基于高校檔案特征的檔案信息開發(fā)利用新思路探究

摘要：高校檔案信息開發(fā)利用還存在很多困難和不足，高校檔案部門可針對高校檔案信息特征和檔案利用群體的特點(diǎn)，探索適宜高校的檔案信息開發(fā)新思路、新方法，提高高校檔案信息開發(fā)利用服務(wù)水平，開創(chuàng)高校檔案信息開發(fā)利用工作新局面。

關(guān)鍵詞：高校檔案信息開發(fā)檔案利用

高校檔案是高校在從事招生、教學(xué)、管理、科研、基礎(chǔ)建設(shè)和對外交流等活動中形成的，對學(xué)校、學(xué)生和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。[1]作為一個特定的社會組織，高校的運(yùn)作具有特定的內(nèi)容和規(guī)律性，它的活動主體和活動對象，也具有明確的界定性和指向性。因此，高校在開發(fā)檔案信息資源，滿足檔案用戶利用需求時，也應(yīng)根據(jù)其自身特點(diǎn)，采取適宜的方法來滿足檔案利用群體的需求。

一、高校檔案信息開發(fā)利用存在的困難和不足

（一）管理歸口上的不清晰造成高校檔案工作的尷尬

根據(jù)有關(guān)規(guī)定，國務(wù)院教育行政部門主管全國高校的檔案工作，省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作。同時，國家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)對高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查?？梢?，高校檔案工作處于雙重領(lǐng)導(dǎo)狀態(tài)，一重是教育行政部門，他們直接領(lǐng)導(dǎo)和評價檔案工作質(zhì)量，但在檔案專業(yè)業(yè)務(wù)技術(shù)上卻不太在行；另一重是提供檔案專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)和監(jiān)督的上級檔案行政部門，但它卻不直接領(lǐng)導(dǎo)高校和高校檔案工作，沒有對高校檔案工作完全的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)和指揮權(quán)。高校檔案工作處于兩者的“夾縫”中生存和發(fā)展著，這必然使高校檔案工作遭遇兩難的境地。

（二）檔案工作在高校普遍缺乏應(yīng)有的重視和地位

因檔案工作不直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價值，在大部分高校，檔案工作或檔案部門基本處于邊緣地帶，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。據(jù)了解，珠三角大部分高校，尤其是高職院校檔案工作地位普遍低下，主要表現(xiàn)在檔案機(jī)構(gòu)行政級別低下、專職檔案工作力量薄弱、檔案辦公和庫房設(shè)備條件簡陋等。例如，在廣東的絕大部分高職院校，檔案部門的地位都遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于同屬高校信息服務(wù)性質(zhì)的圖書館。以副廳級普通高職院校為例，圖書館一般列為副處級，而檔案部門只有科級或副科級，甚至部分高校根本不設(shè)獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，而只是將檔案工作列為學(xué)校辦公室的一項內(nèi)容。因此，高校檔案工作開展起來困難重重，尤其是在收集檔案信息資源方面，經(jīng)常處于無人理睬的困難境地，致使高校檔案信息資源內(nèi)容單一、不能將應(yīng)歸檔的信息“顆粒歸倉”。

（三）觀念和政策導(dǎo)向上重收藏輕開發(fā)利用

對于高校領(lǐng)導(dǎo)來說，雖然他們天天都在利用檔案或檔案衍生材料，但他們很難認(rèn)識到檔案和檔案工作的重要性，對檔案和檔案工作也沒有深入的了解，因為他們需要利用的檔案材料，都是由秘書來檔案室借閱完成。在大部分高校領(lǐng)導(dǎo)心里，檔案部門的工作也就是保管好學(xué)校的文件材料，不讓文件材料丟失而已。在這樣的意識支配下，檔案工作重收藏輕開發(fā)利用的觀念就逐步形成了。另外，國家在制定相關(guān)政策方面，對館藏數(shù)量的相關(guān)規(guī)定，也助長了重藏輕用意識。例如：在教育部國家檔案局令第27號《高等學(xué)校檔案管理辦法》第二章第六條規(guī)定，“已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上的高校應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館。”[2]

