科技檔案管理信息化建設(shè)

張永寬

摘 要：科技檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展方向。企業(yè)的檔案管理人員，應(yīng)該要有職業(yè)創(chuàng)新意識，利用現(xiàn)代信息技術(shù)來對檔案管理工作進(jìn)行提升和改變，將企業(yè)的信息網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建好，為企業(yè)的檔案數(shù)字化利用提供條件，將服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行擴(kuò)張，為企業(yè)提供更多更豐富的信息資源?？萍紮n案在企業(yè)信息化建設(shè)中發(fā)揮著非常重要的作用，本文就科技檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)問題進(jìn)行了簡單的探討和分析，希望可以推動該事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化 科技 檔案管理 必由之路

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）03（b）-0232-01

21世紀(jì)以后，信息技術(shù)的發(fā)展非常的快速，科技檔案管理人員需要不斷的對其技術(shù)進(jìn)行改進(jìn)才能夠滿足社會發(fā)展的需求、企業(yè)發(fā)展的需求和信息快速發(fā)展的需求?？萍紮n案管理要對高新技術(shù)進(jìn)行利用，通過多平臺來讓企業(yè)得到新的活動，提高企業(yè)的核心競爭力。信息化作為科技檔案發(fā)展的一個階段，我們需要將其放在檔案管理工作的首要位置。檔案管理人員，應(yīng)該要有良好的創(chuàng)新思想，通過加速信息化建設(shè)來讓檔案管理工作得到發(fā)展和進(jìn)步，將檔案信息網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建好，為企業(yè)的檔案館藏數(shù)字化提供基礎(chǔ)和條件。

1 科技檔案在企業(yè)信息化建設(shè)中發(fā)揮的作用

檔案具備多種特性，其具有知識性、社會性、歷史性等等，對于檔案的利用還能夠發(fā)揮其價值性，體現(xiàn)其政治性、教育性，這些性質(zhì)中，歷史性是其天生的本質(zhì)性質(zhì)，其他特點(diǎn)在不同的用途中能夠發(fā)揮出不同的特性。所以檔案是歷史還原的基礎(chǔ)。

科技檔案是在社會各類研究、生產(chǎn)和建設(shè)過程中所形成的具有歷史保存記錄作用的檔案，包括了文字、圖表、圖片、影像、錄音等類型的文件?？萍紮n案管理是檔案管理的一個分支，其在檔案管理工作中是基礎(chǔ)性的工作。檔案管理雖然由來已久，可是自工業(yè)革命后，社會的分工變得更加的細(xì)致，因此科技檔案能夠為企事業(yè)單位提供比較有用的信息，特別是現(xiàn)代企業(yè)建設(shè)，利用科技檔案來為其提供經(jīng)濟(jì)利益是非常普遍的事情。

就企事業(yè)單位來說，研發(fā)是其發(fā)展的一個重要動力，為了能夠獲得更多的研發(fā)成功，可以對一些已經(jīng)比較成熟的經(jīng)驗中進(jìn)行借鑒，對失敗的經(jīng)驗進(jìn)行規(guī)避，這些都是需要通過科技檔案的利用來實現(xiàn)的，讓科技生產(chǎn)能夠更加快速穩(wěn)定，為企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)利益和發(fā)展提供幫助。

高新技術(shù)在現(xiàn)代社會的作用非比尋常，是社會生產(chǎn)力的發(fā)展基礎(chǔ)，給社會帶來了非常大的變化，計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)為代表的高新技術(shù)更是融入到了生活和工作當(dāng)中，信息是人類發(fā)展的動力來源，也是推動發(fā)展的主要力量，科技讓生產(chǎn)力得到了解放，讓人們的交流更加頻繁，科技檔案信息化管理是目前的當(dāng)務(wù)之急，是未來發(fā)展的必然階段，因此必須要盡早的進(jìn)行。

科技檔案信息化，要求以企事業(yè)單位的自身情況來開展，根據(jù)其實力和需求來決定?？萍紮n案管理要求使用現(xiàn)代技術(shù)對科技檔案進(jìn)行信息化管理和利用。一般來說科技檔案信息化通過網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)等技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)收集、使用、管理一體化的管理方式，這樣檔案信息實現(xiàn)了共享，讓檔案的利用更加頻繁和高效，這對于都能干管理來說是一個巨大的改變。傳統(tǒng)的檔案調(diào)閱過程非常的復(fù)雜麻煩，還會有損壞的機(jī)會，因此使用信息化技術(shù)能夠為現(xiàn)代科學(xué)開發(fā)提供比較有效的基礎(chǔ)條件。

2 科技檔案管理是企業(yè)信息化建設(shè)和發(fā)展的重要環(huán)節(jié)

現(xiàn)代化信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)等因素是企事業(yè)單位科技檔案管理信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，提供比較全面和有效的改造，能夠讓信息資源的開發(fā)、利用過程變得簡單，對企事業(yè)單位的生產(chǎn)和管理能力得到提升，讓其競爭力得到增強(qiáng)。

