人事檔案相對人主體特征的歷史記錄，人事檔案信息依附于紙張、磁盤等特定的載體。另一方面人事檔案信息依賴于組織、人事等社會管理活動而產(chǎn)生。公民如果沒有參與到組織、人事等社會管理中，那么也就不可能形成人事檔案信息。人事檔案信息來源于組織、人事等社會管理活動，同時又為組織、人事等管理活動提供參考和依據(jù)。因此，在業(yè)務(wù)上，人事檔案管理必須接受人事、組織等管理部門的指導(dǎo)。

三、人本管理原則

公民是國家的基礎(chǔ)，保障公民權(quán)益是國家的根本目的。堅持“以人為本”，就是要把人民的利益作為一切工作的出發(fā)點和落腳點。在人事檔案管理堅持人本管理原則，一方面人事檔案管理服務(wù)工作要面向廣大公民，重視與人民切身利益相關(guān)的檔案材料的價值，建立覆蓋廣大人民群眾的公共人事檔案管理體系，讓廣大人民參與到人事檔案管理的過程中來，接受人民的監(jiān)督，通過多種形式為廣大人民提供有效的公共人事檔案信息利用服務(wù)，不斷滿足人們合理的人事檔案信息利用需求，維護(hù)和保障社會公共利益與人民的基本權(quán)利。另一方面，在人事檔案管理過程中，人事檔案管理人員要本著以人為本，為民服務(wù)的思想，認(rèn)真對形成的人事檔案材料及其信息的準(zhǔn)確性、真實性進(jìn)行科學(xué)地鑒定與審核，鑒別其真實性、準(zhǔn)確性，人事檔案相關(guān)表格中記載的職務(wù)、職稱、獎懲情況等都應(yīng)與檔案材料保持一致。同時，加強(qiáng)對反映人事檔案相對人特征的客觀性檔案材料的收集，減少或控制主觀性材料在人事檔案中的比重，更要避免將隨意性的材料混入人事檔案。

此外，在人事檔案管理過程中堅持人本管理原則，還體現(xiàn)在對人事檔案管理人員的尊重和保護(hù)。一方面要加強(qiáng)人事檔案管理人員隊伍建設(shè)，另一方面也要從思想上和行動上關(guān)心和愛護(hù)人事檔案管理人員，促進(jìn)、滿足和維護(hù)他們自我實現(xiàn)的需要和權(quán)利，盡可能地發(fā)揮人事檔案管理人員的自身優(yōu)勢，最大限度地為社會、為廣大公民服務(wù)。

四、適度保密原則

人事檔案中記載并反映了人事檔案相對人眾多方面的特征，如果這些信息被某些人非法掌握、存儲并傳播，可能會對人事檔案相對人造成巨大的物質(zhì)損害或精神損害。此外，人事檔案相對人所從事職業(yè)的特殊性，記錄人事檔案相對人工作經(jīng)歷、專業(yè)技能等的人事檔案材料的某些信息可能會反映出相關(guān)職業(yè)領(lǐng)域的秘密，一旦泄露，會給國家、社會及組織造成不可估量的損失。因此，新的歷史環(huán)境下，強(qiáng)調(diào)人事檔案管理面向廣大社會公眾，為社會公共利益服務(wù)，不等于人事檔案信息可以不加區(qū)別地隨意向社會上任何組織和個人無條件的公開與利用。開放公共人事檔案信息資源，必須以保障保密范圍內(nèi)的人事檔案信息安全為前提，對確需保密的人事檔案信息必須采取嚴(yán)格的措施進(jìn)行保密。