基層檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

盧艷麗+楊林書(shū)

基層檔案管理指的是基層單位的檔案管理工作者以檔案為中心，通過(guò)科學(xué)合理的方法進(jìn)行檔案收集、整理、歸檔、查找、維護(hù)等工作。在實(shí)踐中，基層檔案管理工作依然存在諸多問(wèn)題與缺陷，表現(xiàn)為基層單位對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠、依法治檔觀念較為缺乏以及檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不夠、檔案管理能力不足等，現(xiàn)就此類(lèi)問(wèn)題對(duì)如何加強(qiáng)與完善基層檔案管理工作的策略談幾點(diǎn)看法。

一、當(dāng)前我國(guó)基層檔案管理工作存在的問(wèn)題

第一，基層單位對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠。一些基層單位對(duì)檔案管理工作不夠重視，過(guò)于關(guān)注經(jīng)濟(jì)、科技等直接效益和物質(zhì)效益，而忽視了檔案管理工作的間接效益、社會(huì)效益。一些基層單位沒(méi)有擺正檔案管理工作的位置，檔案管理人員服務(wù)態(tài)度散漫、敷衍塞責(zé)，檔案存放庫(kù)房混亂不堪、諸多有價(jià)值的檔案資料隨處擺放，這些都是長(zhǎng)期阻礙我國(guó)基層單位檔案管理工作健康、成熟發(fā)展的不利因素。更有甚者，一些村級(jí)單位和民辦企業(yè)甚至沒(méi)有建檔意識(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)形同虛設(shè)。

第二，基層單位依法治檔觀念較為缺乏，使檔案管理工作的開(kāi)展受到阻礙。盡管我國(guó)在1987年就已出臺(tái)《檔案法》，但是一些基層單位尤其是少數(shù)民族地區(qū)、偏遠(yuǎn)貧困山區(qū)對(duì)《檔案法》的認(rèn)識(shí)不足，依法治檔觀念不夠深入人心，違反檔案法的行為層出不窮，造成許多有歷史價(jià)值和社會(huì)價(jià)值的檔案材料的遺失與損毀。

第三，基層單位檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不夠，檔案管理能力不足。當(dāng)前，我國(guó)政府機(jī)關(guān)、高等院校以及大型企事業(yè)單位普遍配備有專(zhuān)業(yè)素質(zhì)過(guò)硬的檔案管理人員，而在一些基層單位中存在著檔案管理人員數(shù)量不夠、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較差、檔案管理能力較低等情況，甚至一些所謂“檔案管理員”是從其他行政崗位調(diào)劑上崗，對(duì)于檔案整理、歸檔、查找、維護(hù)等業(yè)務(wù)一知半解，僅僅充當(dāng)著資料保管員的角色。

第四，基礎(chǔ)單位檔案管理資金不夠、設(shè)施較差。許多基層單位由于欠缺開(kāi)展檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)，出現(xiàn)了檔案庫(kù)房設(shè)施陳舊、防霉防潮等檔案維護(hù)體系不健全等情況。甚至一些基層單位將檔案庫(kù)房與行政人員的辦公室合并以節(jié)省開(kāi)支，這樣不僅不利于檔案管理工作開(kāi)展，同時(shí)也影響檔案安全性及保密性。

二、加強(qiáng)基層檔案管理水平的措施

針對(duì)基層檔案管理工作中存在的問(wèn)題，筆者認(rèn)為有必要提出一定的完善措施，包括政府機(jī)關(guān)加大宣傳及監(jiān)督力度、嚴(yán)格落實(shí)依法治檔的理念、健全基層檔案管理機(jī)制、加大基層單位檔案管理人員上崗培訓(xùn)力度以及逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化、信息化，從而切實(shí)提高我國(guó)基層檔案管理水平，使基層檔案管理工作健康、有序發(fā)展，現(xiàn)具體闡述如下：

第一，加大宣傳及監(jiān)督力度，增強(qiáng)基層單位檔案管理意識(shí)。針對(duì)當(dāng)前普遍存在的基層檔案管理工作重視程度不足的情況，應(yīng)加大檔案管理工作的宣傳力度及監(jiān)督力度，通過(guò)報(bào)紙雜志、電視廣播、微博微信等多種形式宣傳加強(qiáng)基層檔案管理工作的重要性及迫切性，同時(shí)通過(guò)行政文件等形式督促基層單位檔案管理工作的開(kāi)展，使基層單位重視檔案管理工作，從而有效消除一些基層單位檔案工作的空白。

第二，嚴(yán)格落實(shí)依法治檔的理念，對(duì)違反《檔案法》的行為予以追責(zé)。在實(shí)際工作中，基層單位及檔案管理人員必須熟知檔案法律法規(guī)及規(guī)章制度，積極貫徹落實(shí)依法治檔的理念，依照法律規(guī)定及法律程序進(jìn)行檔案管理工作。此外，上級(jí)檔案管理部門(mén)也要做好基層檔案管理工作的年檢年審工作，對(duì)違反《檔案法》的行為進(jìn)行追責(zé)，確?；鶎訖n案管理工作在法律的軌道內(nèi)開(kāi)展。