（四）檔案信息開發(fā)利用服務(wù)手段落后

檔案信息的內(nèi)向性和原始記錄性，決定了檔案信息開發(fā)利用不能像圖書期刊那樣，毫無限制的將全文信息資源采用傳統(tǒng)閱讀和現(xiàn)代遠(yuǎn)程信息技術(shù)手段有償或無償?shù)靥峁┙o他人利用。目前，絕大部分檔案館都是以傳統(tǒng)檔案信息開發(fā)利用為主，例如提供查詢目錄、檔案館指南、專題索引等，即使有一部分檔案館開設(shè)了遠(yuǎn)程服務(wù)功能，那也只提供檔案館館藏信息開放目錄的網(wǎng)上檢索服務(wù)，沒有實(shí)現(xiàn)檔案信息的全文數(shù)據(jù)下載閱覽服務(wù)。高校檔案工作也面臨同樣的問題。據(jù)筆者調(diào)查，絕大部分高校檔案網(wǎng)站，僅停留在檔案行政規(guī)章和檔案管理方式方法等信息的開放服務(wù)上，僅有的檔案信息服務(wù)功能也是停留在開放檔案的目錄檢索上，無法像圖書期刊那樣實(shí)現(xiàn)全文下載和閱讀。

二、高校檔案信息特征

高校檔案信息資源，在其內(nèi)容、管理方法、利用服務(wù)對象、利用效果反饋等方面具有自己獨(dú)有的特征。因此，高校檔案工作者在開發(fā)利用檔案信息資源時，應(yīng)抓住這些特征，做到有的、有效、有度、有力，高質(zhì)量地服務(wù)高校師生的需求，最大限度地發(fā)揮高校檔案信息的獨(dú)有價值。

（一）高校檔案內(nèi)容特征

高校檔案信息內(nèi)容具有明確的指向性，都是圍繞高校業(yè)務(wù)活動內(nèi)容而展開，主要包括高校在教學(xué)、科研、招生就業(yè)、基礎(chǔ)建設(shè)、對外交流和行政黨群管理活動中形成的文件材料，這明顯區(qū)別于社會其他組織機(jī)構(gòu)。因此，由它產(chǎn)生的檔案內(nèi)容也明顯區(qū)別于其他社會組織所產(chǎn)生的檔案內(nèi)容。高校檔案工作者只有抓住了高校檔案的內(nèi)容特征，明確了高校檔案館庫藏信息的特有內(nèi)容，才能做到有計劃、有組織地開發(fā)檔案信息。

（二）高校檔案信息管理方法特征

高校檔案，無論是在檔案信息的收集和分類，還是檔案信息的保管上，都與行政機(jī)關(guān)檔案管理方法具有明顯區(qū)別。高校檔案應(yīng)遵循《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》等標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，高校檔案在收集方法上，應(yīng)建立遍及各教學(xué)系部和管理機(jī)構(gòu)的兼職檔案信息員網(wǎng)絡(luò)，由各兼職檔案信息員協(xié)助高校檔案館完成檔案信息的收集工作；在分類方法上，《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》根據(jù)高校工作內(nèi)容和分工，將檔案信息分成若干類別，便于高校檔案信息的管理和利用；在保管方法上，許多高校的專門檔案往往因具有明顯的專業(yè)性和獨(dú)享性，在整理、管理和利用上，具有獨(dú)立的對象和目標(biāo)，因此，大多高校實(shí)行管理主體與利用主體的分離，由檔案館統(tǒng)籌和監(jiān)督指導(dǎo)，由專業(yè)業(yè)務(wù)部門完成整理，由檔案館統(tǒng)一保管，由專業(yè)業(yè)務(wù)部門專門利用。高校檔案工作者只有抓住了這些特征，才能做到快捷、高效地開發(fā)檔案信息。

（三）高校檔案信息服務(wù)對象特征endprint

高校檔案服務(wù)對象是一個特定的人群，根據(jù)他們利用目的不同，可以將他們分為幾類，然后可針對不同類的檔案信息利用群來開發(fā)檔案信息。根據(jù)高校檔案信息利用目的，高校檔案信息利用對象基本可分為因需解決本校行政事務(wù)管理過程中有關(guān)問題而來查閱檔案的管理人員，因完成專業(yè)或?qū)嵱?xùn)基地申報而來查閱檔案的教學(xué)人員，因解決個人待遇、身份和前途問題而來查閱檔案的在校教師或?qū)W生個人，因解決工作中遇到學(xué)歷、資歷、課程成績和出國等證明材料而來查閱檔案的往屆畢業(yè)學(xué)生?？梢?，高校檔案信息服務(wù)對象具有明確的界定性，他們對檔案信息的利用需求也具有可預(yù)見性，高校檔案工作者抓住了這些特征，開發(fā)檔案信息便可做到有的放矢。

