基于個(gè)性服務(wù)的高校檔案專題數(shù)據(jù)庫開發(fā)研究

周勇+吳筱貞

“數(shù)據(jù)庫技術(shù)是公認(rèn)的信息資源開發(fā)、管理和服務(wù)的核心手段”。檔案專題數(shù)據(jù)庫是在基于以紙質(zhì)為主要載體的檔案資源基礎(chǔ)上，通過數(shù)據(jù)采集，按照特定專題內(nèi)容分析、篩選、加工而成的，具有特定利用價(jià)值的各類檔案數(shù)據(jù)集合，是系統(tǒng)性的檔案數(shù)字化綜合開發(fā)成果，在提供利用方面具有較強(qiáng)的針對(duì)性、實(shí)用性。利用數(shù)據(jù)庫形式來管理檔案信息資源，可以有效地發(fā)揮信息記錄能力、信息組織和管理能力，可以為檔案管理活動(dòng)提供強(qiáng)有力的基礎(chǔ)保障。

一、開發(fā)高校檔案專題數(shù)據(jù)庫的必要性

1.有利于提高檔案利用水平。高校檔案管理工作的基本任務(wù)是：通過收集、加工、整理、保管檔案資源，為教學(xué)、科研、黨政管理等各方面工作以及廣大師生、校友提供檔案利用和信息查詢服務(wù)。以紙質(zhì)為主要載體的檔案在利用中存在著明顯缺陷：查詢速度慢，利用效率低，而且容易造成檔案實(shí)體磨損。檔案專題數(shù)據(jù)庫是檔案信息資源的重要組成部分，它主要專注于用戶的實(shí)際需求，按照不同的專題遴選有較強(qiáng)利用價(jià)值或潛在利用價(jià)值的檔案信息，最大程度滿足用戶專題信息的需要，同時(shí)也可以實(shí)現(xiàn)各類專題數(shù)據(jù)的輸入、修改、統(tǒng)計(jì)、分析、匯總等多種功能。因此，加快高校檔案專題數(shù)據(jù)庫的開發(fā)與應(yīng)用，是檔案資源利用創(chuàng)新的重要手段，是推動(dòng)高校檔案工作由“被動(dòng)”向“主動(dòng)” 服務(wù)轉(zhuǎn)變的有效途徑。

2.有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息的優(yōu)化和增值。檔案專題數(shù)據(jù)庫是檔案編研的特殊形式，是對(duì)檔案信息資源的二次開發(fā)。未經(jīng)加工整理過的檔案信息往往是零散的、無規(guī)律的、淺層次的，通過對(duì)已有館藏信息實(shí)行鑒定、篩選，并加以比較、概括、整理，深入挖掘盡可能反映主題內(nèi)容的信息，將不同全宗和案卷中具有某一特定專題內(nèi)容的檔案信息提煉出來單獨(dú)建庫，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的濃縮和增值。同時(shí)檔案專題數(shù)據(jù)庫突破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案編研成果的功能局限，具有使用方便、傳遞快捷、檢索排列方式靈活多樣等優(yōu)勢(shì)，提升了檔案信息的內(nèi)涵和利用價(jià)值。

3.有利于推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是提升檔案管理現(xiàn)代化水平的重要措施，是信息社會(huì)對(duì)檔案管理工作提出的現(xiàn)實(shí)要求。隨著信息技術(shù)以及高等教育迅猛發(fā)展，加快檔案信息化建設(shè)步伐，建設(shè)功能強(qiáng)大的數(shù)字檔案館是高校檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇。高校檔案信息化建設(shè)主要包含以下內(nèi)容：一是實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)；二是實(shí)現(xiàn)檔案信息在接收、傳遞、存儲(chǔ)、查詢等方面的一體化管理；三是實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)庫資源共享。經(jīng)過深入加工、整理、優(yōu)化而形成的檔案專題數(shù)據(jù)庫，是檔案信息化建設(shè)的主要信息來源，也是數(shù)字檔案館的重要后臺(tái)保障。因此，通過檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)不僅為高校檔案信息化建設(shè)提供了信息儲(chǔ)備，也積累了技術(shù)基礎(chǔ)。

二、基于個(gè)性服務(wù)的高校檔案專題數(shù)據(jù)庫的主要類型

1.教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫。教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分，在高校檔案查詢利用服務(wù)中，教學(xué)檔案是利用率最高的。因此，將學(xué)生錄取名冊(cè)、學(xué)籍、成績、學(xué)位、畢業(yè)登記表等構(gòu)成的教學(xué)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，構(gòu)建教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，可以為畢業(yè)生求職、出國留學(xué)、繼續(xù)深造提供快捷方便的相關(guān)材料，同時(shí)也提高了檔案部門檢索過程中的查全率、查準(zhǔn)率。另外，還可根據(jù)高校教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)以及其他有關(guān)教學(xué)檔案材料，分別建立各種教學(xué)專題檔案數(shù)據(jù)庫，如：教學(xué)管理數(shù)據(jù)庫、教學(xué)信息數(shù)據(jù)庫、教學(xué)研究數(shù)據(jù)庫、教學(xué)成果數(shù)據(jù)庫、學(xué)科建設(shè)數(shù)據(jù)庫等，從而為高校開展教育教學(xué)管理、教學(xué)研究，掌握教學(xué)動(dòng)態(tài)，評(píng)估教學(xué)質(zhì)量等提供準(zhǔn)確的信息來源。

