對新形勢下做好辦公室工作的創(chuàng)新思考

馬銳

（中煤三建集團(tuán)凍結(jié)工程處，淮北235000）

0 引言

在煤炭市場發(fā)展壓力大增的今天，行業(yè)競爭日趨激烈，煤炭企業(yè)發(fā)展面臨著巨大的挑戰(zhàn)，企業(yè)轉(zhuǎn)型、調(diào)整等一系列動作牽引著企業(yè)各職能部門的重新定位和業(yè)務(wù)開展，如何跟上形勢變化的節(jié)奏，跟上企業(yè)發(fā)展的步伐，實現(xiàn)企業(yè)“做優(yōu)做強(qiáng)”的目標(biāo)，不僅是企業(yè)發(fā)展需要重視的新問題，也對辦公室工作提出了更高、更新的要求。辦公室作為一個單位的中樞，具有很強(qiáng)的職能性，其“參謀、服務(wù)、協(xié)調(diào)”的功能，關(guān)系到一個單位的方方面面。面對新形勢，如何做好辦公室工作，滿足企業(yè)發(fā)展對辦公室工作的要求，是擺在辦公室面前的一個亟待解決的重要問題。

1 思想認(rèn)識上

辦公室是一個綜合辦事機(jī)構(gòu)，在一個單位中起著承上啟下、綜合協(xié)調(diào)、參謀助手、督促檢查和服務(wù)保障的作用。它的工作可分為兩大類，一類是事務(wù)性工作，一類是政務(wù)性工作。政務(wù)性工作主要包括：調(diào)查研究、綜合分析、收集反饋、當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。事務(wù)性工作主要包括：公文處理、公務(wù)接待、上傳下達(dá)、溝通協(xié)調(diào)、后勤保障等。概括起來就是：參與政務(wù)，管理事務(wù)。這就決定了辦公室工作事多且雜，這是大家公認(rèn)的，但是在諸多繁雜的事務(wù)中，卻有著非常強(qiáng)的專業(yè)性，譬如，公文文種的選擇、信息流轉(zhuǎn)的程序、文字材料的思路、檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、后勤保障的高效、綜合協(xié)調(diào)的分寸等等，都具有很強(qiáng)的專業(yè)性，而且覆蓋面大，觸角延伸廣，不經(jīng)過一定的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，是不可能做好這些工作的。但是，在一些企業(yè)里，尤其是在一些老國有企業(yè)中，辦公室工作的重要性沒有得到特別的體現(xiàn)，在一些人的思維中，仍然把辦公室當(dāng)成勤雜處，認(rèn)為辦公室工作不外就是端茶倒水、接打電話、收發(fā)文件、打掃衛(wèi)生、傳遞東西等，辦公室人員就是勤務(wù)員、服務(wù)員、傳遞員，更重要的是，很多辦公室工作人員也認(rèn)為辦公室工作既產(chǎn)生不了經(jīng)濟(jì)效益，也干不出什么成績，工作比較被動。甚至在一些地方，辦公室工作人員是一人兼任多職，模糊了辦公室工作的專業(yè)性和重要性。

2 業(yè)務(wù)素質(zhì)上

辦公室工作具有很強(qiáng)的政治性、政策性和專業(yè)性，工作人員不僅要具備較高的政治素質(zhì)和政治敏銳性，還要具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力和文化素養(yǎng)，既要有綜合分析、文字表達(dá)的能力，又要有溝通協(xié)調(diào)、調(diào)查研究的能力，還要會使用各種辦公室設(shè)備，這些能力的要求，就需要辦公室工作人員的知識結(jié)構(gòu)豐富、視野廣闊、思維清晰，要具備知識“復(fù)合型”人才的標(biāo)準(zhǔn)。但同時，辦公室工作的廣度，決定了它的選擇面的寬度，有些工作，譬如，打字、傳真、復(fù)印、會務(wù)招待等，被認(rèn)為不需要有多么專業(yè)的知識，只要按部就班地做，好像人人都可以做，人人也都能做好似的，所以，很多時候，在這些崗位上安排的工作人員的專業(yè)素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平要相對低一些，而且有些單位，把老一輩的經(jīng)驗照搬照抄，師承很好，創(chuàng)新全無，也有些“半路出家”的人員，沒有合適的部門可去，首選辦公室，如此等等，從而造成辦公室工作人員素質(zhì)參差不齊、專業(yè)水平不強(qiáng)、人員結(jié)構(gòu)不合理等。

3 服務(wù)質(zhì)量上

“辦公室工作無小事”，體現(xiàn)了辦公室工作服務(wù)一切的核心，服務(wù)工作是衡量辦公室工作質(zhì)量和水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。做好服務(wù)工作，不僅要有服務(wù)意識，更要有服務(wù)實效，提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。新形勢下，隨著各項工作任務(wù)的增多，對辦公室工作提出了新的要求，促使辦公室人員在節(jié)奏加快的同時，要不斷創(chuàng)新思維能力，主動工作、超前服務(wù)，不斷提高服務(wù)的質(zhì)量和品質(zhì)。隨著社會飛速發(fā)展，知識更新日新月異，現(xiàn)代化辦公也早已進(jìn)入到辦公室工作中，尤其是當(dāng)前推行的信息化辦公等，還包括一些新型的辦公設(shè)備的操作、運(yùn)用、維護(hù)、管理等，辦公室工作人員不僅要人會我會，更要人會我精，才能確保工作的高效開展，滿足各方面的需求，做好服務(wù)工作。但是，從當(dāng)前的一些情況來看，還存在著被動工作，執(zhí)行力疲軟的情況，有事做事，無事閑坐，工作狀態(tài)是低水平運(yùn)轉(zhuǎn)，缺少創(chuàng)新和工作的熱情。從小的方面來說會更加凸顯辦公室“無甚大用”的尷尬局面，限制了辦公室工作的深入開展，從大的方面來說，可能會影響領(lǐng)導(dǎo)的決策和工作部署，影響到全局的工作。

