新形勢(shì)下如何強(qiáng)化企業(yè)檔案的管理意識(shí)

孫利

[摘 要]現(xiàn)代企業(yè)要想生存和發(fā)展，必須樹(shù)立企業(yè)檔案管理意識(shí)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案由傳統(tǒng)管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變。企業(yè)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和從業(yè)人員只有正確理解、處理好其中的利害關(guān)系，才能使企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)管理工作中得以發(fā)展、壯大。筆者結(jié)合在企業(yè)檔案管理工作的經(jīng)歷，從幾個(gè)方面提出如何加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的意識(shí)。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；意識(shí)；創(chuàng)新

企業(yè)檔案是企業(yè)的歷史記錄和重要的信息資源，目前，以科技領(lǐng)先，信息開(kāi)到的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制賦予了企業(yè)檔案新的機(jī)遇和價(jià)值，筆者結(jié)合自己的實(shí)際工作，就如何通過(guò)法律意識(shí)、參與意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)，使檔案工作抓住這個(gè)重大的發(fā)展機(jī)遇，在振興企業(yè)發(fā)展中找準(zhǔn)自己的位置，融入企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的主戰(zhàn)場(chǎng)，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)談幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

一、強(qiáng)化檔案的法律意識(shí)

社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是法制經(jīng)濟(jì)，企業(yè)檔案是企業(yè)行為的真實(shí)歷史記錄，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的依據(jù)，是各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的憑證，是科學(xué)研究的可靠資料，它對(duì)維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益、經(jīng)濟(jì)利益、維護(hù)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序，有著不可代替的作用?！稒n案法》是我國(guó)檔案事業(yè)的重要保證，只有堅(jiān)持不懈地，廣泛深入地開(kāi)展法制宣傳教育，借助廣播，電視，網(wǎng)絡(luò)等多種媒體進(jìn)行宣傳《檔案法》，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和廣大員工樹(shù)立和增強(qiáng)檔案意識(shí)和法律觀念，才能使《檔案法》得到有效實(shí)施。例如：我公司為了增強(qiáng)員工的檔案意識(shí)，每年都組織員工進(jìn)行《檔案法》、《保密法》知識(shí)考試，還組織部分員工和新進(jìn)人員到檔案局進(jìn)行學(xué)習(xí)，強(qiáng)化了員工的法律意識(shí)，為企業(yè)檔案納入規(guī)范化管理軌道，創(chuàng)造了良好的氛圍，使企業(yè)檔案工作在法治軌道上健康發(fā)展。

二、強(qiáng)化檔案的參與意識(shí)

企業(yè)的檔案職能應(yīng)積極主動(dòng)地服務(wù)于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)，了解需求，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，特別對(duì)于企業(yè)的基建、科研、設(shè)計(jì)等工作更要全程動(dòng)態(tài)服務(wù)，這樣既能保證檔案收集齊全，也能及時(shí)了解需求，提供必要服務(wù)。檔案人員也要轉(zhuǎn)變觀念，由過(guò)去被動(dòng)“等、靠”意識(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)的服務(wù)行為。檔案管理要深入基層、深入現(xiàn)場(chǎng)，主動(dòng)到各業(yè)務(wù)部門收集歸檔材料，經(jīng)常督促有關(guān)人員及時(shí)補(bǔ)辦缺少和不符合歸檔要求的文件材料，協(xié)助各業(yè)務(wù)部門制定檔案資料的歸檔范圍，在企業(yè)基建竣工、新產(chǎn)品定型、科研成果鑒定、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收時(shí)檔案人員都要參加，確保檔案資料的完整，加強(qiáng)檔案形成的前期控制，豐富和完善檔案的庫(kù)存。

三、強(qiáng)化檔案的服務(wù)意識(shí)

