新形勢下企業(yè)辦公室創(chuàng)新管理問題探究

邢振東

摘 要：新形勢下，辦公室在企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮著非常重要的作用，能夠給企業(yè)提供綜合性的服務。本文首先指出新形勢下辦公室工作的特征，基于此，指出新形勢下企業(yè)辦公室工作中存在的主要問題，并闡明相應的創(chuàng)新策略。

關鍵詞：辦公室；管理；策略

一、新時期企業(yè)辦公室工作的主要特征

（一）協(xié)調性。在企業(yè)管理之中，辦公室具有溝通和協(xié)調的責任，最終能夠維持企業(yè)平時的工作秩序，盡快將各級領導精神傳達到位。

（二）參謀性。通常情況下，辦公室相關工作人員經(jīng)常需到工作一線，通過這種方式來聽取廣大人民群眾的呼聲、掌握基層問題。尤其應當總結經(jīng)驗同時提出許多好的意見建議，盡快匯報給領導，使他們在做出決策的時候加以借鑒。

（三）保障性。辦公室一方面應當確保高效率的將上級主管機構與內部領導安排的工作完成，另一方面應當保障和內部每一個科室構建起榮融洽的工作關系，從而能夠有效激發(fā)廣大職工的熱情，使他們能夠密切配合，順利完成任務。

二、新時期企業(yè)辦公室管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）缺乏創(chuàng)新管理觀念。按照傳統(tǒng)的思想，辦公室職責即平時的收發(fā)公文與文秘工作，是服務于整個企業(yè)的單位。然而，伴隨社會經(jīng)濟的急劇發(fā)展，新形勢下，對辦公室工作的形式與內容等方面均提出一系列新的要求，這就需要積極對管理觀念創(chuàng)新，使其能夠滿足社會的需要。

（二）管理水平相對較低。現(xiàn)階段，大多數(shù)企業(yè)依舊沿用過去的經(jīng)驗管理法來管理辦公室，通常情況下，職工根據(jù)個人方法進行，尚未建立統(tǒng)一的規(guī)范制度。導致辦公室管理過程中常常出現(xiàn)許多失誤，無法實現(xiàn)操作制度化和規(guī)范化，最終對公司工作效率產(chǎn)生不利影響。所以唯有制定系統(tǒng)全面的管理制度，逐漸提升管理水平，才可為該項工作的順利進行提供保障；唯有提前將各項瑣碎的工作準備完善，才能使自身的職責得到發(fā)揮。所以，需要相關工作人員按照具體情況，將舊制度摒棄，努力探索新的工作方法，通過合理的措施與思想提高工作質量。

（三）缺乏高素質的辦公人員。一直以來，辦公室均被視為行政服務部門，所以，在配置人員過程中，大部分公司側重于選用許多擁有較強組織協(xié)調與文字材料處理能力的人。伴隨社會的日益發(fā)展，辦公室的管理職能同樣逐漸拓寬，其在做好平時服務工作的基礎上，應當為企業(yè)的決策預測貢獻力量，因此，在選擇辦公室人員過程中應當逐漸調整策略。新形勢之下，企業(yè)需要尤其強調培養(yǎng)他們的綜合管理能力，使他們的知識不斷豐富，從而使他們的理念與視野及時轉變。高素質的辦公室人才一方面擁有及時搜集與分析信息的能力，另一方面需要擁有考察、篩選公司發(fā)展信息的能力，從而能夠使自己的探討結論為公司領導做出決策提供參考依據(jù)。然而現(xiàn)實情況不容樂觀，由于長期受到傳統(tǒng)觀念的影響，大部分公司辦公室人員已形成思維定勢，缺乏主動獲取新信息的意愿，無法與新時期辦公室工作的節(jié)奏保持同步，使辦公室工作處于停滯狀態(tài)。

三、創(chuàng)新辦公室管理有效策略

（一）不斷創(chuàng)新管理理念。新形勢之下，辦公室服務職能仍屬于最關鍵的一項職能。辦公室平時工作過程中，需接待各種人群。人員對接待工作的質量感受通常會對公司形象產(chǎn)生影響，最終能夠對公司近來發(fā)展產(chǎn)生影響。所以，辦公室工作人員應當努力了將傳統(tǒng)的管理思想轉變，同時形成既可以服務于領導，又可以服務基層的新的工作理念。應當要求相關人員學習有關管理理論與技能，盡快將服務技能更新；主動探討各種政策規(guī)定；細致深入的收集各種有用資料，為公司管理者做出決策提供輔助；引入新的管理模式，進一步規(guī)范管理，從而使辦公室工作效率不斷提高。

（二）制定科學合理的規(guī)章制度?？茖W合理的管理，良好的工作流程通常能夠使辦公室工作效率明顯提高。對于辦公室工作來說，其流程涉及面廣，非常繁瑣，因此公司一定要制定出科學合理工作流程與規(guī)章制度對平時工作進行規(guī)范，防止工作過程中出現(xiàn)彼此推諉的混亂現(xiàn)象。尤其是對于接待與會議等，通常會與一些關鍵部門與單位打交道，必然受到諸多因素的作用。所以，需要制定合理的管理方法。一定要進一步明確辦公室工作職能、標準以及流程。同時，應當細化各個員工的職責。唯有如此，才會確保每一人員充分發(fā)揮自己的作用，服務于公司的發(fā)展。

（三）提高辦公室人員的綜合素質。新時期，企業(yè)倡導“以人為本”的新型的管理理念，在這個背景下，辦公室人員的綜合素質一定要滿足社會需求、與時代保持統(tǒng)一節(jié)奏。他們不僅應當擁有良好的文字處理、協(xié)調溝通能力，而且一定要擁有較高的自我更新知識的能力，除此之外公司在人員招聘過程中同樣應當注重引入專業(yè)人才，使辦公室工作健康發(fā)展，滿足新形勢下辦公室管理的要求。

（四）樹立嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L。辦公室工作的嚴謹與否將在很大程度上決定著公司的工作效率，同時能夠對企業(yè)形象產(chǎn)生非常嚴重的影響。其特點決定了現(xiàn)實中存在一系列不確定因素。比如接待、領導的指示等，通常均不會有非常充分的時間來準備，常常是突如其來的事情，使得辦公室工作十分被動。所以，應當盡可能的科學部署各項辦公室工作，一方面應當具備高度的責任感，另一方面應當具備一定的預測能力，盡可能的實現(xiàn)一次性做到位，不僅能夠提高工作效率，而且可以強化計劃的執(zhí)行，防止發(fā)生一些避免遺留問題。除此之外，為提高辦公室人員的熱情與干勁，應當制定科學合理的激勵機制。