淺談中小企業(yè)移動(dòng)辦公自動(dòng)化的選擇與實(shí)施

林青

中國(guó)的中小企業(yè)正在日漸發(fā)展壯大，隨著業(yè)務(wù)、人員的擴(kuò)充，加上市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，企業(yè)發(fā)現(xiàn)為了提高競(jìng)爭(zhēng)力，需要更高效的溝通與決策輔助手段，目睹大公司大企業(yè)都已實(shí)施辦公自動(dòng)化，中小企業(yè)也開(kāi)始思考自己是否有必要實(shí)施辦公自動(dòng)化、該遵循什么樣的選擇原則、且實(shí)施中又該注意些什么問(wèn)題？

另外，隨著高速移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的普及，很多大企業(yè)已經(jīng)開(kāi)始應(yīng)用手機(jī)移動(dòng)辦公，中小企業(yè)也存在人員工作地點(diǎn)分散、移動(dòng)，以及決策時(shí)效要求高等特點(diǎn)，但又不像大企業(yè)能支付大筆的費(fèi)用用于移動(dòng)辦公的購(gòu)買(mǎi)與開(kāi)發(fā)，那有沒(méi)有一套適合于中小企業(yè)且物廉價(jià)美的移動(dòng)解決方案呢？本文將重點(diǎn)介紹中小企業(yè)移動(dòng)辦公自動(dòng)選擇與實(shí)施注意事項(xiàng)。

一、中小企業(yè)實(shí)施辦公自動(dòng)化的意義

移動(dòng)辦公自動(dòng)化的核心仍然是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，中小企業(yè)通過(guò)內(nèi)部辦公自動(dòng)化通信平臺(tái)的建立，可實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化管理及分布式的辦公，有效提升企業(yè)內(nèi)部的溝通和工作效率，并能通過(guò)IT流程的監(jiān)督改變一些企業(yè)原來(lái)管理人員隨意、不規(guī)范的行為，更重要的是能提供更多信息支持快速、科學(xué)的決策，其作用具體表現(xiàn)在：（1）極大地提高工作效率，辦事人員不用拿著各種文件、申請(qǐng)、單據(jù)在各部門(mén)跑來(lái)跑去，等候?qū)徟?、簽字、蓋章，這些都可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行；移動(dòng)辦公的應(yīng)用，更能打破時(shí)間與空間的限制，有效提升工作效率。（2）節(jié)省運(yùn)營(yíng)成本，包括時(shí)間和紙張等。（3）規(guī)范單位管理，把一些彈性太大不夠規(guī)范的工作流程變得井然有序，比如：公文會(huì)簽、計(jì)劃日志、用款報(bào)銷(xiāo)等工作流程審批都可在網(wǎng)上進(jìn)行。（4）提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力、凝聚力：?jiǎn)T工與上級(jí)溝通方便，信息反饋暢通，單位的內(nèi)部的凝聚力將大大增強(qiáng)；同時(shí)員工積極性與工作效率的提升可有效提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。（5）辦公自動(dòng)化平臺(tái)能提供更多的基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)，使得高層決策更迅速科學(xué)。

二、中小企業(yè)信息化建設(shè)特點(diǎn)

市場(chǎng)上有很多類(lèi)型的辦公自動(dòng)化產(chǎn)品，但為了做出更好的選擇及確保實(shí)施成功，需充分了解中小企業(yè)的信息化特點(diǎn)，區(qū)別于大企業(yè)資金充足、業(yè)務(wù)流程相對(duì)成熟穩(wěn)定、人員平均素質(zhì)高等特點(diǎn)，中小企業(yè)的信息化特點(diǎn)具體如下：（1）企業(yè)發(fā)展快，信息化需求變動(dòng)大。相對(duì)大型企業(yè)而言，中小企業(yè)的業(yè)務(wù)流程相對(duì)靈活，這決定了中小企業(yè)信息化應(yīng)用必須能夠滿(mǎn)足業(yè)務(wù)變動(dòng)的節(jié)奏，有效匹配新的業(yè)務(wù)模式。信息系統(tǒng)既要做到流程能固化，但也要便捷、靈活可更改。（2）企業(yè)在信息化方面的資金投入壓力大。中小企業(yè)的關(guān)鍵在于發(fā)展，由于企業(yè)間競(jìng)爭(zhēng)壓力大，企業(yè)把有限的資金都放在研發(fā)和市場(chǎng)上，不愿意在信息化上投入過(guò)多資金。（3）企業(yè)信息化人才缺乏。往往處在高速發(fā)展的中小企業(yè)對(duì)于信息化缺乏足夠重視，成本投入過(guò)少造成待遇不好，因此對(duì)人才的吸引力也不大。

三、中國(guó)電信綜合辦公——為中小企業(yè)量身定制的移動(dòng)辦公自動(dòng)化業(yè)務(wù)云平臺(tái)

