關(guān)于加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的思考

田東

[摘 要]檔案是全社會(huì)的共同財(cái)富，檔案管理是社會(huì)各級(jí)各類組織、機(jī)構(gòu)和個(gè)人的共同行為，其目的在于把全社會(huì)的檔案以不同形式分層分類集中控制起來，形成一個(gè)社會(huì)性的開放管理系統(tǒng)。然而，多年來檔案管理始終存在著存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識(shí)單一等問題。要解決這些問題最好的辦法就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。本文就加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的必要性及對(duì)策進(jìn)行了研究，對(duì)于管理好利用好檔案，提高檔案工作效率提供參考。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化；建設(shè)

檔案是人才信息的重要存儲(chǔ)器，能記載人才的重要信息，反映人員的學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、工作表現(xiàn)獎(jiǎng)懲情況、工資薪酬、職務(wù)職稱、歷史背景，還是組織部門選拔任用干部的重要依據(jù)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，人們的思維方式、空間概念、時(shí)間概念都發(fā)生了巨大的變化，尤其是管理信息化的發(fā)展趨勢(shì)極為明顯。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)是提高服務(wù)水平和檔案現(xiàn)代化管理的客觀需要，也是社會(huì)發(fā)展和時(shí)代要求所必須的選擇，同時(shí)也能夠使得檔案管理水平大幅度上升。

一、檔案管理信息化建設(shè)是新時(shí)期檔案事業(yè)不斷發(fā)展的必然

（一）檔案信息化是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求。近年來，檔案部門大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，力圖使檔案工作與社會(huì)發(fā)展同步。尤其現(xiàn)在計(jì)算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于各類單位管理的方方面面，在各項(xiàng)管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件，如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。隨著現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，經(jīng)濟(jì)建設(shè)步伐迅速加快對(duì)人才的需求和利用日益擴(kuò)大，人員的流動(dòng)也不斷增加，檔案材料數(shù)量和種類也逐步增多，加強(qiáng)信息化管理，已經(jīng)成為檔案管理部門檔案管理的一個(gè)主要趨勢(shì)和途徑。因此，檔案信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的需要，是檔案工作的主流，是檔案管理改革的方向。

（二）檔案信息化是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的必然選擇。面對(duì)全球信息化的浪潮傳統(tǒng)的檔案節(jié)理正面臨前所未有的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。檔案信息化管理正是在這樣一個(gè)時(shí)代背景下對(duì)傳統(tǒng)檔案妥理模式的改革和創(chuàng)新。？傳統(tǒng)的檔案管理都是以紙為載體，很容易就出現(xiàn)損壞或者遺失，不利于傳遞，也不利于攜帶。檔案管理信息化建設(shè)之后，各種信息資源都是以數(shù)字信號(hào)和磁信號(hào)的形式出現(xiàn)，而不再是過去的實(shí)物形式，這樣一來，使得使用和傳輸?shù)男蚀蟠蠹涌?。信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用使檔案信息化建設(shè)提上了議事日程，為檔案工作叔得了跨越式發(fā)展的歷史性機(jī)遇。檔案的信息化管理，也是檔案工作發(fā)展的必然選擇。

（三）檔案信息化是人事制度改革和發(fā)展的關(guān)鍵步驟。檔案材料是反映干部情況的基本憑證和重要依據(jù)，是干部工作、人才工作的重要信息，是記載干部一生個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容的文字資料，是干部個(gè)人的信息存儲(chǔ)庫(kù)，是全面考察、了解和正確選拔任用干部的重要參考。隨著經(jīng)濟(jì)體制改革和人事干部體制改革的不斷深入，新時(shí)期如何推進(jìn)干部檔案信息化管理水平，如何開發(fā)檔案本身所具有的潛在價(jià)值，使檔案成為真正的信息資源，使之更好地為人事干部和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，成為一個(gè)嶄新的課題。

二、推進(jìn)檔案信息化建設(shè)思路分析

（一）轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)是搞好檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及到多個(gè)部門和領(lǐng)域。需要組織、人事和各個(gè)部門齊抓共管，協(xié)調(diào)一致才能搞好。因此，必須首先從加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，優(yōu)化管理人手.構(gòu)建干部檔案管理框架，領(lǐng)導(dǎo)率先垂范，更新觀念，帶頭學(xué)習(xí)信息技術(shù)知識(shí)，加快了干部信息化進(jìn)程，并把檔案管理工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程納人法制管理軌道，為信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的慕礎(chǔ)。

（二）設(shè)計(jì)科學(xué)高效的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案管理信息化建設(shè)最基礎(chǔ)也是最重要的工作，數(shù)據(jù)庫(kù)是系統(tǒng)數(shù)據(jù)的集合，其中既有檔案本身的數(shù)據(jù)信息，也有檔案管理過程中新生成的信息，所以數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)應(yīng)確保將檔案管理中所涉及的環(huán)節(jié)全面體現(xiàn)，以使用便捷、管理嚴(yán)謹(jǐn)作為原則，防止信息化管理的漏洞出現(xiàn)。同時(shí)，建立了檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理體系，按照管理權(quán)限，在領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)科室間，建立了檔案信息管理局域網(wǎng)，實(shí)行檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，使信息得到共享。在使用權(quán)上，根據(jù)不同用戶，通過密碼和身份確認(rèn)后，及時(shí)提供所需信息，快速準(zhǔn)確獲取干部的基本情況等方面的綜合信息。改變過去從紙面上靜態(tài)了解干部人事情況的傳統(tǒng)方式，實(shí)現(xiàn)從形式上變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。

（三）積極探索檔案管理信息化建設(shè)新機(jī)制。我們要通過創(chuàng)新機(jī)制，整合資源，協(xié)調(diào)力量，微縮檔案紙樣，掃描錄入微機(jī)，建立檔案電子信息系統(tǒng)。注重整合資源，合理利用原有的干部管理數(shù)據(jù)庫(kù)，將其中的干部信息導(dǎo)入管理軟件，按照新近產(chǎn)生的材料不斷完善管理系統(tǒng)中干部信息內(nèi)容，將極大地方便干部信息查詢和使用，提高工作效率，真正地實(shí)現(xiàn)檔案信息從傳統(tǒng)紙質(zhì)管理到電子信息管理的跨越，做到信息互通，資源共享，滿足干部管理的現(xiàn)代化需求。

三、結(jié)束語(yǔ)

總之，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的今天，檔案管理部門應(yīng)以社會(huì)信息化為依托，運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)信息技術(shù)，不斷解放思想、與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新、更新理念、整合資源，爭(zhēng)取早日實(shí)現(xiàn)較完整意義上的檔案工作信息化、現(xiàn)代化和資源共享，使檔案工作更好地服務(wù)服務(wù)社會(huì)，從而推進(jìn)檔案管理機(jī)構(gòu)檔案工作的健康、順利發(fā)展。

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