成本管理技術(shù)在信息集成項(xiàng)目中的研究與應(yīng)用

王姣俠　田宏博　王耀磊

摘 要：隨著信息技術(shù)被廣泛、深入地應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域中，信息化集成項(xiàng)目也越來越復(fù)雜，其技術(shù)不斷進(jìn)步、投資逐漸增加，在項(xiàng)目實(shí)施中超預(yù)算現(xiàn)象屢見不鮮，傳統(tǒng)的成本管理模式已不能滿足目前的發(fā)展需要。所以，控制成本、保證質(zhì)量是信息化項(xiàng)目的當(dāng)務(wù)之急。對(duì)此，平煤神馬集團(tuán)在信息集成項(xiàng)目的成本管理中，為了適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下的競(jìng)爭(zhēng)，提高企業(yè)的盈利水平，在制訂成本管理計(jì)劃、成本估算、成本預(yù)算和成本控制等四方面，綜合運(yùn)用類比估算法、自下而上估算法、確定資源費(fèi)率估算法、自頂而下法、資金限制平衡、績(jī)效衡量分析、預(yù)測(cè)技術(shù)、成本變更控制系統(tǒng)、項(xiàng)目績(jī)效審核等工具和技術(shù)，有效地控制了項(xiàng)目成本；同時(shí)，也積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，為今后信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目的成本控制提供參考。

關(guān)鍵詞：信息系統(tǒng)；集成項(xiàng)目；成本控制；項(xiàng)目管理

中圖分類號(hào)：F275.3；TP31 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-6835（2014）15-0133-02

隨著經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)化和全球化的發(fā)展，成本管理已成為現(xiàn)代項(xiàng)目管理的核心，是衡量一個(gè)項(xiàng)目是否成功的重要標(biāo)志。據(jù)統(tǒng)計(jì)，依照專家提出的合理的項(xiàng)目管理，可以使成本降低10%～20%，可見，項(xiàng)目成本管理在項(xiàng)目管理中占據(jù)非常重要的地位。優(yōu)化資源配置，合理降低項(xiàng)目成本，獲取最大收益，是每一位投資者和項(xiàng)目經(jīng)理的追求。

項(xiàng)目成本管理是要確保在批準(zhǔn)的預(yù)算內(nèi)完成項(xiàng)目，具體的項(xiàng)目成本管理要依靠制訂成本管理計(jì)劃、成本估算、成本預(yù)算和成本控制四個(gè)過程來完成，同時(shí)受范圍、時(shí)間、成本和質(zhì)量的約束。

1 制訂項(xiàng)目成本管理計(jì)劃

要做好項(xiàng)目成本管理，首先要做好成本管理計(jì)劃，主要目的是制訂項(xiàng)目成本結(jié)構(gòu)、估算、預(yù)算和成本控制的標(biāo)準(zhǔn)。在這個(gè)過程中，項(xiàng)目經(jīng)理要組織項(xiàng)目組成員對(duì)信息集成項(xiàng)目的范圍進(jìn)行認(rèn)真分析，做出詳細(xì)的WBS工作分解結(jié)構(gòu)，建立一套科學(xué)的成本估算和控制體系，將成本的估算轉(zhuǎn)化為可控制的預(yù)算（比較的基準(zhǔn)），并對(duì)其進(jìn)行控制。項(xiàng)目成本管理計(jì)劃是成本控制的前提和基礎(chǔ)，主要包括成本的設(shè)定和分解、責(zé)任的到位和執(zhí)行、執(zhí)行的結(jié)果和修正目標(biāo)等內(nèi)容。項(xiàng)目成員在進(jìn)行成本估算、成本預(yù)算和成本控制時(shí)，要有明確的精確等級(jí)，例如，測(cè)量單位、架設(shè)光纜、開挖管溝用品；信息、電話和電視用點(diǎn)數(shù)等。此外，掙值規(guī)則和報(bào)告格式明確了成本變更與整體變更的關(guān)系，確保了成本管理過程協(xié)調(diào)的一致性和高效性。

2 成本估算

成本估算是對(duì)完成項(xiàng)目各階段每項(xiàng)活動(dòng)所需資源的成本做出的近似估算。它與傳統(tǒng)的面向計(jì)價(jià)在本項(xiàng)目的估算有著本質(zhì)的區(qū)別，主要是緊密結(jié)合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)、本地區(qū)的組織環(huán)境因素等項(xiàng)目，各項(xiàng)活動(dòng)接近實(shí)際的估算，常用的方法有類比估算法與自下而上估算法相結(jié)合的模型。具體做法如下：項(xiàng)目經(jīng)理在成本估算時(shí)，認(rèn)真分析成本估算的輸入項(xiàng)，包括事業(yè)環(huán)境因素、組織過程資產(chǎn)、項(xiàng)目范圍說明書、工作分結(jié)構(gòu)（WBS）、分解詞匯表和項(xiàng)目管理計(jì)劃等；對(duì)WBS中定義的工作包進(jìn)行細(xì)化，對(duì)每一個(gè)活動(dòng)中的人、材料和設(shè)備成本進(jìn)行估算。

