讓企業(yè)管理有章可循 有據(jù)可依

文｜本刊記者 孫璐

檔案管理系統(tǒng)是建筑業(yè)開發(fā)與應(yīng)用新工藝、新技術(shù)、新材料的主要依據(jù)。通過對存檔的檔案資料進(jìn)行整理、研究、分析對比，檔案管理人員能夠從中找到目前企業(yè)內(nèi)部所隱藏的問題，然后采取相應(yīng)措施解決問題。

自從我國加入WTO世貿(mào)組織以來，歐美國家的先進(jìn)技術(shù)正源源不斷地涌進(jìn)國內(nèi)。在這種條件下，建筑業(yè)應(yīng)用推廣的一些新工藝、新技術(shù)、新材料正在不斷加快更新的步伐，這就需要企業(yè)不斷收集各種資料與數(shù)據(jù)，并進(jìn)行分析研究，努力掌握技術(shù)特點(diǎn)，從而為以后建筑施工技術(shù)的應(yīng)用推廣打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

從某種角度來講，檔案管理系統(tǒng)真實(shí)反映了建筑企業(yè)的經(jīng)營活動。檔案管理系統(tǒng)是建筑業(yè)開發(fā)與應(yīng)用新工藝、新技術(shù)、新材料的主要依據(jù)。不管是建筑企業(yè)用工機(jī)制的改革、安全勞動競賽、考核績效工資，還是項(xiàng)目建設(shè)的目標(biāo)管理、建筑工程項(xiàng)目招、投標(biāo)，都能夠借助建筑企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)得到真實(shí)反映。通過對存檔的檔案資料進(jìn)行整理、研究、分析對比，檔案管理人員能夠從中找到目前企業(yè)內(nèi)部所隱藏的問題，然后采取相應(yīng)措施解決問題。

檔案管理系統(tǒng)用于幫助企業(yè)構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等，同時(shí)逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式，以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺。

檔案管理系統(tǒng)為建筑施工企業(yè)提供了檔案資料的現(xiàn)代化管理工具，目前來看，在建筑行業(yè)中應(yīng)用的功能主要有文檔一體化管理，即檔案管理系統(tǒng)與OA、MIS、PORTAL等業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫連接。通過有效的前端控制，使大量有價(jià)值的電子文件按照點(diǎn)在檔案管理要求自動、完整、規(guī)范地采集到電子檔案管理系統(tǒng)中。

其中包括檔案采集功能，主要完成對紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理功能，并利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)多人多客戶端對多本檔案同時(shí)進(jìn)行掃描采集功能，并按操作角色進(jìn)行分工及權(quán)限管理。

檔案管理系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)文檔的本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能，并采用多種安全加密處理方式，確保系統(tǒng)運(yùn)行安全可靠。同時(shí)，根據(jù)不同的需求實(shí)現(xiàn)對檔案信息的綜合查詢及統(tǒng)計(jì)分析功能，條件設(shè)置靈活，結(jié)果以二維表、柱狀圖、花名冊等形式顯示。利用信息技術(shù)，完成日常檔案業(yè)務(wù)處理功能，包括檔案案卷管理、檔案材料的管理、檔案零散材料收集、檔案信息審核等功能。

相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，目前，只有44.3%的建筑施工企業(yè)引入了檔案管理系統(tǒng)，這說明檔案管理系統(tǒng)作為一個(gè)重要的基礎(chǔ)應(yīng)用系統(tǒng)在建筑施工企業(yè)中并沒有廣泛應(yīng)用。在許多建筑施工企業(yè)中，甚至將檔案管理系統(tǒng)與知識管理系統(tǒng)混為一談，將兩者視為一個(gè)內(nèi)容。這些數(shù)據(jù)說明了大多數(shù)的建筑施工企業(yè)對檔案管理系統(tǒng)的價(jià)值認(rèn)識還不夠，然而，還是有少數(shù)的建筑施工企業(yè)認(rèn)識到了檔案管理系統(tǒng)的重要性。中交第一公路工程局有限公司在檔案資料管理系統(tǒng)建設(shè)方面就頗有建樹。中交第一公路工程局有限公司通過檔案資料管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了文件防擴(kuò)散功能，系統(tǒng)提供文件防擴(kuò)散功能，確保文件離開系統(tǒng)后能夠安全控制。

系統(tǒng)自動完成原始文檔格式到控制格式的轉(zhuǎn)換。Off i ce文檔、JPG、TIFF、GIF、TXT、HTM類原始文檔格式自動轉(zhuǎn)換成控制文檔格式，對于授權(quán)用戶可以打印的電子檔案，系統(tǒng)能夠控制在線的打印次數(shù)。對下載的電子文件能脫離系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行閱讀有效期控制，閱讀有效期控制盡量精確，同時(shí)，在文件流傳輸前對生成的標(biāo)準(zhǔn)PDF文件進(jìn)行D3DES加密處理，生成臨時(shí)目標(biāo)加密文件，組織該目標(biāo)加密文件的FTP方式URL，進(jìn)行下載、硬件ID捆綁加密、硬件ID捆綁解密、D3DES解密處理。

檔案資料管理系統(tǒng)還實(shí)現(xiàn)了與OA系統(tǒng)鏈接登錄，在OA系統(tǒng)中增加檔案查詢系統(tǒng)的鏈接頁面，點(diǎn)擊鏈接后，OA系統(tǒng)將用戶名和密碼傳遞給檔案查詢系統(tǒng)，如果校驗(yàn)成功，則登錄檔案查詢系統(tǒng)，否則進(jìn)入提示頁面。

在檔案管理系統(tǒng)中，利用者如果需要對自己權(quán)限范圍外的檔案進(jìn)行借閱（包括檔案電子文件的瀏覽、下載、打印和檔案實(shí)體的借閱），需要利用者在檔案管理系統(tǒng)中提出申請單并將申請發(fā)送給OA系統(tǒng)，OA系統(tǒng)對該申請單進(jìn)行審批，并把審批結(jié)果返回給檔案管理系統(tǒng)，由檔案管理員根據(jù)審批結(jié)果對申請單進(jìn)行授權(quán)處理，用戶可以根據(jù)授權(quán)結(jié)果完成檔案電子文件的瀏覽、下載、打印和檔案實(shí)體的借閱。

檔案管理員可以在檔案管理系統(tǒng)中通過檢索等手段，采用單選或多選的方式選擇需要分發(fā)的檔案信息，并對這些檔案信息進(jìn)行授權(quán)等處理，然后發(fā)送到一個(gè)或者多個(gè)查詢用戶的在線申請庫中，并通知查詢用戶在查詢系統(tǒng)中可以根據(jù)權(quán)限進(jìn)行閱讀和下載。此時(shí)需要在OA系統(tǒng)有信息提醒，提醒利用人員進(jìn)入檔案系統(tǒng)中查看推送信息。檔案管理員可以選擇一個(gè)或者多個(gè)指定查詢用戶，系統(tǒng)支持將生成的分發(fā)數(shù)據(jù)包發(fā)送給多個(gè)查詢用戶。

在網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)增加數(shù)據(jù)接收的功能實(shí)現(xiàn)將竣工資料管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)歸入網(wǎng)絡(luò)版的綜合檔案管理系統(tǒng)中。檔案管理員可以對歸入檔案庫中的竣工檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，只有審核通過后才歸檔接收，否則予以退回。