探究分析高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的問題和策略

孫磊SUN Lei；朱桂平ZHU Gui-ping

（江蘇財(cái)經(jīng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，淮安 223003）

（Jiangsu Polytechnic of Finance &Economics，Huaian 223003，China）

0 引言

隨著時(shí)代與科技的快速發(fā)展，高職院校隨之得到不斷的進(jìn)步，高職院校是以培養(yǎng)職業(yè)人才為主的教育場所。所謂職業(yè)教育就是指學(xué)習(xí)者經(jīng)培訓(xùn)教育獲得相應(yīng)的專業(yè)知識與專業(yè)技能，具備一定的職業(yè)能力與職業(yè)道德，二十一世紀(jì)以來，社會各界對人才的需求比較迫切，職業(yè)教育逐漸受到了國家政府的關(guān)注，在我國有關(guān)政策的扶持下，職業(yè)教育得到了飛速的發(fā)展，其投入資金不斷加大，國內(nèi)各大高等職院資源配置得到全面的提升，辦學(xué)質(zhì)量有了質(zhì)的飛躍，整體辦學(xué)效益比較顯著。近年來，高職院校為社會輸送了一批又一批的專業(yè)人員，我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)得到蓬勃發(fā)展，在高職院校發(fā)展期間，不斷涌現(xiàn)許多有待解決的問題，作為學(xué)校工作的重要組成部分，學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作存在不足，還需進(jìn)一步妥善解決學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作。

1 高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案的構(gòu)成

學(xué)籍檔案是學(xué)生在讀書期間詳細(xì)全面的記錄，學(xué)籍檔案內(nèi)容包括學(xué)生的讀書院校記錄、獲得的表揚(yáng)、受到的處分，可直接反映出學(xué)生在校時(shí)的學(xué)習(xí)狀態(tài)、生活狀態(tài)、個(gè)人思想道德及品質(zhì)、社會實(shí)踐、專業(yè)研究等。高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案的主要組成包括以下八個(gè)方面，首先是學(xué)生考學(xué)的入學(xué)信息，其中包括每年到校報(bào)道生的花名冊、考試檔案、學(xué)生入學(xué)登記表、入學(xué)體檢表等記錄；學(xué)生在校期間的每學(xué)年所修課程的考試成績、學(xué)分，選修、必修課程的數(shù)量，有無存在重修課程；學(xué)生的學(xué)籍信息變更記錄，其中包括轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、退學(xué)、復(fù)學(xué)、專業(yè)變更等記錄；在校期間學(xué)生獲得的獎勵及受到的處分記錄；在校期間學(xué)生的思想品質(zhì)、政治表現(xiàn)記錄；學(xué)生有無如期畢業(yè)、結(jié)業(yè)、肄業(yè)等信息，相關(guān)學(xué)位證書、學(xué)歷證書的發(fā)放記錄等；學(xué)生有無就業(yè)，若學(xué)生已就業(yè)，應(yīng)留存派遣證的存根聯(lián)；所有關(guān)于學(xué)生個(gè)人的存檔信息，具有典型的存檔價(jià)值信息。上述八個(gè)方面共同組成了高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案內(nèi)容，學(xué)籍檔案的保存方式為紙質(zhì)檔案、電子檔案，凡是打印的文本、手寫紙質(zhì)材料均屬于紙質(zhì)檔案，電子檔案主要保存在學(xué)生所讀高職院校的學(xué)籍信息管理系統(tǒng)中。

2 高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中存在的問題

2.1 學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作不規(guī)范 當(dāng)前我國相當(dāng)一部分高職院校是由直接升格、中專合并而來，原本學(xué)校與晉升為高職院校的管理方式、辦學(xué)規(guī)模等不盡相同，致使高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案缺乏規(guī)范性，傳統(tǒng)的檔案管理模式與現(xiàn)存的高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作不適應(yīng)，隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式也應(yīng)作出與時(shí)俱進(jìn)的改變。部分高職院校的管理仍處于起步階段，校園工作尚在摸索當(dāng)中，相關(guān)部門的建立不夠全面，制定的職能規(guī)范尚不完善，傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式易造成學(xué)籍檔案的失真、缺失，時(shí)常發(fā)生學(xué)籍檔案丟失，學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作缺乏獨(dú)立性，與檔案館、教務(wù)處、學(xué)生處等部門存在密切關(guān)聯(lián)，各職能部門間相互作用，管理中存在較多的不足，易于出現(xiàn)管理職能不清、管理混亂、管理漏洞等現(xiàn)象。

2.2 學(xué)生學(xué)籍檔案的整理工作不規(guī)范 學(xué)生學(xué)籍檔案的整理工作是學(xué)籍檔案工作中主要環(huán)節(jié)之一，學(xué)生學(xué)籍檔案的整理是指學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行收集后的分類、處理等工作，學(xué)生在校期間的原始資料信息根據(jù)檔案分類法將其作出處理，做好檔案的分類、排列、組卷等工作。由于學(xué)生學(xué)籍檔案的整理工作量較大，對工作的規(guī)范性、有序性要求較高，在高職院校相關(guān)的考評工作中，學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作也屬于考核的重點(diǎn)，建立以評促建的基本原則，促進(jìn)學(xué)籍檔案工作的規(guī)范有序?，F(xiàn)階段學(xué)生學(xué)籍檔案的整理工作仍存在許多的不足，如不統(tǒng)一的學(xué)籍檔案分類編排，檔案根據(jù)學(xué)生入學(xué)年份、畢業(yè)年份作出不同的編排，學(xué)生的學(xué)籍卡組卷缺乏一致的裝訂標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)一個(gè)班級、多個(gè)班級作出不同的裝訂形式，致使學(xué)籍卡組卷薄厚不一，不利于及時(shí)查找，同樣欠缺美觀性。學(xué)生在畢業(yè)前期的學(xué)籍檔案交予相關(guān)輔導(dǎo)員進(jìn)行保管與填寫，不少輔導(dǎo)員欠缺一定的檔案意識，在填寫檔案時(shí)分別使用圓珠筆、鉛筆填寫，部分欄目填寫不規(guī)范，致使檔案內(nèi)容缺乏正確性、標(biāo)準(zhǔn)性。

