桂林市普通高中學籍檔案管理現(xiàn)狀探析

劉華

摘要：

普通高中學籍檔案管理工作是衡量學校教育質(zhì)量和管理水平的重要標準，是反映學校學籍管理規(guī)范化、科學化的重要載體。它對學校領導和教師全面了解學生的思想、品德、學習、健康、家庭等情況起著重要的參考作用。

關鍵詞：普通高中;學籍檔案;管理現(xiàn)狀;對策

普通高中學籍檔案管理工作是衡量學校教育質(zhì)量和管理水平的重要標準，是反映學校學籍管理規(guī)范化、科學化的重要載體。普通高中學籍檔案主要包括：學生入學、轉(zhuǎn)學、休學、復學、跳級、獎懲和畢業(yè)等手續(xù)形成的檔案資料，它對學校領導和教師全面了解學生的思想、品德、學習、健康、家庭等情況起著重要的參考作用，與教學檔案和文書檔案一樣在學校管理中具有重要的地位和作用。筆者根據(jù)普通高中學籍檔案管理的有關規(guī)定，結(jié)合自身的學習和工作體會，就如何改進普通高中學籍檔案管理談點看法。

一、 普通高中學籍檔案的特點

（一）檔案的形成周期性長。一份普通高中學籍檔案的形成從入學登記到畢業(yè)要經(jīng)過三年時間。

（二）檔案的變動性大。學籍檔案產(chǎn)生周期長使檔案本身不斷處于變化中，如有的可能經(jīng)過休學后復學，有的可能經(jīng)過補考到及格，有的可能經(jīng)過處分和取消等等。

（三）檔案的私密性高。學籍檔案內(nèi)容豐富，記錄了學生在校期間的各種情況，同時還包含有照片、家長信息、獎懲記錄等屬于個人隱私的事項，這些需要在一定范圍內(nèi)保密，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。

（四）檔案使用的頻繁性高。由于檔案形成時間長，處于不斷更新變化中，說明檔案利用率高，更加要求學校采取措施加強學生學籍檔案的管理工作。

二、桂林市普通高中學籍檔案管理工作的基本現(xiàn)狀

就目前桂林市普通高串學籍檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，由于歷史和現(xiàn)實的多種原因，主要存在以下幾方面的問題：一是大部分學校的領導對學生學籍檔案管理工作認識不足，認識不到做好檔案管理工作對學校各項工作的促進作用。二是學籍檔案管理人員缺乏。多數(shù)學校沒有專職的學籍檔案管理人員，兼職的教學任務占據(jù)了管理人員很大一部分時間和精力。三是管理人員綜合素質(zhì)不高，因為要兼顧教學工作，學校指定的管理人員多為年齡較大，教學任務不重的教師擔任，但這些教師的信息化水平普遍偏低。四是檔案收集不完整。主要表現(xiàn)為多頭存放、多家管理、收集不及時、流失較多，如成績由教務處負責，獎懲由政教處負責等等。

三、做好普通高中檔案管理工作的對策

（一）加強領導，提高認識。提高學校全體教職工對學籍檔案管理工作重要性的認識，是做好學籍檔案管理工作的前提。為此，應把學籍檔案管理工作作為學校管理工作的一項重要內(nèi)容，列入日常檢查、學期常規(guī)考核中。各學校要切實加強對檔案管理工作的領導，確定一名副校長分管此項工作，經(jīng)常組織學籍管理人員認真學習上級有關文件精神，深入進行宣傳，使領導干部和全體師生員工都認識到學籍檔案工作的重要意義，堅決杜絕 “說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的做法，扎扎實實地抓好學籍檔案工作。利用好教育部配套的《全國中小學學籍管理系統(tǒng)》，本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足家長和學校的需求作為學籍管理工作的中心環(huán)節(jié)和價值趨向，以現(xiàn)代理念和創(chuàng)新思維來加強學籍檔案管理。同時，要建立起一整套切實可行的檔案管理制度，按照《檔案法》要求，規(guī)范學籍檔案的歸檔要求和管理辦法，使學籍檔案工作做到有章可循，有法可依，按要求設立專職（或指定專人）負責此項工作。

（二）創(chuàng)造條件，規(guī)范建設。不管學校規(guī)模大小，均應選派一名思想素質(zhì)好、責任心強、熟悉學校工作、懂得辦學規(guī)律和較強業(yè)務能力的同志負責學籍檔案管理工作，并制定相應的學習培訓制度，有計劃地培養(yǎng)學籍檔案管理方面的專業(yè)人才，逐步使學校學籍檔案管理人員專業(yè)化、固定化。因此，各學校要建立健全崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、保密制度等，嚴格按規(guī)章辦事，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬）實施，確保學籍檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。

（三）轉(zhuǎn)變觀念，強化管理。隨著教育標準化建設的全面展開，普通高中學籍檔案管理工作也應更新觀念，加快發(fā)展。如何實現(xiàn)學籍檔案管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化？個人認為：首先，觀念要現(xiàn)代化，即要樹立學校學籍檔案是重要的教育資源這一觀念。其次，在管理上要與時俱進，要確立加快發(fā)展學校學籍檔案管理的理念，制訂一整套與現(xiàn)代化管理相適應的管理體系和運行機制。第三，要有計劃地逐步在檔案管理中實現(xiàn)管理科學化、技術(shù)現(xiàn)代化。因為學籍檔案管理工作的技術(shù)手段和設備條件是提高工作效率，確保工作質(zhì)量的重要條件，尤其計算機在檔案管理中的運用，越來越顯現(xiàn)出科學性、方便性、實用性和重要性。

（四）規(guī)范整理，達標上等。學校學籍檔案工作應堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，按月收集、整理、歸檔。在整理過程中，應著重收集本學校形成的學籍資料，上級針對本單位制發(fā)的文件材料。每學期檔案資料收集齊全后，要根據(jù)不同年級、班級，分類別分別整理歸檔。同時，要根據(jù)教育主管部門和檔案管理部門的要求，軟硬件同步推進，在各方面積極創(chuàng)造條件，使每一所學校的學籍檔案管理工作達標上等。

總之，改進和加強普通高中學籍檔案管理工作，有利于學校對每一位在校學生的學習、生活情況的正確評估，有利于學校實施科學管理。事實證明，把學校學籍檔案管理工作做好、管好、用好，必定能發(fā)揮不可替代的作用。

（作者單位：廣西桂林市廣播電視大學，廣西 桂林 541002）