典型航運公司應收運費核算系統(tǒng)的設計

戴 輝， 顧寅俊， 張曉天

（中海信息系統(tǒng)有限公司有限公司，上海200135）

0 引 言

集裝箱運輸能將數(shù)量眾多的貨物集中轉入標準規(guī)格的集裝箱內(nèi)，由發(fā)貨人倉庫直接運送到收貨人倉庫，實現(xiàn)“門到門”運輸。該運輸方式簡捷、安全、經(jīng)濟，可以適用于公路、鐵路、水路等多種渠道，有著高效、優(yōu)質、低成本的特點。

某集裝箱運輸公司按業(yè)務劃分為總部公司和代理公司。就運費流程而言，代理公司負責攬貨、向客戶收取運費，并向總部申報運費；總部公司負責與客戶簽訂運輸合同、為中小客戶發(fā)布公布價協(xié)議，同時從代理處收取船東運費等。由于集裝箱運輸在不同運輸方式之間轉換時，只需移動集裝箱，提高了作業(yè)效率，適于多種運輸方式間的聯(lián)合運輸，因此集裝箱運輸?shù)膱髢r不僅包含海運運輸，也包含內(nèi)陸公路運輸和鐵路運輸。此外，集裝箱運輸?shù)闹芷谛院軓姡袠I(yè)存在明顯的淡旺季，與國際貿(mào)易的發(fā)展狀況息息相關，需要通過附加費來調節(jié)不同時期的運輸費用。因此，對于指定提單的運輸而言，涉及到的費用繁多，計費方式復雜多變。根據(jù)某公司傳統(tǒng)的運費核算流程，總部人員需通過紙質的運價協(xié)議逐提單審核代理申報的運費是否正確，該做法存在很大的局限性：

（1）由于公司業(yè)務覆蓋眾多航線、客戶遍布全球，與客戶簽訂的協(xié)議時間跨度較長，因此需要核算人員保存大量的紙質協(xié)議，查詢效率低下。

（2）為了適應客戶的多樣化需求，與客戶簽訂的協(xié)議格式不盡相同，基于提單去查找運費時不夠直觀，需要一定的經(jīng)驗，出錯率高。

（3）紙質協(xié)議中附加費的申明經(jīng)常以文字形式出現(xiàn)，根據(jù)紙質協(xié)議很容易遺漏附加費。

（4）發(fā)現(xiàn)代理申報費用有誤，由于沒有流程化管理，導致費用追繳工作難以有效開展。

因此，能夠將大量的運價協(xié)議電子化，并采用新的運費自動核算模式，是總部公司實現(xiàn)收入精細化管理的迫切需要。

圖1 應收運費核算模式建設目標

1 建設目標

在對現(xiàn)有系統(tǒng)進行充分調研的基礎上，通過與航運公司業(yè)務人員充分溝通，根據(jù)支持現(xiàn)有業(yè)務、體現(xiàn)業(yè)務特色的原則，建立一套運費核算模式，為應收運費的精細化管理提供有力支撐。具體目標包括：

1.1 建立支持多種協(xié)議維護的電子運價本

電子運價本能夠將紙質協(xié)議中重要的信息保存至數(shù)據(jù)庫中，不需要核算人員保留，而且便于查詢。同時，運價協(xié)議信息作為運費收入的重要依據(jù)，為后續(xù)的提單運費核算提供了重要的數(shù)據(jù)基礎。

1.2 實現(xiàn)準確高效的自動核算功能

在有電子運價本的基礎上，可實現(xiàn)提單運費自動計算，進而在很大程度上節(jié)約核算人員的精力；同時，在計算邏輯無誤的情況下，系統(tǒng)計算的準確性和可靠性會大大超過人工計算，并能自動完成與申報費用的比對，從而為后續(xù)的差錯更正提供準確的數(shù)據(jù)依據(jù)。

1.3 形成規(guī)范化的差錯更正流程

針對運價比對的結果，建立一套差錯更正流程跟蹤運費后續(xù)的更正，可有效地提高運費追繳工作的效率。

通過設計實現(xiàn)上述目標功能，建立起新的運費核算系統(tǒng)，能夠有效支撐起整個運費核算模式，達到精細化管控的效果（見圖1）。

2 系統(tǒng)設計

2.1 系統(tǒng)總體架構

應收運費核算系統(tǒng)通過差錯更正系統(tǒng)與代理系統(tǒng)交互，并為船東系統(tǒng)中的其他業(yè)務模塊提供運費數(shù)據(jù)，其總體架構見圖2。

