談如何做好煤電企業(yè)辦公室的對外接待工作

范龍平

摘 要：煤電企業(yè)要想做大做強，辦公室這個強大后援力量就不可缺少。辦公室是企業(yè)的窗口，對整個煤電企業(yè)的發(fā)展和管理意義重大。作為煤電企業(yè)行政核心的辦公室，做好接待工作，是企業(yè)適應(yīng)市場的競爭和經(jīng)濟快速發(fā)展的需要。辦公室的對外接待人員改進(jìn)工作方式，強化服務(wù)是必要的。本文將會從以下幾個方面探討如何做好煤電企業(yè)對外接待任務(wù)。

關(guān)鍵詞：煤電企業(yè)；辦公室；對外接待

煤電企業(yè)發(fā)展壯大，隨之而來的是業(yè)務(wù)往來加大，這樣就使得辦公室的對外接待工作越來越重要。對外接待工作能否做好關(guān)系到煤電企業(yè)的業(yè)務(wù)能否順利進(jìn)行。尤其是在社會主義市場經(jīng)濟改革之下，煤電企業(yè)的辦公室接待工作面臨挑戰(zhàn)。保障企業(yè)健康發(fā)展，進(jìn)一步強化辦公室建設(shè)，建立一批具有專業(yè)素質(zhì)的煤電企業(yè)辦公室接待隊伍勢在必行。

1.辦公室在煤電企業(yè)中的作用

1.1統(tǒng)一協(xié)調(diào)作用

煤電企業(yè)要開展多種工作事務(wù)，就需要將不同事務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)作用是對辦公室職能的基本要求，也是保證煤電企業(yè)工作正常運轉(zhuǎn)的保障力量。辦公室是煤電企業(yè)連接各個部門，溝通上下的重要樞紐。對于方方面面的復(fù)雜工作，做好協(xié)調(diào)工作，是辦公室職能發(fā)揮的必要步驟?？偠灾?，煤電企業(yè)辦公室要充分發(fā)揮樞紐職能、統(tǒng)籌全局和牽頭作用。

1.2參謀作用

煤電企業(yè)發(fā)揮好辦公室的參謀職能，做好助手，是保證企業(yè)管理決策科學(xué)化的重要環(huán)節(jié)和必要前提。這一作用體現(xiàn)在幾個方面：第一，為煤電企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供及時有效的信息，盡可能做到信息完善、資料準(zhǔn)確、符合工作內(nèi)容；第二，做好文書工作，起草的文稿等文字資料要認(rèn)真仔細(xì)；第三，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供建設(shè)性的意見。發(fā)揮助手的重要作用，煤炭企業(yè)的未來發(fā)展將會順風(fēng)順?biāo)?，火力強勁?/p>

1.3監(jiān)督檢查作用

監(jiān)督檢查是保證決策落實的重要方式，是又一重要職能。辦公室協(xié)助煤電企業(yè)各部門貫徹好企業(yè)決策要把握好三項任務(wù)：對煤電企業(yè)的重大決策和重點事務(wù)要抓住重點，做好監(jiān)督和專項查辦；盡心盡力，盡職盡責(zé)，做好監(jiān)督檢查；改進(jìn)工作方法，注重實際效用。發(fā)揮好辦公室的監(jiān)督檢查作用，才能為煤電企業(yè)的任務(wù)決策提供保證，做好收尾。

2.煤電企業(yè)做好對外接待工作的必要性

把煤電企業(yè)的對外接待工作做好是煤電企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的需要。接待工作的好壞，關(guān)系到煤電企業(yè)的對外形象，關(guān)系到煤電企業(yè)各項業(yè)務(wù)的實施，關(guān)系到煤電企業(yè)能否獲得長遠(yuǎn)發(fā)展。認(rèn)真做好接待工作，樹立煤電企業(yè)的良好形象，保證服務(wù)質(zhì)量是必然要求。

做好企業(yè)的多外接待工作有利于提高煤電企業(yè)的美譽度，更高層次的對煤電企業(yè)進(jìn)行形象宣傳，提高知名度。接待工作要求禮貌、耐心和周到，在精神面貌上展示煤電企業(yè)形象。接待對象可以通過對接待人員形象的考察，進(jìn)而加強對煤電企業(yè)的認(rèn)識，進(jìn)行高層次的考量。