“開(kāi)發(fā)信息資源，服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)”，這是新形勢(shì)下檔案工作的指導(dǎo)思想，也是檔案工作的發(fā)展方向。檔案工作是服務(wù)性工作，如何最大程度地發(fā)揮檔案的利用效率和效益，是整個(gè)檔案工作的出發(fā)點(diǎn)，也是檔案工作的歸宿。企業(yè)要振興，要持續(xù)發(fā)展，不但要收集各類市場(chǎng)信息為企業(yè)建設(shè)服務(wù)，而且更要從企業(yè)檔案資料中獲取更有價(jià)值的信息，做好檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定這五個(gè)環(huán)節(jié)的工作的基礎(chǔ)上，利用豐富的檔案資源編研開(kāi)發(fā)具有可行性、實(shí)用性、針對(duì)性的檔案信息，全方位、多層次為企業(yè)提供決策依據(jù)和信息情報(bào)，以提高服務(wù)水平。這些年來(lái)，我公司努力強(qiáng)化檔案部門的服務(wù)意識(shí)，使檔案工作始終堅(jiān)持與企業(yè)改革發(fā)展思想同心、目標(biāo)同向、工作同步，切實(shí)發(fā)揮檔案管理的職能作用，在2008年，公司開(kāi)發(fā)研制了電子信息檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了電子檔案在公司內(nèi)部局域網(wǎng)上進(jìn)行歸檔，實(shí)現(xiàn)了圖紙資料、生產(chǎn)計(jì)劃編研、圖紙復(fù)制制動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了授權(quán)范圍內(nèi)的信息共享，該系統(tǒng)的投入運(yùn)行，不但提高了工作效率，方便了用戶，而且標(biāo)志著檔案管理工作發(fā)生了質(zhì)的變化。

四、強(qiáng)化檔案的創(chuàng)新意識(shí)

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，數(shù)字化電子文件的形成，收集、整理、簽訂、保管、統(tǒng)計(jì)利用正逐步納入企業(yè)檔案管理體系中，檔案部門應(yīng)根據(jù)計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)的科研發(fā)展戰(zhàn)略，結(jié)合檔案管理的原則，實(shí)施“從兩方面入手，分兩階段完成”的現(xiàn)代化發(fā)展步驟。

“從兩方面入手”是指一方面要依據(jù)國(guó)家《檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)》、《中國(guó)檔案分類法》等國(guó)家、行業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對(duì)紙類檔案數(shù)字化的計(jì)算機(jī)前處理工作，利用企業(yè)局域網(wǎng)建立檔案信息網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上瀏覽、檢索、交流互動(dòng)等服務(wù)功能，使經(jīng)過(guò)授權(quán)訪問(wèn)的各部門都能方便通過(guò)網(wǎng)絡(luò)了解檔案、利用檔案，提高了工作效率和工作質(zhì)量，同時(shí)也使企業(yè)技術(shù)信息資源得到了有效的保護(hù)。另一方面就是著手建立庫(kù)存檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，把現(xiàn)有的檔案按照原有的檔案方式組織分類，定期通過(guò)掃描儀輸入到計(jì)算機(jī)，經(jīng)過(guò)凈化、裁剪、拼接、修改，存儲(chǔ)壓縮處理后，存入光盤，同時(shí)也可以將設(shè)計(jì)人員新設(shè)計(jì)的數(shù)字化圖紙及文件資料通過(guò)網(wǎng)絡(luò)存入光盤，經(jīng)過(guò)授權(quán)的用戶可以隨時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容進(jìn)行檢索、瀏覽，并能使設(shè)計(jì)人員能在舊圖紙?jiān)O(shè)計(jì)基礎(chǔ)上采用光柵矢量混合技術(shù)，提高設(shè)計(jì)速度，達(dá)到計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)的目的。

“分兩階段完成”是指第一階段要完善檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，配合設(shè)計(jì)、工藝等部門建立起檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，使用戶人員盡早在網(wǎng)絡(luò)中得到所需要的信息，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)高投入、高產(chǎn)出的科技戰(zhàn)略。第二階段是指檔案部門要依據(jù)國(guó)家、行業(yè)有關(guān)企業(yè)檔案管理規(guī)定，建立一套適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的規(guī)章制度，解決網(wǎng)絡(luò)中諸如圖紙資料報(bào)完工審核、審核手續(xù)的確認(rèn)、用戶極限設(shè)定、設(shè)計(jì)過(guò)程中作廢圖紙的收集、銷毀等一系列問(wèn)題，進(jìn)一步完善網(wǎng)絡(luò)中檔案信息管理，以實(shí)現(xiàn)真正意義的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理。

檔案是一種信息，也是一種資源，在新的形勢(shì)下，企業(yè)檔案工作也必須順應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展需要，調(diào)查工作的重心，在振頭企業(yè)發(fā)展中找準(zhǔn)自己的位置，真正發(fā)揮自身的價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)更快更好地發(fā)展。