淺談計算機技術(shù)在檔案管理中的應用

陶鑫

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟、政治、科技和文化的不斷發(fā)展，我國的計算機技術(shù)也沖入世界高端行列，并且逐漸應用于我國企事業(yè)單位各項管理體制之中。其中檔案管理應用中的計算技術(shù)既是一項典型的應用實例。我國檔案管理工作的現(xiàn)代化管理理念中將計算機技術(shù)的管理作用進行發(fā)揮，其本身的作用愈顯重要。筆者根據(jù)自身的多年檔案管理經(jīng)驗，在本文中將現(xiàn)代化檔案管理中計算機技術(shù)的作用進行分析探討，全面了解計算機技術(shù)在檔案管理應用中存在的問題并且提出相應的可行性建議。

關(guān)鍵詞：計算機技術(shù)應用 檔案管理 探討分析

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）01（b）-0032-01

計算機技術(shù)的出現(xiàn)、發(fā)展及推廣推動著世界經(jīng)濟的發(fā)展和全球經(jīng)濟化進程的推進。計算機技術(shù)在檔案管理中應用后，其本身的特點淋漓盡致的顯現(xiàn)出來：檢索快、容量大、可靠性強、保密程度高、成本低等等。隨著計算機技術(shù)的應用和互聯(lián)網(wǎng)平臺的建立，在一定程度上代替了手工作業(yè)，提高了工作效率，同時實現(xiàn)了資源共享和信息共享。對于檔案管理中計算機技術(shù)的應用給人們的生活帶來巨大的方便。

1 計算機技術(shù)在檔案信息管理中的作用

1.1 計算機技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化檔案信息管理

從傳統(tǒng)的檔案信息管理模式中我們可以看出，傳統(tǒng)的檔案管理模式是采用手工記錄，工作效率低，工作準確性低，占用大量的人力資源和財力資源，信息的儲存、查閱和修改等問題較為不便。而社會現(xiàn)代化計算機技術(shù)在檔案管理中應用后，通過計算機系統(tǒng)能夠?qū)n案管理過程中的信息儲存、查閱和修改過程直接完成，節(jié)省了大量的人力、物力和財力。提高了檔案管理的效率，降低了檔案管理的成本和費用，保證了檔案管理的準確性。而且，在保證檔案管理的質(zhì)量和效率的過程中的計算機技術(shù)的應用還實現(xiàn)了資源共享和信息共享。

1.2 計算機技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)自動化檔案管理

在信息化技術(shù)的使用過程中，我們感受到了計算機技術(shù)的高容量、高效率和程序化的數(shù)據(jù)處理等特點。計算機技術(shù)的使用時通過程序編寫后能夠高效的執(zhí)行程序并且能夠保證期準確性。因此，計算機技術(shù)在檔案管理中的應用能夠通過程序編寫后直接實現(xiàn)化錄入保存修改和管理等過程的自動化。

1.3 計算機技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡化的信息檢索

應用計算機技術(shù)的檔案管理能夠?qū)⒏黝悪n案進行分類匯總，并且通過計算機的自動化程序能夠?qū)崿F(xiàn)檔案查閱過程中的及時信息檢索。這就避免了檔案管理員由于不能夠清晰的記憶檔案儲存位置而丟失資料或者不能夠及時準確的查找到需要的資料。同時計算機技術(shù)的檢索功能不僅在檔案管理過程中應用還推廣到各個行業(yè)領(lǐng)域。這樣就能夠在最大程度上實現(xiàn)共享平臺。

2 檔案信息庫的特點、構(gòu)成以及計算機技術(shù)要求

2.1 檔案信息庫的特點

檔案信息庫即為在檔案管理過程中通過計算機技術(shù)實現(xiàn)檔案的大容量儲存和分類。其本身的特點為：第一，計算機技術(shù)的出現(xiàn)能夠?qū)⑿畔⑽募D(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C數(shù)據(jù)的形式進行儲存，在計算機信息平臺中通過計算機電子數(shù)據(jù)流的形式進行傳遞，從而實現(xiàn)了檔案信息儲存共享的信息化和自動化特點；第二，計算機儲存技術(shù)能夠?qū)D、文、聲等綜合信息通過多媒體信息化方式進行儲存，體現(xiàn)了現(xiàn)代計算機技術(shù)的數(shù)字化特點；第三，計算機技術(shù)在檔案管理中的應用體現(xiàn)了計算機技術(shù)的信息化、自動化、媒體化等特點，并且計算機技術(shù)的應用改變了以往檔案管理的形式，體現(xiàn)了現(xiàn)代化檔案管理模式的計算機化特點；第四，計算機技術(shù)在檔案管理中應用后不但能夠?qū)n案進行高效管理還能夠?qū)n案信息以圖、文、聲等綜合媒體形式進行儲存，體現(xiàn)了計算機儲存技術(shù)的多樣化特點。