2.2 系統(tǒng)技術架構

系統(tǒng)在技術上采用C／S模式的分層架構，由客戶端層、應用服務器層和數(shù)據(jù)庫層組成（見圖3），各層分工明確，具有良好的可擴展性。

圖2 系統(tǒng)總體架構

圖3 系統(tǒng)技術架構

2.3 功能設計

2.3.1 電子運價本

運價主要包括海運費、內(nèi)陸運輸費和附加費。

（1）海運費為針對裝港到卸港的海上運輸服務所收取的費用；

（2）內(nèi)陸運輸費是船公司為實現(xiàn)客戶的“門到門”服務而將貨物從海運港口通過卡車、火車、支線船等運輸方式運輸至內(nèi)陸點所收取的費用；

（3）附加費為船公司針對不同的航線、不同的貨物、不同的時期所收取的附加費用。

將這三種費用按照一定條件進行累加，即為全程運費。電子運價本就是將這些費用組合和條件因素按照一定的結構和層次組織起來而形成的數(shù)據(jù)集合，可分為主協(xié)議、協(xié)議版本、貨物段、費率四層結構（見圖4）。

圖4 電子運價本結構圖

（1）主協(xié)議層

主協(xié)議層主要包含了協(xié)議類型、協(xié)議版本、有效時間、客戶信息以及其他一些重要信息，其中協(xié)議類型是非常關鍵的信息，直接影響后續(xù)運價計算的邏輯判斷。根據(jù)某公司的業(yè)務構成，可將協(xié)議類型分為以下幾類：

①公布運價：即船公司對外公布的公共費率，是船公司對從起運港到卸貨港的一個基本費率的定義。

② 客戶合同：與公布運價相對應，對于一些特殊客戶，船公司會與其簽訂單獨的運輸協(xié)議，該協(xié)議成為“服務合同”。合同規(guī)定，客戶在一段時間內(nèi)可以享受指定的運輸路線、指定的運輸貨物上的船東公司提供的特殊費率，是一種船東與客戶為達成長期互惠的合作關系的產(chǎn)物。

③特價申請：一種特殊的協(xié)議類型，主要是客戶或代理公司因特殊原因需要對某批次運單向船東公司申請的特殊承運價格。

④ 運價模板：電子運價結構不僅可以用于維護單獨的市場協(xié)議，而且可以根據(jù)需要維護運價模板，運價模板主要是為了方便市場人員維護運價協(xié)議而專門設計的類型。

上述四種協(xié)議類型適用于不同的業(yè)務場景，有著各自的特點（見表1）。

（2）協(xié)議版本層

位于第二層的協(xié)議版本層相對而言維護信息比較少，主要是版本信息和備注。其中，版本信息在不同的協(xié)議類型中維護的信息不同。

在公布運價類型協(xié)議中，由于更新頻率低，通常將多個流向相似的公布運價維護在同一個運價協(xié)議中，此時每個版本就是一個公布運價協(xié)議，通過版本信息上的公布運價編號區(qū)分。

而在客戶合同中，船公司在合同生效期間內(nèi)也會根據(jù)市場行情對合同中的費率進行調整，這種調整可以通過Amend ment的形式在原有的客戶合同上進行，比如在銷售旺季，船東公司可能會不斷調整費率，Amend ment更新會非常頻繁。此時，每個版本對應著不同的Amend ment，通過版本信息上的版本號進行區(qū)分。

（3）貨物段層

貨物段層包含了貨物段、附加費、港口組及其他相關信息，是對明細費率的分類層，具體的作用為：

① 貨物段：在一份公布運價或客戶合同中，海運費涉及的起運港和目的港的組合可能有很多種，會基于某種原則將海運費進行歸納組合后放入不同的貨物段中，在實際運單中也會利用貨物段信息更準確地定位到運單的海運費價格。主要的貨物段分類方式有：根據(jù)流向不同，比如可以將遠東去美國東海岸的路徑歸為一個貨物段，將遠東去美國西海岸的路徑歸為一個貨物段；根據(jù)貨物種類不同，比如紡織物品和水果，相同的運輸路線價格也肯定不同，所以會被歸到不同的貨物段下；

② 港口組：業(yè)務人員為了維護便捷，會將若干個運費收取情況相同的港口歸納為一個港口組，在維護明細費率信息時用港口組替代所屬港口提高維護效率。比如，洛杉磯、長灘、西雅圖都是美國西海岸的重要港口，如果從上海到美西的港口運費收取情況相同，業(yè)務人員可以定義一個港口組來表示美西的3個港口，直接維護上海港到港口組的費率，提高維護效率。

