高等院校檔案管理中信息技術的合理運用分析

楊磊

（內蒙古建筑職業(yè)技術學院 內蒙古呼和浩特 010051）

高等院校檔案管理中信息技術的合理運用分析

楊磊

（內蒙古建筑職業(yè)技術學院 內蒙古呼和浩特 010051）

隨著信息技術的不斷進步和發(fā)展，我國高等院校在進行檔案管理工作時，開始廣泛應用信息技術，有效保證了管理工作的高效性，實現(xiàn)了檔案管理工作的信息化和網(wǎng)絡化發(fā)展。就目前而言，我國高等院校在對檔案進行管理時，還存在一些不足之處，導致管理工作的效率低下，影響了高校日常工作的順利進行。為了有效解決高等院校檔案管理工作中存在的問題，必須要充分合理運用信息技術，優(yōu)化管理結構，促進管理工作效率的提升。本文就對高等院校檔案管理中信息技術的合理運用進行深入分析和探討。

高等院校 檔案管理 信息技術 合理運用

隨著網(wǎng)絡化時代的發(fā)展，高等院校檔案管理工作也日趨信息化。一般而言，我國高等院校要想構建數(shù)字化校園，必須要提高檔案管理的信息化水平。高等院校檔案管理工作對高校的日常活動有著直接的關系，高校要想提高檔案管理工作的實效性，應該合理運用信息技術，提高管理人員的素養(yǎng)［1］。此外，還應采用先進的管理方式和手段，從而實現(xiàn)檔案管理結構的優(yōu)化，提高管理工作的實效性，實現(xiàn)檔案信息化的管理。

一、高等院校檔案管理中信息技術的運用現(xiàn)狀分析

（一）檔案信息的安全性較低

一般而言，高等院校實施檔案管理的信息化，雖然在一定程度上有利于高效日常工作的順利開展，但是由于網(wǎng)絡的不安全因素，導致高效檔案信息被泄露。此外，高效的檔案管理人員在進行管理工作時，由于安全技術防范意識薄弱，也導致信息被泄露。

（二）基本設施不完善

高校要想實施檔案信息化建設，必須要具備完善的軟件系統(tǒng)以及硬件基礎設施。但是目前，我國高校在檔案信息化建設的過程中，軟件系統(tǒng)以及硬件設施還存在不足，主要表現(xiàn)在兩個方面：一是大部分高校的基本設施還不夠完善，沒有足夠的資金投入到硬件設施中，無法為信息運行中心提供一定的場地。即便高校購置了相關的設備，但是設備也不夠齊全，設備的結構不夠完善。二是高校檔案數(shù)據(jù)庫之間沒有形成統(tǒng)一的管理平臺，無法實現(xiàn)信息的共享［2］。在進行檔案管理工作時，由于機構部門的不同，管理的內容也不盡相同，導致其使用的軟件也存在差異，無法實現(xiàn)信息檔案的共享。如學生處負責學生的檔案管理，人事處負責教師的人事檔案管理等等，檔案管理內容不同，在一定程度上對檔案信息的使用產(chǎn)生影響。

（三）信息技術的融入性不強

就現(xiàn)階段而言，許多高校都實現(xiàn)了檔案管理的信息化，但是在實際的管理工作中，信息技術的運用不夠合理科學，導致管理工作的實效性不高。高校在對電子文件進行處理時，主要采用數(shù)字化處理，由于管理平臺的互動性較為缺乏，這樣會使得大量數(shù)字信息沒有經(jīng)過深入分析就出現(xiàn)在高校信息平臺中，無法滿足人們的需求，影響檔案管理工作的質量和效率。如學生在對自己檔案的相關信息進行查閱時，借助檔案管理平臺，系統(tǒng)能夠自動篩選出相關信息，但是若系統(tǒng)沒有查詢到信息，其不能自動反饋相關的情況。此外，高校采用的電子檔案文件格式受技術因素限制，人們在對相關信息加以查詢時，往往需要轉換文件格式，這樣導致用戶使用率下降。

