縣級財(cái)務(wù)的visual FoxPro計(jì)算機(jī)管理

喻長建，喻 宇

(1.湖南省岳陽市氣象局，湖南 岳陽 414000;2.湖南省湘陰縣氣象局，湖南 湘陰 414600)

1 引言

二十一世紀(jì)以來，縣級氣象機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)是人員少，事情雜，兼職多，而縣級氣象局的財(cái)務(wù)歸市氣象局核算中心管理，縣局僅設(shè)一名報(bào)賬人員。隨著氣象事業(yè)的發(fā)展，對氣象財(cái)務(wù)的管理要求越來越高，因而縣級財(cái)務(wù)也要求科學(xué)化管理。筆者曾于3 a前在汨羅市氣象局兼財(cái)務(wù)工作。對汨羅市氣象局的財(cái)務(wù)曾采用visual FoxPro進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理。

縣氣象局財(cái)務(wù)賬目分零余額賬戶、零余額現(xiàn)金、基本賬戶、非零余額現(xiàn)金和防雷賬戶。少量現(xiàn)金賬目的資金分類由市局會計(jì)優(yōu)先零余額現(xiàn)金入賬而確認(rèn)，賬目只能在市局報(bào)賬后方可錄入分類賬本;少量開支先付款后入賬因而造成延遲入賬，極易產(chǎn)生賬目差錯(cuò)，visual FoxPro管理賬目解決了更改資金分類和按時(shí)入賬的問題。visual FoxPro是縣級財(cái)務(wù)管理人員的最好幫手。

2 數(shù)據(jù)庫的建立

建立一個(gè)visual FoxPro的流水賬miluo.dbf(見圖1)，打開FoxPro命令文件VFP6.EXE，在命令窗口輸入“modi stru”設(shè)置“年、月、日、號、資金分類、收支、摘要、金額、余額、類值”等相關(guān)字段，資金分類中輸入“零余額賬戶、零余額現(xiàn)金、基本賬戶、非零余額現(xiàn)金和防雷”分別代表5個(gè)不同賬戶，以利于調(diào)整變更資金分類。根據(jù)流水賬miluo.dbf分解為零余額賬戶 miluoj.dbf(圖2)、零余額現(xiàn)金 miluox.dbf(圖3)、基本賬戶 miluol.dbf、非零余額現(xiàn)金miluoc.dbf、和防雷賬戶miluof.dbf分賬目。

圖1 流水賬miluo.dbf

3 數(shù)據(jù)的處理

數(shù)據(jù)的處理采用visual FoxPro命令編程處理，分別為數(shù)據(jù)的錄入、初始值建立、賬目分類、統(tǒng)計(jì)計(jì)算，程序文件為miluo.prg。

圖2 零余額賬戶miluoj.dbf

圖3 零余額現(xiàn)金miluox.dbf

3.1 數(shù)據(jù)的錄入

進(jìn)入visual FoxPro目錄打開命令文件VFP6.EXE，在命令窗口輸入“do miluo”打開數(shù)據(jù)庫miluo.dbf，點(diǎn)擊追加記錄輸入流水賬相關(guān)內(nèi)容和數(shù)據(jù)。

3.2 初始值的建立

初始值為財(cái)務(wù)人員接手時(shí)的各分類賬目的余額，有基本賬戶余額、非零余額現(xiàn)金和防雷賬戶余額。零余額賬戶余額和零余額現(xiàn)金余額在年度結(jié)算中都為零。這些初始值均賦值到visual FoxPro命令程序中。

3.3 賬目分類

銀行賬目分零余額賬戶和基本賬戶兩類，一但賬目發(fā)生資金分類就已固定;現(xiàn)金賬目分零余額現(xiàn)金、非零余額現(xiàn)金和防雷賬戶3類，在報(bào)賬前后可進(jìn)行資金分類變更。每一類賬目都從流水賬讀出，由visual FoxPro命令程序處理。

3.4 統(tǒng)計(jì)計(jì)算

流水賬分解后形成了獨(dú)立的5個(gè)賬目，采用visual FoxPro命令編程計(jì)算。

4 visual FoxPro管理縣級財(cái)務(wù)的好處

4.1 便于賬目的核對和查詢

在自查賬本現(xiàn)金余額與實(shí)際金額不符時(shí)，可將有疑問賬目時(shí)段內(nèi)的3項(xiàng)現(xiàn)金賬目用替代命令歸總為一類現(xiàn)金統(tǒng)一計(jì)算，比對賬本現(xiàn)金余額與實(shí)際金額，便于查對。流水賬余額就是單位的資金總額，便于單位領(lǐng)導(dǎo)過問查詢。

4.2 便于賬目的登錄

報(bào)賬后，5個(gè)類別的賬目分為5類，直接從5個(gè)分?jǐn)?shù)據(jù)庫中抄錄到賬本中即可，確保所有數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，確保賬本美觀整潔。對于已付款未報(bào)賬的賬目可通過更改時(shí)間排序后延，確保賬目不出現(xiàn)遺漏。

4.3 便于數(shù)據(jù)的處理

visual FoxPro管理賬目，既可以修改程序命令文件管理數(shù)據(jù)，也可以直接輸入命令處理數(shù)據(jù)，對于數(shù)據(jù)排序、批量修改、計(jì)算都很方便。

4.4 便于賬目的保存

賬目一旦發(fā)生，即可錄入數(shù)據(jù)庫，確保賬目的原始存在，即使原始票據(jù)或賬本發(fā)生意外，還可采取相應(yīng)補(bǔ)救措施，便于賬目的保存。

5 結(jié)束語

采用visual FoxPro管理縣局財(cái)務(wù)，既簡單又科學(xué)，既方便又快捷，既準(zhǔn)確又美觀。避免了賬目抄錄到賬本中的修改，避免了先付款后報(bào)賬容易引起的差錯(cuò)，確保了各類賬目數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確美觀，對縣局財(cái)務(wù)人員管理財(cái)務(wù)具有較好的實(shí)用性和推廣價(jià)值。