用知識(shí)管理理念帶動(dòng)企業(yè)檔案工作的發(fā)展

孫燕芝

摘要：知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)是企業(yè)發(fā)展最重要的戰(zhàn)略性資源。企業(yè)檔案部門應(yīng)抓住機(jī)遇，用知識(shí)管理的理念，做好檔案收集、整理和開(kāi)發(fā)利用工作，積極主動(dòng)為企業(yè)的各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)，不斷提升企業(yè)檔案工作的地位，推動(dòng)企業(yè)檔案工作的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理企業(yè)檔案檔案管理

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)是企業(yè)發(fā)展重要的戰(zhàn)略性資源，知識(shí)管理是企業(yè)適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展而做出的戰(zhàn)略性反應(yīng)，是企業(yè)通過(guò)管理所擁有的知識(shí)并運(yùn)用這些知識(shí)提高管理水平的過(guò)程。從某種意義上講，企業(yè)成功與否越來(lái)越依賴于它所擁有知識(shí)的數(shù)量與質(zhì)量，因此，進(jìn)行知識(shí)管理，利用所擁有的知識(shí)為企業(yè)創(chuàng)造競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，應(yīng)是貫穿企業(yè)管理的始終的一項(xiàng)重要內(nèi)容。檔案記錄著企業(yè)的重要知識(shí)，檔案部門要適應(yīng)時(shí)代的要求，收好管好用好檔案，服務(wù)于企業(yè)各項(xiàng)工作。

一、知識(shí)管理的基本內(nèi)容

所謂知識(shí)管理，就是在構(gòu)建企業(yè)知識(shí)系統(tǒng)基礎(chǔ)上，讓企業(yè)中存在的知識(shí)，通過(guò)獲得、積累、保護(hù)、利用、更新、創(chuàng)新等過(guò)程，不斷的回饋到企業(yè)知識(shí)系統(tǒng)內(nèi)，并通過(guò)對(duì)知識(shí)的管理和利用，提高工作效率、提升企業(yè)記憶、提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。知識(shí)包括顯性知識(shí)和隱性知識(shí)，顯性知識(shí)是以文字、圖表等方式表達(dá)的知識(shí)，如圖書、情報(bào)、檔案等。隱性知識(shí)是未以文字、圖表等方式表達(dá)的知識(shí)，存在于人的大腦中，如員工的經(jīng)驗(yàn)、技能及企業(yè)文化等。

二、企業(yè)檔案工作與知識(shí)管理的關(guān)系

一方面，企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)的組成部分。企業(yè)檔案包括籌建、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理、行政黨群管理等管理類檔案，也包括企業(yè)產(chǎn)品、設(shè)備儀器、基本建設(shè)項(xiàng)目等科技檔案，還包括照片、錄音、錄像、實(shí)物以及電子文件等不同載體的檔案，是企業(yè)成立、研發(fā)、生產(chǎn)等經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的真實(shí)記錄。《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T 42-2009）將檔案的價(jià)值表述為：“企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分”，ISO15489.1《檔案管理通則》將檔案的價(jià)值表述為：“檔案中包含的信息是有價(jià)值的資源和重要的企業(yè)資產(chǎn)”，充分說(shuō)明企業(yè)檔案是企業(yè)重要的生產(chǎn)要素、信息資源和知識(shí)資產(chǎn)，是企業(yè)顯性知識(shí)的重要組成部分。另一方面，企業(yè)檔案工作是企業(yè)知識(shí)管理的組成部分。企業(yè)檔案工作包括對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)利用等工作。這一工作過(guò)程，與知識(shí)管理的獲取、積累、創(chuàng)造、應(yīng)用的管理過(guò)程，在很大程度上是一致的。

三、面對(duì)知識(shí)管理的要求，企業(yè)檔案工作存在的不足

知識(shí)管理涵蓋企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各方面，服務(wù)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和各部門。它要求企業(yè)應(yīng)清楚地了解已有的知識(shí)和需要的知識(shí)，將隱性知識(shí)顯性化，將顯性知識(shí)系統(tǒng)化，提供知識(shí)的共享服務(wù)以及企業(yè)知識(shí)的安全管理等。知識(shí)管理應(yīng)最終實(shí)現(xiàn)將有用的知識(shí)，在正確的時(shí)間給正確的人員使用，發(fā)揮知識(shí)的最大效能。

