血站業(yè)務(wù)檔案管理形成及管理措施

侯紅研

1 血站業(yè)務(wù)檔案的概念

血站業(yè)務(wù)檔案是指血站在采供過程中形成的一系列按規(guī)定需要?dú)w檔保存的原始記錄也叫獻(xiàn)血記錄。按照《血站質(zhì)量管理規(guī)范》要求，血站的業(yè)務(wù)檔案要求保存10年以上。血站的獻(xiàn)血記錄包括獻(xiàn)血者個(gè)人信息、既往獻(xiàn)血信息、健康征詢、體格檢查、血液檢測(cè)等獻(xiàn)血適宜性評(píng)估資料，獻(xiàn)血類別、獻(xiàn)血量、獻(xiàn)血時(shí)間、條碼標(biāo)識(shí)、獻(xiàn)血不良反應(yīng)及處置等獻(xiàn)血過程的記錄等。獻(xiàn)血者記錄對(duì)獻(xiàn)血者屏蔽、保留、追蹤起到積極作用，它真實(shí)地記錄了血液的采集、檢驗(yàn)、供血、原始記錄及血液質(zhì)量控制和血液質(zhì)量保證的全過程，是血站開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作以及領(lǐng)導(dǎo)決策的歷史依據(jù)，是加強(qiáng)血站服務(wù)、保證血液安全的重要環(huán)節(jié)。

獻(xiàn)血者記錄分為書面記錄和電子記錄。書面記錄包括獻(xiàn)血登記表、獻(xiàn)血者健康狀況征詢表、獻(xiàn)血者檢查表、采血過程記錄等。電子記錄是指錄入計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的獻(xiàn)血者信息，主要包括上述部分或全部書面記錄；獻(xiàn)血者既往獻(xiàn)血記錄包括獻(xiàn)血時(shí)間、獻(xiàn)血條形碼等，通過至少50年不重復(fù)的獻(xiàn)血條形碼區(qū)分每次獻(xiàn)血記錄，通過唯一的證件號(hào)碼關(guān)聯(lián)同一獻(xiàn)血者的所有獻(xiàn)血記錄。

2 血站業(yè)務(wù)檔案形成與發(fā)展

2.1 無償獻(xiàn)血者檔案。無償獻(xiàn)血者的檔案主要是指獻(xiàn)血者的個(gè)人資料，主要包括：姓名、性別、年齡、民族、證件類別號(hào)碼、聯(lián)系地址、聯(lián)系方式、職業(yè)、文化程度、上次獻(xiàn)血時(shí)間、知情同意簽名等。按照《血站管理辦法》和《血站質(zhì)量管理規(guī)范》的要求，獻(xiàn)血者獻(xiàn)血前要知情同意并填寫健康狀況征詢表和獻(xiàn)血登記表。其中包括獻(xiàn)血者健康情況檢查、采血信息、血液檢測(cè)數(shù)據(jù)、血源信息，等等。例如，獻(xiàn)血者健康檢查標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定獻(xiàn)血者必須做到下列體格檢查：

（1）核對(duì)年齡：適合的獻(xiàn)血者年齡是18周歲至55周歲；

（2）體重：男性不低于50千克；女性不低于45千克；

（3）血壓：收縮壓12至18.7千帕（90mmHg～140mmHg），舒張壓8至12千帕（60mmHg～90mmHg），脈壓差大于4千帕（30mmHg）；

（4）脈搏：每分鐘60次～100次，高耐力運(yùn)動(dòng)員每分鐘50次～100次；

（5）體溫正常；

（6）發(fā)育正常；

（7）皮膚無黃染，無創(chuàng)面感染，無大面積皮膚病，淺表面淋巴結(jié)無明顯腫大；

（8）五官無嚴(yán)重疾病、鞏膜無黃染、甲狀腺不腫大；

（9）四肢無嚴(yán)重的殘疾、關(guān)節(jié)無紅腫及功能障礙；

（10）胸部、心肺正常；

（11）腹部正常、無腫塊、無壓痛，肝脾不腫大。

因此，要獲得全面準(zhǔn)確的獻(xiàn)血記錄，就必須要求獻(xiàn)血者真實(shí)準(zhǔn)確完整地填寫個(gè)人資料。專業(yè)醫(yī)師及技術(shù)人員在體檢、采血、檢測(cè)時(shí)要完整準(zhǔn)確地填寫各項(xiàng)記錄，確保準(zhǔn)確地錄入每一條信息。

