淺談房地產(chǎn)檔案信息開發(fā)與利用

蔣瑛

摘要：房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案管理，是房地產(chǎn)企業(yè)工作的重要組成部分。本文通過對房地產(chǎn)檔案信息資源開發(fā)利用中存在問題的研究，提出加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案信息資源開發(fā)利用效果的有效途徑和方法。

關(guān)鍵詞：檔案房地產(chǎn)檔案開發(fā)利用

近年來，隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和人們物質(zhì)生活水平提高，人們對住房的需求不斷增長，房地產(chǎn)業(yè)蓬勃發(fā)展，住房建設(shè)的速度和工程規(guī)模不斷加大。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)是房屋的開發(fā)建設(shè)單位，在企業(yè)的管理及房屋的建設(shè)、銷售及物業(yè)管理過程中，必然產(chǎn)生大量的文件，這些文件是企業(yè)正常運(yùn)作以及房屋建設(shè)并投入使用的重要前提。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)在經(jīng)營管理、房屋建設(shè)及物業(yè)管理過程中產(chǎn)生的文件資料是否規(guī)范，將影響企業(yè)檔案管理的質(zhì)量和利用效率。

一、房地產(chǎn)檔案信息資源開發(fā)中存在問題

（一）檔案信息資源管理分散，不利于開發(fā)利用。信息資源的豐富是開發(fā)利用的基礎(chǔ)，但實際上，業(yè)務(wù)和行政檔案沒有完全集中管理。在目前情況下，房地產(chǎn)檔案信息均分散在多個部門進(jìn)行保管存放，一些檔案室的建設(shè)并不是在檔案部門統(tǒng)一規(guī)劃下進(jìn)行建立，這種分級管理模式常導(dǎo)致檔案資源難以做到有效共享，并且檔案室出現(xiàn)重復(fù)存檔以及爭奪檔案資源現(xiàn)象，甚至存有相關(guān)法律法規(guī)相互沖突，無法協(xié)調(diào)工作等問題，直接對檔案資源的充分開發(fā)利用造成一定程度的阻礙。

現(xiàn)代房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)行政、人力資源、財務(wù)、工程技術(shù)、銷售、物業(yè)管理等部門一應(yīng)俱全，在經(jīng)營管理活動中形成的文件基本上由各部門分散管理，有的甚至保存在業(yè)務(wù)經(jīng)辦人手里，在檔案管理工作中沒有做到集中統(tǒng)一管理。由于房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)人員的流動性相對較大，文件的分散保管使檔案容易散失；檔案保管的責(zé)任不清，工作出現(xiàn)問題時便互相推諉，使文件流失的幾率增大。這些情況必然影響到檔案的管理和利用，影響業(yè)務(wù)工作的開展，給工作造成困擾，嚴(yán)重的還會對企業(yè)的利益造成損失。

許多房地產(chǎn)企業(yè)存在局室合一的管理制度，雖然此制度有助于管理部門執(zhí)行其應(yīng)有職責(zé)，監(jiān)督并且協(xié)調(diào)室藏檔案開發(fā)利用工作，但是這樣的管理制度，從根本上來說，部門對檔案室的監(jiān)督相當(dāng)于對自身的監(jiān)督，因此無法對開發(fā)利用檔案形成有效的督促檢查。

（二）檔案工作的重點(diǎn)仍舊停留在傳統(tǒng)手工整理階段，而對其內(nèi)容開發(fā)和提供利用還沒有提上日程。檔案整理工作是檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的中心環(huán)節(jié)。只有經(jīng)過科學(xué)整理，檔案才能實現(xiàn)系統(tǒng)化和科學(xué)化的管理和有效利用。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的工程建設(shè)文件在工程竣工驗收后須向城建檔案館移交，工程文件整理的質(zhì)量直接影響著進(jìn)館工程檔案的質(zhì)量。分類和編目是檔案整理工作的重要內(nèi)容，雖然企業(yè)檔案有相關(guān)的工作規(guī)范，但由于沒有結(jié)合本企業(yè)實際編制的分類方案和整理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案的整理工作比較混亂。此外，在檔案的著錄和登記工作中，大部分房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)只是對檔案進(jìn)行了題名的登記或用Excel數(shù)據(jù)表對檔案信息做簡單的著錄和排序，管理方法和技術(shù)都有待改進(jìn)。

（三）檔案開發(fā)利用服務(wù)觀念落后，對檔案認(rèn)識不足。首先，許多人對檔案工作的認(rèn)識僅局限于個人人事檔案，但具體涉及到保管、利用以及內(nèi)容卻均不清楚，甚至許多領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)為檔案工作只是單純保管好檔案實體，無需開發(fā)利用。其次，檔案工作者自身素質(zhì)問題。多數(shù)檔案工作人員僅具備檔案文史知識，而熟悉精通計算機(jī)信息化、管理、法律等綜合知識人員稀少，單一知識結(jié)構(gòu)直接阻礙了檔案信息資源開發(fā)利用。

