淺談水利工程驗(yàn)收檔案資料的整理

柴亞坤

摘要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國(guó)家對(duì)“三農(nóng)”問題的重視，水利工程作為重要的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，得到了很大的發(fā)展，同時(shí)也促進(jìn)了農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。但是，水利工程由于其工程量大，涉及面廣，影響因素多，時(shí)間性強(qiáng)以及收集時(shí)間長(zhǎng)等，需要做好資料的整理、保管工作，尤其是驗(yàn)收資料的整理，從而為工程的竣工驗(yàn)收提供依據(jù)。基于此，文章對(duì)水利工程驗(yàn)收檔案資料的整理進(jìn)行分析，以期能夠提供一個(gè)借鑒。

關(guān)鍵詞：水利工程；驗(yàn)收檔案；資料整理

1. 完善水利工程檔案管理工作的重要意義

我國(guó)歷來(lái)是農(nóng)業(yè)大國(guó)，而水利工程的建設(shè)對(duì)于農(nóng)業(yè)發(fā)展有著重要作用。中國(guó)自古以來(lái)就有著大興水利工程，以促進(jìn)農(nóng)業(yè)發(fā)展的傳統(tǒng)。從古代的都江堰到近現(xiàn)代神州大地各處興建的水利工程設(shè)施，我們可以認(rèn)識(shí)到水利工程對(duì)于中國(guó)農(nóng)業(yè)發(fā)展的重要促進(jìn)作用。而水利工程檔案管理工作是水利工程建設(shè)的重要依據(jù)，檔案管理工作關(guān)系到新的水利工程的修建是否能夠符合當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況，通過記錄水利工程的修建過程中各項(xiàng)文件批文、施工具體程序以及施工過程中耗用的各項(xiàng)材料、檢修保養(yǎng)記錄等，可以讓水利過程建設(shè)和管理人員對(duì)該工程的建設(shè)和管理維護(hù)過程有具體而詳細(xì)的了解，并且對(duì)于建設(shè)新的水利工程有著重要的指導(dǎo)意義。水利工程檔案包括水利工程施工和維護(hù)期間的各項(xiàng)資料，以文字、圖紙、圖表和聲像等多種形式存在，并且保存在相應(yīng)的檔案資料室中，記錄所有前期水利工程的建設(shè)工程，為管理和監(jiān)管人員提供水利工程建設(shè)期間的一切資料，檔案管理工作要求水利工程建設(shè)資料必須完備而且井然有序，包括一項(xiàng)水利工程整個(gè)建設(shè)周期和之后相關(guān)的維護(hù)管理工作的記錄資料。這些資料有前期的建設(shè)準(zhǔn)備，如前期水利工程勘察和可行性研究報(bào)告，有建設(shè)前的商業(yè)招標(biāo)工作和政府批建公文等；也有建設(shè)過程中的工程施工記錄、材料驗(yàn)收和耗用記錄以及工程建設(shè)完成過后的相關(guān)的質(zhì)量鑒定和維修、維護(hù)工作的記錄信息。水利工程檔案管理工作對(duì)于監(jiān)督和管理水利工程建設(shè)有非常重要的使用價(jià)值，它不僅能夠幫助管理人員了解歷史建設(shè)工程的詳細(xì)情況，還可以為新建水利工程提供建設(shè)前期準(zhǔn)備、中期施工管理以及后期維護(hù)管理等全程、多環(huán)節(jié)的歷史經(jīng)驗(yàn)借鑒，在指導(dǎo)建設(shè)新的水利工程設(shè)施方面有著重要的指導(dǎo)意義。

2. 水利工程驗(yàn)收檔案的內(nèi)容分類

按照工程進(jìn)行階段劃分，筆者將水利工程驗(yàn)收檔案進(jìn)行如下分類：

2.1工程前期的調(diào)查資料

建設(shè)項(xiàng)目立案文件以及獲批文件、工程項(xiàng)目招標(biāo)企業(yè)的信息文件、項(xiàng)目可行性分析文件以及項(xiàng)目動(dòng)工獲批文件、施工地點(diǎn)地理?xiàng)l件調(diào)查報(bào)告、項(xiàng)目工程設(shè)計(jì)草圖等。

2.2工程施工階段資料

項(xiàng)目建設(shè)承包企業(yè)的資料文件、工程開工獲批文件、項(xiàng)目管理及施工人員的信息文件、建設(shè)機(jī)械設(shè)備簽證報(bào)告、工程設(shè)計(jì)變更報(bào)告及相關(guān)變更圖紙等。

2.3質(zhì)量監(jiān)督管理材料

施工單位施工質(zhì)量審查報(bào)告、建筑材料簽證文件、建材質(zhì)量合格證明、建材生產(chǎn)商提供的材料檢測(cè)報(bào)告、施工單位和建設(shè)單位檢測(cè)建材質(zhì)量報(bào)告以及監(jiān)管部門抽樣檢查報(bào)告等。

2.4項(xiàng)目工程質(zhì)量評(píng)價(jià)檔案

隱蔽工程驗(yàn)收簽證表、分部工程施工質(zhì)量評(píng)定表及分部工程驗(yàn)收鑒定書、單位工程施工質(zhì)量評(píng)定表及單位工程驗(yàn)收鑒定書、工程項(xiàng)目施工質(zhì)量評(píng)定表、工程建筑外觀質(zhì)量評(píng)定表、工程合同完工驗(yàn)收鑒定書、工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收自查工作報(bào)告、建筑試用期運(yùn)行情況觀察報(bào)告等。

