淺談生物標(biāo)本的檔案管理

王小梅，楊潔

摘要：依據(jù)南京大學(xué)標(biāo)本館管理的實踐，敘述標(biāo)本檔案的屬性、特點及其收集、保管及利用的體會，探索實現(xiàn)標(biāo)本檔案日常管理及計算機管理的方法。

關(guān)健詞：生物標(biāo)本；檔案管理；計算機管理

中圖分類號：G647 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）08-0014-03

生物標(biāo)本檔案是人們在生產(chǎn)活動和科研工作中形成的，對國家和社會有保存價值的以生物制品為主要載體的歷史記錄。正如挪威檔案學(xué)家列維·米克倫所說：“檔案的重要性在于它不僅僅是一種信息，而且是人類進行各種活動的記錄，反映人類所獲得的知識和經(jīng)驗，是反映人類文化和文明的基礎(chǔ)。沒有檔案的世界，是一個沒有記憶、沒有文化、沒有法律權(quán)利、沒有歷史的世界”。生物標(biāo)本檔案在人類的自然科學(xué)文化教育和傳承中發(fā)揮著重要作用，它包括動物、植物、微生物等生物界多種門類的實體檔案，通常由標(biāo)本和文字記載組成。它生動形象地反映了生物物種資源的各種信息，具有真實性、憑證性、歷史性、形象性，是生命科學(xué)研究的基礎(chǔ)，因此做好生物標(biāo)本檔案的保護管理工作意義重大。本文以南京大學(xué)生物標(biāo)本檔案管理實踐為例，就如何進行生物標(biāo)本的檔案管理做一些探討。

一、南京大學(xué)生物標(biāo)本館情況

南京大學(xué)生物標(biāo)本館，是我國最早建立、最有特色的大學(xué)標(biāo)本館之一。它位于南京大學(xué)田家炳藝術(shù)中心的四樓，總面積約400平方米。它依托于南京大學(xué)生命科學(xué)院。其始建于1915年，是由原中央大學(xué)和金陵大學(xué)的標(biāo)本室合并組建而成的，迄今已有90多年的歷史。經(jīng)過幾代人的辛勤工作、不斷積累，館藏標(biāo)本種類日益豐富，規(guī)模和影響不斷擴大。南京大學(xué)生物標(biāo)本館的發(fā)展，凝聚著耿以禮、耿伯介、方文培等諸多國內(nèi)外動植物界知名專家、學(xué)者的心血?，F(xiàn)館藏植物標(biāo)本已達10萬多份，模式標(biāo)本500余份。以華東地區(qū)的植物標(biāo)本為主，同時收錄了全國及世界各地的植物標(biāo)本，其中禾本科，藻類植物等標(biāo)本蜚聲國內(nèi)外，具有很高的知名度。館內(nèi)有4個動物標(biāo)本室分別為：哺乳類、魚類、兩棲類、和無脊椎動物。有些是國家一、二級珍貴保護動物的標(biāo)本，如：藏羚羊、白鰭豚、中華鱘、靈貓、鵜鶘等。

二、標(biāo)本檔案的基本特性

了解研究標(biāo)本檔案的基本特性，根據(jù)它的性質(zhì)特征采取相適應(yīng)的保護措施，是發(fā)揮標(biāo)本檔案作用的基本保證。

1.標(biāo)本檔案具有易損性。標(biāo)本檔案源于有生命的動物、植物、微生物，由于這些生物體的構(gòu)成不同，標(biāo)本制作方式也就有所不同。生物標(biāo)本制作方式主要可分為兩大類：（1）干制標(biāo)本：臘葉標(biāo)本、葉脈標(biāo)本、菌類標(biāo)本、苔蘚類標(biāo)本、藻類標(biāo)本、動物標(biāo)本。（2）浸制標(biāo)本：整體浸制標(biāo)本、解剖浸制標(biāo)本、個體發(fā)育浸制標(biāo)本。容易損壞是這兩類標(biāo)本共有的特性。因此，必須采取與紙質(zhì)檔案不同的保管方式進行管理。

2.標(biāo)本檔案具有直觀性。所謂直觀，就是人們用肉眼觀看時能感受到它的現(xiàn)實存在和形態(tài)。將這些標(biāo)本展示出來，就能發(fā)揮它的作用。例如在植物學(xué)課堂教學(xué)中，通過苔蘚、蕨類及裸類植物標(biāo)本的學(xué)習(xí)，理解在植物的進化中最重要的一個環(huán)節(jié)是由水生到陸生。在動物學(xué)課堂教學(xué)中，教師在對脊椎動物各個類群做了講解后，讓學(xué)生通過觀察動物標(biāo)本，總結(jié)他們的生活環(huán)境，及各類動物哪些結(jié)構(gòu)特征與生活環(huán)境相適應(yīng)。標(biāo)本能讓同學(xué)們直觀地感知和認(rèn)識動植物，有利于他們理解和牢固掌握生物學(xué)的基礎(chǔ)理論知識。標(biāo)本開展啟發(fā)式是教學(xué)最好的教具，將學(xué)生從被動式學(xué)習(xí)中解放出來。