2.2 檔案信息庫的主要構(gòu)成框架

將檔案信息庫進行分類可分為：終端用戶部分、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫檢錯系統(tǒng)和通訊系統(tǒng)等幾部分。其各部分的主要作用是通過檔案信息庫的不同分工將檔案管理程序變得更為清晰明了，完善了檔案信息庫系統(tǒng)，使人們能夠方便輕松的獲取所需并能夠通過網(wǎng)絡通訊系統(tǒng)進行傳遞和資源共享。

2.3 檔案信息庫管理過程中對于計算機技術(shù)的要求

在檔案管理過程中使用計算機技術(shù)是由于計算機技術(shù)能夠準確高效的實現(xiàn)檔案的錄入、查閱、修改和管理。這也是檔案管理的基本要求和基本保障。因此，在檔案管理中應用計算機技術(shù)應達到以下要求：首先，檔案管理中的計算機系統(tǒng)應當保證其硬件設施能夠達到相應的條件和質(zhì)量，軟件程序管理應當保證檔案信息庫的技術(shù)水平達到要求；其次，計算機技術(shù)的檔案管理依然需要進行科學的規(guī)劃，并且對于管理人員的計算機技術(shù)操作能夠提出更高的要求，保證大量檔案信息錄入過程中不因操作人員的原因而導致信息錯誤或者不完整。

3 實現(xiàn)計算機檔案管理可采取的幾點措施

3.1 健全的服務設施

為確保計算機技術(shù)在檔案管理中應用達到預期的效果，應當加大檔案管理過程中的資金投入，用于配制相關(guān)的硬件設施和軟件設施以及檔案管理的網(wǎng)絡化程序。同時還用當有完善的保護系統(tǒng)、信息檢索系統(tǒng)和資源共享平臺系統(tǒng)。為檔案的信息化管理提供良好和安全的環(huán)境。

3.2 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

計算機技術(shù)在檔案管理中的能夠高效的完成一定的工作，但是計算機技術(shù)是一種操作系統(tǒng)不能完全自主的進行檔案管理，所以檔案管理人員素質(zhì)在計算機檔案管理中是決定性的。提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)能夠?qū)⒂嬎銠C系統(tǒng)的直接操作者和管理者進行能力培訓和專業(yè)技能訓練，能夠保證計算機系統(tǒng)在實際應用中的準確性，實現(xiàn)計算機技術(shù)在檔案管理過程中的優(yōu)勢。

3.3 提高檔案管理者的檔案管理水平

通過計算機系統(tǒng)進行檔案管理，不僅需要專業(yè)的知識技能還必須具備科學管理的意識，懂得科學管理的內(nèi)涵。在計算機信息庫的管理過程中體現(xiàn)出現(xiàn)代化的管理水平，實現(xiàn)檔案管理工作改革，在實際工作中不斷完善計算機管理系統(tǒng)，并不斷的學習先進的知識體系，及時的引進更為便捷的檔案管理程序。

3.4 實現(xiàn)各方面制度的完善

由于計算機技術(shù)在檔案管理中的應用，能夠很大程度上解決檔案管理方面的漏洞，但是相應的科學管理制度并未及時的設定?？偹苤?，好的管理是成功的一半，因此，要想做好現(xiàn)代化的計算機技術(shù)的檔案管理工作，各方面的管理制度應當及時的進行完善。在實際的管理過程中，將計算機的檔案管理的各個環(huán)節(jié)進行充分的考慮，并制定相應的制度以彌補技術(shù)漏洞。在檔案管理工作的管理過程中，任何一個環(huán)節(jié)應做到有章可循，有法可依，來保障現(xiàn)代化計算機檔案管理的高效性和完整性。

參考文獻

[1] 鄭世彪.信息技術(shù)的發(fā)展與我國的發(fā)展戰(zhàn)略[j].高科技的產(chǎn)業(yè)化，1998（4）.

[2] 嚴霖.電子檔案管理—— 計算機技術(shù)在檔案管理中的應用[j].2010（3）.endprint