淺談電子檔案在社會保險管理體系中的應(yīng)用

王春紅

(萊陽市社會勞動保險事業(yè)處,山東萊陽 265200)

淺談電子檔案在社會保險管理體系中的應(yīng)用

王春紅

(萊陽市社會勞動保險事業(yè)處,山東萊陽 265200)

隨著我國社會保險參保迅速增加,國民經(jīng)濟(jì)的日益強(qiáng)大。社會保險檔案管理也將面臨著嚴(yán)峻的考驗,由此基本社會保險檔案管理需要加強(qiáng)創(chuàng)新。只有通過社會保險檔案管理創(chuàng)新,分析存在的問題,將紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)移,是新時期提出的需要社會保險檔案管理創(chuàng)新戰(zhàn)略的路徑。

電子檔案 社會保險 檔案

1 現(xiàn)狀分析

(1)隨著人們的參保意識的增強(qiáng)，社會保險的參保數(shù)額日益增加。社會保險的發(fā)展對保險檔案的要求就更加嚴(yán)格，社會保險檔案的先進(jìn)性也就顯得尤為重要。需要對社會保險檔案進(jìn)一步創(chuàng)新改革。

(2)社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)實施改革計劃。國內(nèi)社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)全面實施了各種改革計劃，2011年11月15日，人保部就《社會保險費申報繳納管理規(guī)定(草案)》征求意見。根據(jù)草案，企業(yè)繳納險種從養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)險三項擴(kuò)至五項，新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時期的社會保險事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展?fàn)I造了很大的發(fā)展空間以及機(jī)遇。

(3)我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理，負(fù)責(zé)社會保險檔案管理的部門分散。

(4)缺乏社會保險檔案工作指標(biāo)評估。社會保障大量檔案工作環(huán)節(jié)繁瑣，相對于社會保障工作，檔案工作不是很難評估社會保障，也沒有統(tǒng)一的行政法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，所以檔案的一部分工作人員放松了的工作要求。五種社會保險檔案文件不是一個部門管理，導(dǎo)致不同的開發(fā)人員參與系統(tǒng)建設(shè)、彼此之間的不信任和人為障礙，造成檔案割裂。

2 我國社會保險檔案管理系統(tǒng)存在的問題

(1)社會保險檔案管理工作不夠重視。社會保險工作的重點集中在擴(kuò)大基本社會保險覆蓋范圍，加強(qiáng)社會保險基金籌集，并確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金是及時的問題等。忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作在一個無序狀態(tài)，不能充分發(fā)揮其功能。

(2)社會保險檔案管理系統(tǒng)不是標(biāo)準(zhǔn)。由于我國目前的社會保險檔案管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致不清楚檔案的范圍，社會保險文檔集合并不完整，不完整的檔案管理方法等，嚴(yán)重影響社會保險檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

(3)缺乏專業(yè)社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。社保檔案管理缺乏國家標(biāo)準(zhǔn)，職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等規(guī)定已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實工作的需要，亟須修改。在沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標(biāo)準(zhǔn)，有的地、市制定和公布了醫(yī)療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地、市則沒有建立相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成社保檔案的各地管理方法不統(tǒng)一。在不同專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。

3 社會保險檔案管理的解決辦法

(1)將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字存檔文件。紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字文件。根據(jù)檔案工作的實際需要，靈活使用，如目錄數(shù)據(jù)適用于使用記錄文本;全文數(shù)據(jù)可以使用輸入圖像掃描;和一些目前常用的數(shù)據(jù)可以制成光盤。

(2)根據(jù)社保檔案類別進(jìn)行分類管理。根據(jù)不同檔案的類型進(jìn)行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應(yīng)針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按社保檔案不同價值性質(zhì)分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據(jù)各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進(jìn)行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據(jù)社會保險檔案的保存價值確定“永久”“、長期”和“短期”三種保管期限。

(3)建立全國統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng)，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。建立全國統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎(chǔ)。以電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系和勞動及社會保障標(biāo)準(zhǔn)體系為指導(dǎo)，以投融資與運營模式和項目實施監(jiān)理模式為依托，按照多層架構(gòu)的模式將系統(tǒng)自上而下構(gòu)架成為組件與業(yè)務(wù)組件、業(yè)務(wù)運作支撐平臺、IT基礎(chǔ)設(shè)施三個層次，樹立以監(jiān)控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應(yīng)勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設(shè)立檔案卡，并用計算機(jī)儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設(shè)立計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對每個勞動者的情況進(jìn)行追蹤記錄;并建立全國范圍內(nèi)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預(yù)測，比如退休時可拿到多少養(yǎng)老金，以提高工作的透明度。

(4)在全國統(tǒng)一管理下設(shè)分支機(jī)構(gòu)。在國家勞動和社會保障部的領(lǐng)導(dǎo)下成立一個全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心，結(jié)束社保檔案管理分散問題，實行高度統(tǒng)一的管理，改變目前政出多門、決策分散、管理混亂的局面，使其成為統(tǒng)一管理全國社保檔案的領(lǐng)導(dǎo)和決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)擬訂社保檔案的發(fā)展規(guī)劃、改革計劃、重大決策和有關(guān)法規(guī)、規(guī)章制度，參與制定社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其次，全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心還可以在全國各地設(shè)置分支機(jī)構(gòu)，包括地區(qū)局、地方辦事處、數(shù)據(jù)處理中心和項目服務(wù)中心。負(fù)責(zé)公民社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新，并送交國家勞動和社會保障部統(tǒng)一保管。

(5)統(tǒng)一公民社保檔案管理號碼，可供查詢。實行對每個公民發(fā)放社會保障號碼的制度，讓公民個人檔案號碼與本人身份證號碼、勞動保險號碼統(tǒng)一起來，由國家勞動和社會保障部的分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)公民個人社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新，送交國家勞動和社會保障部統(tǒng)一保管。從發(fā)放的號碼上就可以反映出從什么時候起、在什么地方發(fā)的，便于記錄公民的工資收入和保障費的繳納情況，同時便于投保者本人的查詢。

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