（四）高校檔案利用反饋特征

檔案利用反饋，就是檔案信息利用者將利用后的效果、意見和建議反映給檔案工作者，由檔案工作者根據(jù)這些反饋信息來改進(jìn)檔案工作的一個過程。由于高校檔案利用群體的特定性和可預(yù)見性，在收集檔案利用反饋信息時，高校檔案部門具有獨(dú)有的優(yōu)勢，除了被動地接收檔案利用者的反饋信息外，還可根據(jù)事先預(yù)見和確定的幾類檔案利用群體有針對性的開展反饋信息收集工作，以便收集到精細(xì)、準(zhǔn)確的反饋信息。

三、高校檔案信息開發(fā)利用的新思路

（一）理順高校檔案工作管理歸口

高校檔案工作應(yīng)有一個明確而權(quán)威的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，讓檔案工作直接成為評價高校工作和高校領(lǐng)導(dǎo)工作的硬性指標(biāo)。高校檔案館保存的是高校在招生、教學(xué)、科研、建設(shè)和管理活動中形成的有保存價值的文件和資料，這些資料，恰好說明了我國高等教育事業(yè)發(fā)展的歷程，也是證明各高校在教育事業(yè)發(fā)展中存在的各種事實(shí)和問題的最好材料，它們是教育活動的重要組成部分。所以，高校檔案工作，無論是機(jī)構(gòu)隸屬關(guān)系還是業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督，應(yīng)直接由教育行政機(jī)構(gòu)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)，理順領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，賦予檔案工作在高校應(yīng)有的地位。

（二）優(yōu)化高校檔案館庫藏檔案信息

我們知道，檔案館檔案信息收集工作的好壞，不在于庫藏檔案信息的多少，而在于數(shù)量和質(zhì)量的辯證統(tǒng)一。庫藏檔案信息的查全率和查準(zhǔn)率，是衡量庫藏檔案信息數(shù)量和質(zhì)量辯證統(tǒng)一的兩個重要指標(biāo)。只有徹底改變重藏輕用的工作思路，不斷優(yōu)化高校檔案館庫藏檔案信息，提高庫藏有用檔案信息的“純度”，才能充分開發(fā)利用有用的檔案信息資源，使檔案信息開發(fā)利用工作收到事半功倍的效果。嚴(yán)把檔案歸檔入口關(guān)，將無保存價值的文件擋在歸檔入口之外；以檔案的最低保管期限為周期，定期開展檔案的鑒定工作，將無效無用的檔案信息剔除，減少無效無用檔案信息對檔案檢索的干擾；利用整理技巧維系檔案信息的系統(tǒng)性、整體性，使相關(guān)的檔案信息在“邏輯地址”上成為一個整體；剔除整合類高校庫藏檔案重復(fù)件，以免其降低有效信息的查準(zhǔn)率，造成庫存浪費(fèi)；對于利用率高的優(yōu)質(zhì)檔案信息，應(yīng)進(jìn)行有效重組或編研，使利用和管理更加方便快捷。[3]通過這些措施和手段，可優(yōu)化高校檔案館庫藏信息資源，使高校檔案信息開發(fā)利用工作更高效。

3.加強(qiáng)高校檔案價值的宣傳力度

只有那些利用過檔案并為其解決重要難題的利用者，才真正體會到檔案的重要性。沒有利用過檔案的人群，自然就感受不到檔案的價值所在。所以，我們要加大宣傳力度，宣傳檔案的價值。我們可以精選高校檔案館在開展檔案利用中遇到的典型案例來進(jìn)行宣傳，讓高校師生在一個個典型真實(shí)的案例中，認(rèn)識到檔案的價值和作用。當(dāng)人人利用檔案、人人重視檔案的氛圍已經(jīng)形成時，檔案信息開發(fā)利用也必將被提到新的高度。

（四）創(chuàng)新檔案信息開發(fā)利用的思路

除了傳統(tǒng)的檔案信息開發(fā)利用方法外，高校檔案館還可根據(jù)其特殊的利用群體，利用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，嘗試使用以下檔案信息開發(fā)利用方法：

1.開展檔案信息網(wǎng)上在線咨詢服務(wù)。檔案信息網(wǎng)上在線咨詢服務(wù)，就是以網(wǎng)上互動的形式，根據(jù)檔案利用者的利用需求，檔案工作者為其提供檔案信息與檔案學(xué)科知識的一種方法。常用的在線咨詢服務(wù)方法有：

電子郵件。檔案館可通過向全院師生公布電子郵件的形式，開展檔案咨詢服務(wù)。日前，電子郵件已經(jīng)滲透到每個人的生活、工作中，查收和閱讀電子郵件，已經(jīng)成為大家的習(xí)慣。檔案利用者可以通過電子郵件向檔案館發(fā)起咨詢，以獲得檔案館專業(yè)人士的幫助。