目前的企業(yè)檔案工作，面對(duì)知識(shí)管理的要求，存在以下不足：一是很多現(xiàn)代企業(yè)制度下產(chǎn)生的文件材料沒(méi)有納入到歸檔范圍中。部分企業(yè)歸檔制度不健全，沒(méi)有隨著企業(yè)的改革發(fā)展，補(bǔ)充完善歸檔范圍。導(dǎo)致檔案收集工作隨意性較大，業(yè)務(wù)部門歸什么，檔案部門收什么。二是企業(yè)檔案部門對(duì)本企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)不夠。檔案部門只做一些簡(jiǎn)單的文件匯編、數(shù)據(jù)匯總等編研工作，沒(méi)有對(duì)室藏檔案中專業(yè)性較強(qiáng)的檔案進(jìn)行編研開(kāi)發(fā)，影響檔案作用的發(fā)揮。三是企業(yè)檔案部門信息開(kāi)發(fā)力量不足。檔案人員學(xué)識(shí)水平不高、知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，檔案人員的嚴(yán)重不足等情況，使檔案工作處于維持狀態(tài)，沒(méi)有精力和能力開(kāi)展編研工作。

四、強(qiáng)化企業(yè)檔案工作，服務(wù)企業(yè)知識(shí)管理的對(duì)策

（一）從知識(shí)管理的高度，認(rèn)識(shí)并做好企業(yè)檔案工作

企業(yè)檔案工作是一項(xiàng)全員參與的工作，而抓住全員中的“兩頭”，即企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門，帶動(dòng)全員中的“中間”，即各部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員，能夠有效提高檔案工作的全員參與比例。

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從知識(shí)管理的角度出發(fā)，充分認(rèn)識(shí)檔案資源的知識(shí)資產(chǎn)屬性，為檔案工作的開(kāi)展創(chuàng)造條件。檔案工作是一項(xiàng)條件性很高的工作，需要領(lǐng)導(dǎo)的重視、部門的配合等外部環(huán)境的支持，也需要基本的人財(cái)物等內(nèi)部條件的支持。在所有檔案工作的內(nèi)部條件中，人的條件是最重要的。所以，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)為檔案工作的開(kāi)展配備數(shù)量充足的檔案人員，不僅要有負(fù)責(zé)檔案整理保管的人員，還要有負(fù)責(zé)檔案信息開(kāi)發(fā)的人員；不僅要有學(xué)檔案專業(yè)的人員，還要有學(xué)其他專業(yè)的人員，以滿足企業(yè)檔案收集、整理、保管、信息開(kāi)發(fā)的利用共享等工作對(duì)人員的需求。為此，我們應(yīng)通過(guò)多種形式提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，使“要領(lǐng)導(dǎo)為檔案工作創(chuàng)造條件”，變成“領(lǐng)導(dǎo)要為檔案工作創(chuàng)造條件”。

檔案人員應(yīng)從知識(shí)管理的角度出發(fā)，明確自己的角色定位，變知識(shí)的管理者為知識(shí)的提供者。有為才能有位。目前很多企業(yè)檔案部門對(duì)自己的角色定位仍以檔案保管員為主，檔案的收、管、用等各項(xiàng)工作都按部就班開(kāi)展，特別是開(kāi)發(fā)利用工作缺少亮點(diǎn)，這也是檔案工作被邊緣化、檔案人員在企業(yè)裁員中總是首當(dāng)其沖的主要原因之一。檔案人員只有痛下決心，主動(dòng)自覺(jué)做好檔案工作，改變現(xiàn)有的工作狀況，才能從生存夾縫中走出來(lái)。

（二）加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，為知識(shí)管理奠定基礎(chǔ)

加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，是做好企業(yè)檔案工作的前提和基礎(chǔ)，也是企業(yè)獲得和積累知識(shí)的重要途徑，企業(yè)檔案部門應(yīng)將檔案資源建設(shè)作為檔案工作的重點(diǎn)抓好抓實(shí)。

首先，做好企業(yè)各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的修訂完善工作，為知識(shí)的積累奠定基礎(chǔ)。一是完善管理類檔案保管期限表。企業(yè)檔案部門應(yīng)以國(guó)家檔案局第10號(hào)令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》為依據(jù)，在分析本企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)及管理職能的基礎(chǔ)上，將反映企業(yè)籌建、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件納入歸檔范圍，并準(zhǔn)確劃定保管期限，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)存盡存。二是完善科技檔案保管期限表。科技檔案是企業(yè)檔案的主體，是企業(yè)顯性知識(shí)的主要內(nèi)容，是生產(chǎn)部門開(kāi)展工作的重要參考資料，檔案部門應(yīng)以有關(guān)文件為依據(jù)，根據(jù)本企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的特點(diǎn)，完善科技文件的歸檔范圍。三是根據(jù)企業(yè)信息化工作的發(fā)展需要，及時(shí)完善電子檔案保管期限表，以適應(yīng)信息化工作發(fā)展的要求。endprint