2.2 血液檢驗(yàn)的原始檔案。無償獻(xiàn)血者的血液標(biāo)本檢測(cè)報(bào)告有著嚴(yán)格的管理要求，必須具備真實(shí)性、完整性、可追溯性和安全保密性。因?yàn)樗仁鞘苎呤褂孟嚓P(guān)血液產(chǎn)品的主要安全依據(jù)，又是獻(xiàn)血者符合獻(xiàn)血健康標(biāo)準(zhǔn)的指征。尤其重要的是，一旦出現(xiàn)輸血相關(guān)的法律糾紛，它將成為舉證采供血機(jī)構(gòu)安全責(zé)任的重要證據(jù)之一。因此在搜集血液原始檔案中，完整的檢驗(yàn)檔案應(yīng)包括：檢驗(yàn)文本報(bào)告單（紙質(zhì)文本及電子文本）和檢驗(yàn)標(biāo)本留樣。包括所有法定檢驗(yàn)項(xiàng)目的匯總檢驗(yàn)報(bào)告單（即最終結(jié)論）初檢、復(fù)檢報(bào)告單、單項(xiàng)復(fù)檢報(bào)告單等。各項(xiàng)檢驗(yàn)項(xiàng)目的質(zhì)控記錄，證實(shí)每批次檢驗(yàn)的有效性。所以在整理歸檔血液檢測(cè)原始記錄中，必須建立完整的檢驗(yàn)報(bào)告和實(shí)據(jù)檔案的保存機(jī)制。這既是對(duì)獻(xiàn)血者和受血者的安全負(fù)責(zé)，更是為解決輸血糾紛，確定醫(yī)療事故責(zé)任提供法律依據(jù)，是法律公正的重要依據(jù)。

2.3 血站的其他業(yè)務(wù)檔案。隨著無償獻(xiàn)血事業(yè)不斷深入發(fā)展，和社會(huì)法制化進(jìn)程的逐步加快，國(guó)家對(duì)采供血機(jī)構(gòu)的管理越來越規(guī)范。《血站質(zhì)量管理規(guī)范》明確規(guī)定，血站應(yīng)建立實(shí)施記錄管理程序和檔案管理程序，記錄并保存采供血過程中產(chǎn)生的結(jié)果和數(shù)據(jù)，使其具有可追溯性，以保證質(zhì)量體系運(yùn)行并滿足特定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。由此可見，血站的業(yè)務(wù)檔案的價(jià)值是不可估量的。管理好業(yè)務(wù)檔案并充分應(yīng)用檔案，為進(jìn)一步推動(dòng)無償獻(xiàn)血事業(yè)的發(fā)展，提高血液質(zhì)量開展科學(xué)研究，處理因輸血引起的醫(yī)療糾紛起著十分重要的作用。隨著人們法制意識(shí)和自我保護(hù)意識(shí)的增強(qiáng)，醫(yī)療糾紛和法律訴訟的舉證要求，血站的業(yè)務(wù)檔案必將成為分辨涉及采供血各方面責(zé)任事故的重要依據(jù)。

3 血站檔案管理中存在的問題

3.1 檔案意識(shí)不強(qiáng)，利用率低，對(duì)檔案信息資源的有效利用不夠。公眾對(duì)檔案的利用效益知之甚少，認(rèn)識(shí)不到血站業(yè)務(wù)檔案在血站管理中的重要性，對(duì)檔案工作重視不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，檔案信息資源利用不足。

3.2 檔案機(jī)制不健全，管理范圍不明確。我們安陽(yáng)市中心血站檔案室隸屬中心血站信息科管理，設(shè)一個(gè)綜合檔案室。管理六大類檔案，分為：