2.5項(xiàng)目完工材料

工程竣工驗(yàn)收鑒定書、項(xiàng)目竣工圖紙和設(shè)計(jì)圖紙、施工過程拍攝的相片及錄像材料。

2.6項(xiàng)目工程量核算資料

項(xiàng)目竣工時(shí)工程量核算文件、工程量證明文件、工程竣工核算統(tǒng)計(jì)報(bào)告、核算支付文件、建設(shè)項(xiàng)目的保險(xiǎn)文件、項(xiàng)目交保證明、業(yè)主審核工程量的意見等。

2.7項(xiàng)目建設(shè)過程的監(jiān)理單位管理檔案

項(xiàng)目工程監(jiān)理規(guī)劃及監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、工程施工階段的監(jiān)理工作日記及旁站記錄、監(jiān)理單位下發(fā)的文件、工程監(jiān)理月度報(bào)告、工程監(jiān)理建材平行檢測(cè)報(bào)告、項(xiàng)目工程監(jiān)理管理工作報(bào)告等。

3. 做好水利工程驗(yàn)收檔案管理工作的建議

3.1建立健全的項(xiàng)目工程驗(yàn)收資料管理規(guī)章建設(shè)

企業(yè)要設(shè)立專門的檔案管理部門、調(diào)派具有較高專業(yè)能力的工作人員對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，并為檔案管理工作人員提供良好的工作條件。要參照水利建設(shè)項(xiàng)目的指標(biāo)來(lái)訂立一套健全完備的驗(yàn)收檔案管理?xiàng)l例，通過高效的管理方式監(jiān)督檔案管理工作的執(zhí)行情況。項(xiàng)目工程管理人員要給驗(yàn)收檔案的整理、歸納過程提供指導(dǎo)意見，并定期檢查檔案整理情況，檢查重要檔案是否完整真實(shí)。

3.2加強(qiáng)繼續(xù)教育，提高檔案人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，水利工程檔案管理人員不僅需要有豐富的檔案管理水平，還要熟悉水利業(yè)務(wù)知識(shí)，對(duì)水利工程基本概況了解，才能從被動(dòng)“接”檔案到主動(dòng)“要”檔案，不斷“管”好檔案；檔案管理人員首先要了解水利工程建設(shè)工作的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排，掌握每一階段工作中需要形成哪些檔案資料、對(duì)每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。

水管單位應(yīng)定期組織專職和兼職檔案人員參加檔案局組織的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)；采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)，走出去”的方式，請(qǐng)檔案局專業(yè)人員現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)或到好的單位實(shí)地學(xué)習(xí)；再次，檔案人員更要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，既要不斷學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)，又要熟悉水利業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握水庫(kù)、河道工程及管理方面對(duì)檔案管理的要求。

3.3各部門間的協(xié)作與制約措施，建立檢查、約束機(jī)制

各部門間加強(qiáng)技術(shù)協(xié)作的同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)相互間的監(jiān)督與檢查力度，制定相關(guān)制度，以求達(dá)到最佳效果。如施工辦完成某個(gè)施工項(xiàng)目應(yīng)及時(shí)報(bào)質(zhì)檢辦進(jìn)行驗(yàn)收，質(zhì)檢辦要根據(jù)施工規(guī)范認(rèn)真嚴(yán)格檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并提出整改措施。從強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核入手，將竣工文件工作納入基建工程目標(biāo)管理，并將其納入工程技術(shù)部門的職責(zé)范圍和總工程師、技術(shù)人員的崗位責(zé)任制，作為技術(shù)管理工作的重要組成部分，明確責(zé)任指標(biāo)，嚴(yán)格考核，并將竣工文件編制工作列為先進(jìn)評(píng)比的條件，不斷強(qiáng)化技術(shù)人員收集原始資料的意識(shí)。引進(jìn)激勵(lì)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)；對(duì)劣質(zhì)資料進(jìn)行嚴(yán)厲的經(jīng)濟(jì)處罰。同時(shí)強(qiáng)化日常資料管理工作日常的資料管理工作好壞，對(duì)資料的最后管理和歸檔有著非常大的影響。做好平時(shí)的工作，保證基礎(chǔ)資料規(guī)范、系統(tǒng)、完整，歸檔時(shí)可以減少很多工作量。

3.4工程驗(yàn)收資料整編歸入進(jìn)度計(jì)劃是“同步”完成工程竣工驗(yàn)收的有效措施

在制定工程進(jìn)度計(jì)劃是應(yīng)將每個(gè)部分工程竣工文件質(zhì)量檢查工作歸入到該項(xiàng)工程單位工程進(jìn)度計(jì)劃中，并將其作為重要的網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)來(lái)完成。對(duì)整編資料中發(fā)現(xiàn)的“原件不齊全”“簽證資料不齊全”“不規(guī)范”“不統(tǒng)一”等問題要及時(shí)研究予以解決。工程項(xiàng)目竣工必須從工程項(xiàng)目立項(xiàng)抓起，實(shí)現(xiàn)三“同步”，建立相應(yīng)的竣工檔案管理制度是做好重點(diǎn)工程檔案工程的基礎(chǔ)（創(chuàng)優(yōu)工程）運(yùn)用。工程合同法律手段做好工程竣工檔案工作的重要保證。加強(qiáng)檔案意識(shí)宣傳教育工作，把工程項(xiàng)目竣工檔案工作列入施工進(jìn)度計(jì)劃中，是完成工程項(xiàng)目竣工檔案的有效措施。

結(jié)束語(yǔ)

在水利工程中，檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的基礎(chǔ)工作，它既是工程建設(shè)的依據(jù)，又是工程建設(shè)成果的真實(shí)記錄。而對(duì)于工程的驗(yàn)收資料，必須從工程施工的開始抓起，加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，把工程竣工資料管理列入施工進(jìn)度規(guī)劃，實(shí)行資料與施工步驟同步，并且加強(qiáng)各部門之間相互配合，從而保證工程的順利完成。

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