財會檔案檢索工具編制方法探討

閆玲

摘要：

財會檔案主要包含會計賬簿、財務報表和工資名冊等多項財務管理文件，財會檔案的專業(yè)性較強，主要應用到會計專業(yè)和檔案管理專業(yè)的知識，一般情況下，財會管理部門很少有員工能夠掌握兩個學科專業(yè)知識，這增加了檔案管理工作的難度。因為財會部門員工的不專業(yè)，財會檔案的分類也并不是很吻合實際需要。為此，對財會檔案檢索工具編制方法進行了分析，并提出了幾項常用編制方法。

關鍵詞：

財會檔案；專業(yè)；檢索工具；編制

中圖分類號：

F23

文獻標識碼：A

文章編號：1672-3198（2014）18-0126-01

財會檔案記錄了企業(yè)、機關等單位的一系列經(jīng)濟活動。若要實現(xiàn)財會檔案的有效應用，必須能夠及時按照要求獲取相應檔案信息。目前，我國大部分單位都存在檔案檢索困難問題，造成這種局面的原因就是在制定財會檔案檢索工具體系時，沒有采取合理的分類標準。要做好信息檢索工作，必須根據(jù)管理人員的實際工作需要，科學規(guī)劃利用多種檢索工具，提高檢索成功率和檢索效率。

1 檔案檢索工具的基本功能和作用

在財會檔案管理中，我們經(jīng)常用的檔案檢索工具主要應用于查找、報道檔案資料。根據(jù)財會檔案自身信息的特點，以及人們對財會檔案的常規(guī)需求，可以制定不同的檢索工具。

1.1 功能

（1）存儲信息。檔案檢索工具可以記錄案卷和文件的內(nèi)容特征與外形，并采用一定的歸檔方法把這些信息進行合理的劃分、排列。

（2）查找信息。當有人需要調(diào)用檔案信息時，根據(jù)查找條件，在已經(jīng)歸類的檔案信息中查詢相關信息，通過逐級細化，最后確定要找的檔案。存儲檔案信息就是為了方便以后的查找，查找信息是對已存檔信息的有效利用。

1.2 作用

（1）橋梁。

財會檔案館存儲的檔案信息數(shù)量多，復雜度高，而人們對檔案信息的需求也越來越多，這兩方面問題都加劇了供求矛盾。要解決這一矛盾，就需要一條紐帶連接供與求，使用戶需求快速得到滿足，從而使財會檔案的利用率得到提高。

（2）查找。

身處信息時代，各單位都注意對信息的采集，目前，財會檔案信息在數(shù)量上來說遠遠超過以前，要在繁雜的檔案信息中快速提取用戶需要的信息，必須借助檢索工具，檢索工具為用戶提供一條直接通往檔案信息的捷徑。

（3）管理。

要開展財務檔案業(yè)務工作，就必須使用檢索工具。使用檔案檢索工具，方可使員工快速了解檔案性質(zhì)和檔案主要內(nèi)容，對提高工作效率，方便非會計、檔案管理專業(yè)工作人員工作有重要意義。

2 財會檔案檢索工具種類和編制方法

2.1 常見檢索工具

要科學合理的管理好財會檔案，可能要應用到多種檢索工具。選擇合適的檢索工具，必須考慮到財會檔案性質(zhì)，用戶需求特征，以及長期的檔案管理經(jīng)驗。以下就是幾種常見的檢索工具：

（1）按照編制方法劃分檢索工具類型。

第一，目錄。規(guī)劃檔案時，把擁有相同性質(zhì)的檔案劃分為一類，并按一定次序排列，生成檢索工具。

第二，索引。記錄財會檔案的檔號、存儲位置和主要內(nèi)容，并把這些信息按相應的規(guī)則進行排列。

第三，指南。指南其實是介紹檔案信息的書面資料，或者查詢檔案的工具書。它是對檔案信息的綜合概括。

（2）按照檢索范圍劃分檢索工具類型。

第一，一個全宗。介紹與檢索對象是全宗的某一部分檔案或全宗檔案。

第二，若干全宗。介紹與檢索對象是某一個檔案室或多個檔案室的檔案信息。

第三，專題。介紹與檢索對象為與某一專題有關的檔案信息。

（3）按照載體類型劃分檢索工具類型。

第一，計算機檢索。把檔案信息存儲在計算機磁盤中，運用計算機根據(jù)用戶提供的關鍵詞對檔案信息進行檢索。這種檢索工具檢索方式多樣，檔案信息存儲量大，檢索效率高。是目前和今后檔案檢索工具的發(fā)展方向。

