電子文件檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用

肖燕

隨著信息全球化進(jìn)程的加快，以及計(jì)算機(jī)科學(xué)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用，依托于多媒體技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的數(shù)字檔案管理逐步走上世界舞臺(tái)。雖然隨著電子文件檔案管理系統(tǒng)的普遍應(yīng)用，電子文件檔案管理效益逐步得到提升，但是電子文件檔案管理在實(shí)際應(yīng)用中依然存在許多問(wèn)題和挑戰(zhàn)。本文在概述電子文件檔案的概念和特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，總結(jié)我國(guó)目前電子文件檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用中的問(wèn)題，并提出一些意見(jiàn)和建議以供參考。

信息時(shí)代的到來(lái)不僅逐漸改變著人們的生活方式和生活觀念，也改變著人們的工作習(xí)慣和工作方式。與花費(fèi)整個(gè)組織約6%～15%的收入的紙質(zhì)文檔相比，電子檔案的應(yīng)用能夠在很大程度上提高文件檔案歸整的科學(xué)性。盡管使用電子文件檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行處理已然成為新時(shí)代辦公的必然趨勢(shì)，但是隨著電子文件檔案管理系統(tǒng)的普遍應(yīng)用，電子文件檔案管理中存在的各種問(wèn)題也隨之而來(lái)。

一. 電子文件檔案的概念及特點(diǎn)

根據(jù)2002年國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局發(fā)布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，可以得知電子文件是指“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”[1]。通過(guò)此定義可以看出，電子文件與其他形態(tài)的文件檔案相較而言具有其自身的特殊性。

電子文件檔案信息與載體的可分割性。電子文件檔案的儲(chǔ)存位置可以隨著互聯(lián)網(wǎng)等發(fā)生變化，但是本身的內(nèi)容不會(huì)隨著復(fù)制和粘貼而發(fā)生變化，這種特性可以使得一份信息在不同的地方備份，而不會(huì)占用太多的空間和時(shí)間，同時(shí)還能保證信息的原始性和永恒性。

電子文件檔案信息的非人工識(shí)別性。電子文件檔案是以阿斯科碼的形式存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)或者硬盤(pán)中，是數(shù)字化的信息，只有通過(guò)計(jì)算機(jī)的智能解碼才能夠被轉(zhuǎn)換成人類可以識(shí)別的文字，而電子文件檔案信息不管在計(jì)算機(jī)內(nèi)部還是其他載體之間進(jìn)行傳遞，都是以阿斯科碼的形式進(jìn)行。

電子文件檔案信息依賴于設(shè)備及環(huán)境。電子文件檔案信息的存儲(chǔ)、閱讀、傳遞等都需要借助于一定的設(shè)備才能實(shí)現(xiàn)，沒(méi)有這些計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的存在，電子文件檔案信息只能是不能被解讀的且沒(méi)有利用價(jià)值的文件。同時(shí)，由于電子文件檔案信息的存儲(chǔ)嚴(yán)重依賴與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，所以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所處的環(huán)境，包括濕度、溫度等都將對(duì)電子文件檔案信息的完整性、可讀性造成影響。

電子文件檔案信息的可共享性和相對(duì)不安全性。因?yàn)殡娮游募n案信息需要借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，所以互聯(lián)網(wǎng)的存在使得電子文件檔案信息可以實(shí)現(xiàn)世界范圍內(nèi)的共享和利用，且共享文件的使用不受時(shí)間和空間的限制。另外，依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的電子文件檔案信息也會(huì)受到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)漏洞的影響，所儲(chǔ)存的信息有可能會(huì)被駭客竊取，這也使得電子文件檔案信息具有相對(duì)不安全性。

二. 我國(guó)目前電子檔案文件管理系統(tǒng)存在的問(wèn)題

隨著電子文件檔案管理系統(tǒng)在企事業(yè)單位的普遍應(yīng)用以及各機(jī)構(gòu)對(duì)文件檔案信息化管理認(rèn)識(shí)的不斷加深，電子文件檔案信息管理工作愈來(lái)愈受到人們的關(guān)注。雖然電子文件檔案管理系統(tǒng)隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而得到了一定的發(fā)展，但是在實(shí)際生活工作的應(yīng)用中，依然存在許多問(wèn)題。

電子文件檔案信息的原始性難以保證。電子文件檔案不同于紙質(zhì)的文件檔案，它是依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)和辦公自動(dòng)化的一種數(shù)字化信息，紙質(zhì)版文件的復(fù)制稿與原稿，正本與副本之間存在一定的差異，具有可區(qū)別性。但是電子文件檔案的可共享性使得，電子文件檔案信息的管理者難以區(qū)別信息的原始性，每個(gè)電子文件檔案的享有者都可以根據(jù)自身的需求和存儲(chǔ)的習(xí)慣，依靠自動(dòng)化的辦公實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的整合、分類以及修改，因此，電子文檔的管理者很難追溯文件的原始性。

