論通信勘察設(shè)計項目的整體管理

摘要：本文探討了項目整體管理方法在通信勘察設(shè)計項目中的應(yīng)用，指出項目整體管理在項目實施中具有的重要地位和關(guān)鍵作用，分別論述了項目啟動、項目管理計劃編制、指導(dǎo)和管理項目實施、監(jiān)控項目績效和綜合變更控制等項目整體管理過程在整個項目生命周期內(nèi)所起的積極作用及其實施經(jīng)驗。

關(guān)鍵詞：項目管理；整體管理；監(jiān)控；變更；計劃

1通信勘察設(shè)計項目特點

通信勘察設(shè)計項目是由通信規(guī)劃設(shè)計院對電信運營商的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目進(jìn)行勘察設(shè)計的項目。通信勘察設(shè)計項目的管理屬于設(shè)計方項目管理，其項目和項目管理主要具有以下特點：

（1）通信勘察設(shè)計項目投資規(guī)模大，地域分布面廣，涉及的主體較多。電信行業(yè)是技術(shù)密集、資金密集型行業(yè)，工程投資較大。大的通信工程建設(shè)往往涉及多家設(shè)備供應(yīng)商、施工單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位以及企業(yè)內(nèi)部多個部門協(xié)同。

（2）項目風(fēng)險大，電信技術(shù)發(fā)展迅速，設(shè)計單位需要根據(jù)設(shè)備供應(yīng)商設(shè)備的到貨情況、設(shè)備性能情況不斷調(diào)整設(shè)計，設(shè)計變更頻繁，造成質(zhì)量、成本、進(jìn)度和范圍的多次變更。

（3）具有很強的市場時效性，由于電信技術(shù)日新月異，電信市場瞬息萬變，電信用戶增長速度迅猛，對決設(shè)計、施工的進(jìn)度要求高，往往需要在短時間完成工程，并投產(chǎn)使用。因此，進(jìn)度控制是項目整體管理中至關(guān)重要的一環(huán)。

1.項目整體管理概述

項目整體管理是項目管理中一項綜合性和全局性的管理工作，是對項目管理過程組中的不同過程和活動進(jìn)行識別、定義、整合、統(tǒng)一和協(xié)調(diào)的過程。整體管理含有統(tǒng)一、整合、關(guān)聯(lián)和集成等措施，這些措施對完成項目、成功地滿足項目干系人的要求和管理他們的期望起到很關(guān)鍵的作用。項目的整體管理是項目取得全面成功的一個至關(guān)重要的前提和基礎(chǔ)，通過項目的整體管理，可以確保項目的各組成要素能夠有機(jī)地結(jié)合在一起，以順利、成功地完成項目。項目整體管理包括項目啟動、項目管理計劃編制、指導(dǎo)和管理項目實施、監(jiān)控項目績效、整體變更控制、項目收尾等過程，實際上貫穿了啟動、規(guī)劃、實施、收尾各個項目生命周期階段，是項目管理九大知識領(lǐng)域中唯一覆蓋五個過程組的知識領(lǐng)域。就管理具體項目而言，整體管理就是要決定在什么時間把工作量分配到相應(yīng)的資源上，判斷項目是否還在可控范圍內(nèi)，有哪些潛在的問題并在其變壞之前積極處理，以及協(xié)調(diào)各項工作使項目整體上取得一個好的結(jié)果。

對于大型通信工程，勘察設(shè)計工作本身就是一個項目，其項目管理的任務(wù)主要服務(wù)于項目的整體利益和本公司的利益，項目管理的目標(biāo)包括設(shè)計的成本目標(biāo)、進(jìn)度目標(biāo)、質(zhì)量目標(biāo)、項目的投資目標(biāo)。下面結(jié)合通信勘察設(shè)計項目的具體實施經(jīng)驗，簡要介紹項目整體管理過程的關(guān)鍵管理方法。