第二，書本式檢索。將檔案信息分類，制定目錄，將目錄記錄在紙張中，并制成活頁式書籍，便于檔案信息的更新維護。

第三，卡片式檢索。顧名思義，這種檢索工具就是一張記錄了檔案信息的卡片，卡片上記錄的是內(nèi)容相關的條目。

2.2 分析目前財會檔案檢索工具編制方法

在實際工作中，我們經(jīng)常需要調(diào)用財會檔案中的信息。而由于目前我國大多數(shù)單位編制財會檔案的依據(jù)只是財會檔案實體分類，它本質(zhì)上只是按檔號制定的館藏目錄，并不一定適合實際工作需要。從檢索的角度講，檔號屬于層次較低的檢索語言，只能解決財會檔案分類和排架問題，并不支持實際的信息檢索。

例如，當有客戶向檔案館求助，請求檔案館查找押金收據(jù)。查找流程應該是：首先查找負債類，然后查找應付賬款，最后查找押金收據(jù)。但在實際操作時，由于編制不合理，導致工作人員需要花費很長的時間才能確定財會檔案保存在哪里，或者根本就無法找到，這樣就嚴重影響了工作效率。

此外，很多時候工作人員不能準確的為用戶查找到檔案資料，主要因為不了解專業(yè)術語。因此，檔案管理人員除了學習檔案管理專業(yè)知識，還要對財會檔案中常見的專業(yè)術語有一定了解。

因此，我們必須深刻理解管理好財會檔案的重要意義。在實際工作中，學習更先進的財會檔案管理經(jīng)驗，編制科學的財會檔案檢索工具體系，提高財會檔案的利用率。

3 制定財會檔案檢索工具體系的原則

3.1 分類法

要縮短檢索信息的時間，就必須做好對信息的分類，分類是認識、區(qū)分事物的開始。通過學習會計專業(yè)知識可知，會計科目與情報檢索系統(tǒng)具有相同的分類方式，采用等級隸屬的原則對各科目的關系進行描述。體系分類法被廣泛應用于情報檢索系統(tǒng)，它能把等級概念在知識分類中直接體現(xiàn)出來。

體系分類是以學科與專業(yè)集中文獻為參考依據(jù)的分類方式。類是指具有同樣特性事物的集合，類可以進行多級劃分。例如，數(shù)學可以劃分為高數(shù)、線性代數(shù)、幾何等；線性代數(shù)可以劃分為直線、曲線、極限等。通過多級劃分，子類隸屬于母類，形成嚴格標準的隸屬制度。

財會檔案主要記錄了資金的流動情況，通過分析會計對象，了解經(jīng)濟管理需求，把具有相同性質(zhì)的會計對象劃分成一類。通過分類，可以把資金分為五類：支出、收入、凈資產(chǎn)、負債與資產(chǎn)。按照層層隸屬的原則將會計科目進行劃分：上級科目統(tǒng)領下級科目，是對下級科目內(nèi)容的總括；下級科目是對上級科目某一具體內(nèi)容的詳細分析。

3.2 主題法

主題檢索語言通過詞語對概念進行描述，這種檢索語言不區(qū)分概念間關系，按照語、詞、字的順序進行排列，采用主題法檢索工具，能使用戶的特性檢索需求得到滿足。主題目錄的優(yōu)勢是不會受到分類體系的影響，不論主題詞概念是大是小，都享有平等的排列次序。使用主題檢索語言可以避免分類法中大目錄覆蓋小目錄的問題，檢索的準確性更高。但是，應用主題檢索語言，仍有很多苦難。比如說，編制主題目錄的一個難點就是標引，標引需要選用較規(guī)范的詞語。

3.3 兩種方法的綜合運用

分類法具有較強的系統(tǒng)性，而主題法具有較強的專指性。若要設計一個優(yōu)秀的財會檔案檢索工具必須綜合利用分類法和主題法，綜合兩種方法的優(yōu)勢，掩蓋彼此弊端。目前應用到財會檔案檢索工具是對檢索法和主題法的綜合運用。

3.4 做好與財務部門的溝通

要真正做好財會管理工具，編制工作效率高的財會檔案檢索工具，檔案管理工作者必須密切聯(lián)系單位財務部門，了解財務部門的最新型動態(tài)，及時調(diào)整檔案檢索工具，適應用戶對財會檔案的新需求，保障服務質(zhì)量。

4 結(jié)語

信息的價值在于信息的傳播與利用，財會檔案是一個單位的財富，要讓這筆財富增值，就必須提高財會檔案的利用率。財會檔案管理工作者，必須不斷學習，提高自身業(yè)務水平，在實踐中探索，不斷改進檔案檢索工具，為用戶提供便捷高效的服務。此外，我們必須以發(fā)展的眼光的看待財會檔案檢索工具編制問題。結(jié)合當代信息技術，把智能化技術應用到財會檔案檢索中來，不斷提高財會檔案的檢索效率。

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