2.1 確定資源費(fèi)率，估算施工費(fèi)用

要做好估算，就要確定資源費(fèi)率，本公司采取定額數(shù)為基礎(chǔ)，以市價(jià)為調(diào)節(jié)，結(jié)合實(shí)際施工經(jīng)驗(yàn)，制訂了本公司的資源

費(fèi)率標(biāo)準(zhǔn)。主要有：鋪設(shè)光纜1 500 元/m，光纜接續(xù)20 元/芯，電話點(diǎn)45元/點(diǎn)，信息點(diǎn)55元/點(diǎn)，電視點(diǎn)35 元/點(diǎn)，管溝建設(shè)60 元/m；而對(duì)于無(wú)法用長(zhǎng)度和點(diǎn)數(shù)估算的工作量，可以采用65元/日或類比法進(jìn)行估算。

2.2 材料和設(shè)備的成本估算

根據(jù)我公司供方名單，選擇三家有信譽(yù)、實(shí)力的單位進(jìn)行詢價(jià)，以質(zhì)量好、價(jià)格低的報(bào)價(jià)來估算材料和設(shè)備的估算成本。

3 成本預(yù)算

成本預(yù)算是指將單個(gè)活動(dòng)或工作包的估算成本匯總，并按WBS中歷時(shí)估算用自上而下法進(jìn)行分解，以確立衡量項(xiàng)目績(jī)效的成本基準(zhǔn)。要詳細(xì)研究項(xiàng)目成本預(yù)算的輸入，包括項(xiàng)目范圍說明書、工作分解結(jié)構(gòu)、工作分解詞匯表、活動(dòng)成本估算、活動(dòng)成本估算支持性細(xì)節(jié)、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、資源日歷、合同和成本管理計(jì)劃等，并將項(xiàng)目各階段的活動(dòng)估算進(jìn)行自下而上的匯總，從而得到預(yù)算值。

3.1 設(shè)置權(quán)重按WBS的歷時(shí)分?jǐn)偟礁鱾€(gè)工作包

分解按照自頂向下，根據(jù)占用資源數(shù)量的多少設(shè)置不同的分解權(quán)重。例如，在光纜架設(shè)野外工作，干擾較大和變數(shù)較多，分解權(quán)重為1.2；廠內(nèi)的分解權(quán)重為1.0；室內(nèi)綜合布線變數(shù)較小，分解權(quán)重為0.9.

將各個(gè)工作包成本再按歷時(shí)分配到該工作包所含的各項(xiàng)活動(dòng)上。在這個(gè)過程中采用資金限制平衡法，對(duì)工作進(jìn)度進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，使資源被充分利用，資金使用更加合理；同時(shí)，根據(jù)新的日期限制，最終確定成本基準(zhǔn)，為項(xiàng)目績(jī)效審核提供成本控制的依據(jù)。

3.2 準(zhǔn)備金分析

由于信息集成項(xiàng)目的需求范圍具有漸近明細(xì)的特性，在建設(shè)初期很難準(zhǔn)確定位，如果使用單位對(duì)信息化的了解不夠全面，施工單位在較短的時(shí)間內(nèi)也很難成為使用單位的專家，只有在實(shí)施的過程中雙方才能逐漸明確需求。所以，除了做好預(yù)算外，還要對(duì)“未知的未知”進(jìn)行分析，建立管理儲(chǔ)備金，應(yīng)對(duì)未計(jì)劃但有可能需要的項(xiàng)目范圍和成本變更而預(yù)留的預(yù)算，以預(yù)防該變更帶來的成本超資風(fēng)險(xiǎn)，從而保證整修項(xiàng)目的順利實(shí)施。

4 實(shí)施階段進(jìn)行成本跟蹤和控制

項(xiàng)目實(shí)施階段需要對(duì)成本進(jìn)行跟蹤和控制。有效成本控制的關(guān)鍵是經(jīng)常及時(shí)地分析成本績(jī)效，盡早發(fā)現(xiàn)成本差異和成本執(zhí)行的效率，以便在情況變壞之前能夠及時(shí)采取糾正措施，盡量使項(xiàng)目的實(shí)際成本控制在計(jì)劃和預(yù)算范圍內(nèi)。

