以項(xiàng)目促發(fā)展 向智慧型檔案館邁進(jìn)

張建偉+紀(jì)雅茹

近年來(lái)，石家莊市檔案局以改革創(chuàng)新的精神積極探索新形勢(shì)下檔案信息化工作的新思路、新途徑，以實(shí)現(xiàn)資源數(shù)字化、管理科學(xué)化、業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化為目標(biāo)，建設(shè)了基于局域網(wǎng)面向檔案館工作人員和來(lái)館查檔人員的館內(nèi)檔案利用服務(wù)平臺(tái)、基于石家莊市電子政務(wù)網(wǎng)面向立檔單位的數(shù)字檔案數(shù)據(jù)中心共享平臺(tái)、基于互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)的面向廣大社會(huì)公眾的檔案信息網(wǎng)站。隨著電子政務(wù)建設(shè)向縱深發(fā)展，電子文件和數(shù)字檔案數(shù)量快速增長(zhǎng)，檔案管理已經(jīng)步入云存儲(chǔ)時(shí)代。傳統(tǒng)的檔案工作方法和思維方式面對(duì)新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，正在逐步向提高信息化程度和網(wǎng)絡(luò)依存度靠近，綜合檔案館急需解決數(shù)字檔案的網(wǎng)上采集、各種傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、數(shù)字檔案海量存儲(chǔ)、檔案在線利用等關(guān)鍵問(wèn)題。

石家莊市檔案局在這方面做出了大膽的嘗試，在綜合分析全市檔案信息化建設(shè)水平和電子政務(wù)技術(shù)環(huán)境的基礎(chǔ)上，提出了建設(shè)數(shù)字檔案管理和信息共享的《區(qū)域性數(shù)字檔案數(shù)據(jù)中心》項(xiàng)目，被河北省檔案局確立為2014年度河北省檔案科技項(xiàng)目，并列入國(guó)家檔案局科技項(xiàng)目計(jì)劃，目前系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作已經(jīng)全面展開(kāi)。開(kāi)展《區(qū)域性數(shù)字檔案數(shù)據(jù)中心》項(xiàng)目建設(shè)，是適應(yīng)信息社會(huì)要求，完善政府網(wǎng)絡(luò)工程體系，拓寬檔案信息利用渠道的必然選擇。項(xiàng)目構(gòu)建靈活、方便、大容量的數(shù)字檔案智慧平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)全市區(qū)域性檔案數(shù)據(jù)信息資源的集中共享和跨館查檔為目標(biāo)，拓展檔案館的信息服務(wù)方式，促進(jìn)檔案深度開(kāi)發(fā)和廣泛利用，為市、縣兩級(jí)檔案館和市直機(jī)關(guān)提供全方位、全天候的網(wǎng)上利用和相互查閱服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理方式和檔案價(jià)值的全面提升。

一、提升融合，建設(shè)區(qū)域性數(shù)據(jù)中心

近年來(lái)，石家莊市檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)步伐不斷加快，電子化形式的記錄越來(lái)越多，產(chǎn)生的大量電子文件正成為新生檔案的主體。但在實(shí)際檔案管理工作中各單位普遍存在“重紙質(zhì)輕電子”的現(xiàn)象，對(duì)電子文件歸檔重視程度不高，難以獨(dú)立實(shí)現(xiàn)歸檔電子文件的專業(yè)化管理；由于電子文件存在易更改、易流失、非直讀等多方面的缺陷，使其管理工作面臨諸多難題。一方面，機(jī)關(guān)無(wú)紙化辦公和電子政務(wù)快速發(fā)展形成的大量電子文件，需要借助系統(tǒng)平臺(tái)及時(shí)歸檔成為電子檔案，完善檔案信息資源的歸檔、查詢、利用服務(wù)。另一方面，電子文件歸檔簡(jiǎn)便而安全的方式是依托電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)，建設(shè)數(shù)字檔案數(shù)據(jù)中心，在線移交和接收各單位需歸檔的電子文件，實(shí)現(xiàn)電子檔案采集、海量存儲(chǔ)、查詢利用等電子文件信息資源的集中共享、區(qū)域共享、社會(huì)共享。從而解決電子文件及時(shí)歸檔和安全管理問(wèn)題，改變電子文件的無(wú)序管理和自然消失的現(xiàn)狀，及時(shí)、有效地接收立檔單位每年產(chǎn)生的大量電子文件，保障歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性與存儲(chǔ)安全，促進(jìn)檔案管理與信息化的深度融合勢(shì)在必行。因此，有必要統(tǒng)一接收和集中管理各類電子文件和數(shù)字檔案，推進(jìn)電子政務(wù)建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展及社會(huì)記憶的長(zhǎng)久留存。