2.項目啟動

項目啟動階段的最重要的工作便是確定項目的目標(biāo)。如果不能定義好項目目標(biāo)，將無法開展后續(xù)的項目工作；如果目標(biāo)不明確，就無法知道項目什么時候算真正完工。項目目標(biāo)的確定，包括范圍、時間、成本和質(zhì)量四個基本維度。范圍目標(biāo)說明了哪些工作是項目必須做的，哪些是必須不做的；時間目標(biāo)說明項目應(yīng)該在什么時候開始、什么時候結(jié)束；成本目標(biāo)說明項目必須在多少成本之內(nèi)完成，質(zhì)量目標(biāo)說明項目應(yīng)達(dá)到的質(zhì)量要求和等級。在確定項目目標(biāo)的過程中，需要主要項目干系人都參與進(jìn)來，以便他們對項目目標(biāo)有主人翁感，并對項目目標(biāo)有基本一致的理解。

在項目啟動階段，除了明確項目目標(biāo)外，還需要制定初步的范圍說明書。對于通信勘察設(shè)計項目的范圍說明書主要包括設(shè)計方案和設(shè)計圖紙審核標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)計的分工界面，項目成果交付方式，項目存在的風(fēng)險及應(yīng)對方式，項目的組織架構(gòu)，關(guān)鍵里程碑，項目變更的審批要求，初步的工作分解結(jié)構(gòu)等。

在項目啟動階段，另一項重要的工作是召開項目啟動大會。啟動大會重要意義在于引起項目干系人對項目的重視，尤其要取得公司及業(yè)主方高管的支持，體現(xiàn)一把手掛帥。除此之外，向所有將接觸到項目的員工介紹雙方項目團(tuán)隊成員和工作制度，樹立項目組成員的執(zhí)行權(quán)威，以便有效地配合工作。對于項目組內(nèi)部而言，啟動大會讓項目團(tuán)隊成員明確認(rèn)識到高管對項目的支持、期望和考核壓力，同時如何將這些壓力和期望轉(zhuǎn)化為動力，促使項目團(tuán)隊全心投入到項目實施工作中。啟動大會的召開要確定好會議形式、時機(jī)、參加人員和會議宣講內(nèi)容等。

3.項目管理計劃編制

古語云：謀定而動?！爸\”就是做計劃，也就是在做任何事情之前，都要先計劃清楚。項目管理就是制定計劃，執(zhí)行計劃，監(jiān)控計劃的過程。制定項目管理計劃過程包括定義、準(zhǔn)備、集成和協(xié)調(diào)所有分計劃，使其成為項目管理計劃。項目管理計劃確定了執(zhí)行、監(jiān)控、和結(jié)束項目的方式和方法，由多個分計劃組成。同時，項目管理計劃也要通過整體變更控制過程進(jìn)行更新和修訂。項目管理計劃的內(nèi)容包括：所使用的項目管理過程，每個特定項目管理過程的實施程度，完成這些過程的工具和技術(shù)的描述，選擇項目的生命周期和相關(guān)的項目階段，如何用選定的過程來管理具體的項目，如何執(zhí)行工作來完成項目目標(biāo)，如何監(jiān)督和控制變更，如何維護(hù)項目績效基線的完整性，與項目干系人進(jìn)行溝通的要求和技術(shù)等。

在通信勘察設(shè)計項目中分計劃包括項目范圍管理計劃、進(jìn)度管理計劃、成本管理計劃、質(zhì)量管理計劃、人員配備管理計劃、溝通管理計劃、風(fēng)險管理計劃等。在編制項目計劃過程中，遵循“目標(biāo)、策略、行動、能力、驗證”五個方面展開計劃的編制。

（1）目標(biāo)：項目目標(biāo)是制定項目計劃的基石，項目計劃必須緊緊圍繞項目目標(biāo)制定。不同的項目關(guān)系人，對目標(biāo)的理解不同，尤其是關(guān)鍵的干系人，對目標(biāo)的理解和判定標(biāo)準(zhǔn)，將直接關(guān)系到項目的成敗。

（2）策略：有了項目目標(biāo)之后，項目管理團(tuán)隊需要考慮的是完成項目的策略。實現(xiàn)目標(biāo)的策略有多種，哪一種最好或最適合目前的項目，需要仔細(xì)斟酌，認(rèn)真分析，最終確定的策劃需要說明選擇的理由。