其次，采取有效措施指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門做好文件材料的整理、歸檔工作，做好知識(shí)的系統(tǒng)化工作。一是將文件歸檔要求與責(zé)任納入企業(yè)管理流程和相關(guān)人員崗位責(zé)任制，建立歸檔工作問(wèn)責(zé)制，對(duì)不按要求歸檔的部門和人員追究其責(zé)任；二是指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門做好重要文件材料的歸檔工作，特別是加強(qiáng)對(duì)專利、商標(biāo)、版權(quán)、合同、信用等各項(xiàng)業(yè)務(wù)文件材料，產(chǎn)品儀器、建設(shè)項(xiàng)目文件材料，以及照片、音像、實(shí)物、電子等非紙質(zhì)文件材料歸檔工作的指導(dǎo)力度，確保企業(yè)歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效。

（三）加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作，引導(dǎo)企業(yè)檔案管理向知識(shí)管理轉(zhuǎn)變

企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)資源的寶庫(kù)，包含了企業(yè)發(fā)展所需的方方面面的知識(shí)，在信息資源開(kāi)發(fā)和服務(wù)企業(yè)發(fā)展方面應(yīng)大有所為。為此，檔案部門要在做好檔案借閱工作的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步做好檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作，使檔案工作為企業(yè)創(chuàng)造直接或間接的價(jià)值，為企業(yè)的發(fā)展做出檔案工作應(yīng)有的貢獻(xiàn)，使檔案部門從實(shí)體保管員向知識(shí)提供者轉(zhuǎn)變并以此提高檔案人員的地位。一是加強(qiáng)調(diào)研工作，研究企業(yè)各項(xiàng)工作對(duì)知識(shí)的需求和室藏檔案內(nèi)容，明確檔案信息資源開(kāi)發(fā)的重點(diǎn)。檔案部門還可在網(wǎng)站上發(fā)布信息，征詢信息開(kāi)發(fā)的專題，通過(guò)完成“命題作文”，提供一對(duì)一的服務(wù)。二是根據(jù)調(diào)研結(jié)果，有針對(duì)性地開(kāi)發(fā)檔案信息，可根據(jù)需要編制科研成果簡(jiǎn)介、工程項(xiàng)目簡(jiǎn)介、產(chǎn)品性能比較、設(shè)備更新?lián)Q代、市場(chǎng)的變化等個(gè)性化編研材料。同時(shí)，在編研工作中注意與各相關(guān)部門專業(yè)人員的合作，借助他們的專業(yè)知識(shí)，提高信息開(kāi)發(fā)成果的專業(yè)化水平。三是主動(dòng)提供檔案信息服務(wù)，一方面，利用網(wǎng)絡(luò)發(fā)布檔案信息，引導(dǎo)管理者及技術(shù)人員利用檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。另一方面，關(guān)注企業(yè)中心工作、重大活動(dòng)，主動(dòng)、及時(shí)提供相關(guān)檔案信息，做好服務(wù)工作。四是根據(jù)檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作情況，梳理、改善工作流程。如，通過(guò)對(duì)企業(yè)所需知識(shí)的梳理，完善文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，并在文件生命周期的全過(guò)程予以關(guān)注。即在文件形成階段就關(guān)注這些文件的形成、積累情況，確保應(yīng)歸檔文件的齊全完整；在文件整理階段，重點(diǎn)做好這些文件的規(guī)范化整理；在檔案管理階段，重點(diǎn)做好這些檔案的安全保管、分類編目及提供利用工作，使企業(yè)檔案工作形成良性循環(huán)，更好地服務(wù)企業(yè)科學(xué)發(fā)展。

總之，面對(duì)社會(huì)發(fā)展的新趨勢(shì)和企業(yè)發(fā)展的新要求，企業(yè)檔案部門應(yīng)積極引入知識(shí)管理的理念，完善室藏檔案結(jié)構(gòu)，充實(shí)檔案內(nèi)容，加大檔案信息資源綜合開(kāi)發(fā)力度，加強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，樹(shù)立檔案部門知識(shí)管理者的良好形象，以此不斷提高檔案部門在企業(yè)中的地位，增強(qiáng)全員的檔案意識(shí)，使檔案工作不斷發(fā)展。

作者單位：北京市檔案局endprint