3.標(biāo)本檔案具有真實性。檔案的真實可靠性是檔案的一種極為重要的特征。檔案的真實性應(yīng)當(dāng)包含兩個層面的意思：一是檔案形制過程的真實，即檔案形制過程的原生態(tài)（形制的真實）；二是檔案所載的信息真實地反映了客觀歷史事實（內(nèi)容的真實）。標(biāo)本檔案是檔案家族的一個門類，它源于自然，是物質(zhì)生命的展示，是生命歷史的真實記錄和稽憑。生物標(biāo)本包含著物種的大量信息，諸如形態(tài)特征、地理分布、生態(tài)環(huán)境和物候期等。例如南京大學(xué)師生采集的黃山地區(qū)植物標(biāo)本就真實地反映了黃山的植物分布情況、物種資源、及不同時期的植被的變化，是那個地區(qū)植物變化的最好的實物記錄。

三、標(biāo)本檔案的歸檔

1.收集范圍。標(biāo)本歸檔既有一般檔案的共性，又有自已的特點。雖然標(biāo)本與一般檔案一樣，都要經(jīng)過收集、整理、編號、排列和保管等程序，但在各個程序、環(huán)節(jié)上，有其一定的特殊性。如植物標(biāo)本的收集應(yīng)選取最能反映植物整體面貌的、有代表性特征的植物體各部分器官。一份合格的標(biāo)本應(yīng)該是：（1）種子植物標(biāo)本要帶有花或果（種子）。（2）蕨類植物要有孢子囊群。（3）苔蘚植物要有孢蒴，以及其他有重要形態(tài)鑒別特征的部分，如竹類植物要有幾片籜葉、一段竹竿及地下莖。動物標(biāo)本的收集內(nèi)容囊括了無脊椎動物類、昆蟲類、魚類、兩棲類、爬行類、鳥類、哺乳類七大類動物。動物標(biāo)本以整體制作為主，部分標(biāo)本會采取解剖某一部位的方式。照片也是標(biāo)本檔案的內(nèi)容，它包括標(biāo)本的整體、局部及不同生長期的照片。

2.標(biāo)本野外記錄與標(biāo)本編號。標(biāo)本在野外采集時只能采集整個植物體的一部分，而且有不少植物壓制后與原來的顏色，氣味等差別很大，如果所采回的標(biāo)本沒有詳細記錄，日后記憶模糊，就不可能對這一種植物完全了解，鑒定植物時也會發(fā)生困難。因此，記錄工作在野外采集過程中是極其重要的，而且記錄和采集工作是密不可分的。采集記錄一般應(yīng)掌握的兩條基本原則是：一要記錄在野外能看得見，而制成的標(biāo)本無法反映的內(nèi)容；二要記錄標(biāo)本壓干后會消失或改變的特征。記錄時注意觀察。在同一株植物上有兩種葉形時，采集時只能采到一種葉形的話，那么就要靠記錄工作來幫助了。如禾本科植物象蘆葦?shù)雀叽蟮亩嗄晟荼局参?，我們采集時只能采到其中的一部分，因此，我們必須將它們的高度、地上及地下莖的節(jié)的數(shù)目、顏色記錄下來，這樣采回來的標(biāo)本對植物分類工作者才有價值。同一采集人采集號要連續(xù)不重復(fù)，同種植物的復(fù)份標(biāo)本要編同一號。對植物標(biāo)本的記錄要認(rèn)真檢查、記錄內(nèi)容是否對應(yīng)所采的標(biāo)本，這點很重要，如果其中發(fā)生錯誤，標(biāo)本就會失去價值，甚至影響到標(biāo)本的鑒定工作。標(biāo)本檔案與文書檔案的保管單位不同，文書檔案以“份”或“卷”為保管單位，而標(biāo)本檔案則以“號”為保管單位。