（3）行動：有了目標(biāo)和實現(xiàn)策略之后，需要進(jìn)一步規(guī)劃具體的行動，即將大的目標(biāo)分解成小任務(wù)，小的任務(wù)進(jìn)一步分解成活動，將工作落實到項目成員身上。同時，一個工作階段結(jié)束必須有階段性里程碑，讓項目進(jìn)入一個新的階段。工作的分解強調(diào)的是無遺漏、無重復(fù)，而且每個任務(wù)之間的時間是并發(fā)還是串行，是多人還是單人參與，需要在分解過程中充分考慮。

（4）能力：任務(wù)分解完成之后，要考慮怎樣的人勝任此工作。找到適合的人安排去做適合的工作，讓人盡其才，而且配合默契，這就是能力。

（5）驗證：為了保證每個成員都能做好工作，每項工作都符合要求，這就是需要進(jìn)行驗證。在通信勘察設(shè)計項目中，需要貫徹勘察設(shè)計的質(zhì)量管理體系，按“三審”的要求，對勘察記錄、施工圖紙、設(shè)計方案、概預(yù)算表進(jìn)行審核驗證，確保各項工作滿足目標(biāo)要求。

項目計劃通常不是由一個人或少數(shù)幾個人就能夠編制好的，而需要全體項目團(tuán)隊成員參與編制。由于項目團(tuán)隊成員是項目計劃的執(zhí)行者，所以他們必須參與項目計劃的編制，以使他們對項目計劃有強烈的主人翁感，對自己參與編制的處出來的計劃，會有更大的積極性去實現(xiàn)。編寫計劃的過程，也是一個促進(jìn)相關(guān)人員之間溝通的過程。全體團(tuán)隊成員在參與項目計劃編制的過程中，會開展各種各樣的溝通，通過這些溝通，就可以了解彼此的想法，特別是彼此之間的共同點和不同點。有利于盡早解決分歧，防止把重大的分歧帶人項目執(zhí)行階段。

當(dāng)然，項目計劃的制定和執(zhí)行，需要考慮和注意它的動態(tài)性和靈活性，由于項目復(fù)雜程度高、涉及面廣，實施周期長，項目計劃不可能一開始就制定得很完善，必定在項目進(jìn)行中不斷修正和完善。項目計劃一直貫穿整個項目過程，在項目的實施中需要不斷地進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。

4.指導(dǎo)和管理項目實施

指導(dǎo)和管理項目實施是指開展項目計劃中所規(guī)定的項目活動，完成所要求的可交付成果，并產(chǎn)生相應(yīng)的工作績效信息。項目執(zhí)行的目的，是要把紙面上的可交付成果變成實實在在的可交付成果。執(zhí)行和管理項目實施的行動包括：付出努力和成本以完成項目目標(biāo)；配備人員，進(jìn)行培訓(xùn)，管理已分配到項目中的項目團(tuán)隊成員；獲取、管理和使用工具、設(shè)備和其他資源；按照規(guī)劃好的方法或標(biāo)準(zhǔn)實施項目計劃；創(chuàng)建、驗證和確認(rèn)項目交付物和階段性交付物；管理風(fēng)險和實施風(fēng)險應(yīng)對活動；把已批準(zhǔn)的變更應(yīng)用于項目的范圍、計劃和環(huán)境中；建立并管理項目組內(nèi)外溝通渠道；收集項目數(shù)據(jù)，并匯報成本、進(jìn)度、質(zhì)量的進(jìn)展和狀態(tài)信息；收集和記錄經(jīng)驗教訓(xùn)并實施已批準(zhǔn)的過程改進(jìn)活動。

項目活動須按項目的計劃開展，但在項目執(zhí)行開始之前所編制的計劃文件中，不可能詳細(xì)到列出每天每人要開展的具體工作的程度。因此，在項目執(zhí)行期間，需要采用滾動式規(guī)劃的方法對已有的計劃進(jìn)行逐漸細(xì)化。工作細(xì)化分別從時間和管理層次兩個方面進(jìn)行細(xì)化，按時間層次的細(xì)化，即按時間的推移對以后的工作進(jìn)行逐漸細(xì)化，按不同管理層次進(jìn)行的逐漸細(xì)化，即隨管理層次的降低把工作細(xì)化到勘察設(shè)計人員層次。只有嚴(yán)格遵守計劃，項目各活動之間才能相互協(xié)調(diào)，項目執(zhí)行才能均衡開展。