我國目前相關(guān)法律法規(guī)中并沒有明確指出哪些檔案可以隨時開發(fā)利用，哪些不可以，而到期卻不適合開放的檔案需要如何處理，檔案部門需要如何審查檔案均沒有相應(yīng)的法律法規(guī)指引與指示，檔案室對檔案信息開發(fā)利用具體尺度無法準(zhǔn)確把握，另外《中華人民共和國檔案法》與《中華人民共和國檔案法實施辦法》中雖對公民隱私權(quán)做出保護(hù)，但是，相關(guān)檔案法律法規(guī)中并沒有明確指出，涉及到公民隱私的檔案需要如何處理，什么是涉及公民隱私的檔案，檔案開發(fā)利用重要還是保護(hù)隱私重要等問題均沒有涉及。一定程度上阻礙了房地產(chǎn)檔案信息的開發(fā)與利用。

二、房地產(chǎn)檔案信息開發(fā)利用的有效途徑

（一）加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案統(tǒng)籌管理

第一，以維護(hù)與建立房屋樓盤表為中心，對各房管業(yè)務(wù)管理進(jìn)行梳理，以形成各類型房地產(chǎn)檔案關(guān)系結(jié)構(gòu)圖，以便對數(shù)字化房地產(chǎn)檔案更好進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，避免重復(fù)建設(shè)與建設(shè)不足等現(xiàn)象出現(xiàn)。

第二，對室藏紙質(zhì)檔案以掃描形式形成其數(shù)字化，并且建立起電子影像文件與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)連接通道，完成檔案與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的清點(diǎn)核對工作，對各類數(shù)字檔案以及紙質(zhì)檔案實現(xiàn)配套管理，以減少冗余數(shù)據(jù)出現(xiàn)。這一步既可以由檔案室與業(yè)務(wù)部門共同完成，又可由業(yè)務(wù)部門單獨(dú)完成。

第三，對產(chǎn)生的檔案以及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)需要進(jìn)行前置管理。即所謂在業(yè)務(wù)審核、受理等過程中，對相關(guān)數(shù)據(jù)關(guān)系直接建立起電子邏輯組織關(guān)系。電子數(shù)據(jù)以及文件需要直接歸檔，形成數(shù)字化檔案，盡可能做到避免重復(fù)勞動，以提高歸檔質(zhì)量與歸檔效率。

（二）加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)，突破利用局限

房地產(chǎn)檔案信息化主要包括檔案原件管理和檔案數(shù)據(jù)管理信息化。檔案原件就是原始文件，是數(shù)據(jù)源頭和房地產(chǎn)身份證明。電子檔案數(shù)據(jù)指原件數(shù)據(jù)化后的數(shù)字檔案，它從原件提取數(shù)據(jù)，利用數(shù)據(jù)庫進(jìn)行各種操作。要建立高質(zhì)量的檔案信息系統(tǒng)，保障檔案輸入準(zhǔn)確性、完整性，在利用檔案的過程中不斷更新升級檔案信息系統(tǒng)。同時建立多途徑搜索方式，方便用戶快速查到想要信息。

自從房產(chǎn)管理信息綜合系統(tǒng)實行以來，極大提高房地產(chǎn)事業(yè)工作效率。但是隨著房地產(chǎn)日益成熟，在業(yè)務(wù)辦理過程中逐漸暴露出局限性，開始制約信息化工程發(fā)展。據(jù)調(diào)查反映出兩個問題：第一是在前置業(yè)務(wù)已受理情況下，在下一步收件的時候進(jìn)行驗收，如有變化則要掃描變化之后的材料，做到同一資料不同版本管理和共享。若無變化則與前置業(yè)務(wù)資料實現(xiàn)共享。第二，當(dāng)收件資料是前置業(yè)務(wù)成果時業(yè)務(wù)人員根據(jù)情況查詢前置業(yè)務(wù)辦理過程，以數(shù)據(jù)或掃描件等形式完成共享。為避免資料重復(fù)，需要統(tǒng)一規(guī)范業(yè)務(wù)內(nèi)資料名稱，在統(tǒng)一業(yè)務(wù)資料基礎(chǔ)上再次調(diào)研，統(tǒng)一想法，制定計劃，進(jìn)行測試。資料共享系統(tǒng)情況穩(wěn)定，不僅實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案資料共享，也為日后信息化檔案管理奠定了基礎(chǔ)。

自從房屋權(quán)屬登記數(shù)字檔案利用以來，效果顯著：單位查檔案不受地點(diǎn)、時間等客觀因素影響，根據(jù)新系統(tǒng)隨時查閱檔案資料。服務(wù)方式多樣化，加入網(wǎng)上預(yù)售備案系統(tǒng)與二手房合同網(wǎng)上交易系統(tǒng)，實現(xiàn)房屋查封、抵押等信息網(wǎng)絡(luò)化查詢，并且提供自主信息查詢服務(wù)，以提高服務(wù)效率，并且建立起房產(chǎn)數(shù)據(jù)GIS整理系統(tǒng)，提高查全率，便于解決某些棘手事件。

（三）加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案信息服務(wù)，豐富利用形式

加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案信息的服務(wù)開發(fā)，增加利用形式。加大宣傳力度，通過各種媒體，舉辦房地產(chǎn)展覽向社會展示檔案資源的價值和利用方法，使人們的意識形態(tài)影響實踐行為，逐步提高民眾的檔案信息意識。同時也要樹立超前服務(wù)的意識，建立房地產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)中心，實現(xiàn)資源的最大化共享。

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[3]張美芳，唐躍進(jìn)主編.《檔案保護(hù)概論（21實際檔案學(xué)系列教材）》.中國人民大學(xué)出版社，2013.

作者單位：北京大成房地產(chǎn)開發(fā)有限責(zé)任公司endprint