現(xiàn)代企業(yè)的合同管理探討

杜玉蘭

(東華工程科技股份有限公司,安徽合肥 230024）

現(xiàn)代企業(yè)的合同管理探討

杜玉蘭

(東華工程科技股份有限公司,安徽合肥 230024）

現(xiàn)代企業(yè)管理工作中最重要的環(huán)節(jié)就是企業(yè)合同的管理,企業(yè)合同是企業(yè)獲得合法權(quán)益的有效保障,是解決民事糾紛最有利的依據(jù),也直接關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r,所以企業(yè)一定要進(jìn)行科學(xué)合理的合同管理。該文章通過分析現(xiàn)代企業(yè)合同管理的必要性和現(xiàn)狀,探討了現(xiàn)代企業(yè)合同管理的措施。

現(xiàn)代企業(yè) 合同管理 探討

合同其實(shí)就是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議,依法成立,受到法律的保護(hù)。合同作為一種民事法律行為,是當(dāng)事人協(xié)商一致的產(chǎn)物,是兩個以上的意思表示相一致的協(xié)議,只有當(dāng)事人的意思合法,合同才具有法律效力,依法成立的合同從成立之日起就開始生效,具有一定的法律約束力。

1 現(xiàn)代企業(yè)合同管理的必要性分析

1.1 有利于走向國際

企業(yè)對外交往的主要法律形式就是企業(yè)合同,依法訂立的企業(yè)合同對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動能起到指導(dǎo)作用,合同履行的結(jié)果直接關(guān)系到企業(yè)的名譽(yù),所以合同管理已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)管理中不可缺少的內(nèi)容。我國加入世界貿(mào)易組織之后,很多企業(yè)都開始走國際化路線,企業(yè)合作的對象越來越廣泛,簽訂合同時,合同的內(nèi)容、條款會隨著合作對象的不同而發(fā)生變化,因此傳統(tǒng)的國內(nèi)合同已經(jīng)不適應(yīng)國際化的需要,為了減小國際間的合同糾紛和貿(mào)易摩擦,必須要進(jìn)行企業(yè)合同管理,這樣才有利于企業(yè)的國際化。

1.2 企業(yè)合同本身的重要性決定的

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的改革、發(fā)展和完善,企業(yè)作為經(jīng)濟(jì)活動的主體,在市場經(jīng)濟(jì)下承擔(dān)的風(fēng)險越來越大,稍有可能導(dǎo)致破產(chǎn),因此經(jīng)營者的經(jīng)營行為就顯得特別重要。一般企業(yè)合法的生產(chǎn)經(jīng)營活動,都是通過簽訂和履行合同來實(shí)現(xiàn)的,雙方當(dāng)事人只有簽訂了合同之后才能按照合同規(guī)定實(shí)現(xiàn)物流和資金的運(yùn)轉(zhuǎn),完成企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動,從而獲取一定的收益,促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。所以說,合同是企業(yè)從事合法民事行為的書面憑證,是企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營管理工作的基礎(chǔ),有利于維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益,所以企業(yè)一定要做好合同管理工作。[1]

1.3 符合現(xiàn)代企業(yè)制度運(yùn)行的客觀需要

企業(yè)對外交往的主要法律形式就是企業(yè)合同管理,做好企業(yè)合同管理工作能對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動產(chǎn)生指導(dǎo)作用,企業(yè)合同的履行結(jié)果直接關(guān)系到企業(yè)的名譽(yù),所以企業(yè)合同管理已經(jīng)成為現(xiàn)代企管理工作中不可缺少的內(nèi)容。特別是在現(xiàn)代企業(yè)制度下,企業(yè)在發(fā)展過程中必須要遵循自負(fù)盈虧的原則,這就要求企業(yè)一定要適應(yīng)市場的發(fā)展,這樣才能保證不被市場淘汰。所以企業(yè)在市場的壓力下開始轉(zhuǎn)變自身的生產(chǎn)經(jīng)營方式,開始通過合同來滿足自身生產(chǎn)經(jīng)營活動的需要,現(xiàn)代企業(yè)合同管理也就顯得特別重要。

1.4 有利于提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益

在激烈的市場環(huán)境中,企業(yè)要想獲得更高的經(jīng)濟(jì)效益必須要進(jìn)行企業(yè)合同管理,提高企業(yè)的合同履約率,這樣才能保證企業(yè)的信譽(yù)。企業(yè)通過合同管理,可以降低生產(chǎn)成本,加快自檢周轉(zhuǎn)的速度,減少期間費(fèi)用的支出,從而獲得經(jīng)濟(jì)收益。

