試談公文寫作中法定公文的文種選擇

王紫璇

（河北工業(yè)大學(xué)馬克思主義學(xué)院，天津 300401）

公文寫作中，文種的選擇是一個十分關(guān)鍵的問題。我們國家法定的行政公文文種包括命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要，共13種。中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文文種有14種。其中決定、通知、通報、報告、請求、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要與行政機(jī)關(guān)通用公文名稱和使用范圍基本相同。決議、公報、指示、條例、規(guī)定是黨的機(jī)關(guān)使用，命令、公告、通告、議案則僅行政機(jī)關(guān)使用，黨的機(jī)關(guān)不使用。這些文種是以法規(guī)性文件形式發(fā)布的，他們的用途及適用范圍都嚴(yán)格遵守法律規(guī)定，任何機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及社會組織在行文時都必須遵守，不得隨意更改。但是，在實際工作時對公文文種的使用還會出現(xiàn)不少錯誤，文種混淆誤用會直接影響到公文的規(guī)范化、公文的質(zhì)量和嚴(yán)肅性，影響行政機(jī)關(guān)的工作效率，甚至影響到公文的權(quán)威性和約束力，必須要特別重視。根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱辦法）的要求，公文選擇的依據(jù)有五方面：即發(fā)文權(quán)限、發(fā)文目的、行文關(guān)系、發(fā)文范圍和適用范圍。下面對五個方面進(jìn)行具體分析，提出文種選擇的一些方法，使公文寫作變得更加科學(xué)、規(guī)范。

一、根據(jù)發(fā)文權(quán)限選擇公文文種

發(fā)文權(quán)限，指的是單位制作、發(fā)布公文的權(quán)力。公文的使用要與制發(fā)機(jī)關(guān)的權(quán)限和級別相符，不得超越權(quán)限。比如“命令”，這是所有的行政公文中具有最高權(quán)威的下行文，只有國家主席、國務(wù)院總理、各部、各委員會、縣級以上地方各級人民政府才有權(quán)發(fā)布，其他單位無權(quán)使用。比如“任免令”，省級以下地方政府機(jī)關(guān)的任免不宜使用，而要用“通知”等公文。再如“通知”，它是行政公文中使用最廣泛的文種，其發(fā)文單位沒有嚴(yán)格限制，上到中央、國務(wù)院，下到基層單位都可以使用。日常生活中，經(jīng)常遇到停水、停電、道路維護(hù)等方面問題，常用“通知”這一文種。以上兩個文種的發(fā)文權(quán)限比較容易把握，而有些公文內(nèi)容和寫法相似，但由于沒有注意發(fā)文權(quán)限的區(qū)別，所以在使用中會被混淆。如“公告”和“通告”，被列為同一類的兩種不同的行政公文，這表明它們之間有很大的相似性?！肮妗币话阌奢^高級別的國家機(jī)關(guān)、人大機(jī)關(guān)和有關(guān)法律、法規(guī)指定機(jī)關(guān)制發(fā)。其他地方行政機(jī)關(guān)，比如黨團(tuán)組織、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位，不能發(fā)布公告?？梢?，“公告”的發(fā)布級別很高。而“通告”的發(fā)文權(quán)力沒有限制，合法成立的單位都可以制發(fā)。規(guī)定性通告多由政府機(jī)關(guān)或者機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)發(fā)布，周知性通告任何行政機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位均可發(fā)布。而在應(yīng)用時，有時會沒考慮公文內(nèi)容，也未弄清發(fā)文權(quán)限，而出現(xiàn)濫用“公告”的情況，這實際上是一種越權(quán)行為。只要分清了發(fā)文權(quán)限，這些問題都可以避免。因此只有認(rèn)真了解各類文種對發(fā)文機(jī)關(guān)權(quán)限的要求，才能選擇恰當(dāng)規(guī)范的文種。

二、根據(jù)發(fā)文目的選擇公文文種

行文目的不同，所使用的文種也不相同。選用公文文種，必須根據(jù)制發(fā)公文的目的進(jìn)行。比如“請示”和“報告”的選用?！罢埵尽痹谑虑皩?，目的是下級機(jī)關(guān)請求上級對某一事項給予指示或批準(zhǔn)，需要上級做出批復(fù)，是承批性公文；“報告”在事中或者事后寫，以“向上級反映一些情況、匯報的工作或答復(fù)上級的詢問”為目的，并不需要上級做出批復(fù)，是陳述性公文。如果錯把“請示”寫成“報告”，根據(jù)“報告”“不要求上級回復(fù)”的特點，上級機(jī)關(guān)就可能將其存案備查，會誤時誤事，嚴(yán)重耽誤工作。需要強(qiáng)調(diào)，“報告”中不得夾帶請示事項。所以，需要引起注意不要混用。又比如“決定”和“通報”，兩者都可以用于表彰獎勵或批評懲處、傳達(dá)精神，“獎懲性決定”和“表揚批評性通報”在使用中有時會模糊不清，但仔細(xì)分析還是能發(fā)現(xiàn)它們是有明顯區(qū)別的。當(dāng)“決定”用于獎懲時，側(cè)重于做出處置，首要目的是獎懲功過，而非用于教育警示他人，主要表達(dá)的是領(lǐng)導(dǎo)層的意圖，具有一定的約束性和權(quán)威性，比如《關(guān)于給予×××行政開除處分的決定》。而“通報”用于表揚或批評時，其目的是使大家了解某一重要情況或典型事例，把被獎懲對象的有關(guān)事實重點傳達(dá)給下級機(jī)關(guān)，使其從中受到影響和教育，用典型示例進(jìn)行先進(jìn)示范或以儆效尤，如《國務(wù)院辦公廳關(guān)于部分地區(qū)違反國家棉花購銷政策的通報》。了解了二者發(fā)文目的方面的區(qū)別，就很容易進(jìn)行辨析了。我們要根據(jù)實際需要，選取有助于實現(xiàn)目的和要求、使主題得到正確鮮明表現(xiàn)的具體文種。