2.科研檔案數(shù)據(jù)庫。教學(xué)、科研是高校的中心工作，高校教師除了做好教學(xué)工作以外，還在日常的科學(xué)研究中形成了一系列豐富的、有價(jià)值的檔案資源，主要包括：科研課題檔案、科研管理檔案、教師個(gè)人科研檔案等?？蒲袡n案數(shù)據(jù)庫作為科研信息的載體，它的建成使用不僅可以為高校各類科研人員及相關(guān)部門快速提供系統(tǒng)的信息支撐和有價(jià)值的數(shù)據(jù)材料，還可以通過數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析、修改、輸出等多種功能，這對(duì)于改進(jìn)科研檔案管理方式，提高工作效率，促進(jìn)學(xué)校科研水平提高將發(fā)揮重要作用。因此，高校檔案部門要在深入調(diào)查科研人員及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)科研信息需求的基礎(chǔ)上，科學(xué)確定主題內(nèi)容，把已歸檔的科研檔案材料通過數(shù)字化加工，建立科研管理、科研項(xiàng)目、科研論文、教師著作、教師專利、科技成果等科研專題檔案數(shù)據(jù)庫，為學(xué)?？蒲泄ぷ魈峁┴S富的科研信息支撐。

3.文書檔案數(shù)據(jù)庫。高校黨政機(jī)關(guān)在各項(xiàng)日常管理活動(dòng)中形成的文件、會(huì)議記錄及紀(jì)要、工作總結(jié)、計(jì)劃，以及上級(jí)機(jī)關(guān)與學(xué)校有關(guān)黨群管理、人事管理、行政管理的材料等構(gòu)成了高校的文書檔案。文書檔案是學(xué)校過去各項(xiàng)管理活動(dòng)的原始記錄，也是學(xué)校各部門開展工作的重要參考依據(jù)，對(duì)于學(xué)校各項(xiàng)工作發(fā)揮著極為重要的作用，具有廣泛的應(yīng)用范圍。高校檔案部門要對(duì)學(xué)校黨委、行政部門每年產(chǎn)生的應(yīng)歸檔的紙質(zhì)文件及時(shí)實(shí)施數(shù)字化，并對(duì)接收的電子文件進(jìn)行實(shí)時(shí)錄入管理，根據(jù)文書檔案形成部門及內(nèi)容等，分門別類地建立各種專題數(shù)據(jù)庫，如：行政發(fā)文數(shù)據(jù)庫、黨群發(fā)文數(shù)據(jù)庫、會(huì)議紀(jì)要數(shù)據(jù)庫等，通過提供文件信息的檢索和利用，從而為學(xué)校黨政部門各項(xiàng)管理活動(dòng)及領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的信息保障。

4.干部人事檔案數(shù)據(jù)庫。高校干部人事檔案是記述和反映高校教職工個(gè)人經(jīng)歷、德能勤績、工作表現(xiàn)及其他各種形式的歷史記錄，發(fā)揮著重要的憑證作用和準(zhǔn)確的信息作用。在涉及干部的提拔聘任、工作調(diào)動(dòng)、職稱晉升、學(xué)歷提高、進(jìn)修學(xué)習(xí)、工資變動(dòng)等方面，都需要借助干部人事檔案，利用頻率較高。建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫，要借助專門的干部人事檔案管理專用軟件，通過人工著錄個(gè)人基本信息、將紙質(zhì)檔案掃描加工轉(zhuǎn)換成可供計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)和處理的數(shù)字信息等步驟，運(yùn)用相應(yīng)的管理軟件或網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查詢、利用和管理。高校檔案部門可以結(jié)合干部人事檔案特點(diǎn)，在目錄數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，建立干部任免、職稱晉升、教授專家、工資變動(dòng)等專題數(shù)據(jù)庫，通過干部人事檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息檢索、動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)和結(jié)構(gòu)分析功能，從而為學(xué)校人事部門以及教職工個(gè)人及時(shí)、準(zhǔn)確、迅速地提供信息和數(shù)據(jù)，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策和相關(guān)部門的工作提供方便快捷的信息查詢利用服務(wù)。endprint

三、基于個(gè)性服務(wù)的高校檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)實(shí)施路徑