即時通軟件。即時通軟件，是指通過電腦或手機(jī)端安裝即時通軟件或者登錄即時通在線網(wǎng)站來實(shí)現(xiàn)在線聊天、交流的軟件，目前中國最流行的有QQ、MSN、微信、易信等。[4]除了能開展在線服務(wù)外，QQ等即時通軟件還能開展離線傳輸、綁定手機(jī)、手機(jī)QQ、QQ郵箱等多項拓展服務(wù)，讓即時通軟件開展信息咨詢服務(wù)工作無所不能、得心應(yīng)手。

BBS論壇。高校檔案館可以抓住高校網(wǎng)站這一重要平臺，利用高校網(wǎng)站用戶集中、專一的特點(diǎn)，在網(wǎng)站首頁顯著位置設(shè)置檔案館主頁鏈接，并在檔案館主頁顯著位置設(shè)置BBS論壇鏈接。高校師生可以通過在論壇發(fā)帖的形式，向檔案館咨詢有關(guān)檔案問題，檔案館專業(yè)工作者以回帖或電話回復(fù)的形式回答發(fā)帖者的問題。

微博互動。目前，微博已經(jīng)深入到每個人的生活和工作，“織圍脖”已經(jīng)成為時尚的代名詞，它更新快，傳播面廣，立體式的互動交流等特點(diǎn)必將使檔案館在微博上發(fā)布的檔案信息瞬間傳遍世界，即使沒有在線看到，還可以通過其搜索功能，快捷地搜索到想要的微博信息。同時，高校檔案館還可針對高校檔案利用群體的特殊性和穩(wěn)定性，開展微群服務(wù)，使檔案信息在同類型的檔案利用群體中充分共享。

2.開展檔案信息在線檢索服務(wù)。高校檔案館可將宜公開的檔案信息放到校園網(wǎng)檔案館網(wǎng)站后臺數(shù)據(jù)庫中，設(shè)置多途徑檢索通道，以全文信息或目錄信息形式方便用戶開展檢索。在檔案信息數(shù)據(jù)庫中，比較常見的檢索方式有：全文檢索、多媒體檢索、聯(lián)機(jī)檢索、光盤檢索等。其中，聯(lián)機(jī)檢索是利用專門的檔案網(wǎng)站作為平臺，它擁有數(shù)量豐富的后臺檔案信息數(shù)據(jù)庫支持，并可開展在線網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)。國外，檔案信息聯(lián)機(jī)檢索技術(shù)發(fā)展較快，美國的原始資料房、檔案信息查找者等都是比較成熟的檔案信息聯(lián)機(jī)檢索網(wǎng)站。[5]相比，在我國，這種技術(shù)應(yīng)用還不多，與國外有較大差距。高校檔案館必須走合作共建之路，共同建立一批功能強(qiáng)大、檢索方便、信息全面的檔案信息聯(lián)機(jī)檢索數(shù)據(jù)庫，共享共用高校檔案信息，這必將是今后高校檔案信息開發(fā)利用的新方向。

3.開展檔案信息網(wǎng)上展覽服務(wù)。檔案信息網(wǎng)上展覽，就是檔案館將本館可公開共享的檔案信息在網(wǎng)上陳列出來，以便利用者閱覽。高校檔案館可根據(jù)學(xué)校工作重點(diǎn)和熱點(diǎn)開展檔案信息網(wǎng)上展覽，還可在校園文化建設(shè)、新生入學(xué)教育、愛國愛校專題教育等活動中，以圖文并茂的形式開展檔案網(wǎng)上展覽，可以起到積淀校園文化、凝聚師生人心的作用。由于檔案網(wǎng)上展覽不受地域限制、成本低廉、效果良好、形式多樣，目前已經(jīng)在很多社會公共檔案網(wǎng)站開始運(yùn)用。但高校檔案網(wǎng)站運(yùn)用不多，這可成為今后高校開發(fā)利用檔案信息的一個目標(biāo)和方向。

參考文獻(xiàn)：

[1][2]教育部國家檔案局令第27號《高等學(xué)校檔案管理辦法》.

[3]唐祖軍.論基層檔案保管單位庫藏檔案信息的優(yōu)化[J].北京檔案，2011（7）.

[4]百度百科：http：//baike.baidu.com/view/3335697. htm

[5]金凡.試析網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息服務(wù)的創(chuàng)新[J].檔案，2009（1）.

作者單位：江門職業(yè)技術(shù)學(xué)院endprint