4.1 建周百分考核制度，加強(qiáng)成本控制

為了有效控制成本，我們根據(jù)WBS的活動(dòng)歷時(shí)，按周下達(dá)周計(jì)劃，并對(duì)每周的完成情況，包括質(zhì)量、成本、進(jìn)度和安全等進(jìn)行百分制考核。項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，匯總周得分，并以此作為項(xiàng)目最終的獎(jiǎng)懲依據(jù)，對(duì)成績(jī)優(yōu)秀的人員和部門表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)成績(jī)差的批評(píng)懲罰。規(guī)定每周五為項(xiàng)目的周例會(huì)，在例會(huì)上，各小組匯報(bào)各自項(xiàng)目的進(jìn)度、材料、設(shè)備和成本費(fèi)用，并與成本基準(zhǔn)進(jìn)行比較，如果偏差在±5%內(nèi)，就繼續(xù)保持；超過該范圍，就要分析原因，制訂具體措施，通過資源進(jìn)行平衡使其在成本基準(zhǔn)的可控范圍內(nèi)。此外，還要下達(dá)下周的計(jì)劃，預(yù)測(cè)需要協(xié)調(diào)和解決的問題，使項(xiàng)目成員更清楚目標(biāo)、更好地按成本基準(zhǔn)開展工作。

明確計(jì)劃目標(biāo)和合理的基準(zhǔn)，使項(xiàng)目成員在施工中有的放矢；嚴(yán)格考核和獎(jiǎng)懲制度，激發(fā)項(xiàng)目成員的積極性，進(jìn)而保證項(xiàng)目成本控制順利進(jìn)行。

4.2 利用掙值技術(shù)，有效控制成本

掙值技術(shù)是將已完成工作的預(yù)算成本，按原先分配的預(yù)算值進(jìn)行累加獲得的累加值EV，與計(jì)劃工作的預(yù)算成本PV和已完成的實(shí)際成本AC進(jìn)行比較。該技術(shù)對(duì)成本控制、資源管理和生產(chǎn)特別有用，在項(xiàng)目的實(shí)施中收集信息，對(duì)成本偏差CV、進(jìn)度偏差SV、進(jìn)度績(jī)效指數(shù)SPI和成本績(jī)效指數(shù)CPI進(jìn)行計(jì)算，及時(shí)發(fā)現(xiàn)成本與進(jìn)度偏差情況，并做進(jìn)一步分析，制訂合理的糾正措施，有效控制成本。同時(shí)，利用BAC、ETC和EAC做完工預(yù)測(cè)，盡量使項(xiàng)目的實(shí)際成本被控制在計(jì)劃和預(yù)算范圍內(nèi)，這樣大大降低了超支的可能性，促進(jìn)項(xiàng)目按成本基準(zhǔn)健康完成。

5 識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)控制風(fēng)險(xiǎn)因素

在風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別中，對(duì)企業(yè)環(huán)境因素、組織過程資產(chǎn)、項(xiàng)目范圍說明和項(xiàng)目管理計(jì)劃進(jìn)行分析，識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)源。例如，在光纜架設(shè)時(shí)，由于要經(jīng)過農(nóng)耕地，會(huì)因農(nóng)民干擾而引起工期延長(zhǎng)的風(fēng)險(xiǎn)；青苗賠償引起成本超支的風(fēng)險(xiǎn)；由于要與土建工程同時(shí)施工，在施工中會(huì)受到建筑施工帶來的干擾風(fēng)險(xiǎn)；建筑變更帶來的成本變更風(fēng)險(xiǎn)；用戶需求變更帶來的風(fēng)險(xiǎn)；溝通風(fēng)險(xiǎn)等。對(duì)此，我們把項(xiàng)目中各主要風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)按級(jí)別排序，并制訂了相應(yīng)的措施，落實(shí)責(zé)任人，使風(fēng)險(xiǎn)得到了有效的控制，保證了項(xiàng)目的順利實(shí)施。

6 結(jié)束語(yǔ)

總之，成本控制受范圍、質(zhì)量和時(shí)間等各方面的約束，適合的成本估算方法、合理的預(yù)算基準(zhǔn)、有效的成本跟蹤控制、強(qiáng)有力的考核辦法、提前預(yù)測(cè)風(fēng)險(xiǎn)等成本管理工具和技術(shù)的應(yīng)用，使中國(guó)平煤神馬集團(tuán)的信息集成項(xiàng)目在成本管理上適應(yīng)了日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。這不僅保證了信息集成項(xiàng)目的質(zhì)量，還促進(jìn)了本企業(yè)信息化與工業(yè)化的融合，增強(qiáng)了本企業(yè)的內(nèi)在發(fā)展動(dòng)力，為企業(yè)完成工業(yè)化、實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化作出了巨大的貢獻(xiàn)。但是，成本控制是信息集成項(xiàng)目中永恒的話題，如何更好地把握項(xiàng)目成本管理，將適當(dāng)?shù)墓浪愫涂刂品椒`活地運(yùn)用到實(shí)際項(xiàng)目中，還有待于我們進(jìn)一步研究、探索、實(shí)踐和總結(jié)。

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〔編輯：李玨〕