3.標(biāo)本的庫房管理方法。編目后入庫保存的標(biāo)本分類排序方法是：動、植物標(biāo)本分別按照動物、植物分類系統(tǒng)順序排列。動物標(biāo)本分為鳥類、獸類、昆蟲類、魚類和兩棲爬行類入庫保藏并分別按門、綱、目、科、屬、種的系統(tǒng)排列。對大型珍稀動物標(biāo)本如大熊貓、羚牛等應(yīng)單獨陳列，擺放在醒目位置；陳列的標(biāo)本按分類存放在標(biāo)本儲藏室內(nèi)供研究使用。蕨類植物科按秦仁昌（1978）的系統(tǒng)，裸子植物科按鄭萬鈞的《中國植物志》第七卷的系統(tǒng)，被子植物科按恩格勒（A.Engler）系統(tǒng)排列，屬和種分別按拉丁文字母順序排列。標(biāo)本必須要有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)有標(biāo)本的科名、學(xué)名（中文學(xué)名、拉丁學(xué)名）、采集人、采集地、采集時間、館藏號等內(nèi)容。對標(biāo)本室的標(biāo)本必須有詳細的登記冊。

四、生物標(biāo)本的管理

生物標(biāo)本檔案的管理主要可分為日常管理和檔案信息化管理。

1.日常管理。（1）標(biāo)本保護，對標(biāo)本的保藏、管理和養(yǎng)護，就是按標(biāo)本自身的質(zhì)地和特性，根據(jù)損壞原因、損壞規(guī)律等，采用科學(xué)的保護方法，延長其使用壽命。標(biāo)本按制作方式劃分：主要有干制標(biāo)本和浸制標(biāo)本。干制標(biāo)本的保護主要是保形、保色。變形和退色是光照與氧化作用引起的。光照對色素的破壞極為明顯，特別是紫外光，具有很強的解離色素物質(zhì)的能力。標(biāo)本本身含有豐富的有機物質(zhì)，既是蟲最嗜食的食料，又是霉菌繁殖的良好培養(yǎng)基。因此，標(biāo)本的保護應(yīng)定期檢查，防潮、防蟲、防光是標(biāo)本保護中最主要的工作。標(biāo)本檔案的環(huán)境溫度一般控制在20℃～23℃，濕度一般控制在55%～60%，干燥和低溫有利于防止標(biāo)本的霉變和蟲蛀。浸制標(biāo)本保護技術(shù)就是利用藥劑浸漬液的化學(xué)性質(zhì)來處理和保存標(biāo)本。針對浸制標(biāo)本的質(zhì)變機理，常用的防護方法是：①選擇適當(dāng)?shù)谋４嬉骸?%的福爾馬林是最常用的植物標(biāo)本保存液，動物浸制標(biāo)本則多保存在10%的福爾馬林液中。添加沒食子酸、檸檬酸等抗氧劑，可制約自動氧化反應(yīng)。②環(huán)境控制。庫房應(yīng)具備低溫和弱光照等環(huán)境條件，展廳要避免使用天然光，采用不含短波輻射的人工光源。（2）標(biāo)本損耗登記，在標(biāo)本的使用過程中當(dāng)發(fā)生標(biāo)本丟失或損毀時，標(biāo)本管理人員需要及時登記被丟失或損毀的標(biāo)本，包括標(biāo)本的名稱、編號、丟失或損毀人員的姓名、課程名稱、任課教師等相關(guān)信息。（3）模式標(biāo)本的管理，模式標(biāo)本的定義可以引用《國際動物命名法規(guī)》中的一段話來表述，模式標(biāo)本“是所有動物分類單元學(xué)名的持有者。它提供了在動物學(xué)命名中的客觀性，是國際參考的標(biāo)準(zhǔn)”。模式標(biāo)本不同于一般供參觀展覽用的陳列標(biāo)本，也不同于待研究或正在研究的標(biāo)本，而是經(jīng)研究者研究鑒定、公開發(fā)表后指定的，作為以后鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和研究查考的依據(jù)，具有永久保存價值的標(biāo)本。鑒于模式標(biāo)本在科學(xué)研究上所具有的重要地位，認(rèn)真研究其特點，并妥善保管收藏和提供利用，對科學(xué)研究有著極其重要的意義。

2.檔案信息化管理?！稒n案法》規(guī)定要“采用先進技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化”。檔案管理除保管檔案實體、延長其保存壽命、維護歷史真實面貌外，另一個重要任務(wù)就是管理。開發(fā)標(biāo)本檔案信息提供檔案信息服務(wù)是檔案管理的重要職責(zé)。檔案工作屬于信息管理服務(wù)范疇，而計算機在數(shù)據(jù)處理與信息管理方面又具有無與倫比的優(yōu)勢，是檔案信息化建設(shè)的最重要的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)支持。標(biāo)本檔案信息是研究生物系統(tǒng)分類、區(qū)系、進化、種群、群落等的基本資料，也是現(xiàn)代生物多樣性保護決策的重要依據(jù)。傳統(tǒng)的研究方法是逐份查閱標(biāo)本。例如為分析某個地區(qū)，如省、縣的植物區(qū)系狀況，就要把采于該地區(qū)的標(biāo)本從數(shù)十萬甚至上百萬份標(biāo)本中逐一挑出摘記，然后才能進行分析。如此艱巨的工作，完全可以利用高效率的計算機來解決。

