軟件外包采購管理

黃修標

摘要：本文通過分析軟件外包采購規(guī)范管理的重要性，并提出了如何管理的建議，籍此為軟件外包企業(yè)提供一些經(jīng)驗參考和借鑒。

關鍵詞：軟件外包；采購管理

一、定義

本文所指的“軟件外包”就是發(fā)包方（買方）企業(yè)為了專注其核心競爭力業(yè)務和降低軟件項目成本，將軟件項目中的全部或部分工作（具體包括咨詢規(guī)劃、設計研發(fā)、實施服務等）發(fā)包給提供外包服務的企業(yè)（賣方）完成的軟件需求活動。

二、為何需要對軟件外包采購進行規(guī)范管理

對于買方來說，術(shù)業(yè)有專攻，將一些自身缺乏研發(fā)經(jīng)驗或人力資源不足或非核心的軟件產(chǎn)品或功能模塊外包給有較強實力的企業(yè)研發(fā)，與自建相比通?？梢钥s短工期、降低成本，獲取更大的利潤率。但買方首要任務是選擇一家合適的供應商并簽訂一份內(nèi)容清晰明了的合同，以確保賣方的實力和合同條款能滿足項目需要；如買方選擇的供應商存在問題，或合同內(nèi)容存在重大岐義或遺漏，則可能造成工期延誤、成本超支甚至外包失敗，影響整體客戶項目驗收或產(chǎn)品上市推廣或產(chǎn)品應用。

對于賣方來說，賣方也需要考察買方的實力，并在合同中界定清楚建設內(nèi)容、工期和付款方式等條款，以確保他們可以得到相應的勞動報酬。

鑒于軟件外包是一種特殊的商品購銷關系，即發(fā)包方（買方）根據(jù)自身需要采購一些特制軟件系統(tǒng)或服務，而外包服務供應商（賣方）則根據(jù)買方的要求提供特制的軟件系統(tǒng)或服務，買方支付費用，賣方收取報酬。因此為降低買賣雙方的風險，有必要對軟件外包采購進行規(guī)范管理。

三、如何開展軟件外包采購管理

以下從買方角度提出如何開展軟件外包采購管理的建議：

（一）成立外包采購小組，明確各角色職責

由于軟件外包采購的復雜性，建議根據(jù)外包業(yè)務類型成立采購小組，包含的角色和職責如下：

1、組長：總經(jīng)理或分管副總擔任，負責整體協(xié)調(diào)，對采購立項、軟件需求和合同等進行審批。

2、需求負責人：產(chǎn)品經(jīng)理擔任，負責編制軟件目標、需求和功能，和賣方溝通需求和了解對方情況，考察判斷對方是否具有承擔外包業(yè)務能力，參與商務談判和合同評審；負責監(jiān)控賣方工作進度和成果，安排項目驗收等。

3、技術(shù)負責人：研發(fā)經(jīng)理或經(jīng)驗豐富的研發(fā)人員擔任，和賣方溝通需求和了解對方情況，考察判斷對方是否具有承擔外包業(yè)務能力。

4、商務/采購負責人：采購經(jīng)理或商務經(jīng)理擔任，邀請多家潛在供應商參與外包項目溝通，將小組成員的評價以及供應商資質(zhì)條件、商務洽談結(jié)果等進行綜合分析評價，匯總上報各供應商的得分情況；選擇綜合評價最優(yōu)的供應商進一步溝通合同或商務談判，發(fā)起合同評審、修訂和完成合同簽約；后續(xù)付款、供應商年度評價等。

5、財務負責人：財務經(jīng)理擔任，參與商務談判和合同評審，對達到付款條件的外包項目安排付款。

6、質(zhì)量負責人：質(zhì)量經(jīng)理擔任，合同執(zhí)行過程中，對合同研發(fā)進度、成果質(zhì)量、驗收等環(huán)節(jié)監(jiān)控，向項目組反饋合同執(zhí)行問題。

（二）發(fā)起采購任務，邀請潛在供應商交流需求

1、需求負責人填寫《采購申請單》，經(jīng)公司領導審批后正式進入采購階段。

2、需求負責人以郵件方式向商務/采購負責人發(fā)起采購任務，告知采購需求、時間、預算、潛在供應商、特殊要求等信息（附采購申請單）。

3、商務/采購負責人收到郵件后，通過已有供應商或網(wǎng)絡搜尋或采購小組提供的供應商信息，為利于項目組的比對和選擇，邀請不少于3家潛在供應商來現(xiàn)場或遠程會議交流需求。