表1 協(xié)議類型比較

（4）段費率層

段費率層是運費明細層，包含海運費、內(nèi)陸運輸費、附加費以及其他的運價關鍵信息。其中海運費、內(nèi)陸運輸費、附加費是運價協(xié)議的重要信息，也是后續(xù)計算比對功能的重要計算要素。

① 海運費：運價中的主要費用，其主要計算因素包括起運港、目的港、箱型、幣種、收貨條款、送貨條款等，可以說海運費是船東收入中最重要的組成部分；

② 內(nèi)陸運輸費：從海運港口到內(nèi)陸點的運輸費用，對于提供“門到門”服務的船東公司而言是一種常用的運費類型，與附加費不同，其也與運輸路徑有關，計算因素與海運費相似，需要額外考慮的是內(nèi)陸運輸方式。此外，內(nèi)陸運輸費一般不需要區(qū)分貨物段，但可以根據(jù)起運港和卸貨港分為起運港內(nèi)陸運輸費和目的港內(nèi)陸運輸費；

③ 附加費：運價中的重要部分，基本上所有的提單都會涉及到，例如燃油附加費、起運港操作費、目的港操作費等等。附加費按照征收目的的不同可大致分為：針對船東公司在運輸過程中產(chǎn)生的常規(guī)支出而收取的附加費，比如燃油附加費、運河費等；針對客戶的貨物特殊性收取的附加費用，比如超重費、危險品附加費等；具有地域特性的附加費，比如日元升值附加費等。附加費的計算因素比較復雜，除了常規(guī)的路徑信息，還涉及到內(nèi)陸運輸方式、貨物重量、內(nèi)陸路徑信息等。此外，附加費在紙質的客戶合同中經(jīng)常以文字的形式出現(xiàn)，會出現(xiàn)“包括、不包括”等，需要在計算因素的維護中體現(xiàn)包含和不包含的邏輯關系。

在電子運價本結構圖中，可以發(fā)現(xiàn)附加費存在于多個層級中，這是因為其計費要素存在多樣性，既有客戶合同中給予客戶低于公布價的協(xié)議附加費費率，也有部分附加費仍然按照公布價費率收??；有針對貨物段的，也有針對路徑的等等。為了體現(xiàn)某航運公司多層次附加費的業(yè)務特點，系統(tǒng)設計了3層五級附加費，按照優(yōu)先級從低到高，依次為公共附加費、協(xié)議附加費、段公共附加費、段協(xié)議附加費、路徑附加費（見圖5）：

①公共附加費：基于公布運價的附加費，按照公布運價中附加費費率標準收??；

② 協(xié)議附加費：基于客戶合同的附加費，一般是為指定客戶設定的附加費費率標準；

③ 貨物段上的公共附加費：針對指定的貨物段，收取指定附加費，并按照公布運價中的附加費費率標準收??；

④ 貨物段上的協(xié)議附加費：針對指定的貨物段，收取指定附加費，并按照客戶合同中的附加費費率標準收??；

⑤ 與路徑相關的附加費：針對指定的路徑收取指定附加費，通常與海運費維護在一起。

五級附加費結構可以使業(yè)務人員根據(jù)實際客戶合同靈活地維護附加費，保證附加費信息的完整準確。

通過設計電子運價本，實現(xiàn)了運價協(xié)議的信息存儲；明確的層次結構便于計算邏輯的設計；五級附加費和附加費明細信息的設計將復雜的附加費計算信息靈活地維護至協(xié)議的各個層次中，為后續(xù)的運價計算功能提供了準確的計算依據(jù)。

2.3.2 自動核算功能

圖5 附加費層次結構

圖6 運價計算流程圖

在實現(xiàn)電子運價本的基礎上，設計并實現(xiàn)航運提單運費信息的自動核算功能是提升運費收入精細化管理的重要一步。通過提取航運提單上的運價編號，找到對應的電子運價本，并根據(jù)提單的關鍵信息定位到運價協(xié)議中的海運費、內(nèi)陸運輸費、附加費等，計算出具體金額后再與提單申報的金額進行比對。其運價計算的實現(xiàn)流程見圖6。

基于上圖的計算流程，將運價計算分解為以下幾個步驟：

（1）區(qū)分協(xié)議類型

由于內(nèi)貿(mào)協(xié)議只有特價類型，而外貿(mào)協(xié)議會有協(xié)議價、公布價、特價等多種類型，需首先判斷內(nèi)外貿(mào)性質；再根據(jù)運價編號定位到指定的運價協(xié)議，根據(jù)協(xié)議類型調用相應的計算邏輯。