（1）文書檔案；

（2）會(huì)計(jì)檔案；

（3）業(yè)務(wù)檔案；

（4）設(shè)備檔案；

（5）科技檔案；

（6）音像圖片檔案。

到目前為止各級(jí)血站在管理檔案時(shí)，由于沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，各級(jí)血站根據(jù)自己的理解實(shí)踐進(jìn)行管理，只重視管理，檔案利用不足。

3.3 檔案專業(yè)人員隊(duì)伍薄弱。表現(xiàn)為檔案專業(yè)出身的人員少，學(xué)歷低。檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案的管理水平，這些情況已經(jīng)不適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案事業(yè)的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力，檔案利用不足。

4 血站的業(yè)務(wù)檔案的改進(jìn)及管理措施

4.1 按照獻(xiàn)血者記錄立卷歸檔的要求。獻(xiàn)血者記錄作為血液質(zhì)量的一個(gè)重要組成部分，須嚴(yán)格按照要求對(duì)獻(xiàn)血記錄進(jìn)行立卷歸檔。

一是應(yīng)建立獻(xiàn)血記錄管理程序和檔案管理程序，由經(jīng)過質(zhì)量管理和檔案管理培訓(xùn)合格的人員負(fù)責(zé)立卷歸檔工作。

二是應(yīng)設(shè)立專門的質(zhì)量記錄檔案，檔案應(yīng)符合國(guó)家關(guān)于檔案管理的相關(guān)規(guī)定。

三是獻(xiàn)血記錄要完整，應(yīng)包括獻(xiàn)血者篩選和血液采集的全過程，并保證其可追溯性。對(duì)記錄進(jìn)行分類管理，建立檢索系統(tǒng)。

四是獻(xiàn)血記錄應(yīng)安全保管和保存，防止篡改、丟失、老化、損壞、非授權(quán)人員接觸、非法復(fù)制等，原始記錄應(yīng)至少保存十年。

五是電子記錄應(yīng)嚴(yán)格授權(quán)，控制不同用戶對(duì)獻(xiàn)血記錄的查詢、錄入、更改等權(quán)限，建立登錄操作日志。電子記錄應(yīng)定期備份，永久保存。

六是應(yīng)建立和實(shí)施嚴(yán)格的保密制度，防止未經(jīng)授權(quán)人員接觸和對(duì)外泄露。

4.2 領(lǐng)導(dǎo)重視及獻(xiàn)血記錄的運(yùn)用。領(lǐng)導(dǎo)重視，制定有關(guān)業(yè)務(wù)檔案管理的規(guī)章制度和管理措施，對(duì)各科室的檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，提高他們的檔案管理水平，具體明確歸檔范圍和要求，保證原始記錄的完整性。獻(xiàn)血記錄不僅是為獻(xiàn)血者選擇和血液采集的客觀記錄，而且對(duì)屏蔽高危，招募低危獻(xiàn)血者起到了至關(guān)重要的作用。

一是招募低危固定的獻(xiàn)血者。

二是招募特定人群的獻(xiàn)血者。

三是對(duì)不合格獻(xiàn)血者的屏蔽。

四是對(duì)檢測(cè)樣本的核查。

五是對(duì)招募效果的評(píng)價(jià)。

六是其他用途：如免費(fèi)用血，司法訴訟，獻(xiàn)血者追蹤，獻(xiàn)血計(jì)劃制訂，衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)，等等。

4.3 我站業(yè)務(wù)檔案的信息化管理模式。我站實(shí)行了檔案原始記錄與電子檔案雙套機(jī)制模式，確保了血站業(yè)務(wù)檔案的質(zhì)量。

一是采供血機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)工作流程長(zhǎng)，原始記錄量大，種類繁多，實(shí)行原始記錄與電子檔案雙套機(jī)制管理，提高了我站的業(yè)務(wù)檔案管理水平。

二是實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案并存。在業(yè)務(wù)工作中紙質(zhì)檔案的形成以“件”為單位歸檔，以“科室”為單位立卷的方式，突出并深化了檔案的立卷工作，確保了案卷的保密工作。

三是借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理優(yōu)勢(shì)，做好血站業(yè)務(wù)檔案的信息化管理工作，提高血站的業(yè)務(wù)管理水平，為血站的采供血工作提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

（作者單位：安陽(yáng)市中心血站 來稿日期：2014-08-19）