數(shù)字檔案資源建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心內(nèi)容，也是一項(xiàng)經(jīng)常性的業(yè)務(wù)工作。石家莊市檔案館完成了館藏利用率高、涉及民生的74個(gè)全宗檔案的數(shù)字化任務(wù)，建立了機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和原文數(shù)據(jù)庫(kù)，錄入文書(shū)檔案、照片檔案、圖書(shū)資料等目錄200多萬(wàn)條，掃描原文1000余萬(wàn)幅，數(shù)字檔案資源日益豐富。要實(shí)現(xiàn)全部館藏檔案數(shù)字化的目標(biāo)，檔案館不但要解決資金短缺、工作量大、人員不足等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，而且要面對(duì)每年新接收入館紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的巨大壓力。為此石家莊市檔案館在加快館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程的同時(shí)，按照“存量數(shù)字化、增量電子化”的思路，積極推進(jìn)原生電子文件的歸檔接收工作。2012年10月，中共石家莊市委、石家莊市人民政府印發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作的意見(jiàn)》，意見(jiàn)中特別提出“從2013年起，市直各部門、市屬各單位在向市檔案館移交檔案時(shí)，同時(shí)移交紙質(zhì)、電子兩種檔案。這就需要一套能夠集成檔案管理、在線移交、資源共享、安全存儲(chǔ)等多功能的數(shù)字檔案綜合管理系統(tǒng)，為電子檔案網(wǎng)上 “落戶”檔案館搭建平臺(tái)。

《區(qū)域性數(shù)字檔案數(shù)據(jù)中心》項(xiàng)目有助于加快檔案資源數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、信息共享化、檢索便捷化，充分發(fā)揮檔案的公益性信息服務(wù)作用，是提高檔案部門管理效率，增強(qiáng)為民服務(wù)水平的重要舉措。石家莊市檔案局堅(jiān)持統(tǒng)籌規(guī)劃、突出重點(diǎn)、分級(jí)建設(shè)、集中管理、安全保密的原則，從抓好館藏資源數(shù)字化入手，大力加強(qiáng)全市檔案信息化建設(shè)。但是，各單位檔案室和各縣（市）區(qū)檔案館由于資金投入不足、技術(shù)力量薄弱、軟件管理不統(tǒng)一等因素，導(dǎo)致檔案信息化發(fā)展水平不均衡，缺乏全市范圍內(nèi)的數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)化綜合管理和應(yīng)用，致使檔案信息化價(jià)值無(wú)法充分顯現(xiàn)。最有效的解決方案就是依托電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)整合全市檔案信息資源，形成規(guī)范化、多層次的網(wǎng)絡(luò)體系，借助網(wǎng)絡(luò)化檔案管理平臺(tái)建設(shè)數(shù)字檔案數(shù)據(jù)總庫(kù)，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的上傳、移交和查詢，增強(qiáng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份的安全性，實(shí)現(xiàn)區(qū)域性檔案信息資源的集中共享，促進(jìn)檔案深度開(kāi)發(fā)和廣泛利用，提供全方位、全天候的網(wǎng)上查閱利用服務(wù)，全面提高查檔和辦公的效率。

二、找準(zhǔn)定位，明確項(xiàng)目建設(shè)任務(wù)目標(biāo)

《區(qū)域性數(shù)字檔案數(shù)據(jù)中心》項(xiàng)目以實(shí)用為目的，依托電子政務(wù)網(wǎng)研發(fā)一套綜合管理系統(tǒng)，解決網(wǎng)上數(shù)字檔案采集、各種傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、數(shù)字檔案云存儲(chǔ)、檔案在線利用、檔案數(shù)據(jù)移交接收等關(guān)鍵問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)在線移交、接收和管理各單位需歸檔的電子文件。檔案館通過(guò)系統(tǒng)平臺(tái)可以要求和控制接收各單位的檔案類別，對(duì)數(shù)據(jù)移交后進(jìn)行編目整理和數(shù)據(jù)質(zhì)檢，確保接收的準(zhǔn)確性，最終實(shí)現(xiàn)電子檔案的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用。同時(shí)建設(shè)同一平臺(tái)下包括市直各單位電子文件（檔案）原文和市、縣兩級(jí)檔案館文件級(jí)機(jī)讀目錄在內(nèi)的數(shù)據(jù)中心，借助應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的上傳、移交和查詢，切實(shí)增強(qiáng)大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份的安全性，拓寬檔案信息利用渠道，實(shí)現(xiàn)跨館查檔和全市區(qū)域性檔案信息資源的集中共享。

項(xiàng)目開(kāi)發(fā)為了滿足目前檔案管理需要，采用新技術(shù)，著眼于今后技術(shù)發(fā)展方向，符合國(guó)家信息化和檔案行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。以面向未來(lái)、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的眼光，整體規(guī)劃，分步實(shí)施，逐步構(gòu)建先進(jìn)、實(shí)用、嚴(yán)謹(jǐn)、高效的檔案管理系統(tǒng)。設(shè)計(jì)針對(duì)性強(qiáng)，采用便于操作的程序模塊，積木式構(gòu)造檔案管理系統(tǒng)。各子系統(tǒng)可以集成管理，也可以獨(dú)立使用。諸多子系統(tǒng)面向非計(jì)算機(jī)專業(yè)的檔案管理人員，力求界面直觀、可視性好、操作簡(jiǎn)便、易于掌握。endprint