1.5 有利于減少企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的風(fēng)險

在社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下,企業(yè)之間講的是公平、公開、公正的市場競爭,所以企業(yè)想要獲得發(fā)展必須要遵守市場規(guī)則,而《中華人民共和國合同法》則是市場規(guī)則最基本的體現(xiàn),所以合同是企業(yè)之間商品交換最有效的法律形式。企業(yè)通過加強(qiáng)合同管理可以從法律的角度對企業(yè)未來的生產(chǎn)經(jīng)營活動做出預(yù)測和約束,提出避免風(fēng)險的意見和建議,提高企業(yè)應(yīng)對未知風(fēng)險的能力。另外還可以促進(jìn)企業(yè)自覺的遵守合同的相關(guān)內(nèi)容,履行自己的義務(wù),減少企業(yè)之間的經(jīng)濟(jì)糾紛。

2 現(xiàn)代企業(yè)合同管理的現(xiàn)狀分析

2.1 沒有完善的合同管理監(jiān)督機(jī)制

企業(yè)進(jìn)行合同管理的目的不僅僅是為了獲得經(jīng)濟(jì)效益,更是為了對企業(yè)自身進(jìn)行監(jiān)督,保證企業(yè)能及時的履行合同中規(guī)定的義務(wù)。但是目前合同管理在實(shí)際執(zhí)行的過程中卻遇到了很多的問題,不僅不能進(jìn)行自我監(jiān)督和管理,也不能對合同的另一方當(dāng)事人進(jìn)行監(jiān)督和管理。有的企業(yè)雖然采取了一定的措施進(jìn)行自我監(jiān)督和管理,但都是一些表面性的工作,沒有任何實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展。再加上企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對合同管理的意識淺薄,因此還沒有建立完善的合同管理監(jiān)督機(jī)制,不能有效的保證合同管理工作的開展和落實(shí)。

2.2 合同管理工作效率低下

有的企業(yè)已經(jīng)成了的合同管理監(jiān)督部門,但是又很多企業(yè)的監(jiān)督部門都是為了應(yīng)付上級的檢查,由別的部門兼職的,缺乏相對獨(dú)立性。很多合同管理者因?yàn)闆]有嚴(yán)格的監(jiān)督管理制度對其行為進(jìn)行制約,便防松警惕,在工作過程中態(tài)度散漫,嚴(yán)重影響了現(xiàn)代企業(yè)合同管理的工作效率。

2.3 企業(yè)的信用管理體現(xiàn)尚不完善

現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)當(dāng)中的高級管理者和財務(wù)會計管理者的信用意識薄弱,不能正確的理解現(xiàn)代企業(yè)管理者應(yīng)具備的信用管理知識的內(nèi)涵,出現(xiàn)了很多授信不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象。雖然有的企業(yè)的高級管理著已經(jīng)認(rèn)識到了企業(yè)信用的重要性,但是在具體管理的過程中卻不能抓住重點(diǎn),缺乏對合同的風(fēng)險防范意識,當(dāng)合同出現(xiàn)問題時,維權(quán)的手段過于單一。有的企業(yè)雖然提高了對合同風(fēng)險的防范意識,并采取了具體的措施,例如利用現(xiàn)行的法律武器進(jìn)行擔(dān)保,但是措施在具體實(shí)施的過程中卻不能得到令人滿意的結(jié)果。因?yàn)槠髽I(yè)的信用管理體制還有待完善,所以很多企業(yè)在發(fā)展的過程中,信用等級逐漸降低,直至完全破產(chǎn)。[2]

2.4 合同管理不能與時代發(fā)展相適應(yīng)

隨著網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和普及,很多企業(yè)越來越信賴網(wǎng)絡(luò),材料采購和產(chǎn)品銷售基本上都是在網(wǎng)上進(jìn)行的,這種網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)無法詳細(xì)的了解對方當(dāng)事人的資信狀況和履約能力,因此企業(yè)需要進(jìn)行現(xiàn)代化的合同管理模式,這樣才能避免對方當(dāng)事人資信狀況差或履約能力低帶來的風(fēng)險。但是目前,仍然有很多企業(yè)采用傳統(tǒng)的合同管理模式,不僅降低了合同管理的效率,還降低了企業(yè)的獲利能力。這種傳統(tǒng)的合同管理模式,降低了企業(yè)的競爭力,無法適應(yīng)時代發(fā)展的需要。

3 現(xiàn)代企業(yè)合同管理措施

合同對企業(yè)來說,既是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營活動,獲得經(jīng)濟(jì)效益的保證,又是引起企業(yè)民事糾紛的根源,所以企業(yè)在發(fā)展中最主要的風(fēng)險就是合同風(fēng)險。現(xiàn)代合同管理從審批開始,整個過程都存在著風(fēng)險,所以企業(yè)應(yīng)該建立一套有效的合同管理的風(fēng)險防范機(jī)制,這樣才能保證企業(yè)合同管理工作的執(zhí)行。

