論科技檔案的保密與開放管理

鮑向榮

摘 要：科技檔案管理是檔案管理工作的重要組成部分，隨著社會的不斷發(fā)展，其保密與開放管理工作的重要性日益突出。本文簡要分析了科技檔案管理中的保密與開放兩者之間的關系，并提出堅持“保、放”結合的工作方針，準確把握保密與開放利用的關系，做好檔案開放利用中的保密、管理及監(jiān)督工作，以促進我國科技檔案管理工作的有效開展。

關鍵詞：科技檔案 保密 開放

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）03（c）-0231-01

科技檔案是各項科研活動的真實記錄，是科學技術資源儲備的一種形式，隨著社會的不斷進步和發(fā)展，人們對檔案公用性和開放性需求大大增強，科技檔案的利用對象和服務領域不斷拓寬，新形勢下，做好科技檔案的保密和開放管理工作，以發(fā)揮科技檔案在經(jīng)濟建設中的重要作用，已成為新時期科技檔案工作者亟待研究和探索的重要課題，下面就這一問題談談粗淺的看法。

1 科技檔案管理中的保密與開放兩者之間的關系

科技檔案保密和開放利用，是檔案工作的兩項重要組成部分。檔案保密是針對有一定技術性和機密性的內(nèi)部信息在一定時間和區(qū)域范圍內(nèi)限定其閱讀、利用的范圍；檔案開放是指依照有關法律、法規(guī)將原來處于保密和封閉狀態(tài)的檔案向社會公眾開放。檔案開放的主要目的是充分開發(fā)利用科技檔案中的信息資源，有效發(fā)揮其在推動社會、經(jīng)濟和科學技術發(fā)展中的作用。在檔案開放利用工作中，一方面，檔案利用者希望自己的查檔需求得到充分滿足，另一方面檔案管理人員必須在嚴格遵守保密規(guī)定的基礎上開展服務工作。但從根本上說，科技檔案管理中的保密與開放是一個有機統(tǒng)一體，兩者之間是對立統(tǒng)一的辯證關系。因此，在科技檔案管理中應正確把握保密與開放的“度”，片面注重其中的任何一點，都不利于科技檔案管理工作的有效開展，應兼顧兩者的有效統(tǒng)一。檔案利用是檔案工作的生命線，在科技檔案管理過程中，檔案工作者應堅持“在保密的前提下開展利用”，“在利用的基礎上加以保密”的工作方針，做到保、用結合，以實現(xiàn)信息資源的共享，促進科技檔案的合理利用和開發(fā)。

2 做好科技檔案開放利用過程中的保密工作

科技檔案管理包括收集、整理、保管、統(tǒng)計、利用、編研、鑒定、銷毀等八大環(huán)節(jié)，檔案的保密與開放管理應貫徹于以上各個環(huán)節(jié)中，重點做好科技檔案開放利用過程中的保密工作，其應注意以下兩個方面。

2.1 做好科技檔案開放利用前的準備工作

科技檔案開放利用前，應做好準備工作：第一，做好檔案案卷的分類整理工作，利用原始檔案文件進行整理，認真劃分和鑒別涉密檔案和非涉密檔案，分別立卷絕密、機密、秘密和非秘密檔案，確保分類科學、組卷合理、編目清楚。第二，建立健全檔號，組織好必歸應歸的所有資料，以確保歸檔時不失密。第三，針對重要、珍貴的科技檔案，采取抄錄、復印、拍照等形式進行復制，形成檔案副本，并進行數(shù)字化處理。第四，編制目錄檢索工具、檢索全文數(shù)據(jù)庫、專題性檢索工具、各種檢索工具、敘述性檢索工具等，實現(xiàn)被利用檔案檢索途徑的多元化。

2.2 對開放檔案進行審查，確定開放與控制范圍

根據(jù)《保密法》的規(guī)定，其嚴格劃分檔案的密級，以便檔案管理人員針對不同的密級采取不同的管理措施。為科學確定檔案利用層次、檔案開放與控制使用范圍，應做好檔案開放前的審查工作，提高審查工作的規(guī)范性和科學性。并嚴格遵循《保密法》的相關規(guī)定，對超過保密期限的檔案進行解密，明確密與非密、內(nèi)部與外部的界限，保證開放利用的檔案的合理性。為確保檔案開放利用過程中不失密、不泄密，針對不同需求的利用者應選擇合理的利用范圍、審批手續(xù)等。