電子文件檔案的安全易受威脅。該文原載于中國(guó)社會(huì)科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)》雜志http：//www.ems86.com總第547期2014年第15期-----轉(zhuǎn)載須注名來(lái)源電子文件檔案信息的安全性受到多方面的影響，主要包含：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中病毒等的存在會(huì)造成文檔信息被竊取或丟失；電子文件檔案數(shù)據(jù)更改的不可逆性；電子文件檔案信息的載體容易受到環(huán)境等影響，載體理化性質(zhì)的改變會(huì)造成數(shù)據(jù)的丟失等；第四，電子文件檔案中包含的某些重要信息，會(huì)誘使利益相關(guān)者的破壞或篡改，優(yōu)勢(shì)甚至吸引網(wǎng)絡(luò)駭客的關(guān)注。

電子文件檔案的管理缺乏高素質(zhì)的管理人員。電子文件檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，不僅需要檔案管理硬件上的配備，也需要高素質(zhì)的電子文檔管理人員的存在。而目前，許多機(jī)構(gòu)中電子文檔的管理者的工作能力有待提高，管理理念有待更新。雖然，組織或機(jī)構(gòu)中引進(jìn)了先進(jìn)的管理設(shè)備，但是沒(méi)有高技術(shù)人才的操作和監(jiān)管，仍然不能很好的發(fā)揮電子文件檔案管理系統(tǒng)的最大效用。

三. 電子文件檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)

電子文件檔案存儲(chǔ)量大， 形式豐富。電子檔案載體的體積雖然小，但是存儲(chǔ)量卻異常大。一個(gè)2G的閃存盤(pán)大致可以儲(chǔ)存40960張A4紙資料上的全部文字信息，相比之下，電子文件檔案的儲(chǔ)存節(jié)省了相當(dāng)大的空間。另外，依托于計(jì)算機(jī)的電子文件檔案不僅僅可以保存文字信息，也能實(shí)現(xiàn)對(duì)聲音、圖像、影像的存儲(chǔ)和處理。

電子文件檔案便于歸檔和查閱。電子文件檔案可以在任意的時(shí)間進(jìn)行規(guī)整，并且根據(jù)文件內(nèi)容、文件保密度、文件儲(chǔ)存時(shí)間進(jìn)行特別的歸檔，以供不同的人員和不同的部門(mén)進(jìn)行檢索和查閱。同時(shí)，電子文檔管理者可以對(duì)電子文檔添加主題詞、著錄、檔案分類號(hào)等信息，以供使用者方便快捷的查閱所需信息。另外，隨時(shí)對(duì)電子文檔進(jìn)行規(guī)整，可以避免文件的缺漏。

有利于信息整合和開(kāi)發(fā)利用。與紙質(zhì)文件檔案相比， 電子文件檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)更為快捷的傳遞，建立科學(xué)的電子文件檔案管理系統(tǒng)，有利于實(shí)現(xiàn)信息資源的流通和信息價(jià)值的共享，能使檔案信息潛在的價(jià)值得到充分發(fā)揮，并為將來(lái)檔案管理工作全面深入的信息化打下基礎(chǔ)。

四. 意見(jiàn)及建議

加快電子文檔工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。電子文件檔案的管理部門(mén)要轉(zhuǎn)變思維，從紙質(zhì)檔案工作的思路中走出來(lái)，加大對(duì)檔案管理工作的投入和重視，優(yōu)化配置現(xiàn)代化的電子文件檔案管理系統(tǒng)，配備優(yōu)良的硬軟件工作環(huán)境，最大程度上確保電子文檔現(xiàn)代化的可實(shí)施性

確保電子文件檔案可長(zhǎng)期使用。由于網(wǎng)絡(luò)安全性等問(wèn)題的存在，在電子文檔的管理中應(yīng)該定期對(duì)電子文檔進(jìn)行復(fù)制和保存，并定期更新網(wǎng)絡(luò)安全固件。也可以對(duì)文件既采用電子文檔進(jìn)行歸整的同時(shí)也進(jìn)行紙質(zhì)版歸檔，以保證數(shù)據(jù)的有效性并實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)來(lái)源的可追溯性。另外，而對(duì)那些參考價(jià)值重大，信息價(jià)值較高的文件可以仍舊采用紙質(zhì)版進(jìn)行保存。

提高電子文檔管理人員的素質(zhì)。電子文檔管理人員的技術(shù)能力和職業(yè)素養(yǎng)的高低，直接影響著電子文檔的安全性和完整性。提升電子文件檔案管理人員的技術(shù)能力，能夠在很大程度上增加電子文檔的便捷性和安全性，發(fā)揮電子文件檔案管理系統(tǒng)的最大效用。

（作者單位：戶縣水政水資源管理辦公室）