水利事業(yè)單位檔案管理探析

摘要：為了保證水利事業(yè)單位檔案管理能夠順利進行，使單位檔案資料內(nèi)容能夠完整、準確，提高檔案管理的整體水平，本文著眼于水利事業(yè)單位檔案管理工作中存在的主要問題，提出有針對性的改進措施，希望能夠為檔案管理者提供一些有價值的參考意見。

關鍵詞：水利事業(yè)單位；檔案管理；問題；策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼： A DOI編號： 10.14025/j.cnki.jlny.2014.20.0041

隨著我國經(jīng)濟水平的快速提升和現(xiàn)代化建設進程的持續(xù)加快，水利部門的管理模式也得到了進一步的發(fā)展和優(yōu)化。在水利事業(yè)單位的管理體系中，檔案管理是其重要的組成部分之一，盡管水利事業(yè)單位的檔案管理對水利工程建設并不產(chǎn)生直接的影響和作用，但是其在確保水資源合理規(guī)劃和水利建設科學性方面都發(fā)揮著不可替代的作用。建立結(jié)構(gòu)完整、科學而又合理的水利事業(yè)單位檔案管理體系對提高我國水利建設的整體水平、加強水利事業(yè)單位經(jīng)濟效益有著極為深遠的意義。

1 當前水利事業(yè)單位在檔案管理方面存在的不足

1.1 水利檔案管理機制體系亟待健全

目前，我國水利事業(yè)單位的檔案管理機制的制度性、規(guī)范性和嚴謹性都比較不足，負責檔案管理工作的人員對檔案管理知識的掌握程度比較弱，業(yè)務水平比較低，且很少有人接受過專業(yè)的檔案管理培訓，因此，大多數(shù)管理人員都不具備較強的檔案管理能力、缺乏對檔案管理重要性的認識，責任意識也不夠強，最后導致的結(jié)果就是檔案管理工作的不到位，經(jīng)常出現(xiàn)這樣或那樣的問題。檔案管理人員在對檔案進行整理和歸檔時，經(jīng)常是隨意將檔案裝入檔案盒、放入檔案柜，并不對檔案進行分類處理或做一些特殊的標記，甚至是在面對某些特別重要的檔案資料也并不及時歸檔保存，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案丟失或無從著手查詢的現(xiàn)象，所以，對水利事業(yè)單位檔案管理機制的進一步完善是十分又必要的，必須保證檔案管理工作的嚴謹性、科學性和規(guī)范性。

1.2 檔案業(yè)務的建設缺乏規(guī)范性

水利事業(yè)單位是水利建設和水利管理的重要部門，檔案資料通常來講比一般單位多一些，因此怎樣將檔案按照一定規(guī)則進行科學、系統(tǒng)、規(guī)范的分類和保存就成為了檔案管理人員首待解決的問題之一。

1.3 水利檔案信息化建設力度不足

水利事業(yè)單位的檔案管理的先進性嚴重不足，不能很好地適應時代發(fā)展，沒有進行現(xiàn)代化的信息化建設。在水利事業(yè)單位負責檔案管理的人員專業(yè)素養(yǎng)不夠，管理技能也達不到相關標準，很多水利事業(yè)單位檔案管理人員都是由負責內(nèi)勤的工作人員兼任，有些人甚至身兼數(shù)職，還有些單位根本就沒有建立專門的檔案管理部門，更沒有設置專門的檔案管理人員，進而使得檔案管理跟不上時代進步的速度，無法實現(xiàn)現(xiàn)代化的網(wǎng)絡信息化建設，造成檔案管理工作的缺失，甚至經(jīng)常會出現(xiàn)重要檔案資料丟失等現(xiàn)象。

2 水利事業(yè)單位檔案管理的改進和發(fā)展

2.1 加大資金投入，完善管理設施

水利事業(yè)單位在管理檔案的過程中，要不斷加大對檔案管理部門的投資力度，完善檔案管理的基礎設施，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化建設。當信息化檔案室建設完成之后，有關領導要在后備資金和運行資金保障方面都給予較大的支持，滿足檔案部門在財務和人力方面的需求，并且定期到檔案室進行監(jiān)督指導，聘請專業(yè)的檔案管理從業(yè)人員進行技術(shù)指導，解決檔案管理過程中遇到的各類“疑難雜癥”。除此之外，水利事業(yè)單位還要經(jīng)常為檔案室添加電腦、打印機、掃描儀等信息化設備，保證檔案管理工作的順利完成。

2.2 實現(xiàn)檔案管理工作信息化、服務化

使用計算機等各種通信設備使檔案管理工作更加富有時代性，使檔案管理能夠為水利事業(yè)單位提供更加人性化和速度化的服務，這不但是提高單位整體檔案管理水平的有效途徑，也是今后我國水利事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展趨勢。為了保證檔案管理工作的時代性以及其與水利工程建設之間的協(xié)調(diào)性，水利事業(yè)單位必須將檔案管理目標整合到整個水利工程建設中去，使管理目標和建設目標能夠保持同一高度。

2.3 編制檔案資料的目錄

因為水利事業(yè)單位的檔案資料種類繁多，復雜性較強、管理難度較大，通常不利于檔案使用人員的查找和使用，所以檔案管理人員在管理過程中應當根據(jù)檔案的類別設置專題目錄、類別目錄和總目錄，這樣不但方便查找和使用，還有助于提高檔案的實際應用價值。

2.4 對工作人員進行專業(yè)培訓

為了能進一步提高檔案資料的使用效率，水利事業(yè)單位需要組織檔案管理人員進行專業(yè)的業(yè)務培訓，并加強管理人員的責任意識和道德意識，以便管理人員能夠提供更加專業(yè)化、準確化和速度化的服務，提高業(yè)務水平，進而使單位的管理工作能夠更加完善。

2.5 對使用者進行及時、準確的登記

對于檔案的使用者而言，為了確保檔案機密不被泄露，提高檔案資料的安全性，在查閱檔案時，一定要及時做好登記，填寫好個人信息，信息內(nèi)容包括使用者的真實姓名、使用時間等等，并確保填寫信息真實可靠。

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作者簡介：孫玉梅，中專學歷，四平市梨樹灌區(qū)管理局，檔案管理員，研究方向：檔案管理。