淺談檔案管理的問題和對策研究

王海景　李艷麗

摘 要：檔案管理工作是一項具有政策性、專業(yè)性和機密性的工作。檔案是信息的載體，是最主要的信息來源，所以，做好檔案管理工作對資源的開發(fā)和利用起非常重要的作用。在日常工作中，要及時解決檔案管理工作中存在的問題，從多方面給予該項工作大力支持，旨在讓檔案管理工作的內(nèi)容更加充分、具體，可以更好地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；對策；研究

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：2095-6835（2014）14-0109-02

1 檔案管理工作的重要性

隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步，檔案管理是國家、社會、企業(yè)、個人健康發(fā)展的基本要求，也是提高企業(yè)、個人工作效率的必要條件，這樣能夠最真實、有效地維護歷史的發(fā)展和個人的真實面貌。現(xiàn)代化、規(guī)范化、科學(xué)化地完成企業(yè)檔案管理工作是衡量企業(yè)最初發(fā)展水平的標(biāo)準(zhǔn)，更是研究企業(yè)或個人業(yè)績考核最有效的手段。為了使企業(yè)可以獲得真實的數(shù)據(jù)和資料，檔案是進行市場調(diào)研，科學(xué)分析，制訂相關(guān)政策、發(fā)展目標(biāo)、前行方向最好的參考數(shù)據(jù)書。

一個企業(yè)的檔案管理工作做得很好，一方面，可以讓管理者全面了解企業(yè)的整體發(fā)展水平和經(jīng)營狀況，可以準(zhǔn)確、及時、適當(dāng)?shù)刂朴啽匾慕?jīng)營策略；另一方面，也可以讓社會公眾了解企業(yè)的經(jīng)營成果，為企業(yè)與社會各界合作、洽談奠定堅實的基礎(chǔ)。其實，做好檔案管理工作也是時代發(fā)展的需求，這就需要檔案管理工作者不斷更新檔案管理觀念，探索出一套科學(xué)的管理手段和管理方法，使其可以準(zhǔn)確無誤地反映企業(yè)的整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營狀況。檔案管理工作需要與企業(yè)的經(jīng)營狀況相結(jié)合，這在很大程度上決定了企業(yè)未來的發(fā)展?fàn)顩r，對企業(yè)更好地占領(lǐng)市場、提高自身的管理水平、實現(xiàn)盈利等方面都會起到非常重要的作用。所以說，檔案管理工作對推動社會進步、不斷提高自身的競爭力有非常重要的意義。

2 檔案管理中存在的問題

2.1 不夠重視檔案管理工作

長期以來，有一部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理工作的認識存在誤區(qū)。他們認為，檔案管理工作就是保管性的日常事務(wù)，并不是企業(yè)的主要部門，這項工作并不會為企業(yè)帶來任何的經(jīng)濟效益和品牌收益，只要保管好檔案，不丟失、不泄密，方便查詢，就可以萬無一失，進而輕視了檔案管理工作。這說明，一些人對檔案管理工作缺乏最基本的了解。

2.2 管理力量薄弱

大部分企業(yè)檔案管理工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)、系統(tǒng)的培訓(xùn)，沒有充分認識檔案管理的重要性，對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解。他們認為，檔案管理的日常性事務(wù)僅僅是把一些材料放入檔案即可，所以，沒有認真、及時地整理、歸類。而這些恰恰會影響檔案管理的整體水平，其中存在的一些不真實信息還會影響檔案管理的真實性。

2.3 檔案室的硬件設(shè)施不完善

不同企業(yè)的檔案管理必備條件存在很大差異，有的企業(yè)沒有專門的檔案室，有的企業(yè)設(shè)立了檔案室，而大多數(shù)檔案室位于狹窄、潮濕的地方。這樣極易引起材料霉變、蟲蛀，影響檔案室的整潔、衛(wèi)生和完整性。

3 檔案管理的對策分析

3.1 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作取決于檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。作為專業(yè)的檔案管理工作人員，要作風(fēng)正派、有較強的責(zé)任心，還需要不斷提高自身的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力。工作人員可以通過自學(xué)或是參加培訓(xùn)的方式了解和熟悉檔案管理工作中的各個環(huán)節(jié)和基本要求，科學(xué)地掌握檔案管理工作的方式、方法，不斷提高檔案管理工作的效率，獲得更有力的資源。

3.2 建立健全檔案管理制度

建立科學(xué)、合理的檔案管理規(guī)章制度，其必須要符合企業(yè)特點和檔案管理的實際要求，適應(yīng)檔案管理的發(fā)展趨勢。建立可操作性較強的檔案管理制度，發(fā)揮其規(guī)范化的作用，并保持制度的嚴肅性。

3.3 改進和完善檔案功能

檔案管理不但要對原有的部分予以保留，還需要進一步擴大檔案管理的內(nèi)涵，讓檔案管理工程適應(yīng)企業(yè)對相關(guān)信息的需求，更好地為企業(yè)提供服務(wù)，為社會主義建設(shè)提供必要的服務(wù)。

3.4 采用信息化的管理手段

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，信息化管理模式是未來檔案管理工作發(fā)展的趨勢，它對檔案管理提出了新的要求。所以，要盡可能地運用現(xiàn)代化的科技成果和新型的管理手段提高檔案管理的工作效率和管理水平，實現(xiàn)信息化的管理模式。利用信息化網(wǎng)絡(luò)模式不僅可以保證檔案管理的安全性，還可以及時、有效、準(zhǔn)確地找到相關(guān)的檔案文件。檔案資料管理與信息網(wǎng)絡(luò)相融合的新方式是未來檔案管理工作的依據(jù)和基礎(chǔ)。

3.5 提高檔案管理的服務(wù)意識

從事檔案管理工作的人員要明確檔案服務(wù)的方向，端正自己的服務(wù)態(tài)度，樹立一種新的思維模式，不斷提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)質(zhì)量是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要標(biāo)尺，讓檔案管理中的工作內(nèi)容充分為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)是檔案管理工作者義不容辭的責(zé)任。

4 結(jié)論

檔案管理工作看起來簡單，但是在實際操作過程中會非常難。因為它是一項具有保密性、專業(yè)性、政策性的工作，所以，這就要求從事檔案管理工作的人員要有強烈的責(zé)任感、扎實的檔案管理工作的理論基礎(chǔ)，具有與時俱進的思維、想法，用新的技術(shù)手段和管理方式做好檔案管理工作。在此基礎(chǔ)上，每個檔案管理工作者都要不斷吸收新知識、更新觀念，采取有效的措施開拓自己的視野，優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu)，不斷提高自身素質(zhì)，積極探索現(xiàn)代化的檔案管理模式，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)貢獻自己的力量。

參考文獻

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〔編輯：白潔〕

Abstract： File management is one with a policy， professional and confidential work. File is the carrier of information， is the most important source of information， so do file management development and utilization of resources plays a very important role. In their daily work， and timely file management to solve the problems， given the strong support from a wide range of work， designed to allow the contents of the file management more fully， specifically， can better serve the socialist modernization drive.

Key words： file management； issues； countermeasures； research