第三，健全基層檔案管理機(jī)制，程序化開(kāi)展工作。在基層檔案管理工作中，必須建立一套體系完整、科學(xué)合理的管理機(jī)制，明確并細(xì)化各工作人員的職責(zé)，制定規(guī)范化的檔案管理流程，包括檔案的建立、維護(hù)、查找、利用以及交接等，并將檔案管理工作流程公示宣告，以便相關(guān)人員工作的開(kāi)展。

第四，加大基層單位檔案管理人員上崗培訓(xùn)力度，增強(qiáng)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)及管理能力。當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)瞬息萬(wàn)變的社會(huì)，檔案科技化、信息化的時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，檔案管理方式、方法也必須不斷更新，這對(duì)檔案管理人員提出了新的要求。由此可見(jiàn)，必須積極提高基層檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)及專(zhuān)業(yè)技能。具體而言，一方面可以鼓勵(lì)檔案管理人員參加函授學(xué)習(xí)，另一方面必須加大上崗培訓(xùn)力度，如安排其至高等院校、大中型企事業(yè)單位進(jìn)行短期培訓(xùn)等。在加大培訓(xùn)力度的同時(shí)，積極做好職務(wù)評(píng)聘工作，堅(jiān)持持證上崗制度，切實(shí)提高檔案管理人員素質(zhì)。

第五，加大檔案工作資金投入，提供檔案管理專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。一定的資金支持是做好基層檔案管理工作的物質(zhì)保障，加大資金投入不僅可以改善檔案管理設(shè)施，而且對(duì)于改善檔案管理人員工資待遇，發(fā)揮其主觀能動(dòng)性大有裨益，同時(shí)還可以積極推進(jìn)檔案科研工作進(jìn)程，提高檔案管理水平。

第六，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化、信息化，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求。隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的信息時(shí)代的到來(lái)，文件電子化、辦公自動(dòng)化的趨勢(shì)愈加明顯，檔案信息化的進(jìn)程進(jìn)一步加快。當(dāng)前，在基層檔案管理工作中，必須以科學(xué)規(guī)范的紙質(zhì)檔案制度為基礎(chǔ)不斷向電子檔案機(jī)制發(fā)展，做好專(zhuān)業(yè)素質(zhì)過(guò)硬的人才儲(chǔ)備工作以及建設(shè)電子檔案所需設(shè)施的配備工作，同時(shí)要加強(qiáng)檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，確?；鶎訖n案管理工作高效、有序開(kāi)展。

第七，多角度綜合利用檔案，為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展提供信息參考。為了促進(jìn)基層檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，在具體工作中，必須做到以下幾點(diǎn)：首先，對(duì)檔案進(jìn)行普查，剔除重復(fù)檔案，提高檔案管理效率。其次，對(duì)檔案進(jìn)行重新組合，對(duì)內(nèi)容繁雜、組卷過(guò)厚的檔案進(jìn)行重組，將互有關(guān)聯(lián)的檔案文件相互組合，對(duì)無(wú)頁(yè)碼、無(wú)目錄、無(wú)標(biāo)題的“三無(wú)”檔案補(bǔ)充填寫(xiě)，確保檔案的規(guī)范化、合理化。再次，規(guī)范檔案題名，以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行命名，積極提高檔案檢索的查準(zhǔn)率，防止檢索時(shí)識(shí)別不清、“題”不對(duì)“案”的情形出現(xiàn)。最后，根據(jù)工作需要，具體情況區(qū)別對(duì)待，積極豐富基層檔案檢索方式，編制多元化的檢索手段，例如制定全宗卷、案卷目錄、匯編、全引目錄、專(zhuān)題目錄、著錄卡片等多種檢索方式。在對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行整理歸檔時(shí)，以方便檢索為目的、以規(guī)范檔案為重點(diǎn)，運(yùn)用多元化方式開(kāi)展基層檔案管理工作，切實(shí)為領(lǐng)導(dǎo)決策以及業(yè)務(wù)開(kāi)展提供信息參考。

三、結(jié)語(yǔ)

盡管基層檔案管理工作促進(jìn)了我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，但是在實(shí)踐中還是存在著一定問(wèn)題，對(duì)此，筆者認(rèn)為，要想搞好基層檔案管理工作，必須增強(qiáng)基層單位檔案管理意識(shí)，提高基層檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)及管理能力，加大檔案管理專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化，從而積極適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要。只要積極重視基層檔案管理工作的發(fā)展，檔案管理事業(yè)必將更加有序、健康發(fā)展。

（作者單位：平山縣政府辦公室）endprint