2.3 對于電子檔案認(rèn)識不到位 高職院校的學(xué)籍檔案管理工作信息化、電子化程度不足，受到傳統(tǒng)思維管理模式的影響，部分高職院校的學(xué)生學(xué)籍信息按照以往手寫的形式進(jìn)行錄入、查詢，電子檔案的功能性僅停留在查閱上，部分電子檔案沒有得到妥善的保存，易出現(xiàn)電子檔案信息丟失的情況。學(xué)生學(xué)籍檔案保存方式以紙質(zhì)檔案、電子檔案為主，或者同時(shí)采用紙質(zhì)與電子檔案，若只以一種形式保存學(xué)生學(xué)籍檔案，當(dāng)檔案信息不全或丟失時(shí)，對學(xué)生、對學(xué)校而言，將是難以補(bǔ)償?shù)闹卮髶p失。

3 加強(qiáng)高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的對策

3.1 提高對學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的重視性 高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案對每位學(xué)生都有著重要的意義，記錄了學(xué)生所有的讀書生涯的信息，因此，高職院校的教職工與學(xué)生都應(yīng)充分認(rèn)識到學(xué)籍檔案的重要性，具備一定的檔案意識。尤其是掌管學(xué)生學(xué)籍檔案管理的工作者，首先在其投入工作崗位時(shí)，應(yīng)對其檔案思想、專業(yè)技能進(jìn)行嚴(yán)格的考核，定期對相關(guān)工作人員開展檔案職業(yè)道德素養(yǎng)、專業(yè)知識培訓(xùn)。建立完善的學(xué)籍檔案管理考核制度與激勵機(jī)制，學(xué)校各個(gè)部門應(yīng)對學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作予以配合和支持，保證學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的順利開展，加強(qiáng)學(xué)生學(xué)籍檔案保存工作的通暢性，杜絕掉以輕心、相互推卸責(zé)任、敷衍的情況。

3.2 制定學(xué)生學(xué)籍檔案的基本規(guī)范 首先應(yīng)統(tǒng)一學(xué)生學(xué)籍檔案使用表格，根據(jù)高職院校檔案管理規(guī)定建立不同表格的統(tǒng)一樣式，督促學(xué)校有關(guān)部門及人員在書寫學(xué)生學(xué)籍檔案時(shí)，應(yīng)注重規(guī)范性，包括考試考核成績、學(xué)生的基本信息、表揚(yáng)及處分內(nèi)容、社會實(shí)踐意見等信息的填寫，應(yīng)統(tǒng)一書寫標(biāo)準(zhǔn)，要求所填寫的信息具有真實(shí)性、客觀性，對書寫格式、用筆、字跡等進(jìn)行規(guī)范，統(tǒng)一使用黑色簽字筆、碳素墨水鋼筆，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆，保持字跡的工整，不得任意修改檔案信息，這是對填寫檔案內(nèi)容的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，以此來保證學(xué)籍檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、可用性。

3.3 加大電子檔案建設(shè)力度 隨著時(shí)代與科技的進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各行各業(yè)得到廣泛的應(yīng)用，社會各界對信息技術(shù)予以高度重視，高職院校學(xué)籍檔案管理工作也應(yīng)如此，這也是未來發(fā)展的趨勢與必然要求。在當(dāng)前高職院校學(xué)籍檔案管理工作中應(yīng)用科學(xué)技術(shù)，轉(zhuǎn)變以往的學(xué)籍檔案錄入、查閱方式，加強(qiáng)學(xué)院各部門信息化檔案管理工作的認(rèn)識，在實(shí)際電子檔案建設(shè)中，應(yīng)做好學(xué)院相關(guān)部門學(xué)籍管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的交流，構(gòu)建完善的電子檔案平臺，使檔案管理工作效率與質(zhì)量得到雙重提升。同時(shí)在加強(qiáng)建設(shè)電子化學(xué)籍檔案管理的過程中，除了關(guān)注電子檔案外，還需對紙質(zhì)檔案予以重視，做到紙質(zhì)檔案、電子檔案的相互補(bǔ)充、同存同用，促進(jìn)高職院校學(xué)籍檔案管理工作的大力發(fā)展。

4 結(jié)束語

綜上所述，由于高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案對每位學(xué)生的重要性是無可替代的，學(xué)生無論處于何等地位、何等環(huán)境，仍需要使用學(xué)籍檔案信息。做好高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作，就是對學(xué)生負(fù)責(zé)，因此，學(xué)校內(nèi)每位檔案管理人員都應(yīng)重視學(xué)生學(xué)籍檔案工作，在實(shí)際的工作中不斷提高學(xué)籍檔案的服務(wù)能力、管理水平，保證學(xué)籍檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、可用性。

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