二、高等院校檔案管理中信息技術的合理運用途徑

（一）完善檔案信息安全體系

在檔案管理工作中合理應用信息技術，能夠確保管理工作的快捷高效，但是也會存在安全問題。如在對檔案信息化加以建立時，往往會存在檔案信息的泄露和丟失現(xiàn)象，也會出現(xiàn)損壞儲存載體，版本更新不可讀及不兼容的問題，給高校檔案管理工作造成嚴重的不便。因此在實際的檔案管理工作中，高?？梢猿浞职l(fā)揮出計算機的加密功能，加密不同級別的檔案信息，并對檔案資料設置權限。此外，檔案管理人員可以合理把握檔案資料的保密和利用，提高檔案資料的安全性，確保檔案資料能夠便于管理和使用操作。

（二）利用云技術來建立檔案信息共享平臺

一般來說，檔案信息化管理系統(tǒng)的主要構成包括云檔案管理應用程序、云管理平臺、基礎硬件設施等［3］。其中云檔案管理應用程序作為一種軟件，其主要是面向檔案信息用戶，并操作管理相關的檔案；云平臺管理系統(tǒng)能夠使硬件設施的功能有效發(fā)揮出來；而基礎計算設備則包括網(wǎng)絡安全技術、網(wǎng)絡交換器以及計算節(jié)點等。利用云技術來建立檔案信息共享平臺，能夠使檔案信息資源進行共享，優(yōu)化了資源的整合，有效避免不同檔案部門信息封閉的不足，并在一定程度上降低檔案信息化建設的成本。

（三）提高檔案意識，對檔案信息化建設進行統(tǒng)籌規(guī)劃

在高效檔案管理工作中應用信息技術時，必須要打破傳統(tǒng)的管理模式，提高信息化管理的檔案意識，促使管理人員能夠對檔案信息化建設有一個清晰全面的認知。同時高校應加強信息化管理的宣傳力度，使管理者能夠認識到檔案信息化管理的重要性。此外，由于檔案信息化管理的前期建設以及后前維護需要投入大量資金，因此高?？梢越ｍ椯Y金，確保建設資金的到位。當然，高校還應對檔案管理工作的相關流程加以規(guī)范化，對管理人員的職責加以明確化，從而有效實現(xiàn)檔案管理的科學化和規(guī)范化。

（四）提高檔案管理人員的專業(yè)化水平

在高效檔案管理工作中，要想有效合理運用信息技術，必須要提高管理人員的專業(yè)化水平，使其能夠有效應用信息技術，從而將檔案信息管理系統(tǒng)的作用充分有效發(fā)揮出來。因此高校的檔案管理人員必須要能夠積極參與到技能培訓活動中，增強自身技能，能夠促使自身計算機技術的應用能力加以提高［4］。此外，高校要對人才的選拔加以重視，積極引進具有計算機知識和技能的人才，確保檔案管理人員具有較好的政治素養(yǎng)、過硬的業(yè)務能力以及較強的工作責任心。

結束語：

一般高等院校在檔案管理工作中應用信息技術時，還存在一些問題，如檔案信息的安全性較低、基本設施不夠完善、信息技術的融入性不強等。為了將信息技術合理運用到高等院校的檔案管理工作中，必須要完善檔案信息安全體系，充分利用云技術來建立檔案信息共享平臺，對檔案信息化建設進行統(tǒng)籌規(guī)劃。這樣才能有效推動檔案管理的信息化進程，確保檔案管理的動態(tài)化、程序化以及規(guī)則化。

［1］周虹.有關高職院校檔案數(shù)字化建設若干問題的思考［J］.辦公室業(yè)務，2012，05:74-75.

［2］易蓮.淺析高校檔案管理的信息化建設策略［J］.湖北成人教育學院學報，2014，06:115-117.

［3］朱金花.信息技術在高職院校檔案管理中的應用［J］.中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2015，01:34-35.

［4］滕月鵬.高職院校檔案管理網(wǎng)絡化信息化之思考 ［J］.價值工程，2013，16:205-207.