基于上述中小企業(yè)的信息化特點(diǎn)，可知道中小企業(yè)在進(jìn)行辦公自動(dòng)化部署時(shí)的述求是：系統(tǒng)價(jià)格低廉、業(yè)務(wù)功能豐富并靈活可調(diào)整、簡(jiǎn)單易用最好不用培訓(xùn)就能上手、最好能避免較多一次性投入、后期維護(hù)、升級(jí)的費(fèi)用投入以及技術(shù)人員配備。而這些也正是中國(guó)電信綜合辦公（網(wǎng)絡(luò)版）的業(yè)務(wù)特點(diǎn)。

綜合辦公（網(wǎng)絡(luò)版）業(yè)務(wù)是基于中國(guó)電信的寬帶互聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)以及集中部署的綜合辦公（網(wǎng)絡(luò)版）業(yè)務(wù)云平臺(tái)，為中小企業(yè)客戶(hù)提供業(yè)務(wù)功能豐富、的辦公自動(dòng)化業(yè)務(wù)，同時(shí)可滿(mǎn)足客戶(hù)隨時(shí)隨地的信息共享和移動(dòng)辦公需求。其主要特點(diǎn)是：（1）采用云平臺(tái)，客戶(hù)無(wú)需進(jìn)行一次性軟、硬件投資；（2）業(yè)務(wù)功能豐富、流程靈活可制定；（3）移動(dòng)辦公滿(mǎn)足客戶(hù)隨時(shí)隨地的辦公需求，無(wú)需額外付費(fèi)，應(yīng)用適配終端多；（4）簡(jiǎn)單易用、線上線下多重支撐，售后服務(wù)更完備；（5）業(yè)務(wù)功能不斷升級(jí)、企業(yè)無(wú)需配備維護(hù)人員。

1、采用云平臺(tái)，客戶(hù)無(wú)需進(jìn)行一次性軟、硬件投資。傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)，需要客戶(hù)騰出機(jī)房、機(jī)架來(lái)擺放服務(wù)器以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，并花費(fèi)數(shù)十萬(wàn)甚至百萬(wàn)購(gòu)置硬件服務(wù)器及各種軟件，而綜合辦公平臺(tái)無(wú)需客戶(hù)任何機(jī)房、機(jī)架資源及一次性投資，只需按照月支付較少的功能費(fèi)，即可獲得一套功能齊全的辦公系統(tǒng)。

2、業(yè)務(wù)功能豐富、流程靈活可制定。綜合辦公業(yè)務(wù)同時(shí)具備常見(jiàn)、全面的辦公自動(dòng)化軟件業(yè)務(wù)功能，同時(shí)融合了具有運(yùn)營(yíng)商特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)的融合通信能力，并且具備靈活的流程定制與變更功能。

（1）信息化功能。信息化功能主要包括單位/個(gè)人通信錄、日程管理、內(nèi)部郵箱、電子公告、工作審批、公文管理、會(huì)議管理和文件管理等較為全面的功能。（2）融合通信功能。相比于普通的辦公自動(dòng)化軟件，中國(guó)電信結(jié)合通信能力的優(yōu)勢(shì)，提供了短彩信群發(fā)、手機(jī)多方通話和免費(fèi)提醒電信功能等多種融合通信服務(wù)。（3）移動(dòng)辦公功能。業(yè)務(wù)平臺(tái)的功能基本均可在移動(dòng)終端（手機(jī)或平板）中應(yīng)用，滿(mǎn)足客戶(hù)隨時(shí)隨地的辦公需求，更大提高工作效率。（4）流程靈活定制。業(yè)務(wù)平臺(tái)提供用戶(hù)管理、部門(mén)管理、角色管理、流程配置、模板管理、簽章管理、單位設(shè)置中心等模塊，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化系統(tǒng)管理。通過(guò)模板管理、流程配置，可以實(shí)現(xiàn)個(gè)性、靈活的表單流程，方便單位內(nèi)部公文審批靈活流轉(zhuǎn)。

3、移動(dòng)辦公滿(mǎn)足客戶(hù)隨時(shí)隨地的辦公需求，無(wú)需額外付費(fèi)，應(yīng)用適配終端多。企業(yè)中從業(yè)務(wù)員、中層領(lǐng)導(dǎo)到?jīng)Q策層任何一人出差或外出，如果沒(méi)有接入辦公平臺(tái)，就有可能會(huì)影響需求或商機(jī)的上報(bào)、決策以及公司的工作流轉(zhuǎn)，而中國(guó)電信的綜合辦公業(yè)務(wù)提供了便捷的移動(dòng)辦公功能，通過(guò)手機(jī)或平板即可隨時(shí)隨地接入辦公平臺(tái)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。該強(qiáng)大的移動(dòng)辦公功能無(wú)需企業(yè)再另外支付費(fèi)用，主流的智能手機(jī)均可下載客戶(hù)端使用。