在改革過程中，機(jī)遇和挑戰(zhàn)是同時存在的，如果不積極的進(jìn)行信息化建設(shè)，那么將會落在別人的后面，是自己進(jìn)入比較被動的境地，而無法增強(qiáng)自身的實力。

企業(yè)科技檔案信息化管理亦是這個道理，只有快速、高效的將檔案信息進(jìn)行搜集和利用，對企業(yè)的生產(chǎn)、研發(fā)和經(jīng)營提供幫助，才能夠讓企業(yè)信息化建設(shè)得到比較高效的發(fā)展。企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)要跟外國的實際國情相匹配，使用的技術(shù)要求和國外的同行先進(jìn)性相一致，這樣才能夠內(nèi)外兼修，成為具有自身特色，符合自身發(fā)展需求的企業(yè)科技檔案信息管理模式。

3 科技信息化管理是一項系統(tǒng)工程

企業(yè)一般設(shè)置科技信息管理部門，這個部門的主要職責(zé)是：根據(jù)本企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和發(fā)展需要，開展科技工作，解決實際問題，推動電網(wǎng)技術(shù)進(jìn)步與信息化；運(yùn)用科技管理、計算機(jī)應(yīng)用、信息化和技術(shù)監(jiān)督等手段，提高本企業(yè)科學(xué)管理水平。管理的內(nèi)容：一是負(fù)責(zé)制定科技發(fā)展規(guī)劃，負(fù)責(zé)科技計劃（資金）管理，包括科技項目計劃，青年科技促進(jìn)費(fèi)項目計劃等；二是負(fù)責(zé)科技管理成果，包括鑒定、申報、評審、獎勵、科技成果產(chǎn)業(yè)化及推廣應(yīng)用、技術(shù)市場等；三是負(fù)責(zé)專利管理，包括申報、統(tǒng)計、實施等；四是負(fù)責(zé)計量管理，包括計量升級、貫徹執(zhí)行計量法、計量認(rèn)證與認(rèn)可、計量標(biāo)準(zhǔn)的建立與檢定、計量站管理等；五是負(fù)責(zé)全質(zhì)管理，包括全質(zhì)管理成果的申報、評審、發(fā)表、獎勵等；六是負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化管理，包括標(biāo)準(zhǔn)的制訂、修訂、標(biāo)準(zhǔn)化審查等；七是負(fù)責(zé)科技統(tǒng)計工作；八是負(fù)責(zé)信息化工作，包括信息規(guī)劃、信息網(wǎng)的建設(shè)與維護(hù)、組織開發(fā)應(yīng)用軟件等。當(dāng)然，供電企業(yè)科技管理部門管理的內(nèi)容并非僅僅以上八個方面，筆者之所以羅列出來，是說明科技信息絕非是檔案管理部門一家的事情，它是企業(yè)科技管理的重要組成部分，建立科技管理系統(tǒng)與科技數(shù)據(jù)庫，同樣是一項系統(tǒng)工程。

企業(yè)科技管理系統(tǒng)服務(wù)于全網(wǎng)的各級科技管理部門，在功能上覆蓋運(yùn)作層、運(yùn)作管理層、戰(zhàn)術(shù)管理層和戰(zhàn)略管理層。通過集約化的共享數(shù)據(jù)庫和發(fā)達(dá)的計算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)，溝通各層間的信息交流，實現(xiàn)全網(wǎng)科技管理工作（當(dāng)然包括科技檔案管理）的統(tǒng)一管理。

科技管理系統(tǒng)、科技計劃管理系統(tǒng)、科技成果管理系統(tǒng)、科技統(tǒng)計管理系統(tǒng)、計量管理系統(tǒng)、全面質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)以及科技評審專家?guī)?、科技成果專家評審系統(tǒng)等等，就為科技檔案管理提供了強(qiáng)大的支撐能力，提供了科技檔案靈活、方便的查詢、統(tǒng)計功能。

推進(jìn)科技檔案信息化的關(guān)鍵是人才。舉例來說，如由于科技檔案的信息化，其中包括檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能最大限度地能滿足企業(yè)對科技檔案的需求。

技檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設(shè)的實現(xiàn)不可能是檔案部門力所能及的，也不是僅僅單憑幾個計算機(jī)技術(shù)人員，它固然需要所有科技檔案人員的積極參與，更需要企業(yè)統(tǒng)籌兼顧全面安排，特別是依靠企業(yè)科技信息管理部門所發(fā)揮的主導(dǎo)作用。

科技檔案作為檔案的一個類型，其在檔案管理工作中所占據(jù)的重要性是非常大的，因為科技是現(xiàn)代社會的發(fā)展動力和生產(chǎn)動力，和人們的生活息息相關(guān)，科技檔案管理伴隨著企事業(yè)單位的信息建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)而不斷的完善，科技檔案信息化建設(shè)不僅僅是實現(xiàn)了檔案管理的信息化建設(shè)，更是為企事業(yè)單位的未來發(fā)展提供了基礎(chǔ)和條件，為其提供了更加豐富和高效的科技檔案利用渠道。endprint