三、精心設(shè)計(jì)，開(kāi)發(fā)功能實(shí)用的系統(tǒng)平臺(tái)

項(xiàng)目設(shè)計(jì)先進(jìn)，符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)據(jù)加工系統(tǒng)嚴(yán)格按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范設(shè)計(jì)，為加工質(zhì)量提供了保障。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、系統(tǒng)平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)及設(shè)備采用主流成熟適用的技術(shù)和產(chǎn)品。

項(xiàng)目具有全方位解決檔案管理中各種信息處理的能力，易于維護(hù)、易管理、易操作，便于擴(kuò)充和升級(jí)。系統(tǒng)支持分庫(kù)定義、門類定義、工作流定義、報(bào)表定義。依托市電子政務(wù)網(wǎng)，采用VPN加密技術(shù)做到數(shù)據(jù)安全、保密性好，系統(tǒng)具有相當(dāng)?shù)娜蒎e(cuò)能力，具有監(jiān)控功能，對(duì)在線用戶進(jìn)行有效監(jiān)控，實(shí)行分級(jí)管理，授予不同的操作權(quán)限。系統(tǒng)支持分級(jí)管理，可以針對(duì)不同的系統(tǒng)設(shè)置多級(jí)系統(tǒng)管理員。下載數(shù)據(jù)支持加密，保證系統(tǒng)的安全。查詢速度快，對(duì)海量數(shù)據(jù)具有快速查詢響應(yīng)能力，沒(méi)有等待感覺(jué)。系統(tǒng)利用全文檢索（包括數(shù)據(jù)庫(kù)自帶全文檢索和文本全文檢索）對(duì)模糊檢索進(jìn)行特殊處理，保證系統(tǒng)的響應(yīng)速度。采用積木式設(shè)計(jì)，可拼裝使用，也可分散單獨(dú)使用。支撐平臺(tái)各核心模塊可以任意組合以滿足實(shí)際應(yīng)用場(chǎng)景。系統(tǒng)具有高可靠性，具有備份、冗余、故障恢復(fù)等技術(shù)和功能，采用大型數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù)，滿足未來(lái)海量數(shù)據(jù)增加的需要，使系統(tǒng)安全可靠。

系統(tǒng)模塊功能強(qiáng)大。主要功能模塊有：電子文件在線登記、電子文件在線接收、數(shù)字檔案管理、系統(tǒng)維護(hù)等。系統(tǒng)用戶可以通過(guò)全宗號(hào)、用戶名、用戶密碼驗(yàn)證后登錄到《區(qū)域性數(shù)字檔案數(shù)據(jù)中心》管理系統(tǒng)。

數(shù)據(jù)中心管理系統(tǒng)具有數(shù)據(jù)著錄、數(shù)據(jù)報(bào)送、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表打印功能，能進(jìn)行數(shù)據(jù)的增加、刪除、修改、排序、檢索；在數(shù)據(jù)著錄和掃描完成后能夠直接上傳到相應(yīng)的數(shù)據(jù)接收庫(kù)中；能夠按年度、保管期限、實(shí)體分類分別統(tǒng)計(jì)在線登記的各類檔案條目數(shù)量、電子原文數(shù)量和電子原文大小，從而實(shí)現(xiàn)各立檔單位需報(bào)送檔案的在線登記。綜合檔案館可在線接收各立檔單位通過(guò)在線登記系統(tǒng)報(bào)送的電子數(shù)據(jù)。用戶登錄后，系統(tǒng)能通過(guò)立檔單位全宗號(hào)自動(dòng)識(shí)別相應(yīng)的數(shù)據(jù)表，并將條目數(shù)據(jù)和電子原文數(shù)據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)入接收數(shù)據(jù)庫(kù)中。各單位能夠查看已上報(bào)的數(shù)據(jù)，包括條目數(shù)據(jù)和電子原文。所有已上報(bào)數(shù)據(jù)不允許刪除，所有記錄的修改都有日志記錄。管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字檔案的全過(guò)程管理，包括數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)移交、數(shù)據(jù)整理、系統(tǒng)設(shè)置、全宗單位及信息門類定義、系統(tǒng)維護(hù)。

四、開(kāi)拓創(chuàng)新，構(gòu)建智慧檔案管理新格局

石家莊市檔案局繼數(shù)字檔案館項(xiàng)目和區(qū)域性數(shù)字檔案數(shù)據(jù)中心項(xiàng)目之后，2014年還將啟動(dòng)《檔案庫(kù)房自動(dòng)控制系統(tǒng)》建設(shè)，謀劃開(kāi)展《電子文件（檔案）登記備份中心》項(xiàng)目，在鞏固和提升檔案信息化建設(shè)成果的基礎(chǔ)上，以智慧城市建設(shè)為契機(jī)，向建設(shè)智慧檔案館的新目標(biāo)邁進(jìn)，積極采用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、自動(dòng)控制等新技術(shù)，以優(yōu)化服務(wù)為方向、以深化應(yīng)用為核心、以信息共享為主線，全面提升檔案信息化應(yīng)用和服務(wù)水平。endprint