如果項目執(zhí)行階段比較長，則可以采用項目生命周期的方法，把執(zhí)行階段再劃分成幾個子階段，每個子階段的結(jié)束點都是某個重要可交付成果形成之時，也就需要在此時開展檢查，以便決定項目能否進(jìn)入下一個子階段。只有該階段該做的工作都做了，并且其可交付的成果符合要求，項目才能進(jìn)入下一個子階段。

勘察設(shè)計項目的實施分為需求調(diào)研、現(xiàn)場勘查、繪制施工圖、編制詳細(xì)設(shè)計方案、編制概預(yù)算、設(shè)計會審等實施階段。對每一個階段的可交付成果進(jìn)行檢查，符合要求得到業(yè)主方簽字之后才能進(jìn)入下一階段。

5.監(jiān)控項目績效

雖然在計劃階段制定了詳細(xì)的計劃，但在項目執(zhí)行過程由于各種內(nèi)外因素的影響，不可避免地會出現(xiàn)偏差，所以要對執(zhí)行過程進(jìn)行監(jiān)控。監(jiān)控包括監(jiān)督和控制兩個方面，監(jiān)督是指把項目執(zhí)行的實際情況與項目計劃中的要求進(jìn)行比較，發(fā)現(xiàn)偏差；控制是指分析偏差，決定是否需要調(diào)整計劃或?qū)?zhí)行進(jìn)行糾偏，然后把這些調(diào)整或糾偏付諸執(zhí)行。監(jiān)督是控制的基礎(chǔ)，控制是監(jiān)督的目的，二者密不可分。監(jiān)控貫穿于項目的整個生命周期。除了發(fā)現(xiàn)和解決實際已出現(xiàn)的、不可接受的偏差以外，項目監(jiān)控也擔(dān)負(fù)著預(yù)測未來項目情況并采取必要的預(yù)防措施的重要任務(wù)，預(yù)防措施旨在防止以后出現(xiàn)不可接受的項目偏差。

要使監(jiān)控工作比較有效，就必須持續(xù)不斷進(jìn)行監(jiān)控，保持監(jiān)控工作的連續(xù)性。日常的監(jiān)控應(yīng)該是與項目執(zhí)行同時進(jìn)行，即一邊執(zhí)行一邊監(jiān)控，對存在的偏差進(jìn)行及時處理。較高層次的監(jiān)控，則應(yīng)該按事先規(guī)定好的時間間隔來定期進(jìn)行，如每周、每月一次計算掙值管理中的各種指標(biāo)，動態(tài)地掌握項目的進(jìn)度和成本績效。

要使監(jiān)控工作有效，還要求監(jiān)控者以及被監(jiān)控工作的從事者都要有正確的心態(tài)。監(jiān)控者主要是項目管理團(tuán)隊的核心成員，即各專業(yè)的技術(shù)負(fù)責(zé)人，他們必須抱著“監(jiān)控工作對事不對人”的態(tài)度，并且在監(jiān)控工作中融入服務(wù)的內(nèi)容，在監(jiān)控的同時，向被監(jiān)控工作的從事者提供服務(wù)，幫助解決他們工作中的問題。項目監(jiān)控必須本著“從局部入手、從全局著眼”的原則，按一定的流程有序進(jìn)行。

6.整體變更控制

整體變更控制過程用來審查所有變更請求，批準(zhǔn)變更，并維護(hù)項目管理計劃、項目范圍說明書和其他可交付成果。由于項目時間跨度大、涉及內(nèi)容廣，在項目的實施過程中，因業(yè)主方投資的變化、建設(shè)規(guī)模的調(diào)整、項目團(tuán)隊人員變動等因素導(dǎo)致計劃發(fā)生了較大的變化，為規(guī)范項目變更管理，由業(yè)主方牽頭，各方參與制定了《項目變更管理辦法》。該辦法明確了變更控制流程和變更文檔模板，并成立了變更控制委員會。項目組依據(jù)該辦法進(jìn)行變更分析，確認(rèn)與業(yè)主方項目主管理解一致后，提出變更后的實施方案，隨變更請求一起提交變更控制委員會進(jìn)行批準(zhǔn)。批準(zhǔn)通過后，需更新項目管理計劃等文檔作為項目控制基線。