1.確定選題。選題是專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的第一步，高校檔案管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真分析檔案利用規(guī)律，堅(jiān)持遵循實(shí)用，兼顧特色的方針，注重分析檔案應(yīng)用規(guī)律，對(duì)檔案用戶的個(gè)性化需求進(jìn)行準(zhǔn)確的細(xì)分和定位，了解學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)黨政部門所關(guān)心的熱點(diǎn)問題，圍繞學(xué)校中心工作，結(jié)合館（室）藏檔案內(nèi)容，按照不同的專題，遴選出有現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和潛在利用價(jià)值的檔案主題開展編制工作。切忌眉毛胡子一把抓，把利用率不高的檔案信息資源都以數(shù)字形式存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中。

2.數(shù)據(jù)采集。高校檔案數(shù)據(jù)庫信息來源主要有以下幾個(gè)方面： 一是館藏檔案的數(shù)字化。通過計(jì)算機(jī)錄入、電子掃描、數(shù)碼拍攝等方式將紙質(zhì)和其他介質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)變成計(jì)算機(jī)可識(shí)別處理的數(shù)字信息；二是通過高校檔案網(wǎng)站或檔案管理系統(tǒng)接收的各歸檔單位的應(yīng)歸檔電子文件，按照確定的專題，選取專題數(shù)據(jù)庫所需要的信息內(nèi)容；三是網(wǎng)絡(luò)相關(guān)信息資源。通過關(guān)鍵詞檢索、全文內(nèi)容檢索等手段，在海量的信息資源中查找所需要的專題數(shù)據(jù)材料。數(shù)據(jù)采集是數(shù)據(jù)庫建設(shè)最基礎(chǔ)工作，要在保障人、財(cái)、物的基礎(chǔ)上，制定相關(guān)技術(shù)規(guī)范，并根據(jù)專題內(nèi)容，合理確定數(shù)據(jù)采集范圍。

3.加工整合。通過數(shù)字化采集的檔案信息往往是零（下轉(zhuǎn)第40頁）（上接第42頁）散、雜亂、無規(guī)律的，因此必須對(duì)這些信息資源要進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和重組，按照某種聯(lián)系歸類排序，轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)的、有序的、深層次的檔案信息。要針對(duì)不同的專題數(shù)據(jù)形式制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫字段和數(shù)據(jù)格式，對(duì)于采集到的不同類型數(shù)據(jù)進(jìn)行技術(shù)加工和整合，不符合規(guī)范格式的要進(jìn)行統(tǒng)一轉(zhuǎn)換處理，確保整個(gè)專題數(shù)據(jù)庫的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性和可共享性。專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)不僅要包含目錄數(shù)據(jù)庫，包括全宗級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)目錄，還要開發(fā)檔案全文數(shù)據(jù)庫，涵蓋文本、圖形圖像和多媒體等。

4.構(gòu)建平臺(tái)。檔案專題數(shù)據(jù)庫建成后，應(yīng)將各類專題數(shù)據(jù)庫刻錄于光盤或存貯于磁盤、硬盤等倉儲(chǔ)平臺(tái)中，并通過傳輸平臺(tái)、窗口平臺(tái)以及其他工作平臺(tái)向用戶提供查詢或自助查詢服務(wù)。因此，專題數(shù)據(jù)庫建成后，在切實(shí)保障全文數(shù)據(jù)庫安全的前提下，要通過學(xué)校檔案門戶網(wǎng)站、檔案信息管理系統(tǒng)等平臺(tái)實(shí)現(xiàn)資源共享，拓展專題數(shù)據(jù)庫的使用價(jià)值。特別是檔案信息管理系統(tǒng)是有效搜集、整理、存貯檔案數(shù)字信息資源并及時(shí)、高效地提供檔案信息查詢利用的平臺(tái)，是檔案信息用戶利用數(shù)字檔案館時(shí)提交申請(qǐng)、檢索、咨詢的基礎(chǔ)交流工具，在高校檔案管理工作中具有廣泛的應(yīng)用。因此，要充分利用這一平臺(tái)，真正發(fā)揮專題數(shù)據(jù)庫應(yīng)有的功能和利用價(jià)值。

開發(fā)檔案專題數(shù)據(jù)庫涉及OCR識(shí)別技術(shù)、信息存儲(chǔ)與壓縮技術(shù)、全文檢索技術(shù)、圖文關(guān)聯(lián)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳輸與安全技術(shù)等等多種現(xiàn)代信息技術(shù)。因此，高校檔案專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，只有確定好選題，保障豐富的信息資源，有效利用現(xiàn)代信息技術(shù)，才能充分發(fā)揮專題檔案數(shù)據(jù)庫的作用，為高校的各項(xiàng)管理工作及師生提供高質(zhì)量的信息服務(wù)。

★本文為廣東技術(shù)師范學(xué)院2013年度校級(jí)課題項(xiàng)目，項(xiàng)目編號(hào)：13KJY19

（作者單位：廣東技術(shù)師范學(xué)院檔案館）endprint