強(qiáng)化文書檔案現(xiàn)代化管理的有效方法研究

王麗巖

如今社會正快速進(jìn)入現(xiàn)代化的進(jìn)程中，以在致當(dāng)今社會背景下，現(xiàn)代化的管理已逐漸為世人所關(guān)注。因此，有效的管理體制則是維持這一社會持續(xù)發(fā)展的前提。社會亦是如此，則文書檔案的管理也不例外，其正隨著社會的潮流，由人工轉(zhuǎn)向了信息時代。為了順應(yīng)社會的發(fā)展，同時滿足文書檔案管理的簡易性和規(guī)范性，強(qiáng)化其現(xiàn)代化管理。則對其有效方法的探究是必經(jīng)之路。

1 、文書檔案現(xiàn)代化管理的內(nèi)容及意義

所謂檔案，即指可供人們查找的以前事跡的記錄，其內(nèi)容形式豐富，可以是圖、表以及文字等。社會的迅速發(fā)展，致使社會事件的發(fā)生遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過舊時代，導(dǎo)致文書檔案的制作及管理都面臨著極大難度。傳統(tǒng)的文書檔案管理已無法滿足現(xiàn)代社會的需要，導(dǎo)致現(xiàn)代化的文書檔案管理形式是社會發(fā)展的大勢所趨。建立完善的管理體制是必不可少的，以對現(xiàn)代化社會所發(fā)生的事件進(jìn)行完善的建檔，致使充分體現(xiàn)出文書檔案的現(xiàn)代化管理，其必須是大容量、規(guī)范化、系統(tǒng)的檔案建立機(jī)制。使文書檔案的管理走上高科技，使檔案記錄所必備的介質(zhì)形式，能在檔案中得到全面、綜合的體現(xiàn)，促使文書檔案的管理走向現(xiàn)代化。文書檔案管理的現(xiàn)代化體現(xiàn)在以下幾方面：其一，管理人員?，F(xiàn)代化的管理人員，是文書檔案現(xiàn)代化管理的前提條件；其二，信息技術(shù)的應(yīng)用。信息技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用，是文書檔案現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。其三，管理體制。完善的管理體制，才能使文書檔案的現(xiàn)代化管理有序進(jìn)行，促使檔案的全面完善。做好以上三點內(nèi)容，則檔案管理者即可做好文書檔案現(xiàn)代化管理。

文書檔案現(xiàn)代化管理的意義，主要體現(xiàn)在以下幾點：第一，適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展。事物的不斷優(yōu)質(zhì)發(fā)展是其存在與社會的前提。如同生物進(jìn)化，若其發(fā)展無法符合時代的要求必將走向消亡。文書檔案現(xiàn)代化管理的道路，促使文書檔案的管理適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展，為其文書檔案的長遠(yuǎn)存在尋求了可發(fā)展道路。該文原載于中國社會科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導(dǎo)報》雜志http：//www.ems86.com總第539期2014年第07期-----轉(zhuǎn)載須注名來源第二，滿足人類的需要。當(dāng)代社會，文檔一體化已是大勢所趨。文書檔案內(nèi)容的豐富性大大提高，實現(xiàn)文檔一體化，則必須實現(xiàn)文書檔案的現(xiàn)代化。以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，不斷豐富文書檔案的內(nèi)容，包括圖片、視頻、文件等等，已滿足人類的需要。

2 、強(qiáng)化文書檔案現(xiàn)代化管理的有效方法

2.1管理人員的管理

現(xiàn)代化的設(shè)備需要現(xiàn)代化的人，因此現(xiàn)代化的文書檔案管理人員培養(yǎng)是強(qiáng)化現(xiàn)代化文書檔案管理的前提。針對管理人員的管理主要方法如下：其一，培訓(xùn)管理人員的現(xiàn)代化技術(shù)。管理人員的培訓(xùn)是管理工作得以進(jìn)行的基礎(chǔ)，使其掌握熟練現(xiàn)代化技術(shù)，對文書檔案的現(xiàn)代化管理技術(shù)了如指掌，這一培訓(xùn)過程既是對文書檔案現(xiàn)代化管理的一種強(qiáng)化。其二，管理人員制度的建立。通過對管理人員的制約，以確保文書檔案的規(guī)范性、全面性以及真實性。用制度約束管理人員、指導(dǎo)管理人員，使其正確的面對文書檔案的現(xiàn)代化管理，已達(dá)到強(qiáng)化作用。其三，管理人員的經(jīng)驗交流。任何技術(shù)都是不斷發(fā)展的，每個人對技術(shù)的掌握都是有所差別的，因此定期的管理人員的經(jīng)驗交流，必將指導(dǎo)文書檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)的發(fā)展，以使文書檔案現(xiàn)代化管理得到強(qiáng)化。

2.2 技術(shù)設(shè)備的升級

現(xiàn)代化的管理，亦是離不開現(xiàn)代化的信息技術(shù)，文書檔案的管理亦是如此。從紙制檔案發(fā)展到電子檔案，不只是備查信息載體的變化，備查信息類型亦是逐漸增多，可以說是文書檔案管理的一次質(zhì)的飛越。因此，技術(shù)設(shè)備是文書檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)，是強(qiáng)化文書檔案現(xiàn)代化管理的前提。足以顯現(xiàn)技術(shù)設(shè)備的升級是如此重要，然其有效方法有如下幾種：首先，技術(shù)設(shè)備的升級需要大量的資金，以至于需要大量的資金投入，從紙制檔案到電子檔案，可以說，需要的資金絕非小數(shù)目。其次，購買或研發(fā)適合社會需要的文書檔案現(xiàn)代化管理的軟件。先進(jìn)的軟件將更有利于文書檔案現(xiàn)代化管理的強(qiáng)化，使其更加適合人們的需要。因為好的軟件足使文書檔案的錄入更加具體全面，且具有規(guī)范性。最后技術(shù)設(shè)備的硬件更換，好的硬件設(shè)備必將有利于文書檔案的保存，且要定期的檢查硬件設(shè)備上的文書檔案，隨著時代而更換硬件設(shè)備，以確保文書檔案的完整性，確保不會流失。

2.3完善的管理制度

所謂完善的管理制度，是指對文書檔案的管理，不論是紙制檔還是電子檔，都應(yīng)有其完善的管理制度。文書檔案隨著社會發(fā)展，其存在形式發(fā)生質(zhì)的變化，而制度是針對具體事務(wù)，因此文書檔案的管理制度亦將發(fā)生變化，即發(fā)展為文書檔案現(xiàn)代化管理制度。通過不斷地完善文書檔案現(xiàn)代化管理制度，已達(dá)到強(qiáng)化文書檔案現(xiàn)代化管理的目的。其管理制度當(dāng)從錄制、保存、定期檢查三個方面做，制定錄制規(guī)范、準(zhǔn)確，保存完整、有序，定期檢查及時完善已遺失文檔的管理制度。

3 、結(jié)束語

文書檔案現(xiàn)代化管理，其管理模式已被世人所關(guān)注。強(qiáng)化其管理的有效方法，必定離不開對文書檔案現(xiàn)代化內(nèi)容的管理。即從人員、設(shè)備、制度三個方面強(qiáng)化，以提高管理方法的有效性。

（作者單位：河北省唐山市疾病預(yù)防控制中心）