煤電企業(yè)的辦公室接待人員要有強烈的責(zé)任意識和較高的職業(yè)素養(yǎng)，把企業(yè)發(fā)展和自身發(fā)展結(jié)合起來，才能完美的完成每一個任務(wù)。把煤電企業(yè)當(dāng)成一個大家庭，以主人翁的形象和狀態(tài)投入工作，把握好企業(yè)的心跳和靈魂，向大眾展示一個更好的煤電企業(yè)。

3.做好煤電企業(yè)辦公室接待工作的策略

3.1提高業(yè)務(wù)能力，做好辦公室工作

要做好辦公室的接待工作，要求全身心投入工作，所以要注意以下幾點：

第一，辦文要注重質(zhì)量和工作效率的提高，辦公室參謀作用的發(fā)揮的載體是文字材料的綜合能力。起草文稿時要堅持綜合領(lǐng)導(dǎo)的意見、工作規(guī)范的要求和廣大員工的認(rèn)同原則。文稿要體現(xiàn)煤電企業(yè)的工作意圖和底層的實際情況。在行文時，要提高創(chuàng)新意識，用多樣的方式反映真實，用簡單的文字表達(dá)深刻的內(nèi)容。

第二，辦事要認(rèn)真細(xì)致減少差錯，煤電企業(yè)的辦公室人員要保持高度的責(zé)任感，思想上要重視，行動上要堅持準(zhǔn)則，高要求高質(zhì)量的要求自己。做事要事無巨細(xì)，保證每一個環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。

第三，辦事要周全考慮，張弛有度。煤電企業(yè)的辦公室業(yè)務(wù)的處理要進(jìn)行全面的考慮，做好調(diào)研，做好協(xié)調(diào)。周全的考慮和良好的業(yè)務(wù)能力是不可缺少的，企業(yè)的每一項工作都要求員工的仔細(xì)度和認(rèn)真度。

3.2樹立接待新形象，堅持以人為本

煤電企業(yè)的辦公室接待工作要堅持以人為本，將接待對象放在核心位置，給予他們?nèi)诵曰姆?wù)，滿足自身需求。因此接待工作要要注意以下問題：

第一,把握細(xì)節(jié)，接待工作事無巨細(xì)，如果有環(huán)節(jié)被忽視，很有可能造成整體的被動。因而做好準(zhǔn)備工作，事先分析，打好基礎(chǔ)。對于接待工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)要把握好執(zhí)行力，嚴(yán)格按照預(yù)設(shè)方案進(jìn)行。每一個環(huán)節(jié)都要以人為本，工作要做得專業(yè)全面針對性強。注重細(xì)節(jié)才能減少失誤。接待結(jié)束后認(rèn)真做好經(jīng)驗的積累，避免出現(xiàn)類似的問題。

第二,嚴(yán)格要求自己，接待人員因該認(rèn)識到自己的形象直接聯(lián)系著整個煤電企業(yè)的形象。對自己嚴(yán)格要求，努力提高自身的能力，在接待時要與人為善，時刻保持好自己的形象和良好品德。始終如一地為企業(yè)發(fā)展保駕護(hù)航。

第三,煤電企業(yè)的辦公室接待人員交際范圍廣是必然的。在交際過程中要用真情對待他人，使接待對象感受到并至如歸的舒適感和滿足感。用情感人要真實，有原則把握好分寸，這樣效果才能更佳。

4.總結(jié)

隨著煤電企業(yè)的發(fā)展，辦公室接待工作的成功實現(xiàn)，將會為企業(yè)提供強有力的競爭實力。在新的形勢和要求下，煤電企業(yè)要提高對辦公室接待工作的認(rèn)識，展望未來，今后的工作要不斷完善，進(jìn)一步提高接待水平和接待人員的素質(zhì)修養(yǎng)。把握好每一個環(huán)節(jié)，展示煤電企業(yè)更好的形象和競爭實力，為煤電企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更好的環(huán)境。

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