三、根據(jù)行文關(guān)系選擇公文文種

行文關(guān)系指的是發(fā)文單位與受文單位之間的關(guān)系，根據(jù)行文關(guān)系，公文可分為上行文、下行文和平行文。不同的行文關(guān)系，文種的選擇也會有差別。公文寫作中進(jìn)行文種選擇時，必須了解與受文單位之間的行文關(guān)系，才能正確恰當(dāng)?shù)厥褂梦姆N?！罢埵尽薄ⅰ皥蟾妗薄暗仁巧闲形?，一般由下級單位發(fā)給上級單位，；“決定”、“通知”、“通報”、“批復(fù)”等是下行文，一般是上級單位對下傳達(dá)工作時使用；對于要各單位周知的事項，可以使用“通報”、“通知”、“通告”等；向平級單位或不相隸屬機(jī)關(guān)行文時，經(jīng)常使用“函”。在日常應(yīng)用時，會出現(xiàn)由于沒弄清行文關(guān)系導(dǎo)致錯用文種的現(xiàn)象，比如“請示”和“函”的混用，該用“函”而用“請示”的情況比較普遍，二者雖然都用于請求批準(zhǔn)，但行文方向不同，根據(jù)《辦法》的規(guī)定，“請示”用于向有隸屬關(guān)系的上級行文，函是平行機(jī)關(guān)或不相隸屬的機(jī)關(guān)之間洽商工作使用的一種文書，使用“函”時的請求批準(zhǔn)是向不相隸屬的主管部門，而不是向直屬的上級機(jī)關(guān)。比如某市的建設(shè)局向工商局請求批準(zhǔn)一件事，這種情況應(yīng)該使用“函”，不能使用“請示”，因為兩個局級機(jī)關(guān)是不相隸屬的平級關(guān)系，不是直屬上下級關(guān)系。其實只要清楚了解行文關(guān)系，區(qū)分是否存在隸屬的上下級關(guān)系，就可以很容易的確定該用“請示”還是“函”。

四、根據(jù)發(fā)文范圍選擇公文文種

發(fā)文范圍，是指公文發(fā)布的區(qū)域。公文發(fā)文范圍有大小之分，據(jù)此可以將一些易混文種加以區(qū)分。比如“公告”一般能面向國內(nèi)外；“議案”、“意見”等一般只用于本地區(qū)；“通告”常面向社會，適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項?！巴ㄖ?、“通報”一般用于單位系統(tǒng)內(nèi)部發(fā)文。有時候會由于沒有注意發(fā)文范圍的區(qū)別而混用文種。如“通知”和“通告”，二者名稱很相似，也都屬于知照性公文，所以日常使用時有時會混淆，根據(jù)發(fā)文范圍可以加以區(qū)分?！巴ㄖ钡陌l(fā)文對象一般是特定的，除普發(fā)性通知外，大多數(shù)通知都是在單位系統(tǒng)內(nèi)發(fā)布的；而“通告”用于公布社會各界應(yīng)當(dāng)遵循或者周知的事項，不僅面向本系統(tǒng)?！蔼剳托詻Q定”和“表揚批評性通報”也可以根據(jù)發(fā)文范圍來區(qū)分。“表揚批評性通報”發(fā)送范圍廣泛，會讓大眾周知，以起到教育和影響的作用，“處分決定”則一般只需當(dāng)事人及有關(guān)方面接收，很少普發(fā)。

五、根據(jù)適用范圍選擇公文文種

每一種公文都有其明確的適用范圍。根據(jù)《辦法》規(guī)定，每種公文都有獨立的作用和功能，不同的行文內(nèi)容、目的要求、行文關(guān)系應(yīng)與文種的適用范圍相適應(yīng)。掌握公文的適用范圍是選擇公文文種的重要方法之一。在日常工作中，出現(xiàn)文種濫用、錯用、混用的現(xiàn)象，都是因為沒能正確掌握各種公文的適用范圍。由于“通知”的適用范圍很廣，功能比較多，同其他許多公文文種都有交叉,，于是有人就把“通知”當(dāng)成了萬能文種，不管是安排日常事務(wù)性工作還是重大要務(wù)，都濫發(fā)“通知”，現(xiàn)在“通知”在所有行政公文中的使用頻率已達(dá)到80%左右，而忽略了根據(jù)適用范圍更適合的文種，極不利于發(fā)揮其他行政公文的功能，這都是應(yīng)當(dāng)竭力避免的。

需要注意的是：公文寫作所選文種應(yīng)當(dāng)在法定文種之列。文種選用應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守行文規(guī)則。

總之，正確選擇公文文種是公文寫作中一個很重要的問題，它直接影響到公文的規(guī)范化和嚴(yán)肅性。文種選擇準(zhǔn)確的行政公文，能有效地體現(xiàn)公文的權(quán)威性和約束力，提高行政機(jī)關(guān)的工作效率。同時，也為公文的撰寫提供方便，為公文的處理提供方便。這里只介紹了幾種最基本的方法，要根據(jù)具體情況做具體的分析和應(yīng)用。只有真正弄清每個文種的發(fā)文權(quán)限、發(fā)文目的、行文關(guān)系、發(fā)文范圍、適用范圍，了解相近文種之間的細(xì)微差別，提高對文種的辨析、分析和準(zhǔn)確把握的能力，并在實踐中加以應(yīng)用，才能準(zhǔn)確選用公文文種，提高公文寫作水平。

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