（2）海運費和內(nèi)陸運輸費計算

基于提單的路徑信息計算海運費和內(nèi)陸運輸費。在計算時，系統(tǒng)根據(jù)提單的收貨地、起運港、中轉港、卸貨港、目的地等路徑信息，用各種路徑組合去定位協(xié)議中是否存在相匹配的運費費率。只有在計算出費率的路徑可以組成提單的完整路徑的情況下，系統(tǒng)才會保存計算出的協(xié)議費率并與申報費用進行比對。這是因為，海運費和內(nèi)陸運輸費是船東為客戶提供運輸服務的主體費用，只有計算出海運費和內(nèi)陸運輸費，才能確認提單的運輸路線在船東為客戶提供的服務范圍內(nèi)。如果計算不出，需要先由業(yè)務人員判斷是電子運價本維護的信息有誤，還是該提單的運輸路線超出了船東的服務范圍，并與客戶進行溝通協(xié)調。可以說海運費和內(nèi)陸運輸費的計算是整個計算功能的關鍵，對其進行正確計算既可以為業(yè)務人員提供協(xié)議中符合提單運輸路線的運價費率，也會預警沒有計算出海運費的提單可能存在的問題，方便業(yè)務人員核查。

（3）附加費計算

在計算出海運費和內(nèi)陸運輸費的基礎上，系統(tǒng)會根據(jù)協(xié)議內(nèi)維護的附加費費率定位和計算出匹配提單條件的附加費。五層附加費的設計和附加費明細信息的維護保證了附加費維護的完整性，從而大大提高了系統(tǒng)計算附加費的正確率。此外，也避免了一些文字描述的附加費會被遺漏的問題。

2.3.3 差錯更正流程

差錯更正流程實現(xiàn)了運價計算比對后，要求代理更正差錯運費的過程。通過建立規(guī)范化的流程，確保每個出錯的提單都會通知到代理；同時，跟蹤提單的更正進度，為船東公司追回應得的運費收入。具體的實現(xiàn)流程見圖7。

圖7 差錯更正流程

3 系統(tǒng)實現(xiàn)

3.1 電子運價本

1）主協(xié)議維護功能包含了合約類型、協(xié)議號、生效日期、失效日期、有效期類型、總部直接客戶等關鍵性信息，其中合約類型包含了客戶合同、公布運價等。

2）協(xié)議版本維護功能包含版本信息、備注信息，客戶合同的版本信息中體現(xiàn)了Amend ment的更替狀況。

3）貨物段維護功能維護了貨物段分類，其中OIB，DIB貨物段就是內(nèi)陸運輸費的貨物段分類。此外，該功能維護了公共附加費和協(xié)議附加費等運價協(xié)議中的重要部分和一些輔助信息。

4）段費率維護功能維護了起運港、目的港、運輸條款、費用科目、幣種、箱型費率等信息，以及基于貨物段的公共附加費和協(xié)議附加費。

5）附加費明細維護功能主要用于附加費信息的維護，由附加費主信息、附加費路徑信息、附加費費率信息三部分組成，通過對內(nèi)陸運輸方式、路徑條件中存在包含與不包含的條件約束等條件的維護，保證附加費的準確計算。

3.2 自動核算功能

運價計算完成后，會將系統(tǒng)計算出來的運價費率結果與代理申報的費用進行比對，通過不同顏色標識比對結果，黑色為費用科目、箱型、費用完全匹配，藍色為科目、箱型匹配但是費用不匹配，紅色為科目、箱型、費用完全不匹配。對于顏色為藍色或者紅色的費用記錄，就需要觸發(fā)差錯更正流程。

3.3 差錯更正流程

差錯更正流程由核查運費人員發(fā)起，并交由指定代理查明差錯原因，隨后再反饋給核查人員。如果是代理方的差錯，需要及時更正差錯；當提單運費可以完全匹配后，核查人員可以手工結束流程。

4 結 語

應收運費核算系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)電子化和計算自動化，較大程度地提高了船東公司運費收入核查的效率，避免了人工核算可能出現(xiàn)的風險。系統(tǒng)建成上線后，船東公司的航運提單申報運費的準確得到大大提高，同時，通過差錯更正流程追回了相當一部分的船東應得運費收入，為船東公司運費的精細化管理起到了重要作用，產(chǎn)生了良好的經(jīng)濟效益。由于電子運價本結構比較復雜，且在實際的系統(tǒng)應用中發(fā)現(xiàn)了運算速度偏慢等問題，今后將對核算系統(tǒng)的性能提升做進一步的研究。

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