3 加強科技檔案利用過程管理與監(jiān)督

對于科技檔案的利用，可以采取多種服務方式，如檔案查閱、檔案外借、檔案報道服務、檔案陳列、展覽服務、編研服務、專題服務、咨詢證明服務等，在利用過程中，應加強管理與監(jiān)督，防范不利于檔案保密的各種不良行為，其主要側重于以下幾個方面落實。

3.1 建立健全規(guī)章制度

目前，我國《檔案法》對于科技檔案保密信息的規(guī)范仍不完全嚴密，因此檔案管理部門應根據(jù)國家檔案工作、保密工作的有關方針政策，健全科技檔案規(guī)章制度建設，如檔案的收集、整理、保密、閱覽、外借、復制、保密銷毀等制度，促使工作人員積極執(zhí)行。同時嚴格規(guī)范保密檔案的管理行為，用完后及時歸檔，進行集中統(tǒng)一管理，重點加強絕密檔案的管理，絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等嚴格按照規(guī)定程序辦理，使用完畢后應及時清對、檢查，如果發(fā)生失密、泄密，及時采取合理的措施補救。

3.2 加強隊伍建設，提高科技檔案工作人員工作素質

檔案工作人員是科技檔案的保密與開放管理的主要實施者，其負有直接責任，應具備較高的業(yè)務素質、職業(yè)素質和道德素質。在科技檔案管理過程中，應不斷提高科技檔案管理人員的政治素質，認真學習和鉆研《檔案法》和《秘密法》，做到知法、守法，堅守職業(yè)道德，樹立保證科技檔案安全的強烈意識。同時檔案管理人員應加強自身檔案管理理論知識的學習，不斷提高自身專業(yè)知識和技術實踐能力，做好涉密檔案的基礎工作，全面掌握檔案工作的規(guī)律，積極探索和創(chuàng)新，保持敏銳的洞察力，提高檔案管理工作中的應變能力，保守檔案秘密，防止保密檔案泄密。

3.3 強化網(wǎng)絡保密監(jiān)督及庫房管理

在科技檔案利用過程的監(jiān)督工作中，應不斷加強對電子檔案網(wǎng)絡信息安全的保密管理工作，嚴格按照國家法律、法規(guī)規(guī)定，加強依法監(jiān)督和行政監(jiān)督力度，嚴格規(guī)范和約束電子檔案信息系統(tǒng)主體及其與外界關聯(lián)行為。對于科技檔案的涉密網(wǎng)絡必須與互聯(lián)網(wǎng)實行物理隔離，建立健全網(wǎng)絡保密管理制度，采取科學合理的安全保密措施，從進口、傳輸、使用三方面加強電子檔案上網(wǎng)的保密管理，特別是注重科技檔案在網(wǎng)絡傳輸過程中的保密工作，按照傳輸信息最高密級標準配備保密措施，以有效確保檔案信息傳播安全。庫房管理是檔案保密的重要內(nèi)容，也是其中的重點。檔案庫房應指定專人負責，制定嚴格的庫房管理制度，建議可在檔案館（室）內(nèi)安裝攝像監(jiān)視器，跟蹤記錄科技檔案利用的全過程，確保檔案安全。

隨著社會的不斷發(fā)展進步，科技檔案資源的巨大社會價值日益凸顯，因此加強科技檔案的保密與開放管理工作至關重要。檔案管理部門應轉變傳統(tǒng)保密理念，樹立現(xiàn)代保密理念，積極開發(fā)和利用檔案信息資源，正確處理好科技檔案科技檔案保密與開放的關系，堅持“保、放”結合的指導思想，由傳統(tǒng)的死保不放向主動的積極開放管理方式轉變，在保護技術持有者權益的基礎上，實現(xiàn)科技檔案價值的最大化。

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