3.1 建立獨(dú)立的合同管理部門

由于合同自身的特點(diǎn)的重要性,決定了企業(yè)合同與企業(yè)內(nèi)部其它部門的工作的不同,并且已經(jīng)超過了企業(yè)自身發(fā)展的界限,涉及到了大量的法律問題,成為約束企業(yè)行為規(guī)范的重要力量。所以企業(yè)應(yīng)該成了一個專門的法律團(tuán)隊(duì),對合同簽訂過程中涉及到的法律問題進(jìn)行詳細(xì)的討論和研究,嚴(yán)格審核合同的簽訂過程和履約過程。企業(yè)還要根據(jù)《企業(yè)法律顧問管理辦法》,明確規(guī)定企業(yè)法律顧問的職責(zé),也可以按照規(guī)定賦予他們企業(yè)合同管理的任務(wù),以減小企業(yè)合同因?yàn)榉蓡栴}帶來的風(fēng)險。

3.2 完善企業(yè)合同管理的相關(guān)制度

完善的規(guī)章制度是企業(yè)進(jìn)行管理工作的基礎(chǔ),只有管理制度健全了,企業(yè)合同管理才能起到顯著的效果。對現(xiàn)代企業(yè)來講,合同管理在執(zhí)行的過程中應(yīng)該要注意從軟、硬兩方面入手。軟是指企業(yè)在合同管理的過程中應(yīng)該以人為本,因?yàn)槿瞬攀钦麄€管理活動的操作者和執(zhí)行者,所以在進(jìn)行合同管理的時候一定要考慮到企業(yè)職工的實(shí)際需要,只有在滿足職工需要的基礎(chǔ)上進(jìn)行企業(yè)合同的管理,才能收到更加顯著的效果。在硬的方面,就要求企業(yè)制定嚴(yán)格的合同管理制度,嚴(yán)格按照制度規(guī)定的內(nèi)容進(jìn)行管理,確保企業(yè)規(guī)章制度的落實(shí),對文范規(guī)章制度的情況作出明確的規(guī)定,只要有人違反的企業(yè)的規(guī)章制度就要作出嚴(yán)肅的處理,只有在這種軟硬兼施的情況下現(xiàn)代企業(yè)的合同管理才能收到預(yù)期的效果。[3]

3.3 對合同管理人員進(jìn)行培訓(xùn),提高合同管理人員的整體素質(zhì)

企業(yè)合同管理工作必須要有獨(dú)立的部門、專門的管理人員來完成,企業(yè)應(yīng)該認(rèn)識到,人才是企業(yè)最重要的資源,缺乏相應(yīng)的人才,企業(yè)的任何先進(jìn)技術(shù)和管理也都只是表面工作,不會有太多實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展。所以企業(yè)應(yīng)該有一個詳細(xì)的培訓(xùn)計劃,不斷加強(qiáng)合同管理人員的培養(yǎng)和培訓(xùn),通過實(shí)際的培訓(xùn)能增強(qiáng)他們的專業(yè)技能。一方面企業(yè)應(yīng)該增強(qiáng)合同管理人員的理論知識培訓(xùn),只有這樣才能增強(qiáng)合同管理人員對理論知識的理解和掌握。另一方面,應(yīng)該加強(qiáng)合同管理人員對合同管理重要性的認(rèn)識,給合同管理人員提供更多的調(diào)查合作企業(yè)特點(diǎn)的機(jī)會,詳細(xì)掌握合同雙方當(dāng)事人的的資信狀況、履約能力等等。于此同時還要不斷引進(jìn)新的管理技術(shù),加強(qiáng)新的管理技術(shù)的培訓(xùn)。[4]

3.4 完成合同管理的信息化建設(shè)

信息化管理是當(dāng)今社會的發(fā)展趨勢,合同管理成果關(guān)系到企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展,因此必須要實(shí)現(xiàn)合同管理的信息化。企業(yè)應(yīng)該加大信息系統(tǒng)的資金投入力度,完善信息管理系統(tǒng),逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)合同管理信息化。企業(yè)實(shí)現(xiàn)合同管理信息化不僅能提高企業(yè)合同管理的效率,減少企業(yè)的合同管理成本,還能減少工作人員的任務(wù)量,環(huán)節(jié)工作人員的壓力,在很大程度上增加了企業(yè)合同管理的安全性。

4 結(jié)語

綜上所述,合同管理在現(xiàn)代企業(yè)管理工作中占據(jù)著非常重要的位置,對現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展起著重要的促進(jìn)作用,所以企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對合同管理重要性的認(rèn)識,建立健全與合同管理相關(guān)的運(yùn)行機(jī)制,根據(jù)實(shí)際需要配置專門的管理人才,這樣才能保證企業(yè)合同管理的切實(shí)執(zhí)行,提高現(xiàn)代企業(yè)合同管理的效率,促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

[1]張志偉,王洪元.加強(qiáng)合同管理 促進(jìn)企業(yè)更好發(fā)展[J].中國科技信息,2011,11(12)：11-13.

[2]譚亞明.企業(yè)合同管理中的常見問題與對策[J].江漢石油職工大學(xué)學(xué)報,2010,10(10)：22-23.

[3]祁雯.現(xiàn)代企業(yè)如何加強(qiáng)合同管理問題研究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2012,12(06)：12-13.

[4]張晶.淺論現(xiàn)代企業(yè)中的合同管理[J].科技信息(科學(xué)教研),2012,12(10)：88-89.