整體變更控制是項目管理團(tuán)隊的一項重要工作，在變更管理中，我們遵循以下原則進(jìn)行整體變更控制，從而確保變更在項目的有效管控范圍。

（1）讓團(tuán)隊成員做好變更的心里準(zhǔn)備。變化是永恒的，而不變是相對的，對于這種大型勘察設(shè)計項目，涉及到的影響因素非常多，具體實施中總是會遇到各種因素造成項目變更。

（2）事先制定變更管理程序。變更并不一定是壞事，最糟糕的的是無序變更，變更要按一定的程序進(jìn)行，防止變更失去控制。

（3）變更宜早不宜晚。越是在項目的早期，項目變更的代價就越小，隨著項目的開展，項目變更的代價就會越來越大。

（4）變更宜小不宜大。項目的細(xì)節(jié)層次的計劃可以變，而且通常也會變化，但項目的控制性計劃、基準(zhǔn)計劃最好不變。

（5）變更需征求重要干系人的意見，獲得他們對變更的支持，特別是哪些將要執(zhí)行變更的干系人以及會受變更影響的干系人。

（6）對變更可能引起的后果做綜合評價。不僅要評價變更的直接后果，而且要評價變更的間接后果。

（7）對變更情況作出后評價。在變更被批準(zhǔn)和執(zhí)行之后，要評價變更是否達(dá)到了預(yù)期的效果，要總結(jié)與變更相關(guān)的經(jīng)驗教訓(xùn)。

7.項目收尾

任何項目都是臨時性的工作，必須有一個明確的結(jié)束點，當(dāng)項目快要結(jié)束時，項目就進(jìn)入收尾階段。項目收尾就是指完結(jié)項目管理計劃中規(guī)定的所有活動以正式結(jié)束項目的過程。在對整個項目進(jìn)行最終驗收之前，即必須按照項目生命周期階段，對每個階段進(jìn)行階段驗收，這種階段驗收統(tǒng)通常與某個或某幾個重要可交付成果的實質(zhì)性驗收同時進(jìn)行。在通信勘察設(shè)計項目中，有施工圖紙的審核驗收，設(shè)計方案的審核驗收，而施工圖圖紙和施工方案又分不同專業(yè)單項和不同地區(qū)工程，因此驗收貫穿在項目整個中后期，需要多次、不斷地進(jìn)行項目收尾。

在項目最終驗收之前，主要項目干系人應(yīng)該對項目驗收的對象達(dá)成一致意見。不僅項目最終產(chǎn)品要驗收，而且項目工作過程所產(chǎn)生的一系列文件和檔案資料也要驗收。項目驗收的依據(jù)是項目計劃和經(jīng)過修正后的項目計劃。項目最終驗收不僅要確認(rèn)項目范圍和質(zhì)量是否符合計劃要求，而且還要確認(rèn)項目實施過程是否合理，項目的成本和進(jìn)度績效是否符合要求。總體說來，項目的最終驗收就是要確認(rèn)有沒有以及在多大程度上實現(xiàn)了項目目標(biāo)。

8.結(jié)論

大型通信勘察設(shè)計項目在項目初期階段就建立符合大型復(fù)雜項目特點的項目管理過程體系，通過引入項目整體管理理念和方法，對項目進(jìn)行了科學(xué)、規(guī)范的整體管理，使項目所有的組成要素在適當(dāng)?shù)臅r間充分地、有機(jī)地結(jié)合在一起，能夠極大地提高了項目的實施效率，從而確保項目能夠取得成功。

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[4]（美）凱西.施瓦爾貝著，楊坤、王玉譯.IT項目管理.北京：機(jī)械出版社，2013.

作者簡介：

周宏成：男，碩士研究生，高級工程師，現(xiàn)就職于廣東省電信規(guī)劃設(shè)計院，從事通信工程咨詢、項目管理、培訓(xùn)等工作。