針對上述情況，筆者認(rèn)為，做好辦公室工作還需要做好以下幾點工作：

3.1 加強(qiáng)認(rèn)識，轉(zhuǎn)變觀念“只有真正認(rèn)識和了解自己的工作才能從心底熱愛它”，辦公室的紐帶作用，使得辦公室成為聯(lián)系上下、溝通內(nèi)外、旁通左右的一個中心樞紐，也使得辦公室工作的任務(wù)更加繁重。它的工作任務(wù)可以簡單地概括為：“辦文、辦會、辦事”，這六個字，看似簡單，但是卻涵蓋了極其豐富的工作內(nèi)涵。文件，反映著一個單位的信息傳遞、工作效率、執(zhí)行力度等，會議承辦反映著一個單位的形象和作風(fēng)；各類事務(wù)的處理，則反映了一個單位的工作特點和能力。所以辦公室工作很重要，它的重要體現(xiàn)在“事無巨細(xì)，務(wù)必執(zhí)行到位”，辦公室工作人員要轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識到自己工作的重要性，并保持強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任心，努力做好本職，奉獻(xiàn)崗位。

3.2 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù) 新形勢賦予辦公室工作新的內(nèi)涵，也對辦公室工作人員的知識結(jié)構(gòu)、能力素質(zhì)提出了更高的要求。做辦公室工作，入門不難做好難，辦公室工作人員不僅需要強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任心，更需要具備很強(qiáng)的綜合素質(zhì)，概括地說，要努力做到“眼勤、耳勤、腦勤、手勤”，通過廣泛的“看、聽、思、寫”來認(rèn)真地分析、研究、協(xié)調(diào)問題，只有這樣，才能結(jié)合自己的工作特點和性質(zhì)，做好辦公室工作。所以，辦公室工作人員要樹立學(xué)習(xí)意識，與時俱進(jìn)，把提升能力，提高業(yè)務(wù)水平作為職業(yè)生涯不斷前進(jìn)的目標(biāo)。一方面要加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，培育高水平的政治理論素養(yǎng)，建立全局視角，為辦公室工作打好理論基礎(chǔ)；一方面，要不斷強(qiáng)化崗位業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)書籍，結(jié)合每年開展的崗位培訓(xùn)和崗位練兵工作，強(qiáng)化學(xué)習(xí)，查缺補(bǔ)漏；另一方面，認(rèn)真向有經(jīng)驗、有成績的同行和同事取經(jīng)，汲取他們有建設(shè)性的實踐經(jīng)驗。同時，還要多實踐，多摸索，善于發(fā)現(xiàn)問題，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗，做到干中學(xué)，學(xué)中干，把指導(dǎo)實踐、解決問題、推動工作作為學(xué)習(xí)的出發(fā)點和落腳點，努力實現(xiàn)四個“能”，即“能說、能寫、能干、能想”。

4 加強(qiáng)規(guī)范化建設(shè)

辦公室工作曾一致被公認(rèn)為忙、雜、繁、亂，事情干得倒不少，但是又感覺好像沒做什么，這就是工作規(guī)范化的缺失。新形勢下，要實現(xiàn)辦公室工作質(zhì)量和效率的統(tǒng)一，確保單位其他各項工作的正常開展，只有不斷規(guī)范辦公室工作，提高工作的層次性，才能使各項工作有章可循、有序可依。首先要規(guī)范辦公室工作流程和體系，理順各環(huán)節(jié)之間的關(guān)系，建立簡單明了的工作臺賬，做到職責(zé)清晰、管理科學(xué)、程序規(guī)范，使工作有記錄，執(zhí)行有內(nèi)容，操作有章法，從而提高工作效率；其次，加強(qiáng)執(zhí)行力建設(shè)，辦公室工作機(jī)動性強(qiáng)，事無巨細(xì)，牽一發(fā)而動全身，加強(qiáng)執(zhí)行力建設(shè)，嚴(yán)格執(zhí)行首問負(fù)責(zé)制，確保其他各項工作落實到位，才不會出現(xiàn)因辦公室工作的這一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題而影響整個工作的進(jìn)展；最后，加強(qiáng)督查督辦，督查督辦的目的是為了更好地落實，規(guī)范督查程序，完善督辦方式，加大督查力度，從根本上減少或杜絕執(zhí)行不到底、落實沒下文的情況，使重要的文件有執(zhí)行、重要的會議有落實、重要的事務(wù)有進(jìn)展，從而提高工作效率，使各項工作有序進(jìn)行。

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