計算機管理標(biāo)本檔案的基礎(chǔ)是建立標(biāo)本檔案數(shù)據(jù)庫。標(biāo)本檔案數(shù)據(jù)庫可以儲存大量圖文信息，使研究人員能通過計算機迅速、準(zhǔn)確地查閱到與標(biāo)本相關(guān)的所有文字和圖像信息，方便教學(xué)、科研工作的開展。不應(yīng)將建立標(biāo)本檔案數(shù)據(jù)庫工作理解為是對各門類標(biāo)本檔案信息進行簡單收集和錄入，而應(yīng)將其作為一項運用科學(xué)方法對標(biāo)本檔案信息進行充分、準(zhǔn)確、規(guī)范的收集、整理、標(biāo)引的高標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)工程對待。處理輸入系統(tǒng)內(nèi)的信息是計算機分內(nèi)之事，但輸入哪些內(nèi)容、輸入內(nèi)容是否正確，計算機是無法進行判斷的。因此，在建立計算機標(biāo)本檔案數(shù)據(jù)庫之前，需要精心準(zhǔn)備各種標(biāo)本數(shù)據(jù)，要按規(guī)范把大量的標(biāo)本檔案信息進行標(biāo)引。標(biāo)引工作的優(yōu)劣，將對計算機檔案數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量產(chǎn)生直接影響。標(biāo)本檔案數(shù)據(jù)庫標(biāo)引的文字信息主要有中文名、拉丁名、編號、科、屬、種、采集人、采集號、采集地點、采集時間、簽定人、簽定時間等；標(biāo)本檔案數(shù)據(jù)庫標(biāo)引的主要圖像信息則是標(biāo)本的形態(tài)、色彩、細微差異等文字信息難以準(zhǔn)確描述的特征?？傊龊脭?shù)字化生物標(biāo)本館必須具備以下三個特點：（1）館藏信息數(shù)字化。（2）信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。（3）數(shù)據(jù)檢索自由化。生物標(biāo)本數(shù)字化是一項巨大的工程，龐大的標(biāo)本數(shù)量，標(biāo)本信息內(nèi)容和形式的多樣化。探索適合于生物數(shù)字采集、整理等式的方法和技術(shù)將有利于工作的開展。

生物標(biāo)本檔案是開展物種鑒定、資源調(diào)查、環(huán)境論證的歷史記錄，是對紙質(zhì)檔案的一種重要補充，在教學(xué)、科學(xué)研究以及科學(xué)普及工作等方面占據(jù)著不可替代的重要地位。對生物標(biāo)本檔案進行科學(xué)、有效的管理，使之更充分、高效地發(fā)揮作用是擺在我們面前的一項需要不斷創(chuàng)新和提高的工作。南京大學(xué)標(biāo)本館在原有標(biāo)本檔案管理基礎(chǔ)上，對標(biāo)本檔案管理工作進行了一些創(chuàng)新探索和嘗試。通過運用先進的數(shù)字信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將館藏資源信息進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立了生物標(biāo)本信息數(shù)據(jù)庫和數(shù)字化生物標(biāo)本館，讓傳統(tǒng)的實物標(biāo)本以嶄新的姿態(tài)展示出來。未來，全新的數(shù)字化生物標(biāo)本及其相關(guān)的物種信息借助于互聯(lián)網(wǎng)將會實現(xiàn)資源全球共享，使生物標(biāo)本檔案的利用、服務(wù)途徑進一步拓展，社會價值得到進一步實現(xiàn)，這是生物標(biāo)本檔案管理的必然趨勢。

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基金項目：本文得到國家基礎(chǔ)科學(xué)人才培養(yǎng)基金項目——南京大學(xué)生物學(xué)人才培養(yǎng)基地（項目編號NSFCJ1103512）。

作者簡介：王小梅（1960-），女，館員，南京大學(xué)數(shù)學(xué)系畢業(yè)，1981年至今在南京大學(xué)生命科學(xué)院工作，長期從事館標(biāo)本館工作，參與國家自然基金項目及科技部項目，在國內(nèi)外學(xué)術(shù)刊物上共發(fā)表研究論文7篇，其中SCI論文2篇。

通訊作者：楊潔（1965-），女，博士，教授，博士生導(dǎo)師，1997年在中國藥科大學(xué)獲理學(xué)博士學(xué)位，1999年至今，在南京大學(xué)生命科學(xué)學(xué)院工作，主持和參加國家自然科學(xué)基金項目、國家支撐計劃項目、973納米重大研究計劃項目等，研究方向：生物信息學(xué)和中藥現(xiàn)代化。