4、項目組成員在指定時間、地點參加需求交流會議，了解對方的整體實力和業(yè)務、技術(shù)能力，觀看同類產(chǎn)品和案例的演示效果；需求負責人介紹外包軟件總體需求情況；商務/采購負責人記錄交流紀要并發(fā)布項目組所有成員。

（三）確定需求和商務溝通

雙方均有初步合作意向后，進一步確定需求和商務談判，可能存在以下情況：

1、需求、目標和功能模塊明確。商務/采購負責人可以直接向?qū)Ψ搅私鉁贤üて?、價格、付款、服務等信息，讓對方提供一份正式方案（含報價），甚至草擬合同初稿或由對方提供合同初稿。

2、需求、目標和功能模塊不明確。需求負責人自行或安排相關人員向客戶或內(nèi)部業(yè)務部門了解需求，或根據(jù)對方提供的產(chǎn)品資料，結(jié)合實際需求，梳理和細化需求；甚至邀請潛在供應商直接到最終客戶或內(nèi)部業(yè)務部門溝通需求，共同制定需求、功能模塊。若需求、功能模塊已明確，則參照前述行為。

（四）選擇、評價供應商

1、商務/采購負責人根據(jù)ISO或CMMI 體系要求，初次采購要求供應商提供其公司營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、類似項目合同復印件，并對供應商人數(shù)、主營產(chǎn)品、優(yōu)劣勢等進行登記和評價，評價得分70分及以上為合格供應商。

2、商務/采購負責人根據(jù)供應商提供的方案、報價，對所有邀請潛在供應商進行價格、服務、付款和優(yōu)劣勢情況進行分析匯總（可能涉及多次洽談），評價結(jié)果需要各責任人簽字確認，結(jié)果上報項目組所有成員。

（五）商務談判和簽訂合同

1、商務/采購負責人根據(jù)最近一次的供應商評價結(jié)果，遵循國家合同法規(guī)定，本著平等協(xié)商、互利互惠原則，與得分最高的潛在供應商進行商務談判和溝通合同條款。

2、商務/采購負責人發(fā)起合同評審，采購組成員重點審核建設內(nèi)容、雙方的職責和權(quán)利、進度工期、合同金額、付款方式、知識產(chǎn)權(quán)和保密等是否明確且無岐議，內(nèi)容是否完整無誤，是否保護公司合法權(quán)益；期間，也可和財務、需求等負責人前往該公司，現(xiàn)場考察該公司實力或商務談判分岐條款。

3、合同經(jīng)雙方協(xié)商一致同意后，商務/采購負責人走合同蓋章審批流程，各評審人和公司領導簽批意見，經(jīng)雙方蓋章簽字后合同生效；若合同經(jīng)雙方協(xié)商仍然無法一致，但該供應商條件仍然最合適，經(jīng)采購組長同意后將繼續(xù)執(zhí)行；未審批通過的項目可結(jié)項或再尋找合適的供應商。

（六）合同執(zhí)行、項目驗收、項目總結(jié)和款項支付

1、在合同執(zhí)行期間，由需求負責人、質(zhì)量負責人對供應商的工作進度和工作成果進行監(jiān)控和信息溝通；項目達到驗收條件，可安排項目驗收和組織檢測項目成果（含安裝程序、源代碼、設計文檔、操作維護文檔等），并向項目組匯報驗收結(jié)果和撰寫總結(jié)報告（含項目問題與糾正措施、好的做法經(jīng)驗等）。項目維護階段，需求負責人與供應商溝通軟件升級、BUG修正等事宜，確保項目穩(wěn)定運行和持續(xù)完善。

2、根據(jù)合同條款，商務/采購負責人在達到付款條件時完成付款申請審批流程，并反饋和登記付款信息。

四、結(jié)論

本文通過分析軟件外包采購規(guī)范管理的重要性，并提出了如何管理的建議，籍此為軟件外包企業(yè)提供一些經(jīng)驗參考和借鑒。（作者單位：易聯(lián)眾信息技術(shù)股份有限公司）