4、簡(jiǎn)單易用、線上線下多重支撐，售后服務(wù)更完備。業(yè)務(wù)平臺(tái)界面簡(jiǎn)單大方，容易上手使用；相比于其他互聯(lián)網(wǎng)公司，中國(guó)電信可通過(guò)省、市、縣垂直一體化的管理和服務(wù)，為客戶(hù)提供更周到的現(xiàn)場(chǎng)產(chǎn)品操作培訓(xùn)及售后等服務(wù)、確保客戶(hù)熟練使用，并提供7×24小時(shí)400電話支持。對(duì)于跨省組網(wǎng)的客戶(hù)，中國(guó)電信將發(fā)揮一站式的服務(wù)優(yōu)勢(shì)，一點(diǎn)接應(yīng)需求，為客戶(hù)的全國(guó)分支機(jī)構(gòu)提供服務(wù)。

5、業(yè)務(wù)功能不斷升級(jí)、企業(yè)無(wú)需配備維護(hù)人員。業(yè)務(wù)平臺(tái)由中國(guó)電信統(tǒng)一維護(hù)，企業(yè)無(wú)需專(zhuān)門(mén)配備軟硬件維護(hù)人員，同時(shí)業(yè)務(wù)平臺(tái)會(huì)不斷進(jìn)行新功能的增加升級(jí)，無(wú)需企業(yè)進(jìn)行周期性的升級(jí)成本投入。

四、中小企業(yè)在移動(dòng)辦公自動(dòng)化實(shí)施中需注意的問(wèn)題

由于使用習(xí)慣的改變，加上中小企業(yè)流程多變、管理規(guī)范性不夠的特點(diǎn)，辦公自動(dòng)化容易由于部分員工或領(lǐng)導(dǎo)的不配合、流程不契合等原因?qū)е聦?shí)施失敗，因此在部署實(shí)施時(shí)需注意以下問(wèn)題：（1）領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)培訓(xùn)與監(jiān)督。領(lǐng)導(dǎo)重視是辦公自動(dòng)化工作能夠有序推進(jìn)的根本。在企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安裝、培訓(xùn)、試運(yùn)行、和正式運(yùn)行的過(guò)程中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予極大關(guān)注和指導(dǎo)，帶頭參加培訓(xùn)和使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)積極配合，明確專(zhuān)人對(duì)接，加快辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)與推進(jìn)，并組織部門(mén)員工主動(dòng)參與培訓(xùn)。（2）規(guī)范先行。辦公自動(dòng)化的業(yè)務(wù)流程只是將現(xiàn)實(shí)企業(yè)中的流程進(jìn)行IT固化而不是流程再造，因此在實(shí)施前企業(yè)需梳理出清晰的流程與規(guī)范。同時(shí)，也應(yīng)制定出相應(yīng)的信息化管理制度與規(guī)范，通過(guò)管理制度監(jiān)管、約束和促進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。（3）試用與部署階段需加強(qiáng)溝通。在試用與階段，全體員工、包括領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)真正參與使用，把試用當(dāng)上線試用，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并提出問(wèn)題，企業(yè)內(nèi)部針對(duì)具體問(wèn)題達(dá)成一致意見(jiàn)，然后再要求辦公自動(dòng)化實(shí)施方進(jìn)行修改。（4）先易后難，逐步推進(jìn)。在辦公自動(dòng)化實(shí)施過(guò)程中，一定要避免大而全的想法，如果一下子將系統(tǒng)做的很大，很多功能又不是最急需而最實(shí)用的，反倒會(huì)造成使用不便。因此應(yīng)該先易后難，逐步推進(jìn)，分步實(shí)施。在企業(yè)已經(jīng)適應(yīng)了基本功能和模塊后，逐步增加更深層次的應(yīng)用。按照先易后難、循序漸進(jìn)的原則，不是將所有功能全部展開(kāi)，而是一項(xiàng)項(xiàng)釋放，比如我們一般對(duì)于基本功能來(lái)說(shuō)是按照內(nèi)部通訊錄、郵件、信息發(fā)布，基本事務(wù)（工作簡(jiǎn)報(bào)，會(huì)議管理），公文處理（工作流）逐步安排實(shí)施。（5）有問(wèn)題及時(shí)解決。用戶(hù)有問(wèn)題時(shí)企業(yè)系統(tǒng)管理員要及時(shí)解決，解決不了的及時(shí)與實(shí)施方聯(lián)系，避免由于問(wèn)題的沉淀影響系統(tǒng)的可用性，企業(yè)的系統(tǒng)管理員也要在不斷出現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題的循環(huán)中，逐步提高解決問(wèn)題的能力，以保證辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)施效果。